Cómo utilizar la configuración rápida en QuickBooks 2020

En el primer cuadro de diálogo Configuración de QuickBooks, haga clic en el botón Inicio rápido.

QuickBooks muestra el mensaje ¡Me alegro de que esté aquí! caja de diálogo.

Especifique el nombre de la empresa.

El nombre que especifique va en los informes de QuickBooks y aparece en las facturas que envía a los clientes. En consecuencia, desea utilizar su nombre comercial "real". Si su empresa está incorporada o formada como una sociedad de responsabilidad limitada (LLC), desea utilizar el sufijo o acrónimo correcto en su nombre. No utilice Acme Supplies, por ejemplo, sino Acme Supplies, Inc. o Acme Supplies LLC.

Nota: QuickBooks también usa el nombre de la empresa para el archivo de datos de QuickBooks.

Identifique su industria. Si está en el negocio de la construcción, por ejemplo, escriba construcción . Cuando escribe algo en el campo Industria, QuickBooks convierte el cuadro en un menú desplegable que muestra las industrias que reconoce. Puede elegir una industria de este menú (o elegir la industria más cercana a su negocio).

Sea reflexivo y cauteloso con la industria que especifique. QuickBooks configura un plan de cuentas inicial para usted según la industria. Un plan de cuentas enumera las cuentas (o categorías) de activos, pasivos, ingresos y gastos que QuickBooks utilizará para clasificar las finanzas de su empresa.

Identifique la declaración de impuestos que presenta. Utilice el campo Tipo de empresa para especificar la declaración de impuestos que presenta su empresa. Puede hacer clic en ese campo y luego hacer una elección en el menú que proporciona QuickBooks.

El menú de QuickBooks de opciones de declaración de impuestos incluye solo dos opciones para las LLC: las LLC de un solo miembro que presentan sus impuestos con la declaración de impuestos 1040 del propietario de la LLC y las LLC de varios miembros que presentan sus impuestos como una sociedad mediante el uso de una declaración de impuestos 1065. Sin embargo, una LLC también puede presentar sus impuestos como una corporación S o una corporación C regular (parte de la razón por la cual los contadores aman las LLC). Si está ejecutando una LLC que presenta sus impuestos como una corporación S, seleccione la opción de declaración de impuestos de corporaciones S. Y si está ejecutando una LLC que se presenta como una corporación C regular, seleccione esa opción de declaración de impuestos.

Proporcione su número de identificación de empleador. Utilice el campo Número de identificación del empleador (EIN) para proporcionar su número de identificación del contribuyente comercial. Si es una empresa unipersonal sin empleados, su número de identificación fiscal puede ser su número de Seguro Social. En todos los demás casos, su número de identificación de contribuyente es su EIN.

Proporcione la información de su dirección comercial.

Utilice los campos de Dirección comercial para proporcionar la dirección y la información de contacto de su empresa.

Si alguna vez decide que desea cambiar algún dato que ingresó en una página anterior del cuadro de diálogo Configuración de QuickBooks, puede hacer clic en el botón Atrás para realizar una copia de seguridad.

Si eres una persona observadora, es posible que hayas notado el botón Vista previa de tu configuración que aparece en el mensaje ¡Me alegro de que estés aquí! caja de diálogo. Puedes ignorar este botón con seguridad, pero si eres un gato realmente curioso, haz clic en él. QuickBooks muestra el cuadro de diálogo que se muestra, que identifica las funciones estándar de QuickBooks que está activando el proceso de configuración de QuickBooks, así como las cuentas de activos, pasivos, ingresos y gastos que aparecerán inicialmente en su plan de cuentas. Ah, otra cosa: el cuadro de diálogo Vista previa de la configuración de su empresa también proporciona una pestaña Ubicación del archivo de la empresa que identifica dónde se ubicará su archivo de datos de QuickBooks.

Proporcione la información de su dirección comercial.

Utilice los campos de Dirección comercial para proporcionar la dirección y la información de contacto de su empresa.

Si alguna vez decide que desea cambiar algún dato que ingresó en una página anterior del cuadro de diálogo Configuración de QuickBooks, puede hacer clic en el botón Atrás para realizar una copia de seguridad.

Si eres una persona observadora, es posible que hayas notado el botón Vista previa de tu configuración que aparece en el mensaje ¡Me alegro de que estés aquí! caja de diálogo. Puedes ignorar este botón con seguridad, pero si eres un gato realmente curioso, haz clic en él. QuickBooks muestra el cuadro de diálogo que se muestra, que identifica las funciones estándar de QuickBooks que está activando el proceso de configuración de QuickBooks, así como las cuentas de activos, pasivos, ingresos y gastos que aparecerán inicialmente en su plan de cuentas. Ah, otra cosa: el cuadro de diálogo Vista previa de la configuración de su empresa también proporciona una pestaña Ubicación del archivo de la empresa que identifica dónde se ubicará su archivo de datos de QuickBooks.

Cree el archivo de datos de QuickBooks.

