40 trucs et astuces Microsoft Teams : du novice à lexpert [Mise à jour décembre 2021].

Avec plus de 250 millions d'utilisateurs actifs par mois, Microsoft Teams a gagné en popularité pendant la pandémie en tant qu'outil de collaboration en ligne standard pour les entreprises et les consommateurs. Il y a de fortes chances que votre lieu de travail, votre université ou votre organisme de bienfaisance préféré ait déjà adopté Teams, vous ne voulez donc pas rester en arrière. Cette liste assez complète de trucs et astuces est destinée à vous aider à tirer le meilleur parti de Teams - aujourd'hui.

Donc, si vous essayez toujours de comprendre les bases ou si vous êtes déjà un utilisateur chevronné, commençons par cette liste principale de plus de 40 trucs et astuces que chaque utilisateur de Microsoft Teams devrait connaître.

Premiers pas avec Microsoft Teams

Cette section contient des conseils assez basiques, si vous êtes un utilisateur plus expérimenté, vous voudrez peut-être passer au- delà des sections basiques ou expertes .

1. Modifiez le thème de vos équipes

Saviez-vous que vous pouvez modifier l'apparence de Microsoft Teams ?

Ouvrez simplement les paramètres de Teams, accédez à l'onglet Général et choisissez d'utiliser l'arrière-plan blanc traditionnel ou d'appliquer les modes de contraste sombre ou élevé.

Mode sombre dans Teams

2. Coupez votre audio

Êtes-vous parfois en retard à votre réunion et souhaitez-vous vous joindre discrètement, ou avez-vous simplement besoin de prendre un appel important de votre partenaire, lors d'une réunion Teams ?

Mettez votre audio en sourdine directement depuis le panneau des commandes de la réunion personnelle

Teams vous permet de désactiver votre micro à la fois à partir des commandes de la réunion (illustrées ci-dessus) et du panneau de configuration de la réunion (indiqué comme élément 1 ci-dessous).

Fonctions clés dans le panneau des options de configuration de la réunion Teams

3. Éteignez votre caméra

De la même manière, vous pouvez allumer et éteindre votre caméra vidéo. Vous pouvez soit utiliser le panneau de configuration de la réunion (élément 2 ci-dessus) pour désactiver votre caméra ; ou utilisez simplement le panneau de configuration de la réunion pour réactiver la vidéo.

4. Flouter l'arrière-plan de la vidéo de votre réunion

Si vous utilisez Teams pour les visioconférences, cela peut sembler familier. Votre bureau à domicile est en désordre et vous devez participer à cet appel vidéo. Deux solutions pour cela : tout d'abord, vous pouvez utiliser la fonction Paramètres d'arrière-plan (élément 3 ci-dessus) pour brouiller votre arrière-plan vidéo directement depuis la configuration de la réunion ou les commandes de la réunion. La deuxième solution est beaucoup plus élégante : utilisez un arrière-plan virtuel (nous reviendrons sur le processus plus tard).

Si, pour une raison quelconque, le bouton de réglage de l'arrière-plan semble inactif dans le panneau de configuration de la réunion ; Assurez-vous d'abord d'allumer votre caméra vidéo.

5. Arrêtez l'écho dans les réunions Teams

Lorsque vous et d'autres participants à la réunion rejoignez une réunion Teams audio ou vidéo depuis la même pièce, vous entendrez des échos gênants. Vous pouvez facilement vous débarrasser de l'écho en appuyant sur le bouton Audio off dans le panneau de configuration de la réunion (voir ci-dessus comme élément 4).

6. Enregistrez votre réunion

Une fonctionnalité importante de Teams que vous voudrez peut-être utiliser dès le départ est la possibilité d'enregistrer une réunion. Vous pouvez lancer un enregistrement à partir du panneau de configuration de la réunion, comme indiqué ci-dessous. L'enregistrement lui-même est ensuite conservé dans Microsoft Stream, et vous pouvez facilement partager l'enregistrement sous forme de lien dans une conversation Channel (ou par e-mail si nécessaire).

