Cosè Power Automate? -La guida definitiva

Stai cercando un modo più semplice per svolgere tutte le tue noiose attività di routine in modo rapido ed efficiente? In tal caso, Power Automate potrebbe essere la soluzione che stavi cercando.

Questa guida a Power Automate fornisce tutte le informazioni e gli esempi necessari per sbloccare tutto il potenziale dei flussi di lavoro automatizzati di Power Automate.

Crea semplici bot durante il processo di immissione dei dati per creare flussi complessi che orchestrano soluzioni aziendali end-to-end: Power Automate può rivoluzionare il tuo business se fatto bene!  

Sommario

• Cos'è Microsoft Power Automate?
• Come funziona Power Automate con le app di Microsoft 365?
• Importanza dell'automazione nei processi aziendali
• Usi comuni di Power Automate in diversi settori
• Le caratteristiche principali di Power Automate 
• Come creare e configurare un account Power Automate 
• Terminologia di Power Automate: concetti chiave e definizioni
• Connessione a origini dati e servizi esterni 
• Tipi di flussi di lavoro per aiutarti a iniziare
  • Flussi dei processi aziendali
  • Flussi desktop
  • Flussi di nuvole
    • 1. Flussi automatizzati
    • 2. Flussi istantanei
    • 4. Flussi pianificati
  • Scegliere il giusto flusso cloud
• Ruolo dei trigger e delle azioni in Power Automate
• Tecniche avanzate di Power Automate 
  • Utilizzo di variabili ed espressioni in Power Automate
• Implementazione della logica condizionale e dei cicli
• Creazione di connettori e API personalizzati
• 2 Applicazioni pratiche di Power Automate in scenari reali
  • Esempio 1: invio di email in blocco con Instant Cloud Flow in Power Automate
  • Esempio 2: Migrazione dei dati di Excel in un elenco Sharepoint 
• 6 best practice per Power Automate
  • 1. Gestione dei flussi e processi di automazione
  • 2. Flussi di lavoro di test e debug 
• Power Automate rispetto ad altri strumenti di automazione
• 3 straordinari vantaggi di Power Automate
• 3 Limitazioni dell'utilizzo di Microsoft Power Automate
• Power Automate o non Power Automate?

Cos'è Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate (in precedenza Microsoft Flow) è un potente strumento di automazione che consente di automatizzare le attività ripetitive e manuali in modo intuitivo.

Con un'intuitiva interfaccia drag-and-drop, Power Automate è ideale sia per i programmatori che per i non programmatori, consentendoti di creare flussi di lavoro basati su regole e risparmiare tempo sulle attività di routine.

Per iniziare ad automatizzare il processo, puoi iniziare visualizzando il flusso del processo utilizzando un diagramma di flusso. Questo diagramma di flusso include vari elementi come passaggi, variabili, cicli e condizioni. Puoi quindi replicare questo diagramma di flusso su Microsoft Power Automate per automatizzare il processo.

Offre inoltre una grande flessibilità quando si tratta di implementazione: è sufficiente personalizzare i modelli esistenti o creare una soluzione personalizzata da zero.

Pertanto, puoi automatizzare un'ampia gamma di attività con Microsoft Power Automate, rendendolo uno strumento potente per le aziende.

In questa guida completa, forniremo una panoramica di Microsoft Power Automate e tratteremo i suoi componenti. Ti guideremo anche attraverso il processo di creazione del flusso di lavoro e forniremo esempi reali di come funziona e come utilizzarlo per automatizzare diversi aspetti dei flussi di lavoro. 

Power Automate supporta oltre 900 app e servizi popolari come Microsoft Office 365, Dropbox, Salesforce CRM , Google Drive e altro ancora, rendendolo uno strumento versatile per molti settori e aziende. Inoltre, si integra con altri prodotti Microsoft come SharePoint, Dynamics 365 e PowerApps in modo da poter creare flussi di lavoro più potenti e personalizzati, in modo low-code.

