Excel 2019 (Parte 7): aprenda sobre los formatos de números

¿Cuál es el formato numérico?

Siempre que trabaje con hojas de cálculo en Microsoft Excel , debe utilizar formatos numéricos apropiados para sus datos. Los formatos numéricos le indican a la hoja de cálculo exactamente qué tipo de datos estás usando, como porcentajes (%), moneda ($), hora, fecha, etc.

¿Por qué utilizar formatos numéricos?

Los formatos numéricos no sólo hacen que las hojas de cálculo sean más fáciles de leer, sino que también las hacen más fáciles de usar. Cuando aplica un formato numérico, le está indicando a su hoja de cálculo exactamente qué tipo de valor se almacena en una celda. Por ejemplo, el formato de fecha le indica a la hoja de cálculo que está ingresando fechas específicas del calendario. Esto permite que la hoja de cálculo comprenda mejor sus datos, lo que ayuda a garantizar que sus datos sean consistentes y que las fórmulas se calculen con precisión.

Si no necesita utilizar un formato de número específico, la hoja de cálculo normalmente aplicará el formato de número general de forma predeterminada. Sin embargo, el formato global puede aplicar algunos cambios de formato menores a sus datos.

Aplicar formatos de números

Al igual que otros estilos de formato, como cambiar el color de fuente, aplicará formatos numéricos seleccionando la celda y haciendo clic en la opción de formato deseada. Hay dos formas principales de elegir un formato de número:

1. Vaya a la pestaña Inicio , haga clic en el menú desplegable Formato de número en el grupo Número y seleccione el formato deseado.

2. Haga clic en uno de los comandos de formato de número rápido debajo del menú desplegable.

También puede seleccionar las celdas deseadas y presionar Ctrl + 1 en el teclado para acceder a opciones adicionales de formato de números.

En el ejemplo se aplicó el formato Moneda , que agrega símbolos de moneda ( $ ) y muestra dos decimales para cualquier valor numérico.

Si selecciona cualquier celda con formato numérico, puede ver el valor real de esa celda en la barra de fórmulas. La hoja de cálculo utilizará este valor para fórmulas y otros cálculos.

Utilice los formatos numéricos correctamente

No se trata simplemente de seleccionar celdas y aplicar formato. Las hojas de cálculo pueden aplicar formato numérico automáticamente según cómo se ingresan los datos. Esto significa que deberá ingresar los datos de una manera que el programa pueda entender y luego asegurarse de que las celdas estén usando el formato numérico apropiado. Por ejemplo, la siguiente imagen muestra cómo utilizar correctamente los formatos numéricos para fechas, porcentajes y horas:

Ahora sabes más sobre cómo funcionan los formatos de números. A continuación, veamos algunos formatos de números específicos.

Formato porcentual

Uno de los formatos numéricos más útiles es el formato de porcentaje (%). Muestra valores como porcentajes, como 20% o 55%. Esto es especialmente útil al calcular cosas como costos de impuestos sobre las ventas o propinas. Cuando ingresa un signo de porcentaje (%) después de un número, el formato de porcentaje se aplica automáticamente a esa celda.

El porcentaje también se puede escribir como un número decimal. Entonces, 15% es igual a 0,15, 7,5% es 0,075, 20% es 0,20, 55% es 0,55, etc. El formato de porcentaje es útil en muchos casos. Por ejemplo, en las imágenes siguientes, observe cómo la tasa del impuesto sobre las ventas tiene un formato diferente para cada hoja de cálculo (5, 5 % y 0,05):

Como puede ver, el cálculo en la hoja de cálculo de la izquierda no funciona correctamente. Sin formato de porcentaje, la hoja de cálculo asumirá que desea multiplicar $22,50 por 5, no por 5%. La hoja de cálculo de la derecha todavía funciona sin formato de porcentaje y la hoja de cálculo del medio es más fácil de leer.

Formato de fecha

Siempre que trabaje con fechas, querrá utilizar formatos de fecha para que la hoja de cálculo sepa que se está refiriendo a fechas específicas del calendario, como el 15 de julio de 2014. Los formatos de fecha también le permiten trabajar con un potente conjunto de herramientas que incluye Funciones que utilizan información de fecha y hora para calcular las respuestas.

