Configurazione e test del flusso di lavoro di approvazione in Power Automate

In questo tutorial impareremo come configurare un file in Power Automate . Ci sono momenti in cui i flussi non possono essere completamente automatizzati e potrebbero richiedere l'intervento dell'utente.

Le approvazioni sono molto utili perché possiamo automatizzare una parte del flusso e suddividere la parte che richiede l'intervento dell'utente in un proprio flusso separato.

Ad esempio, potrebbe esserci un flusso per una richiesta di spesa. Sarà elaborato attraverso canali regolari. Tuttavia, qualcuno deve ancora guardarlo solo per assicurarsi che l'importo abbia un senso. Se supera i mille dollari, la richiesta deve essere approvata prima che il flusso continui.

Nella nostra discussione, avremo un esempio diverso. Useremo questo flusso di esempio che invia un messaggio di posta elettronica quando viene pubblicato un nuovo tweet.

Quindi c'è una condizione in cui se l'articolo include un problema o un problema, crea una carta Trello. Altrimenti, ritwitta il tweet.

Tuttavia, potremmo non voler ritwittarlo fino a quando un vero essere umano non lo approva. Quindi, inseriremo un'approvazione subito prima che arrivi alla fase di retweet. Il flusso automatizzato si fermerà effettivamente quando arriva a quel punto e continuerà una volta che l'utente lo avrà approvato. 

Sommario

• Creazione di un flusso di lavoro di approvazione in Power Automate
• Impostazione della condizione per il flusso di lavoro di approvazione
• Testare il flusso di lavoro
• Analizzare il flusso di lavoro di approvazione
• Approvazioni sul telefono
• Conclusione

Creazione di un flusso di lavoro di approvazione in Power Automate

Creiamo ora un flusso di lavoro di approvazione. Innanzitutto, dobbiamo aggiungere un'azione.

Quindi, digita semplicemente " approvazione " e fai clic sul connettore Approvazioni che verrà visualizzato.

Esistono tre diverse azioni per questo connettore. Puoi creare un'approvazione, attendere un'approvazione o combinare queste due cose insieme ( Avvia e attendi un'approvazione ). Sceglieremo la seconda opzione perché vogliamo sia iniziare che attendere l'approvazione.

Sono disponibili quattro opzioni di approvazione per questa azione. Scegliamo l' opzione Primo a rispondere .

Nel campo Titolo , dobbiamo specificare cosa vogliamo che l'approvatore sappia prima di approvare. Quindi, mettiamolo in un'espressione concatenata dicendo “ È stato pubblicato un nuovo Tweet; Dovremmo ritwittare? ”. Quindi fare clic sul pulsante OK .

Copio e incollo l'indirizzo email che ho utilizzato per questa organizzazione. Assicurati di utilizzare email valide.

Possiamo anche assegnare più persone. Possiamo avere 20 revisori e solo uno di loro deve effettivamente approvarli.

Per il campo Dettagli , abbiamo solo bisogno del testo del Tweet e anche del nome dell'utente. Quindi, facciamo clic sulla scheda Espressioni e usiamo un'espressione concatenata . Digita " Tweet: " e assicurati di aggiungere la virgola (,) subito dopo.

Quindi fai clic sulla scheda Contenuto dinamico e scegli " Testo Tweet ".

Aggiungiamo anche spazio.

Successivamente, digita " Nome: ". Ancora una volta, assicurati di aggiungere una virgola subito dopo. 

Quindi fai clic su " Nome " nella scheda Contenuto dinamico .

Infine, fai clic su OK .

Possiamo anche inserire un collegamento a un elemento se vogliamo collegarli al tweet vero e proprio, ma lo salteremo. Per ora, salviamo questa azione facendo clic su Salva .

Impostazione della condizione per il flusso di lavoro di approvazione

Vogliamo che il retweet avvenga effettivamente dopo l'approvazione. Quindi, dobbiamo cambiare l'ordine delle due azioni. Sposta l' azione Retweet sotto l'azione " Avvia e attendi un'approvazione ".

Abbiamo anche bisogno di percorsi separati o flussi separati in base al fatto che l'utente approvi il tweet o lo rifiuti. Quindi, fai clic sul pulsante più e scegli " Aggiungi un'azione ".

