Uso de QuickBooks para administrar el inventario en una empresa de fabricación

El seguimiento del inventario en una empresa de fabricación es más difícil que en otros tipos de negocios. Cuando se reduce todo a su esencia en QuickBooks, el problema surge de un par de requisitos de contabilidad complicados:

• En un entorno de fabricación, el fabricante combina artículos de materias primas en artículos terminados. Esto significa, y esta es la parte desafiante, que el proceso de fabricación reduce el recuento de inventario y el valor de algunos artículos (las materias primas o los componentes) y, al mismo tiempo, aumenta el recuento y el valor de los otros productos terminados.
• En un entorno de fabricación, las reglas dicen que no solo se cuenta el valor de los artículos en los valores de inventario de artículos terminados. También cuenta el costo de mano de obra y los gastos generales de fábrica utilizados en la fabricación de los artículos.

QuickBooks resuelve el primer problema relacionado con el inventario de fabricación, pero no resuelve ni aborda el segundo problema. Afortunadamente, siempre que sea un pequeño fabricante, probablemente no tenga que preocuparse demasiado por el segundo problema. Debe preguntarle a su CPA sobre esto. Pero no se preocupe, el Congreso y el Servicio de Impuestos Internos han proporcionado un montón de lagunas que facilitan la contabilidad a los pequeños.

Manejo del inventario manufacturado de manera simple

Si está utilizando QuickBooks Pro o algunas versiones anteriores de QuickBooks Premier, no tiene la capacidad de contabilizar la fabricación de inventario en QuickBooks. Lo mejor que puede hacer es agrupar artículos para combinarlos en artículos individuales en la factura de un cliente.

Este enfoque suena descuidado, pero no es tan malo como podría pensar a primera vista. Puede optar por mostrar solo el artículo de grupo en una factura de cliente. Esto significa, volviendo al ejemplo del florista que vende rosas rojas y jarrones, que el florista puede "fabricar" un jarrón de cristal con una docena de rosas rojas y luego mostrar el artículo fabricado como un artículo de grupo en la factura del cliente.

Lo único que es problemático acerca del enfoque de "solo use un artículo de grupo" es que no le brinda una forma de rastrear los valores de inventario de los productos terminados.

Realización de la contabilidad de inventario en QuickBooks

Para contabilizar la fabricación de inventario en QuickBooks Premier o QuickBooks Enterprise Solutions, agregue artículos de ensamblaje de inventario a la lista de artículos para los artículos que fabrica. También registra la fabricación de artículos a medida que ... bueno, los fabrica .

Supongamos que Pine Lake Porcelain compra y revende principalmente tazas de café y otros adornos de porcelana. Pero también suponga que una vez al año, Pine Lake Porcelain reúne una colección de tazas de café rojas en una caja de regalo del Día de San Valentín. En este caso, QuickBooks puede registrar el ensamblaje de un juego de regalo en caja que combina, por ejemplo, cuatro tazas de café rojas, una caja de cartón y algunos envoltorios de papel de seda.

Agregar artículos de ensamblaje de inventario

Para describir los artículos fabricados, siga estos pasos:

Elija Listas → Lista de artículos. \

QuickBooks muestra la ventana Lista de artículos.

Haga clic en el botón Elemento en la ventana Lista de elementos y elija Nuevo en la lista desplegable.

QuickBooks muestra la ventana Nuevo artículo.

Elija el artículo Ensamblaje de inventario de la lista desplegable Tipo.

QuickBooks muestra la versión de Ensamblaje de inventario de la ventana Nuevo artículo.

Especifique la cuenta que se utilizará para realizar un seguimiento del costo de este artículo cuando lo venda.

QuickBooks sugiere la cuenta de Costo de bienes vendidos. Sin embargo, si ha creado otras cuentas para sus COGS, elija la otra cuenta adecuada.

Describe el artículo fabricado.

Escriba una descripción del artículo que desea que aparezca en los documentos que ven sus clientes, como facturas. (QuickBooks sugiere la misma descripción que usó en el cuadro de texto Descripción en transacciones de compra como predeterminada).

Ingrese la cantidad que cobra por el artículo en el cuadro Precio de venta.

Indique si el artículo fabricado está sujeto a impuestos sobre las ventas mediante la lista desplegable Código de impuestos.