Después de proporcionar la información de contacto comercial solicitada por QuickBooks, haga clic en el botón Crear empresa. QuickBooks puede mostrar el cuadro de diálogo QuickSetup, que le permite nombrar y especificar la ubicación del archivo de la empresa. Puede usar el cuadro de diálogo Configuración rápida para realizar estos cambios o simplemente dejar que QuickBooks sea QuickBooks y tome estas decisiones por usted. Después de hacer clic en Guardar, QuickBooks crea el archivo de datos que utilizará para almacenar su información financiera. (En algunas versiones de QuickBooks, la creación del archivo lleva unos minutos).

Cuando QuickBooks termina de crear su archivo, muestra el cuadro de diálogo Obtener todos los detalles en QuickBooks Desktop.

Identifique a sus clientes, proveedores y empleados.

Con el cuadro de diálogo Obtener todos los detalles en QuickBooks Desktop, haga clic en el botón azul Agregar en la sección Agregar las personas con las que hace negocios. QuickBooks muestra otro cuadro de diálogo que pregunta: "Quizás, ¿los nombres y las direcciones de los contactos se almacenan electrónicamente en algún otro lugar, como Microsoft Outlook o Google Gmail?"

• Si tiene el nombre de contacto y la información de la dirección almacenada en otro lugar que QuickBooks recuperará: Haga clic en el botón correspondiente y luego siga las instrucciones en pantalla.
• De lo contrario: haga clic en el botón Pegar desde Excel o Ingresar manualmente y luego haga clic en Continuar.

Describe a tus clientes, proveedores y empleados.

Cuando QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Agregar las personas con las que hace negocios, use las filas de la hoja de trabajo que se muestra para describir a sus clientes, proveedores y empleados. Para ingresar un contacto en la siguiente fila vacía.

• Seleccione el botón de opción Cliente, Proveedor o Empleado (según corresponda).
• Describa el contacto utilizando los campos proporcionados: Nombre, Nombre de la empresa, Nombre, Apellido, Correo electrónico, Teléfono, etc. Cada contacto va en su propia fila.
• Haga clic en el botón Continuar dos veces cuando termine de identificar sus contactos para volver al cuadro de diálogo Obtener todos los detalles en QuickBooks Desktop.

Describe a tus clientes, proveedores y empleados.

Cuando QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Agregar las personas con las que hace negocios, use las filas de la hoja de trabajo que se muestra para describir a sus clientes, proveedores y empleados. Para ingresar un contacto en la siguiente fila vacía.

• Seleccione el botón de opción Cliente, Proveedor o Empleado (según corresponda).
• Describa el contacto utilizando los campos proporcionados: Nombre, Nombre de la empresa, Nombre, Apellido, Correo electrónico, Teléfono, etc. Cada contacto va en su propia fila.
• Haga clic en el botón Continuar dos veces cuando termine de identificar sus contactos para volver al cuadro de diálogo Obtener todos los detalles en QuickBooks Desktop.

Identifica los artículos (las cosas) que vendes.

En la columna Nombre, que se utiliza para clientes y proveedores, proporcione un nombre abreviado o un apodo para un contacto. Utilizará lo que especifique en la columna Nombre dentro de QuickBooks para referirse al contacto, por lo que desea usar algo breve y atractivo. Si trabaja con el cliente John Smith en IBM Corporation, puede introducir IBM en la columna Nombre, IBM Corporation en la columna Nombre de la empresa, John en la columna Nombre, y así sucesivamente.

Si agrega clientes o proveedores, después de hacer clic en el botón Continuar para salir del cuadro de diálogo Agregar las personas con las que hace negocios, QuickBooks pregunta sobre los saldos abiertos que los clientes le deben o que usted debe a los proveedores. No necesita preocuparse por estos saldos abiertos en este punto del proceso de configuración.

Describe tu (s) cuenta (s) bancaria.

Con el cuadro de diálogo Obtener todos los detalles en QuickBooks Desktop, haga clic en el botón Agregar en la sección Agregar sus cuentas bancarias. Cuando QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Agregar sus cuentas bancarias, use la hoja de trabajo para describir cada cuenta bancaria que usa para su negocio: su nombre, número de cuenta, saldo en la fecha de conversión y la fecha de conversión real. Haga clic en el botón Continuar cuando termine de identificar sus cuentas bancarias para volver al cuadro de diálogo Obtener todos los detalles en QuickBooks Desktop.

Con el cuadro de diálogo Obtener todos los detalles en QuickBooks Desktop, haga clic en el botón Comenzar a trabajar. QuickBooks muestra la ventana del programa QuickBooks. Ya terminaste.

Si no se registró durante el proceso de instalación, en algún momento después de que se inicie QuickBooks, verá un cuadro de mensaje que le pregunta si desea activar QuickBooks. Si no lo activa o no se registra, puede usar el producto unas cuantas veces y luego, ¡vaya! - el programa se bloquea y ya no puede acceder a sus archivos. O lo registra o no puede usarlo. No me gusta que me obliguen a hacer algo, pero preocuparme por tener que registrar QuickBooks es una pérdida de tiempo.

La opción más sencilla es registrarse cuando vea ese mensaje. He aquí cómo: Cuando QuickBooks muestra el cuadro de mensaje que le pregunta si desea registrarse, haga clic en el botón En línea para registrarse en línea, o haga clic en el botón Teléfono para registrarse por teléfono. Si opta por la opción Teléfono, QuickBooks muestra otro cuadro de diálogo que le brinda un número de teléfono para llamar y un espacio para que ingrese su número de registro.