Autorizzazioni SharePoint | Gruppi vs. Livelli

In questo blog parleremo delle autorizzazioni di SharePoint . Spiegheremo perché sono importanti e perché dovresti utilizzarli. Insieme ad esso, parleremo della differenza tra Autorizzazioni e Autenticazione . Inoltre, parleremo di gruppi e livelli e del motivo per cui apprendere la differenza tra i due è un fattore critico durante l'impostazione delle autorizzazioni sul sito di SharePoint.

Le autorizzazioni di SharePoint sono una caratteristica fondamentale di un sito di SharePoint. Mantiene il sito più organizzato e gestibile. Inoltre, fornirà sicurezza in tutto il sito.

Sommario

• Autorizzazioni Vs Autenticazione
• L'importanza delle autorizzazioni di SharePoint
• Gruppi vs livelli: una panoramica delle autorizzazioni di SharePoint
  • Categorie di gruppi
  • Categorie di livello
• L'importanza di gruppi e livelli per le autorizzazioni di SharePoint
• Conclusione

Autorizzazioni Vs Autenticazione

Le autorizzazioni e l'autenticazione sono due cose simili, ma possono offrire vantaggi per ciascuna. Daranno sicurezza al tuo sito.

Quando imposti un'autorizzazione per la pagina di SharePoint, consenti a una o più persone della tua organizzazione di accedere a una pagina. Potranno apportare alcune modifiche, aggiungere o eliminare un file.

D'altra parte, l'Autenticazione fornisce ulteriore sicurezza in quanto l'utente dovrà dimostrare chi è veramente. Oltre a inserire le password quando un utente accede, dovrà dimostrare a se stesso di essere quello che dice di essere.

Quando accedi al sito di SharePoint , l'autenticazione viene eseguita tramite Microsoft 365. Tieni presente che l'autenticazione viene eseguita al di fuori dell'autenticazione di SharePoint. Questo perché il sito di SharePoint è uguale all'autenticazione per Outlook, Microsoft 365 o qualsiasi cosa correlata a Microsoft.

Per dirla semplicemente, l'autenticazione dimostra che sei chi dici di essere, mentre le autorizzazioni si basano su chi sei.

L'importanza delle autorizzazioni di SharePoint

Le autorizzazioni di SharePoint offrono vantaggi alla tua organizzazione. Se non vuoi che altre persone della tua organizzazione accedano a un elenco o ai dati, o anche alla pagina stessa, le autorizzazioni lo risolveranno per te.

Il vantaggio principale che le autorizzazioni possono offrire alla tua organizzazione è che sarai in grado di consentire a chi nel tuo gruppo può accedere a quale pagina e file.

Ad esempio, vuoi che la persona A acceda alla pagina. Questa persona può aggiungere e modificare i dati nella pagina. E se altre persone tentassero di accedere alla pagina, non sarebbero in grado di farlo. Tuttavia, una volta che sono stati autenticati come Persona A , possono accedere e controllare la pagina.

Ma l'aspetto migliore dell'impostazione delle autorizzazioni in tutto il sito di SharePoint è l'equilibrio.

Come accennato in precedenza, puoi impostare una persona nella tua organizzazione per avere il controllo su una pagina mentre gli altri avranno le altre pagine. Puoi anche impostare un gruppo su una pagina e avere impostazioni individuali per tutti.

Ad esempio, puoi assegnare alla persona A le impostazioni 1, 5, 10 e 12, mentre la persona B ha le impostazioni 2, 6, 8. La persona C ha le impostazioni 11, 12, 13, 14 e gli altri membri dell'organizzazione. Ciò significa che la persona A non può accedere a un documento in possesso della persona C. La stessa cosa vale per Persona B a Persona C .

Puoi anche dare a tutti gli utenti Permessi . Ciò consentirà loro di avere pieno accesso all'intero sito. Potrebbero aggiungere, modificare, eliminare e molto altro. Tuttavia, non lo consigliamo. Poiché hanno accesso completo, potrebbero eliminare accidentalmente un file e svuotare il Cestino.

Gruppi vs livelli: una panoramica delle autorizzazioni di SharePoint

Le autorizzazioni di SharePoint sono composte da due fattori principali: gruppi e livelli . In questa parte del blog, spiegheremo le loro differenze e perché sono importanti.

