Excel 2019 (Parte 23): formato condicional

Suponga que tiene una hoja de trabajo con miles de filas de datos. Será difícil ver patrones y tendencias simplemente examinando información sin procesar. Al igual que los gráficos , el formato condicional proporciona una forma de visualizar datos y hacer que las hojas de trabajo sean más fáciles de entender.

Más información sobre el formato condicional

El formato condicional le permite aplicar formato automáticamente (como colores, iconos y barras de datos) a una o más celdas según el valor de la celda. Para hacer esto, necesita crear una regla de formato condicional. Por ejemplo, una regla de formato condicional podría ser: Si el valor es inferior a $2000, coloree la celda de rojo. Al aplicar esta regla, puede ver rápidamente qué celdas contienen valores inferiores a $2000.

Cómo crear reglas de formato condicional

Por ejemplo, tiene una hoja de trabajo que contiene datos de ventas y desea ver qué vendedores están cumpliendo sus objetivos de ventas mensuales. El objetivo de ventas es $4000/mes, por lo que crearemos una regla de formato condicional para cualquier celda que contenga un valor superior a 4000.

1. Seleccione las celdas deseadas para la regla de formato condicional.

2. Desde la pestaña Inicio , haga clic en el comando Formato condicional. Aparecerá un menú desplegable.

3. Pase el cursor sobre el estilo de formato condicional deseado y luego seleccione la regla deseada en el menú que aparece. Por ejemplo, desea resaltar celdas superiores a $4000.

4. Aparecerá un cuadro de diálogo. Ingrese los valores deseados en el campo en blanco. Por ejemplo, ingresaremos 4000 como valor.

5. Seleccione un estilo de formato en el menú desplegable. Por ejemplo, seleccione Relleno verde con texto verde oscuro y luego haga clic en Aceptar.

6. Se aplicará formato condicional a las celdas seleccionadas. En el ejemplo, es fácil ver qué vendedores lograron su objetivo de ventas de $4000 para cada mes.

Puede aplicar múltiples reglas de formato condicional a una variedad de celdas u hojas, lo que le permite visualizar diferentes tendencias y patrones en sus datos.

Instalar ajustes preestablecidos de formato condicional

Excel tiene varios estilos predefinidos, también llamados ajustes preestablecidos, que puede utilizar para aplicar rápidamente formato condicional a sus datos. Se agrupan en tres categorías:

• Las barras de datos son barras horizontales agregadas a cada celda, como un gráfico de barras.

• Las escalas de color cambian el color de cada celda según su valor. Cada escala de colores utiliza un degradado de dos o tres colores. Por ejemplo, en la escala de colores Verde-Amarillo-Rojo, los valores más altos son el verde, los valores medios son el amarillo y los valores más bajos corresponden al rojo.

• Los conjuntos de iconos agregan un icono específico a cada celda según su valor.

Cómo utilizar ajustes preestablecidos de formato condicional

1. Seleccione las celdas deseadas para la regla de formato condicional.

2. Haga clic en el comando Formato condicional. Aparecerá un menú desplegable.

3. Pase el cursor sobre el valor preestablecido deseado, luego seleccione el tipo de preajuste en el menú que aparece.

4. Se aplicará formato condicional a las celdas seleccionadas.

Eliminar formato condicional

Para eliminar el formato condicional:

1. Haga clic en el comando Formato condicional. Aparecerá un menú desplegable.

2. Pase el cursor sobre Borrar reglas y luego seleccione la regla que desea borrar. Por ejemplo, seleccione Borrar reglas de toda la hoja para eliminar todo el formato condicional de la hoja.

3. Se eliminará el formato condicional.

Haga clic en Administrar reglas para editar o eliminar reglas individuales. Esto es especialmente útil si ha aplicado varias reglas a una hoja de trabajo.