Cómo aprovechar al máximo la página de detalles de Salesforce.com

Consejos sobre cómo empezar con Salesforce

¿Listo para comenzar con Salesforce? Siga estos consejos para asegurarse de aprovechar al máximo este popular CRM:

1. Haz el recorrido.

Cuando miras por primera vez la interfaz de Salesforce, puede resultar un poco abrumador. Debido a la gran cantidad de pestañas y funciones, es común que los nuevos usuarios se sientan perdidos. Por eso es una buena idea aprovechar la función de recorrido de Salesforce, que lo guía a través de las funciones principales del sistema CRM. El recorrido le enseñará cómo administrar su cartera de proyectos, ver y editar perfiles de oportunidades, realizar un seguimiento de las ventas y personalizar su proceso de ventas. Aunque el recorrido no revelará todas las funciones que Salesforce tiene para ofrecer, es suficiente para comenzar con lo básico.

2. Navegue por la configuración.

La configuración es donde accederá a muchas de las opciones del programa, configuraciones de personalización y funciones de administración de Salesforce. En lugar de explorar cientos de opciones, la forma más fácil de ubicar la página que está buscando es usar la barra de búsqueda rápida en la esquina superior izquierda de la página para llevarlo a donde necesita ir.

3. Configure alertas y notificaciones de seguimiento.

Mantenga a todos los miembros de su equipo informados cuando haya cambios en su proceso, su equipo agregue y asigne nuevos clientes potenciales o desee configurar un recordatorio para realizar un seguimiento con un contacto. Puede configurar alertas automáticas por correo electrónico para usted y otros usuarios que se activan con diferentes acciones. En la pantalla Configuración, seleccione o busque Alertas por correo electrónico. Desde allí, puede seleccionar de una lista de plantillas de correo electrónico y configurar los destinatarios de la alerta automática por correo electrónico. En Plantillas de correo electrónico, puede crear más plantillas.

A continuación, en Workflow Process Builder, puede crear escenarios y acciones personalizados para los cuales se envían los correos electrónicos. Configure un proceso para cuando se cree un nuevo cliente potencial y se envíe un correo electrónico al equipo de ventas. Esta es una herramienta poderosa que puede automatizar casi todo en el CRM.

4. Automatiza informes y envía correos electrónicos.

Al igual que los correos electrónicos, puede automatizar la creación y entrega de informes automáticamente para cualquier ocasión, como reuniones semanales o mensuales. En la pestaña Informes, cree los informes que desee sobre clientes potenciales, oportunidades, ingresos, etc. Haga clic en Ejecutar informe y seleccione Programar ejecuciones futuras. Elija con qué frecuencia desea ejecutar el informe y a quién desea enviarlo por correo electrónico.

5. Controlar permisos.

Salesforce le permite dar acceso a todos los empleados con cuentas de usuario. Por supuesto, es posible que no desee que todos los usuarios tengan el mismo acceso e información, por lo que puede establecer permisos para usuarios individuales.

En Configuración, vaya a Conjuntos de permisos, donde puede crear limitaciones para grupos de usuarios para que solo tengan acceso a determinadas aplicaciones y configuraciones. Con la Activación de sesión, también puede establecer permisos para usuarios que cumplan con ciertos criterios. Por ejemplo, puede dar acceso a Leads a los usuarios que completen ciertas tareas en Ventas.

6. Explora AppExchange.

Uno de los puntos fuertes de Salesforce es su diseño modular y su capacidad para integrar cientos de aplicaciones en su interfaz. Algunas de las aplicaciones más populares son complementos de Data.com, MailChimp y DocuSign. Las aplicaciones pueden ampliar las capacidades de su CRM y hacer las cosas más eficientes. Existen varias aplicaciones dedicadas a mantener limpia su base de datos eliminando duplicados creados a partir de importaciones masivas. Las aplicaciones adicionales pueden hacer que sus informes sean más sólidos, añadiendo funciones como datos geométricos para clientes potenciales y oportunidades.

7. Agregue extensiones de Chrome.

Existen muchas ventajas al utilizar Salesforce con Google Chrome, incluidas muchas extensiones de navegador que hacen que las cosas sean más cómodas para usted y sus usuarios dentro de la  página de extensiones de Chrome  . La extensión Salesforce Lightning para Gmail le permite ver la actividad de Salesforce dentro de la página de correo electrónico, lo que le permite ver nuevos desarrollos con contexto de los correos electrónicos. [Ver artículo relacionado:  Las 10 mejores extensiones de Chrome para empresas ] 

Otra extensión popular es  Ebsta , que le permite cruzar información de Salesforce con información de una página web, como perfiles personales y datos de ventas.

8. Instale el motor de búsqueda Salesforce en Chrome.

Hablando de Chrome, puede agregar un motor de búsqueda de Salesforce dentro de su navegador para poder buscar rápidamente información dentro de Salesforce desde la barra de dirección/búsqueda de Chrome. En Chrome, en Configuración, busque Administrar motores de búsqueda. Agregue Salesforce y una palabra clave simple, como "venta" o "sf". Para la URL, vaya a la vista clásica de Salesforce y utilice el cuadro de búsqueda. En la pantalla resultante, copie la URL y péguela en el campo URL en el cuadro Agregar motor de búsqueda. Reemplace el término que buscó con "%" y presione Guardar.

Cuando busque con Chrome, escriba la palabra clave que seleccionó para Salesforce, agregue un espacio y luego ingrese su término de búsqueda. Esto debería mostrarle automáticamente resultados de búsqueda dentro de Salesforce.

9. Importe desde Excel u otros CRM.

Si necesita datos de hojas de cálculo de Excel o de su CRM anterior, Salesforce puede importar datos fácilmente en forma de archivos CSV. El Asistente de importación de datos en Configuración lo guía a través del proceso de importar contactos, clientes potenciales, soluciones y miembros de la campaña. Puede cargar archivos según el formato anterior desde archivos CSV de Outlook, ACT o Gmail. La interfaz le permite importar hasta 50.000 registros a la vez.

10. Personalice la página de cierre de sesión.

Salesforce le permite designar una página de destino para los usuarios que cierran sesión en su interfaz de Salesforce. Entonces, por ejemplo, puede configurarlo para que, si cierran sesión, se envíen a la intranet de su empresa u otros sitios del Panel. Para hacer esto, simplemente vaya a Configuración y Configuración de sesión. En la Configuración de la página de cierre de sesión, simplemente pegue la URL a la que desea que accedan los usuarios cuando cierren sesión.