Enregistrer une réunion Teams

Une fois la réunion terminée, vous recevrez un e-mail avec un lien vers votre enregistrement dans Microsoft Stream.

Si vous avez initié votre réunion à partir du canal, un lien vers l'enregistrement sera également mis à disposition sous forme de publication dans le canal respectif.

Les enregistrements de réunions ad hoc seront disponibles dans l'onglet Chat pour la réunion elle-même, ainsi qu'un fichier échangé, des notes de réunion et un tableau blanc, le cas échéant.

Vous pouvez également envisager d'ajouter l'application Stream à votre chaîne afin que les autres membres puissent facilement accéder à toutes les réunions relatives au groupe.

7 . Changer l'icône de votre équipe

Microsoft vous permet de télécharger une image personnalisée et de la définir comme logo/avatar de votre équipe. Plus de détails peuvent être trouvés dans ce tutoriel qui vous aide à définir une icône personnalisée .

8. Créez une chaîne privée

Il y a des cas où vous devrez collaborer avec d'autres personnes sur des tâches exigeant la confidentialité, comme la préparation d'un budget ou des rapports d'analyse des ventes. Les canaux privés vous permettent d'établir une plateforme de collaboration avec des membres sélectionnés de l'équipe. Le canal privé ne sera visible que par les personnes invitées et sera marqué d'un petit cadenas dans votre liste d'équipes.

La création d'un canal privé est simple : appuyez simplement sur le bouton Plus d'options (…) à côté de votre équipe, puis appuyez sur Ajouter un canal . Définissez ensuite les informations sur le canal comme indiqué ci-dessous. Enfin, ajoutez des membres de l'équipe au canal privé.

Canal privé dans Microsoft Teams

9. Désactiver les notifications des canaux bruyants

Ces jours-ci, nous semblons tous être submergés par la quantité de notifications entrantes provenant des plateformes de collaboration et des e-mails. Il est souvent difficile de produire quelque chose de significatif au-delà du bavardage sans fin. Heureusement, Teams nous permet de calibrer relativement simplement l'afflux d'alertes de notification et de sons que nous recevons. Voici un guide sur la façon de désactiver les alertes de chat et de réunion Teams .

10. Quitter une équipe

Si vous ne voyez aucun avantage à faire partie d'une équipe, vous pouvez facilement en sortir. Appuyez sur le bouton Plus d'options à côté de l'équipe que vous souhaitez quitter et sélectionnez Quitter l'équipe .

11. Utiliser Teams sur mobile

Si vous avez besoin d'accéder à Teams lors de vos déplacements, vous pouvez également utiliser Teams sur mobile. Microsoft a livré de très bonnes applications Teams pour Android et iOS. Discutez avec vos collègues des technologies de l'information pour savoir si vous aurez besoin d'un logiciel ou d'une procédure d'authentification supplémentaire pour accéder au contenu Teams de votre entreprise sur mobile.

12. Installer et désinstaller une application dans Teams

Au-delà de la collaboration de base, Teams vous permet d'améliorer votre travail d'équipe en utilisant des applications Microsoft ou tierces. Dans les sections suivantes de ce didacticiel, vous verrez plusieurs utilisations des applications dans Teams : images, météo, rapports, sondages, prise de notes, etc.

Si vous êtes un propriétaire d'équipe, vous pouvez facilement installer et désinstaller des applications mises à disposition par vos administrateurs informatiques.

Le processus est assez simple : localisez votre équipe, puis appuyez sur le bouton Plus d'options à côté, puis sélectionnez le rouage Gérer l'équipe . Ensuite, dans l'onglet Applications, appuyez sur le bouton Plus d'applications pour rechercher et installer votre nouvelle application. Les applications spécifiques à un canal peuvent être ajoutées sous forme d'onglets dans le canal

13. Annuler les confirmations de lecture

Par défaut, chaque fois que vous lisez un message dans l'application Chat, Teams place une petite icône à côté du message. Cela aide l'expéditeur à reconnaître que vous avez lu son message. Vous pouvez annuler les confirmations de lecture dans l'onglet Confidentialité des paramètres de vos équipes.

