Controllo delle versioni nella raccolta documenti di SharePoint

In questo tutorial, parliamo del controllo delle versioni e della cronologia delle versioni in SharePoint . Il controllo delle versioni è uno strumento potente in SharePoint. Se abbiamo tutti i nostri file in SharePoint, possiamo modificare i file sulla nostra applicazione desktop o online. 

Con il controllo delle versioni dei documenti in SharePoint, puoi facilmente tenere traccia e gestire le modifiche su elementi e dati. 

Se pensiamo al normale processo aziendale, una volta che qualcuno crea un documento, possono essere apportate molte modifiche durante il processo. Senza SharePoint, ciò che le persone fanno è modificare la versione dei propri file in base al titolo del file come version1, version2, version-final e così via e così via. 

Il problema è che a volte potremmo inviare un file a 2 gestori e ognuno di loro apporta modifiche indipendentemente l'uno dall'altro. Quindi, quando ce lo restituiranno, dobbiamo consolidare quelle modifiche. Questo è il motivo per cui molti team stanno spostando il proprio sistema di gestione dei file direttamente su SharePoint. Ciò è dovuto all'efficienza del controllo delle versioni di SharePoint.

Sommario

• Modifica di un file per il controllo delle versioni del documento in SharePoint
• Versione del documento in SharePoint
• Ripristino delle versioni in SharePoint
• Conclusione

Modifica di un file per il controllo delle versioni del documento in SharePoint

Apriamo un file in SharePoint. 

Facciamo una modifica. Per questo esempio, aggiungerò qui una frase che dice " La migliore macchina di sempre è Tesla ". Ancora una volta, una delle cose belle di SharePoint è che due persone possono lavorare contemporaneamente sullo stesso file di Office.

Successivamente, chiudi il file.

Versione del documento in SharePoint

Diciamo, ad esempio, che ci siamo resi conto che non vogliamo davvero apportare modifiche o modifiche e vogliamo ripristinare la versione precedente di quel file. Saremo in grado di farlo facilmente semplicemente facendo clic sui puntini di sospensione accanto al file. 

Fai clic su Cronologia versioni .

Possiamo quindi vedere le diverse versioni di questo file quando sono state salvate e le persone che lo hanno modificato. Questo è molto utile perché non abbiamo bisogno di salvare e inviare una nuova versione ad altre persone ogni volta che dobbiamo apportare alcune modifiche al file. Tutto viene archiviato nel file che stiamo modificando all'interno del sito di SharePoint. 

Ripristiniamo ora le modifiche apportate in precedenza al file. Sappiamo che la versione recente è quando abbiamo apportato le modifiche al file. Quindi, dovremmo cercare la versione precedente. In questo caso, facciamo clic sulla versione 5.

Ci chiederà di aprirlo sulla nostra app desktop Word. Facciamo clic sul pulsante Apri parola .

Quindi, ci chiederà di accedere. Ancora una volta, dobbiamo utilizzare l'account che stiamo utilizzando in SharePoint. 

Dopo l'accesso, ora possiamo vedere la versione del file senza le modifiche o le modifiche apportate di recente.

Ripristino delle versioni in SharePoint

Possiamo anche vedere in alto che possiamo rendere questa versione come l'ultima versione facendo clic sul pulsante Ripristina .

Chiudiamo questo file per ora. 

Possiamo anche ripristinare quella versione facendo clic sulla piccola freccia a discesa accanto ad essa.

Quindi, fai clic su Ripristina .

Successivamente, fai clic sul pulsante OK nella finestra popup.

Ora, una versione è stata aggiunta all'elenco che è la versione 7 . Quello che abbiamo fatto è creare una versione che è esattamente la stessa della versione 5 , che è la versione che vogliamo ripristinare. 

Chiudiamo ora la cronologia delle versioni .

Quindi, apriamo di nuovo questo file.

Ora vedremo che le modifiche che abbiamo apportato in precedenza sono sparite.

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Conclusione

Per riassumere, abbiamo appreso che più persone possono modificare un file contemporaneamente. Abbiamo anche appreso che il controllo delle versioni in SharePoint consente agli utenti di tenere traccia di tutte le modifiche che le persone hanno apportato a un file utilizzando la cronologia delle versioni . Ciò consente agli utenti di gestire meglio i documenti. Non è necessario creare una versione e poi inviarla al nostro manager, quindi un'altra versione ogni volta che apportiamo modifiche. 

Inoltre, siamo in grado di imparare come ripristinare versioni di documenti e modifiche ai file. È particolarmente utile quando più persone lavorano insieme a un progetto o quando le informazioni attraversano diverse fasi di sviluppo e revisione.

Ti auguro il meglio,

Enrico