Excel 2019 (Parte 19): Filtrar datos

En Excel , si su hoja de cálculo contiene mucho contenido, puede resultar difícil encontrar información rápidamente. Se pueden utilizar filtros para limitar los datos de una hoja de trabajo, permitiéndole ver solo la información que necesita.

Cómo filtrar datos

El ejemplo aplicaría un filtro a la hoja de registro del dispositivo para mostrar solo las computadoras portátiles y proyectores disponibles.

1. Para que el filtrado funcione correctamente, su hoja de trabajo debe incluir una fila de encabezado, que se utiliza para identificar el nombre de cada columna. En el ejemplo, la hoja de trabajo está organizada en diferentes columnas determinadas por las celdas del encabezado en la fila 1: ID#, Tipo, Detalle del equipo , etc.

2. Seleccione la pestaña Datos y luego haga clic en el comando Filtrar.

3. Aparecerá una flecha desplegable en el cuadro de título de cada columna.

4. Haga clic en la flecha desplegable de la columna que desea filtrar. El ejemplo filtraría la columna B para ver solo ciertos tipos de dispositivos.

5. Aparecerá el menú Filtro .

6. Desmarque la casilla junto a Seleccionar todo para anular rápidamente la selección de todos los datos.

7. Marque la casilla junto a los datos que desea filtrar y luego haga clic en Aceptar. Este ejemplo seleccionará Laptop y Proyector para ver solo estos tipos de dispositivos.

8. Los datos serán filtrados, ocultando temporalmente cualquier contenido que no coincida con los criterios. En el ejemplo, solo se muestran la computadora portátil y el proyector.

También se puede acceder a las opciones de filtrado desde el comando Ordenar y filtrar en la pestaña Inicio.

Cómo aplicar múltiples filtros

Puede aplicar varios filtros para ayudar a limitar los resultados. Este ejemplo ha filtrado la hoja de trabajo para mostrar solo computadoras portátiles y proyectores. Sin embargo, el autor quería limitarlo aún más para mostrar solo las computadoras portátiles y proyectores probados en agosto.

1. Haga clic en la flecha desplegable de la columna que desea filtrar. Este ejemplo agregará un filtro a la columna D para ver información por fecha.

2. Aparecerá el menú Filtro .

3. Marque o desmarque las casillas según los datos que desee filtrar y luego haga clic en Aceptar. El ejemplo anularía la selección de todo excepto agosto.

4. Se aplicará el nuevo filtro. En el ejemplo, la hoja ahora está filtrada para mostrar solo las computadoras portátiles y proyectores que se probaron en agosto.

Cómo eliminar un filtro

Después de aplicar un filtro, es posible que desee eliminarlo de la hoja de trabajo para poder filtrar el contenido de diferentes maneras.

1. Haga clic en la flecha desplegable del filtro que desea eliminar. El ejemplo borraría el filtro en la columna D.

2. Aparecerá el menú Filtro .

3. Seleccione Filtrar desde [NOMBRE DE COLUMNA] en el menú Filtro. Por ejemplo, seleccione Borrar filtro de "Desprotegido" .

4. El filtro se quitará de la columna. Se mostrarán los datos previamente ocultos.

Para eliminar todos los filtros de la hoja de trabajo, haga clic en el comando Filtrar en la pestaña Datos.

Funciones de filtrado avanzadas

Si necesita un filtro para algo específico, es posible que el filtrado básico no le brinde suficientes opciones. Afortunadamente, Excel incluye una serie de herramientas de filtrado avanzadas, incluido el filtrado de búsqueda, texto, fecha y números, que pueden limitar los resultados para ayudarle a encontrar exactamente lo que necesita.

Cómo filtrar por búsqueda

Excel le permite buscar datos que contengan una frase, número, fecha, etc. exactos. Un ejemplo sería utilizar esta función para mostrar solo productos de la marca Saris en el registro del dispositivo.

1. Seleccione la pestaña Datos y luego haga clic en el comando Filtrar. Aparecerá una flecha desplegable en el cuadro de título de cada columna.

Nota : si ya agregó un filtro a su hoja, puede omitir este paso.