Désactivation des confirmations de lecture dans Teams

14. Utiliser des filtres pour trouver rapidement des éléments

Vous souhaitez accélérer la recherche d'activités spécifiques dans votre flux, ainsi que de chats, d'équipes et de canaux spécifiques ? Utilisez le filtre Teams (illustré ci-dessous) ou utilisez le raccourci Ctrl+Shift+F .

La fonction de filtre permet de trouver rapidement une entrée pertinente par nom ; pour les chats, il permet également de trouver rapidement et facilement les entrées en sourdine, masquées et non lues.

15. Définir un message d'absence

Comme dans Outlook, Teams vous permet de composer un message d'absence du bureau qui sera envoyé si quelqu'un vous envoie un message dans Teams ou vous mentionne dans une conversation.

Appuyez simplement sur votre avatar Teams, appuyez sur Définir le message d'état , puis écrivez votre message et spécifiez la période de validité. Appuyez sur Terminé et vous serez prêt.

Aller au-delà des basiques

16. Utiliser les commandes Teams

Au fur et à mesure que vous devenez un peu plus expérimenté avec Teams, vous souhaiterez peut-être augmenter la productivité de vos utilisateurs en utilisant les commandes de la zone de recherche.

Pour commencer, saisissez simplement le caractère barre oblique (/) dans la zone de recherche Teams et parcourez la liste des commandes disponibles :

Liste de commandes des équipes

La liste des commandes est assez explicite et celles qui me paraissent les plus utiles sont :

• /goto : Pour accéder facilement à une équipe ou un canal
• /keys : Pour accéder à la liste des raccourcis Teams
• /chat : pour démarrer rapidement une conversation avec un de vos collègues

17. Utilisez un arrière-plan virtuel personnalisé

Je suppose que vous avez remarqué que des personnes rejoignent les appels vidéo Teams en utilisant des paysages urbains ou naturels comme toile de fond pour leurs appels vidéo. Vous pouvez utiliser pratiquement toutes les images comme arrière-plan personnalisé dans les appels Teams. N'hésitez pas à consulter notre guide simple sur la configuration des arrière-plans d'équipes virtuelles pour votre appel.

18. Prendre des notes lors d'une réunion

Teams vous propose plusieurs façons de prendre des notes de réunion.

Vous pouvez facilement ajouter des blocs-notes OneNote stockés dans OneDrive ou un lecteur réseau et demander aux membres de votre chaîne de partager des notes et des notes. J'ai également vu des personnes utiliser l'onglet Messages et ajouter leurs notes sous forme de messages de discussion. J'ai vu d'autres personnes joindre des fichiers Word à la réunion ou à l'onglet Fichiers du canal. Il existe également des applications tierces que vous pouvez utiliser.

Cela dit, la bonne méthode consiste à utiliser l'onglet Notes qui est automatiquement activé pour votre réunion.

• Accédez à l' application Chat .
• Cliquez sur votre réunion.
• Accédez à l'onglet Notes et cliquez sur le bouton Prendre des notes .
• Enregistrez-y les procès-verbaux de la réunion.
• Dirigez les participants à la réunion vers vos notes si nécessaire.

19. Accédez à votre activité non lue

Comme pour Microsoft Outlook, Teams marque clairement tous les messages non lus en gras. De plus, vous pouvez marquer les messages Teams comme non lus pour un suivi ultérieur. Mais comment accéder facilement à ces messages et activités non lus ? Tapez simplement la commande /unread dans votre barre de recherche Teams et demandez à Teams de récupérer uniquement les messages non lus à traiter.

20. Supprimer ou masquer les conversations de chat

Les équipes vous permettent de supprimer des messages d'un fil de conversation. Il vous permet également de masquer des entrées de chat complètes dans votre application Chats (appuyez simplement sur le bouton … puis choisissez Masquer ). Cependant, Teams ne vous permet pas actuellement de supprimer complètement des fils de discussion entiers de l'historique des discussions.