Come funziona Power Automate con le app di Microsoft 365?

Microsoft Office 365 è la suite di applicazioni essenziale per le operazioni di migliaia di aziende in tutto il mondo.

Queste applicazioni includono Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Microsoft OneDrive e altri prodotti Microsoft. Ogni applicazione svolge una sua funzione specifica, ma generalmente funzionano in modo indipendente e non interagiscono tra loro.

Bene, questo è stato fino a quando Power Automate non è entrato in scena.

Con l'introduzione di Power Automate, queste applicazioni possono ora raccogliere dati, comunicare tra loro e agire in base ai trigger di altre app. Questa integrazione migliora la produttività e l'efficienza automatizzando attività precedentemente manuali.

Ad esempio, le e-mail ricevute in Outlook possono attivare azioni in Excel o OneDrive per semplificare i flussi di lavoro e ridurre il rischio di errori. 

Importanza dell'automazione nei processi aziendali

Uno strumento di automazione dei processi aziendali come Power Automate fornisce un'interfaccia intuitiva che consente agli utenti di creare e gestire flussi di lavoro complessi senza la necessità di codifica o competenze tecniche.

Il mercato globale dell'automazione dei processi robotici è in aumento, con un tasso di crescita annuo composto previsto del 38,2% dal 2022 al 2030.

Questa tecnologia sta trasformando il modo in cui operano le aziende, con robot software in grado di automatizzare le attività quotidiane in vari settori

I vantaggi dell'automazione sono numerosi e potenti, tra cui:

• Risparmia tempo e consente al personale di eseguire attività di livello superiore che aggiungono più valore all'azienda.  
• Migliora l'efficienza mantenendo velocità di processo costanti. 
• Riduce i costi di manodopera eseguendo compiti eccezionalmente complessi, liberando denaro che può essere utilizzato altrove.
• Elimina gli errori, in particolare con le attività di immissione manuale dei dati, che possono prevenire errori costosi per la tua azienda. 

Infine, migliora il servizio clienti fornendo una comunicazione rapida ed efficiente, consentendo di costruire relazioni migliori senza investire molto tempo

Diamo un'occhiata ad alcuni usi chiave di Power Automate.

Usi comuni di Power Automate in diversi settori

Power Automate è uno strumento di automazione versatile che può essere applicato a un'ampia gamma di settori e casi d'uso. Ecco alcuni esempi di come Power Automate viene utilizzato in diversi settori:

• Sanità : L'industria sanitaria è una delle industrie più importanti con la necessità essenziale di automazione. Con Power Automate, le organizzazioni sanitarie possono automatizzare attività e flussi di lavoro che in precedenza venivano eseguiti manualmente, risparmiando tempo e migliorando l'efficienza.
  
  Queste attività e flussi di lavoro includono la pianificazione degli appuntamenti mediante l'integrazione con i sistemi di cartelle cliniche elettroniche. Può anche automatizzare la fatturazione medica, l'elaborazione dei sinistri e la gestione dell'inventario, riducendo gli errori e migliorando i tempi di consegna. 
• Finanza : usi frequenti di Power Automate nella finanza sono la gestione della contabilità fornitori e clienti, la determinazione dei prezzi, i processi di approvazione e l'immissione dei dati. Automatizzando questi processi, le fatture possono essere elaborate e pagate rapidamente e i dati riconciliati, riducendo il rischio di errori e ritardi nei pagamenti.
  
  Con Power Automate, i dati possono essere importati e riconciliati automaticamente, riducendo la necessità di immissione manuale dei dati e imprecisioni.
• Produzione : l'industria manifatturiera è nota da tempo per i processi manuali, laboriosi, lenti e difficili da gestire.
  
  L'uso di tecnologie di automazione come Microsoft Power Automate è essenziale per i produttori che cercano di migliorare l'efficienza, ridurre i costi e mantenere un vantaggio competitivo. 
  