2. Haga clic en la flecha desplegable de la columna que desea filtrar. El ejemplo filtrará la columna C.

3. Aparecerá el menú Filtro . Introduzca un término de búsqueda en el cuadro de búsqueda. Los resultados de la búsqueda aparecerán automáticamente debajo del campo Filtros de texto a medida que escriba. Por ejemplo, ingresaríamos saris para buscar todos los dispositivos de la marca Saris. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.

4. La hoja se filtrará por término de búsqueda. En el ejemplo, la hoja ahora está filtrada para mostrar solo dispositivos de la marca Saris.

Cómo utilizar filtros de texto avanzados

Se pueden utilizar filtros de texto avanzados para mostrar información más específica, como celdas que contienen ciertos caracteres o datos, excluyendo una palabra o número específico. Por ejemplo, desea excluir cualquier elemento que contenga la palabra computadora portátil.

1. Seleccione la pestaña Datos y luego haga clic en el comando Filtrar. Aparecerá una flecha desplegable en el cuadro de título de cada columna.

Nota : si ya agregó un filtro a su hoja de trabajo, puede omitir este paso.

2. Haga clic en la flecha desplegable de la columna que desea filtrar. El ejemplo filtrará la columna C.

3. Aparecerá el menú Filtro . Pase el cursor sobre Filtros de texto y luego seleccione el filtro de texto deseado en el menú desplegable. Por ejemplo, seleccione No contiene... para ver datos que no contienen texto específico.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado . Ingrese el texto deseado a la derecha del filtro, luego haga clic en Aceptar. El ejemplo introduciría laptop para excluir cualquier elemento que contenga esta palabra.

5. Los datos serán filtrados por el filtro de texto seleccionado. En el ejemplo, la hoja muestra actualmente elementos que no contienen la palabra portátil.

Cómo utilizar filtros digitales avanzados

Los filtros numéricos avanzados le permiten manipular datos numerados de diversas formas. El ejemplo solo mostrará ciertos tipos de dispositivos según el rango de números de identificación.

1. Seleccione la pestaña Datos en la cinta y luego haga clic en el comando Filtrar. Aparecerá una flecha desplegable en el cuadro de título de cada columna.

Nota : si ya agregó un filtro a su hoja de trabajo, puede omitir este paso.

2. Haga clic en la flecha desplegable de la columna que desea filtrar. El ejemplo filtraría la columna A para ver solo ciertos ID.

3. Aparecerá el menú Filtro . Pase el cursor sobre Filtros de números y luego seleccione el filtro de números deseado en el menú desplegable. Por ejemplo, seleccione Entre para ver los números de identificación entre un rango específico de números.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado . Ingrese los números deseados a la derecha de cada filtro, luego haga clic en Aceptar. Por ejemplo, si desea filtrar números de identificación mayores o iguales a 3000 pero menores o iguales a 6000, mostrará números de identificación en el rango 3000-6000.

5. Los datos serán filtrados por el filtro numérico seleccionado. En el ejemplo, solo se muestran los artículos con números de identificación entre 3000 y 6000.

Cómo utilizar el filtro de fecha avanzado

Se pueden utilizar filtros de fecha avanzados para ver información de un período de tiempo determinado, como el año pasado, el próximo trimestre o entre dos fechas. Este ejemplo utilizará un filtro de fecha avanzado para ver solo los dispositivos que se verificaron entre el 15 de julio y el 15 de agosto.

1. Seleccione la pestaña Datos y luego haga clic en el comando Filtrar. Aparecerá una flecha desplegable en el cuadro de título de cada columna.

Nota : si ya agregó un filtro a su hoja de trabajo, puede omitir este paso.

2. Haga clic en la flecha desplegable de la columna que desea filtrar. El ejemplo filtraría la columna D para ver solo un determinado rango de fechas.

3. Aparecerá el menú Filtro . Pase el cursor sobre Filtros de fecha y luego seleccione el filtro de fecha deseado en el menú desplegable. Por ejemplo, seleccione Entre... para ver los dispositivos probados del 15 de julio al 15 de agosto.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado . Ingrese las fechas deseadas a la derecha de cada filtro, luego haga clic en Aceptar. Por ejemplo, si desea filtrar por fechas posteriores al 15 de julio de 2015 o anteriores al 15 de agosto de 2015, esto mostrará un rango entre estas fechas.

5. La hoja será filtrada por el filtro de fecha seleccionado. Ahora es posible ver qué artículos fueron inspeccionados entre el 15 de julio y el 15 de agosto.