21. Dépannez la connexion de vos équipes Outlook

Si vous êtes à la fois un utilisateur Microsoft Outlook et Teams, vous planifiez très probablement des réunions Teams directement à partir de votre réunion de calendrier Outlook à l'aide du complément Teams.

Mais que se passe-t-il si pour une raison quelconque, le bouton Teams n'est pas disponible dans Outlook, même si Teams est correctement installé sur votre ordinateur Windows ?

La raison en est probablement que le complément Teams est désactivé. Jetez un œil à notre tutoriel sur la façon d' activer facilement Teams dans Microsoft Outlook .

22. Intégrez des fichiers Word et Excel dans votre chaîne

Vous pouvez facilement partager des fichiers avec vos collègues en les téléchargeant dans l'onglet Fichiers d'un canal. Vous pouvez cependant faciliter l'accès au fichier en l'intégrant simplement sous forme d'onglet dans votre chaîne. Cela fonctionne non seulement pour Excel ou Word, mais aussi pour les blocs-notes OneNote, les présentations PowerPoint, les documents PDF, etc.

23. Affichez la ligne hiérarchique de votre collègue

Si vous travaillez dans de grandes organisations, vous devrez peut-être identifier la ligne hiérarchique organisationnelle d'un collègue. Comme Teams est bien intégré à Azure Active Directory et Exchange, vous pouvez facilement consulter l'organigramme de vos collègues.

Accédez simplement à la zone de recherche de votre équipe, tapez le raccourci /org et le nom de votre collègue et vous serez prêt.

Recherche d'un organigramme d'un collègue dans Teams

Remarque : Vous ne pourrez pas rechercher l'organigramme dans Teams pour les personnes extérieures à votre entreprise.

24. Définissez votre statut (/dnd), (/brb), (/disponible)

Vous souhaitez définir manuellement votre statut, afin que les autres sachent quand vous contacter. Cela peut être fait à partir des paramètres Teams, mais à mesure que vous acquérez plus d'expérience avec Teams, vous commencerez à définir votre statut à partir de la zone de recherche.

Utilisez simplement /dnd pour Ne pas déranger ou /brb pour être de retour et appuyez sur Entrée . Votre statut va changer. N'oubliez pas de réinitialiser votre statut si nécessaire.

25. Configurer manuellement votre statut en ligne pour qu'il soit toujours disponible / actif

Par défaut, votre présence en ligne Teams est synchronisée avec les événements de votre calendrier Microsoft Outlook et reflète l'état réel de votre système d'exploitation (qu'il soit utilisé ou inactif). Il est également configuré automatiquement pour ne pas déranger lorsque vous partagez votre écran ou passez un appel. Cela dit, Teams vous permet de définir manuellement votre statut en ligne très facilement et de le définir sur disponible, occupé, absent ou hors ligne selon vos besoins. Voici le tutoriel pour définir manuellement l'état de disponibilité de votre équipe .

26. Accédez à vos données sur SharePoint

Les données de votre canal Teams sont disponibles sous la forme d'une bibliothèque dédiée sur Microsoft SharePoint, un portail de documents largement utilisé qui sert d'infrastructure pour le stockage de documents Teams.

Pour accéder à votre bibliothèque SharePoint, accédez simplement à votre canal, puis appuyez sur l' onglet Fichiers , puis appuyez sur Ouvrir dans SharePoint .

27. Ajouter la météo aux équipes

Semblable à Outlook, qui vous permet d'afficher les conditions météorologiques dans votre région, vous pouvez utiliser Teams pour vous tenir au courant de la météo.

Si l'application Météo n'est pas encore installée sur votre client Teams local, alors :

• Ouvrez Teams, appuyez sur le bouton Applications dans la barre d'applications de gauche,
• Recherchez et ajoutez l' application Météo dans Teams.
• Ensuite, dans la barre de recherche principale de Teams, tapez /weather et l'emplacement concerné.

