Aggiunta della raccolta documenti in SharePoint

La raccolta documenti fornisce una posizione sul nostro sito di SharePoint in cui possiamo archiviare in modo sicuro i nostri file, crearli, aggiornarli e condividerli con altri utenti all'interno della nostra organizzazione. In questo tutorial, discuteremo i due modi su come aggiungere una nuova raccolta documenti in SharePoint.

Una raccolta documenti di SharePoint ci aiuta a gestire facilmente i nostri file per il nostro dipartimento o organizzazione. 

Per impostazione predefinita, la configurazione di un sito di SharePoint fornisce una raccolta documenti denominata Documents . Possiamo già usarlo come archivio dei nostri file. 

In questo esempio, abbiamo una gerarchia di cartelle all'interno dei Documenti per organizzare i nostri file. Tuttavia, l'utilizzo della funzione di metadati di SharePoint potrebbe aiutarci a organizzare i nostri file in modo più appropriato invece di utilizzare le strutture delle cartelle. 

Come puoi vedere, abbiamo cartelle e file per spese, preventivi, video, lunghezze importanti, cibo, auto e molto altro. Invece di utilizzare una sola raccolta documenti e raggrupparli per cartelle, il modo migliore per farlo è creare una raccolta documenti per ognuna di esse.

Anche i metadati per questi file sono diversi tra loro. Ad esempio, disporre di metadati per il dipartimento è importante per i file delle spese . Per quanto riguarda i preventivi, i metadati che potrebbero interessarci sono l'importo quotato, il nome del cliente, il tipo di lavoro e così via. Questo è un altro motivo per cui è utile disporre di librerie di documenti diverse per questi diversi tipi di file.

Impariamo ora a creare una nuova raccolta documenti. Esistono due modi per creare una nuova raccolta documenti. 

Sommario

• Creazione di una raccolta documenti in SharePoint tramite i contenuti del sito
• Creazione di una libreria di documenti attraverso la home page
• Conclusione

Creazione di una raccolta documenti in SharePoint tramite i contenuti del sito

Il primo metodo è andare ai contenuti del sito . Qui è dove possiamo vedere tutte le altre librerie di documenti che abbiamo. Alcune di queste librerie di documenti come i modelli di modulo , le risorse dei siti e la libreria di stili vengono utilizzate per scopi di back-end. Le pagine del sito sono chiamate una libreria di pagine in cui sono archiviate tutte le pagine del nostro sito. Per questo esempio, abbiamo solo una singola pagina che è la Home page. 

Per aggiungere una nuova raccolta documenti, fai clic su Nuovo , quindi seleziona App . Possiamo anche scegliere l' opzione Libreria documenti . Tuttavia, potrebbe esserci un momento in cui Microsoft avrà un aggiornamento e l'opzione Raccolta documenti potrebbe essere rimossa. Quindi, oltre ad avere questa opzione, possiamo anche aggiungere una raccolta documenti aggiungendoli invece tramite l'app .

Creazione di una libreria di documenti attraverso la home page

Il secondo modo è andare alla Home page. Fai clic su Nuovo e scegli App .

Ci porterà quindi a questa pagina chiamata My Apps . Qui è dove possiamo vedere le nostre app di SharePoint .

Possiamo anche andare allo SharePoint Store dove possiamo cercare tutte le app disponibili che possiamo usare. 

Per questo esempio, vogliamo cercare app integrate. Li possiamo trovare cliccando sul link dell'esperienza classica . 

Ci reindirizzerà quindi a questa pagina. Ancora una volta, abbiamo diverse app qui che possiamo utilizzare sul nostro sito di SharePoint. Ciò di cui abbiamo bisogno è l' app Document Library . Quindi, facciamo clic su di esso.

Successivamente, ci chiederà il nome di una raccolta documenti. Per questo esempio, lo chiameremo Expenses . Quindi fare clic sul pulsante Crea .

La nostra nuova libreria di documenti denominata Spese verrà quindi aggiunta all'elenco all'interno dei contenuti del nostro sito . Facciamo clic su di esso.

Ora possiamo caricare i nostri file delle spese in questa libreria di documenti.

Quindi, ora siamo in grado di aggiungere i nostri metadati per questi file. Per questo esempio, abbiamo aggiunto la colonna per i metadati Department .

Viste MS SharePoint | Creazione e salvataggio
di modelli di SharePoint per raccolte di documenti
Filtraggio dei metadati nei file di SharePoint

Conclusione

Per riassumere, siamo in grado di creare la nostra libreria di documenti. Di nuovo, ci sono due modi per creare una nuova raccolta documenti. Il primo è andare alla Home page, fare clic su Nuovo , quindi scegliere Libreria documenti o App . Il secondo va ai contenuti del sito , fai clic su Nuovo , quindi scegli Libreria documenti o App .

È quindi possibile visitare le nuove raccolte documenti nel contenuto del sito in cui sono elencate tutte le raccolte documenti e le raccolte pagine. 

Ti auguro il meglio,

Enrico