PowerPoint 2019 (Parte 3): guardar una presentación

Siempre que crees una nueva presentación en PowerPoint , necesitarás saber cómo guardarla para acceder a ella y editarla más tarde. Al igual que con las versiones anteriores de PowerPoint, puede guardar el archivo en su computadora. Si quieres, también puedes guardar archivos en la nube con OneDrive . Incluso puedes exportar y compartir presentaciones directamente desde PowerPoint.

Guardar y guardar como

PowerPoint ofrece dos formas de guardar archivos: Guardar y Guardar como . Estas opciones funcionan de manera similar, con algunas diferencias importantes.

• Guardar: al crear o editar una presentación, utilizará el comando Guardar para guardar los cambios. Utilizará este comando en casi todas las situaciones. Al guardar el archivo, solo necesitará seleccionar el nombre del archivo y la ubicación la primera vez. Luego, sólo necesita hacer clic en el comando Guardar para guardar el archivo con el mismo nombre y ubicación.
• Guardar como: utilizará este comando para crear una copia de su presentación conservando el original. Al utilizar Guardar como , deberá elegir un nombre y/o ubicación diferente para la versión copiada.

Presentamos OneDrive

La mayoría de las funciones de Microsoft Office, incluido PowerPoint, están orientadas a guardar y compartir documentos en línea. Esto se hace con OneDrive, el espacio de almacenamiento en línea para documentos y archivos. Si desea utilizar OneDrive, asegúrese de haber iniciado sesión en PowerPoint con su cuenta de Microsoft.

Cómo guardar una presentación

Es importante guardar una presentación cada vez que inicia un nuevo proyecto o realiza cambios en un proyecto existente. Ahorrar temprano y con frecuencia puede ayudar a evitar que su trabajo se pierda si algo sale mal. También deberá prestar atención a dónde guarda su presentación para poder encontrarla fácilmente más tarde.

1. Localice y seleccione el comando Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido .

2. Si está guardando el archivo por primera vez, el panel Guardar como aparecerá en la vista Backstage.

3. Luego, deberá elegir dónde guardar y nombrar el archivo. Haga clic en Navegador para seleccionar una ubicación en su computadora. También puede hacer clic en OneDrive para guardar archivos en el almacenamiento en la nube.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como . Elija dónde desea guardar la presentación.

5. Ingrese un nombre para la presentación y luego haga clic en Guardar.

6. La presentación se guardará. Puede hacer clic en el comando Guardar nuevamente para guardar los cambios a medida que modifica la presentación.

También puede ejecutar el comando Guardar presionando Ctrl + S en el teclado.

Utilice Guardar como para hacer una copia

Si desea guardar otra versión de su presentación conservando el original, puede hacer una copia. Por ejemplo, si tiene un archivo llamado Presentación del cliente , puede guardarlo como Presentación del cliente 2 para poder editar el nuevo archivo y seguir consultando la versión original.

Para hacer esto, deberá hacer clic en el comando Guardar como en la vista Backstage. Al igual que cuando guarda un archivo por primera vez, deberá elegir dónde guardar y nombrar el nuevo archivo.

Cómo cambiar la ubicación predeterminada para guardar

Si no desea utilizar OneDrive, es posible que se sienta frustrado porque OneDrive esté seleccionado como ubicación predeterminada al guardar. Si esto le resulta inconveniente, puede cambiar la ubicación de guardado predeterminada para que se seleccione Esta PC en lugar de OneDrive.

1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.

2. Haga clic en Opciones.

3. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de PowerPoint . Seleccione Guardar , marque la casilla junto a Guardar en la computadora de forma predeterminada y luego haga clic en Aceptar. Se cambiará la ubicación predeterminada para guardar.

Usar autorrecuperación

PowerPoint guarda automáticamente tus presentaciones en una carpeta temporal mientras trabajas en ellas. Si olvida guardar los cambios o si PowerPoint falla, puede restaurar archivos usando Autorrecuperación.

Cómo utilizar la autorrecuperación

1. Abra PowerPoint. Si se encuentran versiones de archivos guardadas automáticamente, aparecerá el panel Recuperación de documentos.

2. Haga clic para abrir un archivo existente. Se restablecerá la presentación.

De forma predeterminada, PowerPoint se guarda automáticamente cada 10 minutos. Si está editando una presentación que dura menos de 10 minutos, es posible que PowerPoint no cree una versión de guardado automático.

Si no ve el archivo que necesita, puede explorar todos los archivos guardados automáticamente desde la vista Backstage. Simplemente seleccione la pestaña Archivo , haga clic en Administrar presentación y luego seleccione Recuperar presentaciones no guardadas.

Exportar presentación

De forma predeterminada, las presentaciones de PowerPoint se guardan en formato de archivo .pptx. Sin embargo, a veces es necesario utilizar otro tipo de archivo, como una presentación PDF o PowerPoint 97-2003. Es fácil exportar presentaciones desde PowerPoint a muchos tipos de archivos diferentes.

• PDF: esto guardará la presentación como un documento PDF en lugar de un archivo de PowerPoint.
• Vídeo: Esto guardará la presentación como un vídeo.
• Paquete para CD: esta función guarda la presentación en una carpeta con Microsoft PowerPoint Viewer, un reproductor de presentaciones de diapositivas especial que cualquiera puede descargar.
• Folletos: esta opción imprimirá una versión del documento que contiene las diapositivas para que los espectadores puedan consultarlas.
• Otro tipo de archivo: esta opción guarda archivos en otros formatos de archivo, incluidos PNG y PowerPoint 97-2003.

Cómo exportar una presentación

Por ejemplo, guardaremos la presentación como archivo de PowerPoint 97-2003.

1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage.

2. Haga clic en Exportar y luego seleccione la opción deseada. Por ejemplo, seleccione Cambiar tipo de archivo.

3. Seleccione el tipo de archivo y luego haga clic en Guardar como.

4. Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como . Seleccione la ubicación donde desea exportar la presentación, ingrese un nombre de archivo y luego haga clic en Guardar.

También puede utilizar el menú desplegable Guardar como tipo en el cuadro de diálogo Guardar como para guardar la presentación en muchos tipos de archivos diferentes. Tenga cuidado de elegir el tipo de archivo correcto que otros puedan abrir.

Comparte la presentación

PowerPoint facilita compartir y colaborar en presentaciones usando OneDrive. Anteriormente, si deseaba compartir un archivo con alguien, podía enviarlo como archivo adjunto de correo electrónico. Si bien es conveniente, este sistema también crea múltiples versiones del mismo archivo, lo que dificulta la organización.

Cuando compartes una presentación de PowerPoint, en realidad estás dando acceso a otras personas al mismo archivo. Esto le permite a usted y a las personas con las que comparte editar la misma presentación sin tener que realizar un seguimiento de varias versiones.

Para compartir una presentación, primero debe guardarse en OneDrive. Para compartir una presentación:

1. Haga clic en la pestaña Archivo para acceder a la vista Backstage y luego haga clic en Compartir.

2. PowerPoint volverá a la vista Normal y abrirá el panel Compartir en el lado derecho de la ventana. Desde aquí, puede invitar a personas a compartir su documento, ver una lista de personas que tienen acceso al documento y darles permiso para editar o simplemente ver el documento.