Las hojas de cálculo no pueden comprender la información de la misma manera que los humanos. Por ejemplo, si ingresa el mes de octubre en una celda, la hoja de cálculo no sabrá que está ingresando una fecha, por lo que tratará este contenido como cualquier otro texto. En su lugar, al ingresar fechas, deberá utilizar un formato específico que la hoja de cálculo comprenda, como mes/día/año (o día/mes/año, según el país en el que se encuentre). El siguiente ejemplo ingresará el 10/12/2014, que equivale al 12 de octubre de 2014. Luego, la hoja de cálculo aplicará automáticamente el formato de fecha a la celda.

Ahora que ha formateado correctamente la fecha, puede hacer diferentes cosas con estos datos. Por ejemplo, puede utilizar el controlador de llenado para continuar completando fechas posteriores en la columna:

Si el formato de fecha no se aplica automáticamente, significa que la hoja de cálculo no comprende los datos que ingresó. El siguiente ejemplo entró en el 15 de marzo . La hoja de cálculo no entiende que el autor se refiere a una fecha, por lo que la celda todavía usa el formato numérico genérico.

En cambio, si ingresas el 15 de marzo (sin el "th"), la hoja de cálculo lo reconocerá como un día. Debido a que no incluye el año, la hoja de cálculo agregará automáticamente el año actual para que la sección de fecha tenga toda la información necesaria. La fecha también se puede ingresar de otra manera, como 15/03/2014, 15/03/2014 o 15/03/2014, y la hoja de cálculo aún la reconocerá como una fecha.

Si desea agregar la fecha actual a una celda, puede usar Ctrl +; como en el vídeo a continuación.

Más opciones de formato de fecha

Para acceder a otras opciones de formato de fecha, seleccione el menú desplegable Formato de número y seleccione Más formatos de número . Estas son opciones para mostrar las fechas de manera diferente, como incluir el día de la semana u omitir el año.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas . Desde aquí, puede seleccionar la opción de formato de fecha que desee.

Como puede ver en la barra de fórmulas, un formato de fecha personalizado no solo cambia la fecha real en la celda sino también la forma en que se muestra.

Consejos para formatear números

A continuación se ofrecen algunos consejos para obtener los mejores resultados con el formato de números:

Aplicar formato de número a toda la columna : si planea usar una columna para un determinado tipo de datos, como fechas o porcentajes, la forma más sencilla de seleccionar la columna completa es hacer clic en la letra de la columna y aplicar el formato de número deseado. De esta manera, cualquier dato que agregue a esta columna en el futuro tendrá el formato numérico correcto. Tenga en cuenta que las filas de encabezado generalmente no se ven afectadas por el formato de los números.

Vuelva a verificar sus valores después de aplicar el formato numérico : si aplica el formato numérico a los datos existentes, es posible que obtenga resultados inesperados. Por ejemplo, aplicar el formato de porcentaje (%) a una celda con un valor de 5 le dará 500%, no 5%. En este caso, deberás volver a ingresar los valores correctamente en cada celda.

Si hace referencia a una celda con un formato numérico en una fórmula, la hoja de cálculo puede aplicar automáticamente el mismo formato numérico a la nueva celda. Por ejemplo, si utiliza un valor con formato de moneda en una fórmula, el valor calculado también utilizará el formato de moneda.

Si desea que sus datos aparezcan exactamente como los ingresó, deberá utilizar el formato de número de texto. Este formato es especialmente bueno para números en los que no desea realizar cálculos, como números de teléfono, códigos postales o números que comienzan con 0, como 02415. Para obtener mejores resultados, es posible que desee aplicar el formato de número de texto antes de ingresar. datos en estas celdas.

Comandos Aumentar decimales y Disminuir decimales

Los comandos Aumentar decimal y Disminuir decimal le permiten controlar el número de decimales que se muestran en una celda. Estos comandos no cambian el valor de la celda; en su lugar, muestran el valor con un número determinado de decimales.

Reducir decimal mostrará el valor redondeado a ese decimal, pero el valor real en la celda aún se mostrará en la barra de fórmulas.

Los comandos Aumentar decimal y Disminuir decimal no funcionan con algunos formatos numéricos, como Fecha y Fracción .