  Power Automate può migliorare l'efficienza della produzione automatizzando facilmente le attività ripetitive e integrandole con i sistemi esistenti. Può aiutare a semplificare i processi di produzione e la gestione degli ordini, migliorare il funzionamento delle macchine, semplificare l'elaborazione di dati e documenti e integrarsi perfettamente con le soluzioni ERP.
  
  Inoltre, Power Automate può facilitare la generazione automatica di report e ottimizzare anche la manutenzione delle apparecchiature. 
• Vendita al dettaglio : Power Automate può offrire ai rivenditori un vantaggio competitivo automatizzando le attività che richiedono tempo e integrandole con i sistemi. Utilizzando intelligenza artificiale, sistemi ERP, IoT, software POS e automazione dei processi robotici, i rivenditori possono semplificare i processi e migliorare il servizio clienti, risparmiando tempo e denaro.
  
  Power Automate aiuta i manager a gestire l'inventario, automatizzare l'evasione degli ordini, spedire e tenere traccia dei dati di vendita fornendo al contempo i dashboard KPI. 

Le caratteristiche principali di Power Automate 

Come ora sai, Microsoft Power Automate offre un'ampia gamma di funzionalità che consentono agli utenti di creare flussi di lavoro personalizzati, integrare applicazioni e migliorare la collaborazione. 

Immergiamoci un po' più a fondo.

Automazione del flusso di lavoro

Utilizzando i diagrammi di flusso visivi, gli utenti possono progettare flussi di lavoro personalizzati per gestire attività quali l'invio di notifiche, la gestione delle approvazioni o l'aggiornamento dei record. La piattaforma supporta numerosi connettori, consentendo un'integrazione perfetta con servizi popolari come SharePoint, Dynamics 365 e Outlook.

Integrazione e personalizzazione senza soluzione di continuità

La perfetta integrazione con le applicazioni Microsoft 365 consente agli utenti di creare flussi di lavoro automatizzati e avviare attività direttamente da app come SharePoint, Excel e Microsoft Teams. Per semplificare la creazione di flussi di lavoro, Power Automate fornisce modelli predefiniti per attività comuni che gli utenti possono personalizzare in base alle proprie esigenze specifiche.

Inoltre, Power Automate può integrare app e servizi di terze parti come Salesforce, Fogli Google, Mailchimp e un'ampia libreria di oltre 900 connettori, rendendolo uno strumento versatile e potente per automatizzare attività e processi tra piattaforme. diventare uno strumento. 

Per finire, puoi anche utilizzare Power Automate per pubblicare sui social media e programmare alcuni tweet, ma questa è un'altra storia per un altro giorno.

Automazione robotica dei processi (RPA)

Power Automate Desktop introduce le funzionalità Robotic Process Automation (RPA), consentendo agli utenti di automatizzare le attività sui propri computer desktop. RPA è particolarmente utile per automatizzare i processi che coinvolgono sistemi legacy, file locali o screen scraping.

Gli utenti possono registrare le proprie azioni e utilizzare Power Automate Desktop per creare bot che replicano automaticamente queste azioni.

Applicazione mobile

L'app per dispositivi mobili Power Automate consente agli utenti di gestire e monitorare i propri flussi di lavoro ovunque si trovino. L'app supporta flussi istantanei, consentendo agli utenti di attivare azioni manualmente tramite i pulsanti di flusso. Inoltre, gli utenti possono monitorare lo stato dei propri flussi, ricevere notifiche push e approvare le richieste direttamente dai propri dispositivi mobili.

Sicurezza e conformità

Power Automate è conforme ai severi standard di sicurezza e conformità di Microsoft per garantire la protezione dei dati e la privacy. La piattaforma supporta i criteri di prevenzione della perdita di dati (DLP) che consentono alle organizzazioni di controllare il flusso di informazioni sensibili tra le applicazioni. Inoltre, Power Automate è conforme anche a vari standard di settore come GDPR, HIPAA e FedRAMP.

Ok, ora è il momento di metterti in funzione.

