Excel 2019 (Parte 3): guarde y comparta libros

Siempre que cree un nuevo libro en Excel, necesitará saber cómo guardarlo para acceder a él y editarlo más tarde. Al igual que con las versiones anteriores de Excel, puede guardar archivos localmente en su computadora o en la nube usando OneDrive , así como exportar y compartir libros con otras personas directamente desde Microsoft Excel .

Función Guardar y Guardar como

Excel proporciona dos formas de guardar archivos: Guardar y Guardar como . Estas opciones funcionan de manera similar, con algunas diferencias importantes:

Función Guardar y Guardar como

Guardar : al crear o editar un libro de trabajo, utilizará el comando Guardar para guardar los cambios. Utilizará este comando en casi todas las situaciones. Al guardar el archivo, solo necesitará seleccionar el nombre del archivo y la ubicación la primera vez. Luego, simplemente puede hacer clic en el comando Guardar para guardarlo con el mismo nombre y ubicación.

Guardar como : utilizará este comando para crear una copia del libro conservando el original. Al utilizar Guardar como , deberá elegir un nombre y/o ubicación diferente para la versión copiada.

Cómo guardar el libro de trabajo

Es importante guardar un libro cada vez que inicia un nuevo proyecto o realiza cambios en un proyecto existente. Guardar los documentos con antelación y con frecuencia puede ayudar a evitar que su trabajo se pierda si algo sale mal. También deberá prestar atención a dónde guarda su libro para poder encontrarlo fácilmente más adelante.

1. Localice y seleccione el comando Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido .

Seleccione el comando Guardar

2. Si está guardando el archivo por primera vez, la barra de control Guardar como aparecerá en la vista Backstage.

3. Luego, deberá elegir dónde guardar y nombrar el archivo. Para guardar el libro en su computadora, seleccione Computadora y luego haga clic en Examinar. También puede hacer clic en OneDrive para guardar archivos en su OneDrive.

Elija dónde guardar y nombrar el archivo

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como . Seleccione la ubicación donde desea guardar el libro.

5. Ingrese un nombre de archivo para el libro y luego haga clic en Guardar.

Clic en Guardar

6. Se guardará el libro de trabajo. Puede hacer clic en el comando Guardar nuevamente para guardar los cambios al modificar el libro.

También puede acceder al comando Guardar presionando Ctrl + S en el teclado.

Utilice Guardar como para hacer una copia

Si desea guardar otra versión de su libro y conservar el original, puede hacer una copia. Por ejemplo, si tiene un archivo llamado Datos de ventas , puede guardarlo como Datos de ventas 2 para poder editar el nuevo archivo y seguir consultando la versión original.

Para hacer esto, haga clic en el comando Guardar como en la vista Backstage. Al igual que cuando guarda un archivo por primera vez, deberá elegir dónde guardar y nombrar el nuevo archivo.

Cómo cambiar la ubicación predeterminada para guardar

Si no desea utilizar OneDrive, es posible que se sienta frustrado porque OneDrive esté seleccionado como ubicación predeterminada al guardar. Si le resulta inconveniente tener que seleccionar Computadora cada vez, puede cambiar la ubicación de guardado predeterminada para que Computadora esté seleccionada de manera predeterminada.

1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.

Haga clic en la pestaña Archivo

2. Haga clic en Opciones.

Haga clic en Opciones

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Excel . Seleccione Guardar , marque la casilla junto a Guardar en la computadora de forma predeterminada y luego haga clic en Aceptar. Se cambiará la ubicación predeterminada para guardar.

Cuadro de diálogo Opciones de Excel

Función de recuperación automática

Excel guarda automáticamente sus libros en una carpeta temporal mientras trabaja en ellos. Si olvida guardar los cambios o si Excel falla, puede restaurar archivos usando Autorrecuperación.

Cómo utilizar la autorrecuperación

1. Abra Excel. Si se encuentran versiones de archivos guardadas automáticamente, aparecerá el panel Recuperación de documentos .