Utilisation de l'application météo Teams

28. Faites de Teams votre application de chat par défaut

Après avoir commencé à utiliser Teams, vous le trouverez peut-être bien supérieur à Skype Entreprise. Vous pouvez faire de Teams votre application de chat par défaut pour Outlook et d'autres applications Office. Allez simplement dans les paramètres des équipes, puis dans l' onglet Général , cochez la case Enregistrer les équipes comme application de chat par défaut pour Office .

Le paramètre prendra effet après le redémarrage de toutes les applications Office ouvertes.

29. Utilisez les équipes en mode ensemble

Une fonctionnalité relativement nouvelle de Teams consiste à autoriser les réunions en mode Ensemble . Au lieu d'afficher les flux de caméra de tous les participants à la réunion dans la vue de la grille (galerie), vous pouvez les afficher côte à côte dans un cadre virtuel (pensez à la salle de classe, à la bibliothèque, au cinéma, etc.).

Pour activer le mode Ensemble, vous devez d'abord mettre à jour les équipes (appuyez sur votre avatar, puis sur Rechercher les mises à jour). Ensuite, appuyez sur votre avatar et appuyez sur Paramètres. Dans l'onglet général, cochez la case Nouvelle expérience :

Activation du mode Ensemble

Ensuite, dans votre panneau de réunion, appuyez sur le bouton … et sélectionnez Mode Ensemble .

Notez que si vous travaillez dans une grande coopération, vous ne pourrez peut-être pas mettre à jour manuellement Microsoft Teams par vous-même. Vous devrez peut-être discuter de l'activation du mode Together avec votre administrateur informatique.

Astuces d'experts

30. Obtenez une adresse e-mail pour votre chaîne

Une fois qu'un canal est créé, vous pouvez publier de nouveaux messages dans l'onglet Messages du canal, directement depuis Outlook. Pour cela, vous devrez localiser l'adresse e-mail de votre chaîne comme suit :

• Localisez votre chaîne et appuyez sur le bouton Plus d'options à côté de celle-ci.
• Appuyez sur Obtenir une adresse e -mail .
• Copiez l'adresse e-mail et ajoutez-la en tant que contact dans Outlook
• Notes annexes :
  • Les propriétaires d'équipes peuvent déterminer qui peut envoyer des e-mails au canal (en cliquant sur le bouton Paramètres avancés).
  • Tu peux

31. Désactivez le démarrage de Teams lorsque vous lancez Windows

Teams est absolument génial, mais il peut consommer une quantité importante de ressources informatiques, principalement de la RAM. Si vous utilisez un ordinateur professionnel, vous ne remarquerez aucun impact sur les performances de votre système. Cela dit, si vous utilisez une simple tablette, vous souhaiterez peut-être exécuter Teams uniquement en cas de besoin. Une fois installé, Teams est configuré pour démarrer automatiquement chaque fois que vous lancez votre ordinateur. Vous pouvez désactiver le démarrage de Teams lorsque vous démarrez votre ordinateur et ne le lancez que si cela est nécessaire.

32. Publier des sondages et des enquêtes dans Teams

L'une des utilisations les plus utiles de Teams consiste à exécuter des sondages et des enquêtes. En 10 minutes, vous pouvez créer un sondage personnalisé à l'aide de Microsoft Forms ou d'un autre logiciel tiers comme Polly et le publier sur votre canal Teams. Ce didacticiel contient tout ce dont vous avez besoin pour créer vos enquêtes Teams personnalisées .

33. Intégrer un rapport dans Teams

Si votre organisation utilise la plateforme Microsoft BI, vous pouvez utiliser Teams pour diffuser vos rapports. Vous pouvez facilement sélectionner et épingler des rapports Power BI dans un onglet de canal pour vous assurer qu'ils sont disponibles pour vos discussions axées sur les données.

34. Recherchez votre citation préférée directement dans Teams

Une autre façon intéressante d'utiliser Teams pour rechercher votre portefeuille d'actions. Voici comment procéder :

• Dans l'onglet Applications, recherchez et ajoutez l'application Stocks dans Teams.
• Ensuite, dans le champ de recherche, tapez Stocks, puis le ou les symboles boursiers pertinents, comme indiqué ci-dessous.

