Antes de compartir una presentación, siempre debes asegurarte de que no incluya ninguna información que deba mantenerse privada. También puede disuadir a otros de editar sus archivos. Afortunadamente, PowerPoint 2016 incluye una serie de herramientas para ayudar a probar y proteger presentaciones.
inspector de documentos
Cada vez que se crea o edita una presentación, cierta información personal puede agregarse automáticamente al archivo (por ejemplo, información sobre el autor del documento). Los usuarios pueden utilizar el Inspector de documentos para eliminar este tipo de información antes de compartir la presentación con otros.
Debido a que algunos cambios pueden ser permanentes, use Guardar como para crear una copia de seguridad de su presentación antes de usar el Inspector de documentos.
Cómo utilizar el inspector de documentos
1. Haga clic en la pestaña Archivo para ir a la vista Backstage .
2. En el panel Información , haga clic en Verificar problemas y luego seleccione Inspeccionar documento en el menú desplegable.
3. Aparecerá el Inspector de documentos . Marque o desmarque las casillas, según lo que desee revisar, luego haga clic en Inspeccionar. En el ejemplo de este artículo, usaremos las opciones predeterminadas.
4. Los resultados de la prueba mostrarán un signo de exclamación para cualquier categoría en la que se hayan encontrado datos confidenciales y también hay un botón Eliminar todo para cada una de estas categorías. Haga clic en Eliminar todo para eliminar datos.
5. Cuando termine, haga clic en Cerrar.
Protege tu presentación
De forma predeterminada, cualquier persona con acceso a la presentación puede abrir, copiar y editar el contenido a menos que el creador lo proteja. Existen varias formas de proteger una presentación, dependiendo de las necesidades de cada persona.
Cómo proteger documentos
1. Haga clic en la pestaña Archivo para cambiar a la vista Backstage .
2. Desde el panel Información , haga clic en el comando Proteger presentación.
3. En el menú desplegable, selecciona la opción que mejor se adapte a tus necesidades. En este ejemplo, elegiremos Marcar como Final . La opción Marcar como final es una buena manera de disuadir a otros de editar el archivo, mientras que otras opciones brindan a los usuarios más control si es necesario.
4. Aparecerá un cuadro de diálogo solicitándole que guarde. Haga clic en Aceptar.
5. Aparecerá otro cuadro de diálogo. Haga clic en Aceptar.
6. La presentación se marcará como versión final. Cada vez que alguien abra el archivo, aparecerá una barra en la parte superior para disuadirle de editar el documento.
Marcar una presentación como final no impedirá por completo que alguien edite el documento porque aún puede elegir Editar de todos modos. Si desea evitar por completo que las personas editen su presentación, puede utilizar la opción Restringir acceso .
Espero que tengas éxito.
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