Comment faire ressortir les e-mails importants dans Outlook

Presque tous les employés de bureau doivent faire face à une boîte de réception de courrier électronique encombrante à un moment ou à un autre. Heureusement, les utilisateurs de Microsoft Outlook peuvent profiter de diverses fonctionnalités conçues pour faire ressortir les e-mails importants.

Celles-ci incluent la mise en forme conditionnelle et les catégories de couleurs pour ajouter différentes polices et couleurs à vos e-mails. Voici comment utiliser ces fonctionnalités dans Outlook.

Utilisation de la mise en forme conditionnelle dans Outlook

La mise en forme conditionnelle vous permet de définir des règles de mise en forme pour les e-mails Outlook. Vous pouvez définir différentes couleurs, polices et styles pour vos e-mails tels qu'ils apparaissent dans votre boîte de réception. Pour commencer, vous devrez créer une nouvelle règle de mise en forme conditionnelle.

Dans Outlook, cliquez sur  Affichage > Paramètres d'affichage dans la catégorie Affichage actuel . Dans la  fenêtre Paramètres d' affichage avancés, cliquez sur Formatage conditionnel .

Création d'une nouvelle règle de mise en forme conditionnelle

Outlook utilise déjà des règles de mise en forme conditionnelle pour des scénarios spécifiques, comme vous le verrez dans la fenêtre des paramètres de mise en forme conditionnelle . Les e-mails non lus, par exemple, apparaîtront avec du texte bleu en utilisant la police Segoe UI.

Pour ajouter votre propre règle de mise en forme conditionnelle, cliquez sur le bouton Ajouter .

Donnez un nom approprié à votre règle, puis cliquez sur  Police pour définir vos options de formatage comme la police, la couleur et la taille.

Cliquez sur  OK  pour confirmer vos paramètres de police.

Une fois le style de formatage de votre règle défini, cliquez sur le  bouton Condition .

À partir de là, vous pouvez définir la règle pour qu'elle s'applique automatiquement aux e-mails contenant certains mots clés ou aux e-mails envoyés vers ou depuis certaines adresses e-mail.

Formatage par adresse e-mail

Pour ajouter une règle qui s'applique aux e-mails d'un expéditeur spécifique, saisissez l'adresse e-mail dans la zone De , en séparant plusieurs adresses e-mail par un point-virgule. Vous pouvez l'appliquer à tous les e-mails envoyés à partir d'un seul site en tapant @domain.com , en remplaçant domain.com par le nom de domaine correct.

Vous pouvez également le faire pour les e-mails que vous envoyez, plutôt que de recevoir, en saisissant plutôt l'adresse e-mail dans la zone Envoyer à .

Mise en forme par recherche par mot-clé

Pour appliquer votre règle de mise en forme conditionnelle aux e-mails contenant des mots, saisissez le ou les mots-clés dans la zone Rechercher les mots .

Sélectionnez l' option Champ Objet uniquement dans le menu déroulant ci-dessous pour rechercher uniquement dans le champ Objet les mots-clés que vous avez choisis, ou l' option Champ Objet et corps du message pour rechercher l'intégralité de l'e-mail.

Règles de mise en forme conditionnelle avancées

Vous pouvez créer d'autres règles de formatage complexes dans les onglets Plus de choix et Avancé . À partir de là, vous pouvez appliquer votre nouvelle règle aux e-mails en fonction de leur statut de lecture, de leur importance, de leur indicateur de suivi, de leur taille, etc.

Par exemple, pour que votre règle s'applique uniquement aux e-mails non lus, cochez la case Seuls les éléments qui sont dans l' onglet Plus de choix , puis sélectionnez l'option Non lu dans le menu déroulant.

Dans l'  onglet Avancé , vous pouvez créer des recherches spécifiques pour votre règle en utilisant presque toutes les données Outlook disponibles. En cliquant sur l' option Champs , vous avez le choix entre des centaines d'options. Les champs les plus courants sont répertoriés dans la catégorie Champs fréquemment utilisés .

Cliquez sur  Ajouter à la liste pour ajouter ce critère de recherche avancée à votre règle de formatage. L'exemple ci-dessous montre une recherche avancée pour tous les e-mails contenant "Ben" dans le  champ Objet .

Une fois que vous êtes satisfait de votre règle, cliquez sur  OK pour confirmer, puis  sur OK pour fermer la  fenêtre des paramètres de mise en forme conditionnelle .

