Excel 2019 (Parte 15): Funciones

Una función es una fórmula predefinida que realiza cálculos utilizando valores específicos en un orden determinado. Excel incluye muchas funciones populares que se pueden utilizar para encontrar rápidamente el total, el promedio, el recuento, el valor máximo y el valor mínimo para un rango de celdas. Para utilizar las funciones correctamente, deberá comprender las diferentes partes de una función y cómo crear argumentos para calcular valores y referencias de celda.

Partes de una función

Para funcionar correctamente, las funciones deben escribirse de una manera específica, llamada sintaxis. La sintaxis básica de una función es el signo igual ( = ), el nombre de la función (por ejemplo, SUMA ) y uno o más argumentos. El argumento contiene la información que desea calcular. La función del siguiente ejemplo suma los valores del rango de celdas A1:A20.

Trabajar con argumentos

El argumento puede referirse tanto a celdas individuales como a rangos de celdas y debe estar entre paréntesis. Puede incluir uno o más argumentos, según la sintaxis necesaria para la función.

Por ejemplo, la función =PROMEDIO(B1:B9) calcula el promedio de los valores en el rango de celdas B1:B9. Esta función contiene solo un argumento.

Varios argumentos deben estar separados por comas. Por ejemplo, la función =SUMA(A1:A3, C1:C2, E1) sumará los valores de todas las celdas en los 3 argumentos.

Crear una función

Hay muchas funciones disponibles en Excel. Estas son algunas de las funciones más comunes que utilizará:

• SUMA : Esta función suma todos los valores de las celdas del argumento.
• PROMEDIO : Esta función determina el valor promedio de los valores contenidos en el argumento. Suma las celdas y luego divide ese valor por el número de celdas del argumento.
• CONTAR : Esta función cuenta el número de celdas con datos numéricos en el argumento. Esta función es útil para contar rápidamente elementos en un rango de celdas.
• MAX : esta función determina el valor de celda más alto contenido en el argumento.
• MIN: Esta función determina el valor de celda más bajo contenido en el argumento.

Cómo crear una función usando el comando Autosuma

El comando Autosuma le permite insertar automáticamente las funciones más comunes en sus fórmulas, incluidas SUMA, PROMEDIO, CONTAR, MÁX y MIN . El siguiente ejemplo utiliza la función SUMA para calcular el costo total de una lista de artículos pedidos recientemente.

1. Seleccione la celda que contendrá la función. Por ejemplo, seleccionaremos la celda D13.

2. En el grupo Edición de la pestaña Inicio , haga clic en la flecha junto al comando Autosuma. A continuación, seleccione la función deseada en el menú desplegable. Por ejemplo, elegiremos Suma.

3. Excel colocará la función en la celda y seleccionará automáticamente un rango de celdas para el argumento. En el ejemplo, se seleccionaron automáticamente las celdas D3:D12 , sus valores se sumarán para calcular el costo total. Si Excel selecciona el rango de celdas incorrecto, puede ingresar manualmente las celdas deseadas en el argumento.

4. Presione Entrar en el teclado. La función se calculará y el resultado aparecerá en la celda. En el ejemplo, la suma de D3:D12 es $765,29.

También se puede acceder al comando Autosuma desde la pestaña Fórmulas en la cinta.

También puedes usar el atajo Alt + = en lugar del comando Autosuma. Para usar este atajo, mantenga presionada la tecla Alt y toque el signo igual.

Mire el vídeo a continuación para ver cómo funciona este atajo.

Cómo ingresar una función manualmente

Si ya conoce el nombre de la función, puede escribirlo usted mismo fácilmente. En el siguiente ejemplo (contando las ventas de galletas), se utilizará la función PROMEDIO para calcular el número promedio de unidades vendidas por cada equipo.

1. Seleccione la celda que contendrá la función. Por ejemplo, seleccionaremos la celda C10.

2. Ingrese un signo igual ( = ), luego ingrese el nombre de la función deseada. También puede seleccionar la función deseada de la lista de funciones sugeridas que aparece debajo de la celda a medida que escribe. Por ejemplo, ingresaríamos =PROMEDIO.

3. Ingrese el rango de celdas para el argumento dentro del paréntesis. Por ejemplo, ingresaremos (C3:C9). Esta fórmula suma el valor de las celdas C3:C9 , luego divide ese valor por el número total de valores en el rango.

4. Presione Entrar en el teclado. La función se calculará y el resultado aparecerá en la celda. En el ejemplo, el número promedio vendido por cada equipo es 849.