Come creare e configurare un account Power Automate 

Per iniziare con Power Automate, visita il sito Web ufficiale di Power Automate

Dopo aver effettuato l'accesso, atterrerai sulla home page, che funge da hub centrale per la gestione dei flussi di lavoro e dei connettori

Ora, prima di iniziare a fare qualsiasi cosa, ti spieghiamo rapidamente alcuni concetti chiave.

Terminologia di Power Automate: concetti chiave e definizioni

Mentre ti addentri più a fondo nel mondo di Power Automate, è essenziale acquisire familiarità con la terminologia utilizzata in tutta la piattaforma.

Comprendere questi termini ti semplificherà la creazione, la gestione e l'ottimizzazione dei tuoi flussi.

Ecco un elenco completo dei termini di Power Automate con spiegazioni chiare per aiutarti a navigare con sicurezza nella piattaforma:

Flusso: un flusso si riferisce a vari tipi di flussi di lavoro per soddisfare le diverse esigenze aziendali. Questi flussi sono una serie di passaggi, azioni e condizioni automatizzati che definiscono il processo automatizzato.

Connettore: un'integrazione predefinita che consente la comunicazione tra Power Automate e applicazioni o servizi esterni.

I connettori consentono di accedere ai dati ed eseguire azioni all'interno dei servizi connessi.

Modello: sono flussi preconfezionati che contengono una serie di trigger, azioni e condizioni per automatizzare un'attività o un processo specifico. I modelli possono essere utilizzati come punto di partenza per la creazione di flussi personalizzati, risparmiando tempo e fatica.

Testo alternativo: modelli di Microsoft Power Automate

Trigger: un evento o una condizione che avvia un flusso. I trigger possono essere basati su eventi specifici, come la ricezione di un'e-mail, oppure possono essere programmati per essere eseguiti a intervalli predeterminati.

Azione: singola operazione o attività eseguita all'interno di un flusso. Le azioni possono includere l'invio di e-mail, l'aggiornamento di record o la creazione di nuovi elementi in un elenco.

Condizione: un elemento decisionale all'interno di un flusso che valuta i criteri specificati ed esegue diverse azioni in base al fatto che i criteri siano soddisfatti (vero) o meno (falso).

Loop: una struttura di controllo del flusso che ripete una sequenza di azioni per ciascun elemento di una raccolta o finché non viene soddisfatta una condizione specifica. I cicli consentono di eseguire operazioni batch o applicare operazioni a più elementi.

Connessione a origini dati e servizi esterni 

La connessione a origini dati e servizi esterni è un vantaggio chiave dell'utilizzo di Power Automate.

Per connettersi a un'origine dati o un servizio esterno, gli utenti devono fornire le credenziali o una chiave API per autenticare la connessione. Una volta autenticato, il connettore concede l'accesso ai dati e consente all'utente di eseguire azioni all'interno del servizio connesso.

Questa funzionalità non solo rende Power Automate più versatile, ma semplifica anche il processo di integrazione di diverse applicazioni e servizi per creare flussi di lavoro più efficienti e semplificati. 

Tuttavia, la creazione dell'infrastruttura di dati necessaria per gli insight aziendali può essere sia costosa che dispendiosa in termini di tempo, a causa della moltitudine di tecnologie di dati, API e modelli di sicurezza coinvolti.

Inoltre, gli sviluppatori esperti con esperienza nella distribuzione, configurazione, gestione e integrazione di queste tecnologie sono spesso difficili da trovare e costosi da assumere.

Dataverse affronta queste sfide offrendo un servizio dati SaaS accessibile, gestibile, conforme, sicuro, scalabile e disponibile a livello globale. 

Precedentemente noto come Common Data Service (CDS), Microsoft Dataverse è una piattaforma dati versatile che offre alle aziende una soluzione sicura, scalabile e facile da usare per la gestione e l'integrazione dei dati in un'ampia gamma di applicazioni e servizi.

Le funzionalità uniche di Dataverse consentono alle aziende di creare applicazioni personalizzate, automatizzare i processi e creare report approfonditi utilizzando Power Apps, Power Automate e LuckyTemplates.