Utilisation des catégories d'e-mails

Bien qu'il soit possible de catégoriser les e-mails Outlook à l'aide de dossiers de recherche , une autre façon de mettre en valeur vos e-mails importants consiste à appliquer une catégorie. Les catégories ont un nom et une étiquette de couleur distincts, ce qui vous permet de les afficher séparément.

Un système de couleurs vert-jaune-rouge pourrait vous aider à hiérarchiser les e-mails les plus importants, par exemple. Par défaut, Outlook propose des catégories en bleu, vert, orange, violet, rouge et jaune. Vous pouvez les modifier ou créer les vôtres, en utilisant des couleurs et des noms alternatifs.

Création ou modification de catégories

Pour créer une nouvelle catégorie ou pour en modifier une existante, cliquez sur Accueil > Catégoriser > Toutes les catégories .

Cliquez sur  Nouveau pour créer une nouvelle catégorie. Sélectionnez la couleur de votre catégorie dans le menu déroulant, en lui donnant un nom dans la zone Nom ci-dessus.

Cliquez sur  OK pour enregistrer votre catégorie.

Application manuelle d'une catégorie aux e-mails Outlook

Pour appliquer manuellement une catégorie à un e-mail Outlook, sélectionnez-la dans la vue du dossier Outlook. Cliquez sur Accueil > Catégoriser , puis cliquez sur votre catégorie.

Votre catégorie apparaîtra sous la forme d'un carré coloré dans la vue par défaut du dossier Outlook, au-dessus de l'heure et de la date de réception. Le nom de votre catégorie apparaîtra sous l'objet de l'e-mail dans la vue de l'e-mail.

Pour afficher les e-mails par catégorie, cliquez sur  Afficher > Catégories et faites défiler jusqu'à la section appropriée pour votre catégorie.

Application automatique des catégories Outlook

Vous pouvez également utiliser les règles Outlook pour appliquer automatiquement des catégories à certains e-mails. Pour ce faire, cliquez sur Fichier > Info > Gérer les règles et les alertes .

Dans l'  onglet Règles de messagerie du  menu Règles et alertes , cliquez sur le bouton Nouvelle règle .

Sélectionnez  Appliquer la règle aux messages que je reçois avant de cliquer sur  Suivant .

Sélectionnez les critères de recherche pour votre règle de catégorie de couleur. Par exemple, pour appliquer la règle aux e-mails provenant d'une certaine adresse e-mail ou nom de domaine, cochez la case De personnes ou groupe public .

Dans la  zone Étape 2 ci-dessous, cliquez à nouveau sur les critères (soulignés en bleu). À côté de l'  option De en bas, saisissez votre adresse e-mail ou votre nom de domaine.

Si Outlook peut trouver l'adresse e-mail dans votre boîte aux lettres existante, sélectionnez-la dans la liste qui s'affiche, puis cliquez sur  OK . Si ce n'est pas le cas, cliquez sur  Annuler . La règle sera créée malgré tout. Cliquez sur  Suivant pour continuer.

Vous pouvez définir l'action pour votre règle à l'étape suivante. Cliquez pour activer l' option « Attribuer à la catégorie catégorie » dans la section Étape 1 .

Sélectionnez la catégorie à attribuer à cette règle en cliquant sur une catégorie dans la  section Étape 2 ci-dessous, avant de cliquer sur OK , puis  sur Suivant.

L'étape suivante vous permet de sélectionner les exceptions à cette règle. Sélectionnez-les, comme ci-dessus, ou cliquez sur  Suivant pour continuer.

À l'étape finale, donnez un nom à votre règle de catégorie de couleur, puis cochez la  case Exécuter cette règle maintenant sur les messages déjà dans la "boîte de réception" pour l'appliquer rétrospectivement à tous vos e-mails existants.

Cliquez sur  Terminer pour créer et exécuter la règle. La catégorie de couleur sera appliquée à vos e-mails, selon les critères que vous avez sélectionnés.

Ne manquez pas vos e-mails Outlook importants

L'utilisation de catégories de couleurs et de règles de mise en forme conditionnelle est un excellent moyen de faire ressortir les e-mails importants que vous envoyez et recevez dans Outlook. N'oubliez pas d' augmenter encore plus votre productivité Outlook en utilisant des règles Outlook supplémentaires et des indicateurs de suivi pour suivre les chaînes de messagerie et les tâches importantes.

Vous pouvez également utiliser Quick Parts dans Outlook pour ajouter rapidement des déclarations courantes à vos réponses par e-mail.