2. Haga clic para abrir un archivo existente. El libro de trabajo será restaurado.

El libro de trabajo se restaura

De forma predeterminada, Excel guarda automáticamente cada 10 minutos. Si planea editar el libro en menos de 10 minutos, es posible que Excel no cree una versión guardada automáticamente.

Si no ve el archivo que necesita, puede explorar todos los archivos guardados automáticamente desde la vista Backstage. Simplemente seleccione la pestaña Archivo , haga clic en Administrar libro de trabajo y luego seleccione Recuperar libros de trabajo no guardados .

Seleccione Recuperar libros de trabajo no guardados

Exportar libro de trabajo

De forma predeterminada, los libros de Excel se guardan en formato .xlsx. Sin embargo, a veces es necesario utilizar otro tipo de archivo, como PDF o Excel 97-2003. Es fácil exportar su libro desde Excel a muchos tipos de archivos diferentes.

Cómo exportar un libro de trabajo como archivo PDF

Exportar un libro como documento de Adobe Acrobat , comúnmente conocido como archivo PDF, puede resultar especialmente útil si comparte el libro con alguien que no tiene Excel. El PDF ayudará a los destinatarios a ver, pero no a editar, el contenido de su libro.

1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.

2. Haga clic en Exportar y luego seleccione Crear PDF/XPS .

Seleccione Crear PDF/XPS

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como . Seleccione la ubicación donde desea exportar el libro, ingrese un nombre de archivo y luego haga clic en Publicar.

Haga clic en Publicar

De forma predeterminada, Excel solo exportará la hoja de trabajo activa. Si tiene varias hojas de trabajo y desea guardarlas todas en el mismo archivo PDF, haga clic en Opciones en el cuadro de diálogo Guardar como . Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones . Seleccione Todo el libro y luego haga clic en Aceptar.

Seleccionar todo el libro de trabajo

Siempre que exporte un libro como PDF, también debe considerar cómo aparecerán los datos de su libro en cada página del PDF, tal como cuando imprime un libro.

Cómo exportar libros a otros tipos de archivos

También puede resultarle útil exportar su libro a otros tipos de archivos, como un libro de Excel 97-2003 si necesita compartirlo con personas que utilizan una versión anterior de Excel, o un archivo .CSV si necesita la versión sin formato. del libro de trabajo.

1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage .

2. Haga clic en Exportar y luego seleccione Cambiar tipo de archivo .

Seleccione Cambiar tipo de archivo

3. Seleccione un tipo de archivo común y luego haga clic en Guardar como.

Haga clic en Guardar como

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como . Seleccione la ubicación donde desea exportar el libro, ingrese un nombre de archivo y luego haga clic en Guardar.

Cuadro de diálogo Guardar como

También puede usar el menú desplegable Guardar como tipo: en el cuadro de diálogo Guardar como para guardar el libro en muchos tipos de archivos diferentes.

Menú desplegable Guardar como tipo:

Compartir libros de trabajo

Excel facilita compartir y colaborar en libros mediante OneDrive. Anteriormente, si deseaba compartir un archivo con alguien, podía enviarlo como archivo adjunto de correo electrónico. Aunque es conveniente, este sistema también crea múltiples versiones del mismo archivo, lo que puede resultar difícil de organizar.

Al compartir un libro de Excel, en realidad les está dando a otros acceso al mismo archivo. Esto le permite a usted y a las personas con las que comparte editar el mismo libro sin tener que realizar un seguimiento de varias versiones.

Para compartir un libro de trabajo, primero debe guardarlo en su OneDrive.

Cómo compartir libros de trabajo

1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage y luego haga clic en Compartir.

Haga clic en Compartir

2. Excel volverá a la vista Normal y abrirá el panel Compartir en el lado derecho de la ventana. Desde aquí, puede invitar a personas a compartir su documento, ver una lista de personas que tienen acceso al documento y establecer permisos para poder editar o simplemente ver el documento.

Elige con quién compartir