Cómo preparar una nota de crédito en QuickBooks 2021

Las notas de crédito pueden ser formas útiles de corregir errores de ingreso de datos que no encontró o corrigió anteriormente. Las notas de crédito también son formas útiles de manejar cosas como devoluciones y reembolsos de clientes. Si ha preparado una factura o dos en su tiempo, encontrará que preparar una nota de crédito de QuickBooks es mucho más fácil que usar métodos anticuados.

Los siguientes pasos describen cómo crear el tipo de nota de crédito más complicado y complicado: una nota de crédito de producto. Sin embargo, crear un servicio o una nota de crédito profesional funciona básicamente de la misma manera. Simplemente complete menos campos.

Para crear una nota de crédito de producto, siga estos pasos:

1. Elija Clientes → Crear notas de crédito / reembolsos o haga clic en el icono Reembolsos y créditos en la sección Cliente de la página de inicio para mostrar la ventana Crear notas de crédito / reembolsos (como se muestra).

La ventana Crear notas de crédito / reembolsos

2. Identifique al cliente y, si es necesario, el trabajo en el menú desplegable Cliente: Trabajo.

Puede elegir el cliente o el trabajo de la lista haciendo clic en él.

3. (Opcional) Especifique una clase para la nota de crédito.

Si está usando clases para categorizar transacciones, active el menú desplegable Clase y elija la clase apropiada para la nota de crédito.

4. Ponga la fecha en la nota de crédito (aunque mantenerla estable es opcional).

Presione Tab para mover el cursor al cuadro de texto Fecha. Luego ingrese la fecha correcta en formato MM / DD / AAAA.

5. (Opcional) Ingrese un número de nota de crédito.

QuickBooks sugiere un número de nota de crédito agregando 1 al último número de nota de crédito que utilizó. Puede aceptar el número o la pestaña del cuadro de texto Número de crédito para cambiar el número por el que desee.

6. Fije la dirección del cliente, si es necesario.

QuickBooks toma la dirección de facturación de la lista de clientes. Puede cambiar la dirección de la nota de crédito reemplazando una parte de la dirección de facturación habitual. Por lo general, debe usar la misma dirección para la nota de crédito que usa para la factura o las facturas originales.

7. (Opcional... Más o menos) Proporcione el número de orden de compra.

Si la nota de crédito ajusta el saldo total restante de una orden de compra de un cliente, probablemente debería ingresar el número de la orden de compra en el cuadro de texto Nº de orden de compra.

Aquí está mi lógica sobre esta sugerencia, para aquellos lectores a los que les importa: si le facturó a su cliente $ 1,000 en el PO No. 1984, que autoriza una compra de $ 1,000, usó todo el PO, al menos de acuerdo con el empleado de cuentas por pagar del cliente, que procesa sus facturas. Sin embargo, si se asegura de que una nota de crédito por $ 1,000 está relacionada con la orden de compra No. 1984, básicamente libera el saldo de la compra de $ 1,000, lo que puede significar que puede usar o facturar la orden de compra nuevamente.

8. Si el cliente devuelve artículos, describa cada artículo.

Mueva el cursor a la primera fila del cuadro de texto Artículo / Descripción / Cantidad / Tarifa / Cantidad / Impuesto. En la primera fila vacía del cuadro, active el menú desplegable Elemento y luego elija el elemento. QuickBooks completa los cuadros de texto Descripción y Tasa con cualquier descripción de venta y precio de venta que ingresó en la lista de artículos. (Puede editar esta información si lo desea, pero no es necesario hacerlo). Ingrese la cantidad de artículos que el cliente devuelve (o no paga) en el cuadro de texto Cant. (Después de ingresar este número, QuickBooks calcula la cantidad multiplicando la cantidad por la tarifa). Ingrese cada artículo que el cliente devuelve llenando las filas vacías del cuadro de lista.

En el caso de los artículos de inventario, QuickBooks asume que los artículos que muestra en una nota de crédito se devuelven al inventario. Desea ajustar los recuentos físicos de su inventario si se devuelven los artículos no vendidos.

Al igual que con las facturas, puede incluir tantos artículos en una nota de crédito como desee. Si no tiene suficiente espacio en una sola página, QuickBooks sigue agregando páginas a la nota de crédito hasta que termine. La información total, por supuesto, va en la última página.

9. Describa cualquier elemento especial que deba incluir la nota de crédito.

Si desea emitir una nota de crédito para otros artículos que aparecen en la factura original (flete, descuentos, otros cargos, etc.) agregue descripciones de cada artículo a la lista de artículos.

Para agregar descripciones de estos elementos, active el menú desplegable Elemento de la siguiente fila vacía y luego elija el elemento especial. (Puede activar la lista haciendo clic en el campo para convertirlo en un menú desplegable y luego haciendo clic en la flecha hacia abajo del campo para acceder al menú). Después de que QuickBooks complete los cuadros de texto Descripción y Calificación, edite esta información (si es necesario). Ingrese cada artículo especial (subtotal, descuento, flete, etc.) que esté desglosando en la nota de crédito.

Si desea incluir un artículo de descuento, debe colocar un artículo de subtotal en la nota de crédito después del inventario u otros artículos que haya descontado. Luego, coloque un artículo de descuento directamente después del artículo de subtotal. Cuando hace esto, QuickBooks calcula el descuento como un porcentaje del subtotal.

10. (Opcional) Agregue un mensaje de cliente.

Active el menú desplegable Mensaje de cliente y elija un mensaje de cliente inteligente.

11. Especifique el impuesto sobre las ventas.

Mueva el cursor al cuadro de lista de impuestos, active el menú desplegable y luego elija el impuesto a las ventas correcto.

12. (Opcional, pero una muy buena idea) Agregue una nota.

Puede usar el cuadro de texto Nota para agregar una descripción de la nota a la nota de crédito. Puede utilizar esta descripción para explicar sus motivos para emitir la nota de crédito y para hacer una referencia cruzada de la factura o las facturas originales, por ejemplo. Tenga en cuenta que el campo Memo se imprime en el estado de cuenta del cliente.

13. Si desea retrasar la impresión de esta nota de crédito, seleccione la casilla de verificación Imprimir más tarde.

Quiero posponer la conversación sobre lo que hace la selección de la casilla de verificación Imprimir más tarde hasta que termine la discusión sobre la creación de notas de crédito. La cobertura de la impresión de facturas y notas de crédito aparece en una sección posterior.

14. Guarde la nota de crédito.

Para guardar una nota de crédito completa, haga clic en el botón Guardar y nuevo o Guardar y cerrar. QuickBooks muestra un cuadro de diálogo que le pregunta qué desea hacer con la nota de crédito: retener el crédito, otorgar un reembolso o aplicar el crédito a una factura. Haga su elección haciendo clic en el botón que corresponda a lo que desea hacer. Si elige Aplicar a la factura, QuickBooks solicita información adicional. QuickBooks guarda la nota de crédito que está en pantalla y, si hizo clic en Guardar y nuevo, muestra una ventana vacía Crear notas de crédito / reembolsos para que pueda crear otra nota de crédito. (Tenga en cuenta que puede avanzar y retroceder a través de las notas de crédito que creó anteriormente haciendo clic en los botones Siguiente y Anterior). Cuando haya terminado de crear notas de crédito, puede hacer clic en el botón Cerrar del formulario de nota de crédito.

Si indica que desea imprimir un cheque de reembolso, QuickBooks muestra la ventana Escribir cheques y automáticamente llena el cheque, vinculándolo a la nota.