Gruppi (a volte chiamati Team ) e Livelli hanno categorie.

Categorie di gruppi

• Proprietari. Sono loro che possiedono il sito e ne hanno il pieno controllo. Questo è fondamentalmente il proprietario e, nella maggior parte dei casi, il loro braccio destro o qualcuno di cui si fidano completamente.
• Membri. Sono direttamente rilevanti per il sito di SharePoint.
• Visitatori. Queste sono tutte le persone della tua organizzazione. Potrebbero non essere direttamente rilevanti per il sito di SharePoint.

Tuttavia, devi tenere presente che puoi anche aggiungere altri gruppi. Se hai una grande organizzazione, puoi nominarli in base al loro ufficio o posizione. Altri esempi sono " Senior Management ", " Tenured ", " Cisco Members " e molti altri.

Categorie di livello

• Pieno controllo. Qui è dove le persone nel gruppo hanno pieno accesso. Principalmente, il gruppo Proprietari ha questo livello.
• Progetto. I gruppi possono aggiungere una pagina e progettarla. Inoltre, possono aggiungere nuove pagine, modificare i costrutti delle tabelle, modificare le colonne delle tabelle e modificare la formattazione delle colonne
• Modificare. Questo ha un livello inferiore rispetto a Design perché gli utenti di questo livello non possono aggiungere pagine o dati nel sito di SharePoint.
• Contribuire. I gruppi di questo livello possono aggiungere elementi all'elenco, modificarne la struttura o aggiungere commenti. Non saranno in grado di aggiungere nuove pagine.
• Leggere. Questo è il livello predefinito più basso. Possono solo leggere i dati e non possono modificare alcun elemento.

Analogamente a Gruppi , puoi anche aggiungere altri livelli. Ad esempio, puoi creare un livello chiamato " Approvazione " e avrà solo i permessi per approvare le cose, non per modificare le cose solo per approvarle. Puoi avere un altro livello di autorizzazione chiamato leggi tabelle, che consente solo agli utenti di leggere le tabelle sul tuo sito e nient'altro.

L'importanza di gruppi e livelli per le autorizzazioni di SharePoint

Il vantaggio principale di Gruppi e Livelli è l'allineamento delle Autorizzazioni . Puoi impostare chi nella tua organizzazione farà parte del gruppo Proprietari e di altri gruppi ai livelli corrispondenti.

Ma la parte migliore è che puoi aggiungere nuovi gruppi e livelli oltre a quelli predefiniti. Con questo, puoi facilmente decidere chi ha autorizzazioni specifiche in quanto puoi combinare i livelli. Inoltre, puoi specificare cosa possono fare.

Ad esempio, abbiamo un nuovo gruppo e lo chiameremo Gruppo X . Quindi creiamo altri livelli di autorizzazioni e li chiameremo Level 1 e Level 2 . I gruppi di livello 1 possono modificare una pagina, mentre i gruppi di livello 2 possono modificare l'intestazione di colonna di una tabella. E se allineiamo Group X sia a Level 1 che a Level 2 , avranno autorizzazioni su entrambi.

Tieni presente che se un utente fa parte di più gruppi, erediterà entrambe le autorizzazioni. Ad esempio, un utente può far parte del gruppo Visitatore e del Gruppo X . Ciò significa che l'utente avrà il livello di lettura e, allo stesso tempo, il livello 1 e il livello 2 . 

Inoltre, puoi combinare le autorizzazioni sui livelli per una personalizzazione completa.

Conclusione

Per riassumere, hai imparato cosa sono le autorizzazioni di SharePoint e perché sono molto importanti. Hai anche imparato la differenza tra gruppi e livelli insieme alle loro categorie.

L'utilizzo delle autorizzazioni su SharePoint è altamente consigliato perché fornisce sicurezza. Inoltre, rende l'organizzazione più sistematizzata in quanto ognuno può avere le proprie autorizzazioni .

Spero che questo sia stato utile. Se desideri saperne di più su questo argomento e altri contenuti correlati, puoi sicuramente consultare l'elenco dei link pertinenti di seguito. 

Ti auguro il meglio,

Enrico

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