Excel no siempre le dice si sus fórmulas tienen errores, por lo que depende de usted probar todas sus fórmulas.

Biblioteca de funciones

Aunque hay cientos de funciones en Excel, las que utilizará con más frecuencia dependerán del tipo de datos de su libro. No es necesario aprender todas y cada una de las funciones, pero explorar algunos tipos diferentes de funciones será útil a medida que cree nuevos proyectos. Incluso puede utilizar la Biblioteca de funciones en la pestaña Fórmulas para buscar funciones por categoría, incluidas financieras, lógicas, de texto y de fecha y hora .

Para acceder a la Biblioteca de funciones , seleccione la pestaña Fórmulas en la cinta. Busque el grupo Biblioteca de funciones.

Cómo insertar una función desde la biblioteca de funciones

El siguiente ejemplo utilizará la función CONTARA para contar el número total de artículos en la columna Artículos. A diferencia de COUNT, COUNTA se puede utilizar para contar celdas que contienen datos de cualquier tipo, no solo datos numéricos.

1. Seleccione la celda que contendrá la función. Por ejemplo, seleccionaremos la celda B17.

2. Haga clic en la pestaña Fórmulas en la cinta para acceder a la biblioteca de funciones.

3. En el grupo Biblioteca de funciones , seleccione la categoría de función deseada. Por ejemplo, seleccione Más funciones y luego coloque el cursor sobre Estadística.

4. Seleccione la función deseada en el menú desplegable. Por ejemplo, elegiremos la función CONTAR, que contará el número de celdas en la columna Elementos.

5. Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función . Seleccione el campo Valor1 , luego ingrese o seleccione las celdas deseadas. El ejemplo ingresará el rango de celdas A3:A12. Puede continuar agregando argumentos en el campo Valor2 , pero en este caso, el ejemplo solo quiere contar el número de celdas en el rango de celdas A3:A12.

6. Cuando esté satisfecho, haga clic en Aceptar.

7. La función se calculará y el resultado aparecerá en la celda. En el ejemplo, los resultados muestran que se ordenaron 10 artículos.

Insertar comando de función

Si bien la Biblioteca de funciones es un excelente lugar para buscar funciones, a veces es posible que prefieras buscar una función. Puede hacerlo usando el comando Insertar función. Puede que sea necesario realizar algunas pruebas y errores según el tipo de función que esté buscando, pero en realidad, el comando Insertar función puede ser una forma eficaz de encontrar funciones rápidamente.

Cómo utilizar el comando Insertar función

El siguiente ejemplo busca encontrar una función que calcule la cantidad de días que lleva recibir los artículos después de realizar un pedido. El ejemplo utilizará las fechas de las columnas E y F para calcular el tiempo de entrega en la columna G.

1. Seleccione la celda que contendrá la función. Por ejemplo, seleccionaremos la celda G3.

2. Haga clic en la pestaña Fórmulas en la cinta y luego haga clic en el comando Insertar función.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función .

4. Ingrese algunas palabras clave que describan el cálculo que desea que realice la función, luego haga clic en Ir. El ejemplo ingresará la cantidad de días, pero también puede buscar seleccionando una categoría de la lista desplegable.

5. Revise los resultados para encontrar la función deseada y luego haga clic en Aceptar. Por ejemplo, seleccione NETWORKDAYS para calcular la cantidad de días hábiles entre la fecha del pedido y la fecha de recepción.

6. Aparecerá el cuadro de diálogo Argumentos de función . Desde aquí, podrá ingresar o seleccionar las celdas que conformarán los argumentos de la función. El ejemplo ingresaría E3 en el campo Fecha de inicio y F3 en el campo Fecha de finalización.

7. Cuando esté satisfecho, haga clic en Aceptar.

8. La función se calculará y el resultado aparecerá en la celda. En el ejemplo, los resultados muestran que se necesitan 4 días hábiles para recibir el pedido.

Al igual que las fórmulas, las funciones se pueden copiar a celdas adyacentes. Simplemente seleccione la celda que contiene la función, luego haga clic y arrastre el controlador de relleno de las celdas que desea llenar. La función se copiará y los valores de esas celdas se calcularán en relación con sus filas o columnas.

Si se siente cómodo con las funciones básicas, es posible que desee probar una función más avanzada como BUSCARV. Revise el artículo de LuckyTemplates.com sobre cómo utilizar la función Vlookup en Excel para obtener más información.