• Une fois l'application Stocks activée, tapez simplement la commande @Stocks et le ticker dans votre barre de recherche.

35. Rechercher des images dans les équipes

Une autre fonctionnalité peu connue de Teams est que vous pouvez l'utiliser pour rechercher des images dans Bing. Tout d'abord, allez-y et activez l'application Microsoft Images dans Teams.

Ensuite, dans votre barre de recherche, tapez simplement @Images + votre requête de recherche pour accéder à la recherche d'images Bing.

36. Utilisez Teams pour gérer les quarts de travail des employés

si vous gérez un groupe d'employés travaillant par équipes dans un commerce de détail, un centre d'appels ou même une petite usine, vous pouvez utiliser Teams pour planifier et partager les horaires de travail. L' application Shifts que vous pouvez facilement ajouter à Teams, permet de gérer très simplement l'horaire des équipes, de recevoir des demandes d'horaire de prise de force, de congé médical ou de vacances de la part de vos collègues et même de leur permettre de pointer leurs quarts de travail. Vous pouvez ensuite créer des rapports de présence des employés si nécessaire. Cool!

37. Ajouter un calendrier

La visualisation et la gestion d'un calendrier partagé est probablement une autre grande utilisation potentielle pour Teams. Jusqu'à présent, Teams ne fournit pas d'intégration Outlook simple. Cela dit, vous pouvez ajouter un onglet Site Web à votre canal Teams et pointer vers votre calendrier de groupe Outlook ou l'URL de Google Calendar. Les utilisateurs devront très probablement saisir leurs informations d'identification d'utilisateur pour accéder aux calendriers.

38. Intégrer Trello dans Teams

De nombreuses équipes utilisent les tableaux Kanban Trello pour une myriade de cas d'utilisation de collaboration. Celles-ci pourraient couvrir la gestion des tâches en cours ainsi qu'une planification plus stratégique des projets, des produits ou des programmes. Vous pouvez facilement ouvrir Trello en tant qu'application dans Teams en l'ajoutant à l'aide de l'onglet Applications pour accéder à vos tableaux et cartes pertinents. Vous pouvez également l'ajouter en tant qu'onglet tiers dans votre chaîne. Les deux nécessiteront de fournir vos informations d'identification d'utilisateur Trello.

39. Démarrer Cisco Webex Meetings à partir des équipes

Microsoft et Cisco sont en concurrence dans le domaine de la communication et de la collaboration d'équipe. Pourtant, votre entreprise utilise peut-être les deux. Saviez-vous que vous pouvez intégrer Webex dans votre canal Teams ? Il existe une application Webex que vous pouvez facilement ajouter dans un onglet Canal. Les membres de l'équipe peuvent ensuite accéder facilement à leurs réunions Webex et rejoindre leurs propres réunions Webex à partir de Microsoft Teams. Ils peuvent également programmer des réunions Webex et informer l'équipe via l'onglet Publications.

40. Accédez aux analyses de vos équipes

En tant que propriétaire d'équipe, vous souhaiterez peut-être pouvoir surveiller les modèles d'utilisation de votre équipe ou de votre canal. Le cas échéant:

• Dans la barre d'applications de gauche , ouvrez l' onglet Équipes .
• Recherchez ensuite votre équipe dans le volet de gauche.
• Appuyez sur le bouton Plus de paramètres à côté de votre équipe et appuyez sur le rouage Gérer l'équipe .
• Ouvrez ensuite l' onglet Analytics.
• À partir de là, vous pouvez prévisualiser les modèles d'utilisation de votre équipe et de votre canal, les mesures d'engagement, l'utilisation de l'espace disque, etc.

J'espère que vous avez apprécié le poste. Si c'est le cas, n'hésitez pas à partager avec vos amis et collègues sur les réseaux sociaux. Connaissez-vous d'autres trucs et astuces sympas pour Teams ? N'hésitez pas à les poster dans les commentaires ! Merci beaucoup!