La nostra azione dovrebbe essere una condizione. Quindi, fai clic sul controllo Condizione .

La condizione è se il risultato è uguale a " Approva ".

Se la condizione è vera, dovrebbe essere ritwittata. Pertanto, spostiamo l' azione Retweet all'interno del percorso “ If yes ”.

Se non è approvato, vogliamo un record per questo. Quindi, aggiungiamo un'azione all'interno del percorso " If no ".

Cerca e fai clic su " Trello ".

Quindi scegli " Crea una carta ".

Scegli Attività per il campo Board Id e Issues per Parent List Id .

Per il campo Nome scheda , digita " Il tweet è stato rifiutato ".

Per quanto riguarda il campo Descrizione , scegli " Testo Tweet " nella scheda Contenuto dinamico .

Quindi fare clic su Salva .

Testare il flusso di lavoro

Proviamo ora il processo di approvazione. Per prima cosa, fai clic su Prova .

Seleziona " Eseguirò l'azione di attivazione " e fai clic sul pulsante Test .

Apriamo Twitter e twittiamo “ Power Automate è AMAZEBALLS! ”.

Ancora una volta, questo di solito richiede alcuni istanti perché interroga costantemente Twitter. Dopo che il flusso è stato eseguito correttamente, vai ad Approvazioni .

Vedremo quindi che c'è una nuova richiesta di approvazione. 

Analizzare il flusso di lavoro di approvazione

Analizziamo ora come ha funzionato il nostro flusso. Il processo ha attraversato la condizione.

Il tweet non contiene la parola " Problema ". Ecco perché non è stata ancora creata una scheda Trello. Invece, ha aspettato un'approvazione.

Riceveremo quindi una notifica tramite e-mail, telefono e questa dashboard. Da qui, possiamo scegliere se approvarlo o meno. Diamo un'occhiata e facciamo clic sulla richiesta.

Come possiamo vedere, contiene tutti gli argomenti che abbiamo richiesto come il testo del tweet e il nome della persona che lo ha twittato.

Per questo, approviamo il tweet.

Quindi, fai clic sul pulsante Conferma .

Torniamo ora al nostro flusso. Come possiamo vedere, la condizione era vera. Pertanto, l'azione ( Retweet ) all'interno del percorso " If yes " è stata eseguita.

Una volta controllato il nostro Twitter, vedremo che il tweet è già stato ritwittato.

Approvazioni sul telefono

Vediamo ora come appaiono queste approvazioni sui telefoni cellulari. Per questo esempio, ho appena eseguito lo stesso processo di test per il flusso che avevamo creato. Quindi è arrivata una notifica dopo un tweet appena pubblicato.

Dopo aver fatto clic su di esso, verremo reindirizzati alla pagina Approvazioni che contiene tutte le approvazioni di cui disponiamo attualmente. Quindi, possiamo semplicemente approvare, rifiutare o fare clic sull'approvazione.

Quando clicchiamo sull'approvazione, ne vedremo i dettagli in un'altra pagina.

Poiché il tweet soddisfa la nostra condizione/standard, facciamo clic su Approva .

Ed è così che puoi gestire le approvazioni nell'app per dispositivi mobili Power Automate .

Azioni Power Automate | Un'esercitazione approfondita
Microsoft Flows: modifica e monitoraggio in Power Automate
Condizioni di attivazione di Power Automate: un'introduzione

Conclusione

Abbiamo creato correttamente un flusso di lavoro di approvazione in Power Automate. Tieni presente che i flussi non devono essere completamente automatizzati e non devi preoccuparti di essere incerto su ciò che potrebbe accadere nei tuoi flussi. Puoi semplicemente includere l'intervento dell'utente nei tuoi flussi e renderli più personalizzati e logici. 

Se sei un consulente e hai intenzione di implementare Power Automate in un'azienda, molti di questi processi e strumenti di approvazione sono integrati per te. Ciò migliora notevolmente l'esperienza utente in Power Automate, soprattutto quando gli utenti possono eseguire qualsiasi operazione sia dal desktop che dal telefono.

Ti auguro il meglio,

Enrico