Utiliser Google Sheets pour envoyer un e-mail basé sur la valeur de la cellule

L'envoi d'un e-mail depuis Google Sheets nécessite l'utilisation d'un script Google Apps. Mais ne vous inquiétez pas, si vous n'avez jamais créé un seul script Google Apps auparavant, l'envoi d'un e-mail est très simple.

Comprendre le concept

Dans ce tutoriel, vous apprendrez à vérifier la valeur d'une cellule dans Google Sheets. Si la valeur dépasse un certain seuil, vous pouvez automatiquement envoyer un e-mail d'alerte à l'adresse e-mail de votre choix.

Utilisations possibles de ce script :

• Recevoir une alerte si les revenus quotidiens de votre rapport de ventes descendent en dessous d'un certain niveau.
• Être informé si vos employés signalent des heures facturées excessives dans votre feuille de calcul de suivi de projet.

Cette automatisation vous évitera de devoir surveiller manuellement les mises à jour de votre feuille de calcul.

Étape 1 : Envoyer un e-mail avec Google Sheets

Avant de créer un script Google Apps pour envoyer un e-mail à partir de Google Sheets, vous aurez besoin d'une adresse e-mail Gmail pour envoyer des alertes.

1. Créer une feuille de calcul :

Ajoutez une colonne de nom et une colonne d'e-mail, et remplissez-les avec les coordonnées des personnes que vous souhaitez alerter.

2. Accéder à l'Éditeur de scripts :

Pour y accéder, cliquez sur Outils, puis sur Éditeur de scripts.

3. Renommer la fonction :

Vous verrez une fonction par défaut appelée myFunction(). Renommez-la en SendEmail().

4. Coller le code suivant :

// Fetch the email address
var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1").getRange("B2");
var emailAddress = emailRange.getValues();

// Send Alert Email.
var message = 'This is your Alert email!'; // Message à inclure dans l'email
var subject = 'Your Google Spreadsheet Alert'; // Sujet de l'email
MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);

Comment fonctionne ce code :

Enregistrez le script et exécutez-le.

Vous devrez accorder l'autorisation pour que le script accède à votre compte Gmail.

Étape 2 : Lire une valeur à partir d'une cellule dans Google Sheets

Maintenant que vous avez un script capable d'envoyer un e-mail, vous allez le rendre plus fonctionnel en lisant des valeurs de données dans votre feuille de calcul.

1. Créer une nouvelle feuille :

Appelez-la « MyReport » et vérifiez que la cellule D2 est celle à surveiller.

2. Écrire le script CheckSales :

function CheckSales() {
  var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("MyReport").getRange("D2");
  var monthSales = monthSalesRange.getValue();
  var ui = SpreadsheetApp.getUi();
  
  if (monthSales < 16000) {
   ui.alert('Ventes trop faibles !');
  }
}

3. Enregistrer et exécuter :

Vous devriez voir un message d'alerte selon la condition que vous avez définie.

Étape 3 : Combiner les scripts

Il est temps de rassembler les deux scripts que vous avez créés en un seul.

function CheckSales() {
  var monthSalesRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("MyReport").getRange("D2");
  var monthSales = monthSalesRange.getValue();
  
  if (monthSales < 16000) {
    var emailRange = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getSheetByName("Sheet1").getRange("B2");
    var emailAddress = emailRange.getValues();
    
    var message='Ce mois-ci, vos ventes étaient de ' + monthSales + '$.';
    var subject='Alerte de ventes faible';
    MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
  }
}

La dernière étape consiste à configurer un déclencheur pour exécuter la fonction CheckSales() chaque mois automatiquement.

Configurer le déclencheur :

1. Cliquez sur Édition, puis sur Déclencheurs du projet actuel.
2. Créez un nouveau déclencheur et sélectionnez CheckSales.
3. Choisissez la fréquence d'exécution (par exemple, mensuelle).

Une fois votre déclencheur configuré, vous recevrez un e-mail d'alerte si vos ventes mensuelles tombent en dessous de 16 000 $.

Conclusion

Google Apps Script offre des possibilités étendues pour automatiser des tâches avec Google Sheets. En suivant les étapes décrites, vous pouvez créer des systèmes d'alerte par e-mail qui simplifient votre flux de travail.

Souhaitez-vous approfondir ? Essayez d'ajouter des fonctionnalités supplémentaires ou de modifier votre script pour l'adapter à vos besoins.