Commenti su SharePoint: utilizzo e importanza

In questo blog, discuteremo la sezione dei commenti di SharePoint nell'elenco di SharePoint. L'utilizzo di questa funzione è un ottimo modo per tenere traccia di tutto ciò che accade sui dati.

Con i commenti di SharePoint, puoi interagire con altri utenti, nonché menzionare e inviare notifiche a membri specifici del gruppo o dell'organizzazione.

Tenere presente che non è possibile accedere alla sezione Commenti dall'elenco di SharePoint.

Sommario

• Aggiunta di commenti nella sezione Commenti di SharePoint
• Vantaggi dell'utilizzo dei commenti di SharePoint
  • 1. Puoi menzionare persone specifiche nel gruppo
  • 2. Aggiorna le persone sulle modifiche apportate
  • 3. Tieni traccia dei dati
• Conclusione

Aggiunta di commenti nella sezione Commenti di SharePoint

Innanzitutto, seleziona i dati a cui desideri aggiungere commenti. Nel nostro esempio, aggiungeremo commenti su Cora .

Quindi, fai clic su Modifica .

Successivamente, visualizzerà il pannello Commenti .

È possibile aggiungere note al campo Commenti .

Nel nostro esempio, digiteremo " Questa cliente è entrata nell'ufficio di Dallas l'8/10 e ci ha chiesto di dare un'occhiata alla sua macchina, ma non era di buon umore. "

Un'altra cosa che puoi fare nella sezione dei commenti di SharePoint è che puoi menzionare persone specifiche nella tua organizzazione e informarle a riguardo. Nel nostro esempio, menzioneremo qualcuno nella nostra organizzazione.

Per menzionare qualcuno, tutto ciò che devi fare è digitare " @ " seguito dal nome della persona che vuoi menzionare. Per questo blog menzioneremo " Luke ", quindi digiteremo " @Luke ".

Quindi, noterai che un suggerimento apparirà in fondo.

Fai clic su quello che vuoi menzionare, che in questo caso è " Luke ".

Quindi, possiamo fornire istruzioni specifiche su questi dati o clienti. In questo esempio, digiteremo " Potresti per favore inviarle un'e-mail amichevole? "

Successivamente, fai clic sul pulsante Invia per aggiungere il commento sull'elemento.

Successivamente, riceverai una casella di avviso.

Infine, fai clic su Condividi e notifica .

Questo notificherà a "Luke" che è stato menzionato in un commento nei dati di "Cora". Quindi, quando ci entrerà, vedrà il commento e ti aiuterà con le istruzioni.

Vantaggi dell'utilizzo dei commenti di SharePoint

I commenti di SharePoint offrono numerosi vantaggi che possono rendere più efficiente l'accesso ai dati. Di seguito sono riportati alcuni dei suoi vantaggi comunemente noti in SharePoint.

1. Puoi menzionare persone specifiche nel gruppo

Se vuoi che qualcuno lavori sui dati che hai nella tua lista, menzionarlo nella sezione Commenti può renderlo più facile. Non è necessario inviare un'e-mail o chiamare la persona perché puoi fornire istruzioni nella sezione.

2. Aggiorna le persone sulle modifiche apportate

Quando aggiorniamo o modifichiamo le informazioni in un elemento specifico dell'elenco, possiamo utilizzare la sezione dei commenti per far sapere ad altre persone quali modifiche sono state apportate. Se aggiorni il numero di telefono di un determinato cliente, quando una persona della tua organizzazione controlla i dati, saprà che non era il numero di telefono originale del cliente.

3. Tieni traccia dei dati

Un'altra funzione efficiente in cui è possibile utilizzare la sezione Commenti è il monitoraggio dei dati. Anche se non sei stato menzionato, quando fai clic sui dati, vedrai i commenti disponibili per tutti. Se vuoi chiedere qualcosa ad esso correlato, puoi facilmente aggiungere un commento su quell'elemento specifico nel tuo elenco di SharePoint.

Elemento dell'elenco di SharePoint: modifica di elementi singoli e multipli
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Conclusione

Per riassumere, abbiamo imparato come aggiungere commenti negli elenchi di SharePoint. Abbiamo anche discusso di come menzionare e avvisare persone specifiche del tuo gruppo o organizzazione.

I commenti di SharePoint possono essere uno strumento semplice per il tuo elenco di SharePoint, ma offrono sicuramente molti vantaggi. Pertanto, ti suggerisco di sfruttare questa funzione e utilizzarla correttamente per rendere più efficiente il tracciamento dei tuoi dati.

Ti auguro il meglio,

Enrico