Use la lista desplegable Cuenta de ingresos para especificar la cuenta que desea que QuickBooks use para rastrear los ingresos de la venta del artículo.

Identifique los componentes que forman parte del artículo terminado.

Utilice la lista de Lista de materiales para identificar los elementos de los componentes individuales y las cantidades necesarias para realizar el ensamblaje del inventario. Cada elemento de componente va en una línea separada en la lista. Para no ser demasiado redundante, tenga en cuenta que identifica tanto el elemento componente como la cantidad de elementos componentes necesarios.

Identifique la cuenta de activos.

Especifique la otra cuenta de activo actual que desea que QuickBooks use para rastrear el valor de este artículo de inventario.

Seleccione un punto de construcción.

Utilice las casillas de Build Point para especificar la menor cantidad de inventario de este artículo que puede permanecer antes de fabricar más. Cuando el nivel de inventario cae a esta cantidad, QuickBooks agrega un recordatorio a la lista de Recordatorios, notificándole que necesita hacer más del artículo.

Ignore los cuadros Disponible y Valor total.

¿Ves esa caja disponible? Déjelo en cero. Ingresar un número ahora es registrar una transacción sin categorizar, y no desea hacer eso. Continúe y deje el campo Valor total establecido en cero también.

Deje el cuadro A partir de vacío o ingrese la fecha actual.

No importa.

La versión de Ensamblaje de inventario de la ventana Nuevo artículo.

Registro de fabricación o montaje de artículos.

Para construir algún ensamblaje, elija el comando Proveedores → Actividades de inventario → Construir ensamblajes. QuickBooks muestra la ventana Construir ensamblajes. Todo lo que debe hacer es elegir lo que desea construir de la lista desplegable Elemento de ensamblaje y luego ingresar la cantidad que usted (o algún compañero de trabajo desafortunado) construyó en el cuadro Cantidad para construir en la esquina inferior derecha. Luego, hace clic en el botón Construir y cerrar o Construir y nuevo. (Haga clic en el botón Construir y nuevo si desea registrar el ensamblaje de algunos otros elementos).

La versión Build Assemblies de la ventana New Item.

A continuación, se incluyen algunas cosas para recordar sobre el comando Construir ensamblajes:

• En la esquina superior derecha de la ventana, QuickBooks muestra la cantidad de ensamblaje que tiene a mano y la cantidad de clientes que han realizado pedidos. Es una información muy útil, así que recuerde que está ahí.
• Una tabla en la ventana Construir ensamblajes le muestra lo que se incluye en su producto. No es que le importe, pero esta es una lista de materiales.
• En la parte inferior de la lista de la lista de materiales, QuickBooks le muestra la cantidad máxima de ensamblajes que puede realizar, dadas sus existencias de inventario actuales.
• Cuando crea un artículo, QuickBooks ajusta los recuentos de artículos del inventario. Si fabrica juegos de regalo en caja, cada uno con cuatro tazas rojas y dos pañuelos de papel, QuickBooks reduce el número de artículos de tazas rojas y pañuelos de papel, y aumenta el número de artículos de los juegos de regalo en caja cuando registra la construcción del ensamblaje.

Es posible que algunos de los componentes utilizados en un ensamblaje no sean artículos de inventario. Puede utilizar piezas que no sean de inventario en un ensamblaje.

Administrar múltiples ubicaciones de inventario

QuickBooks Enterprise Solutions le permite lidiar con el desafío de mantener registros de almacenar inventario en múltiples ubicaciones. Para activar esta capacidad, llamada Seguimiento de inventario avanzado, elija el comando Editar → Preferencias, haga clic en Artículos e inventario, haga clic en la pestaña Preferencias de la empresa y luego haga clic en el botón Configuración avanzada de inventario.

Si está utilizando la versión Enterprise Solutions de QuickBooks, QuickBooks muestra cuadros de diálogo que le permiten crear una lista de sitios de inventario y también agrega campos a las ventanas y cuadros de diálogo correspondientes para que pueda realizar un seguimiento de los elementos del inventario por sitio. Si no está utilizando la versión Enterprise Solutions de QuickBooks, QuickBooks muestra información sobre cómo puede actualizar a Enterprise Solutions.