Sfruttando la potenza di Dataverse in Power Automate, gli utenti possono creare e automatizzare flussi di lavoro che accedono e manipolano i dati archiviati in Dataverse. 

Ora, diamo un'occhiata ai diversi tipi di flussi di lavoro in modo che tu possa decidere su cosa devi concentrarti.

Tipi di flussi di lavoro per aiutarti a iniziare

Esistono diversi tipi di flusso, ciascuno progettato per uno specifico scenario di automazione. Comprendere i diversi tipi di flusso e il loro caso d'uso ideale ti aiuterà a sbloccare tutto il potenziale di Power Automate.

Immergiamoci.

Flussi dei processi aziendali

I processi aziendali forniscono un'esperienza utente guidata che guida gli utenti attraverso un processo specifico.

Questi flussi sono organizzati in fasi e passaggi all'interno di ciascuna fase. Quando si crea un flusso di processo aziendale , gli utenti devono optare per l'opzione " Flusso di processo aziendale" durante l'avvio di un nuovo flusso.

Ciò consente di definire le varie fasi coinvolte nel processo e determinare le azioni da eseguire in ciascuna fase.

I flussi dei processi aziendali sono progettati specificamente per Dataverse e possono essere utilizzati solo con tabelle Dataverse, Dynamics 365 o applicazioni basate su modello.

Richiedono licenze aggiuntive oltre alle licenze standard di Microsoft 365.

Flussi desktop

I flussi desktop utilizzano Robotic Process Automation (RPA) per automatizzare le attività sulla macchina desktop di un utente.

Per creare flussi desktop, gli utenti devono scaricare e installare l'applicazione Power Automate Desktop. Questi flussi sono adatti per automatizzare attività che coinvolgono software legacy, fogli Excel o screen scraping.

Una versione gratuita di Power Automate Desktop è disponibile per gli utenti Windows e Mac, ma alcuni scenari potrebbero richiedere l'aggiornamento a una licenza premium.

Flussi di nuvole

In Power Automate, i "flussi cloud" si riferiscono a flussi progettati ed eseguiti interamente in un ambiente basato su cloud. Questi flussi non richiedono infrastrutture o risorse locali e possono essere facilmente accessibili e gestiti da qualsiasi luogo con una connessione Internet.

Anche le interazioni dell'utente, come la pressione di un pulsante su una pagina Web o un'app mobile, o persino pianificazioni predefinite come l'esecuzione a un'ora specifica ogni giorno, possono fungere da trigger per questi flussi. 

Esistono tre tipi di Cloud Flow:

1. Flussi automatizzati

I flussi automatizzati sono il tipo di flusso più comune in Power Automate. Questi flussi attivano automaticamente flussi di lavoro quando si verificano eventi nell'origine dati.

Ad esempio, un flusso di lavoro può essere attivato quando un elemento viene aggiunto a un elenco di SharePoint o un file viene caricato in una raccolta documenti di SharePoint.

I flussi automatizzati funzionano con oltre 900 connettori diversi e non richiedono alcun intervento manuale.

Testo alternativo: flussi automatizzati di Microsoft Power Automate

2. Flussi istantanei

A differenza dei flussi automatizzati, i flussi istantanei richiedono l'interazione dell'utente per attivare il flusso di lavoro.

Questi possono essere avviati manualmente da Power Automate, Power Apps o altre applicazioni come SharePoint, OneDrive o Microsoft Teams.

I flussi istantanei possono anche essere attivati ​​da richieste HTTP e utilizzati con Power Virtual Agents.

Examples of instant flow triggers are flow buttons, selected items in SharePoint, message actions in Teams, and selected rows in Excel.  

4. Scheduled Flows

Lastly, we have scheduled Flows. These flows run on a predefined schedule, ranging from seconds to days. They are useful for tasks like sending automatic reminders or notifications.

Users can define the frequency and start time for these flows, which then execute the corresponding actions based on the schedule.

Choosing the Right Cloud Flow

When you open Power Automate, you’ll be prompted to choose from the three cloud flow options.

To determine which type best suits your needs, consider the following:

• If you’re automating tasks based on events in cloud services, opt for an automated cloud flow.
• If you require manual triggering for repetitive tasks, choose an instant cloud flow.
• If you need your automation to run periodically based on a schedule, select a scheduled cloud flow.

For a detailed explanation and examples of each flow type, we recommend referring to our previously published article, “Power Automate Flow Types and When to Use Them,” which breaks down each flow type and offers valuable insights on when to implement them in your automation journey.

Now let’s get onto the triggers and actions.

Role of Triggers and Actions in Power Automate

Triggers and actions are the building blocks of workflows in Microsoft Power Automate. Trigger conditions are events or conditions that start a flow, and actions are the tasks that the flow performs when the trigger occurs.

There are many trigger conditions available in Power Automate, such as when a new email arrives in your mailbox or when a new item is added to a SharePoint list.

Actions include sending reply emails, saving email attachments to OneDrive, sending notifications, updating list item fields, and more.

Power Automate also allows you to create custom triggers and actions using Azure Functions or HTTP Webhooks. To create a flow in Power Automate, first, select a trigger and add actions to run when the trigger fires. You can also add conditions, loops, and other elements to control the automation flow. 

Advanced Power Automate Techniques 

Let’s look at a few advanced techniques.

Using Variables and Expressions in Power Automate

Variables and expressions are essential components in Power Automate, enabling users to store, manipulate, and reuse data within their flows. Here is how you can use variables and expressions in Power Automate:

• Initiate a variable: Use the “Initialize variable” action to define a variable, specifying its name, type, and initial value. For example, to create a variable named “count” with an initial value of 0, use the following action:
  
  Action: Initialize variable
  
  Name: count
  
  Type: Integer
  
  Value: 0
• Set or modify a variable’s value: Use the “Set variable” action to update a variable’s value during the flow execution.
• Utilize expressions: Expressions can be used in various actions and conditions to perform calculations, manipulate text, or evaluate data. For instance, you can use the “addDays” function to calculate a future date or “concat” to join strings.
• Reference variables and expressions: To reference a variable or expression, simply include its name wrapped in “@{}” syntax within the appropriate field.

Implementing Conditional Logic and Loops

Conditional logic and loops bring flexibility and control to Power Automate flows, allowing you to create more dynamic and adaptable workflows:

• Conditional logic: Use the “Condition” action to evaluate an expression and execute different actions based on the result. The “Switch” action can also be used to handle multiple possible outcomes.
• Loops: The “Apply to each” action allows you to iterate through a collection of items and perform actions for each item. For more complex looping scenarios, use the “Do until” action to execute a set of actions until a specified condition is met.

Creating Custom Connectors and APIs

Custom connectors and APIs extend Power Automate’s capabilities, allowing users to integrate their flows with external services and applications.

Custom connectors: Develop a custom connector to connect Power Automate to an external service or application. This enables you to access and utilize the external service’s functionality within your flows.

For example, you can create a custom connector for your company’s internal API, enabling seamless integration with Power Automate.

AI-powered enhancements: Integrating AI tools like ChatGPT and DALL-E 2 can further enrich your Power Automate workflows. Microsoft’s Dynamics 365 Copilot, an AI-powered virtual assistant, is one example of how AI can enhance the user experience and improve efficiency on the Dynamics 365 platform.

This innovative tool uses natural language processing and machine learning algorithms to interpret user queries and provide relevant responses.

Now, let’s check out some practical examples.

2 Practical Applications of Power Automate in Real-World Scenarios

To illustrate the potential of Power Automate, let’s consider a few examples of how it can be used in different business scenarios.

You can find more such real-world use cases workflows at EnterpriceDNA blogs.

Example 1: Send Bulk Emails with Instant Cloud Flow in Power Automate

In this example, we’ll walk you through the process of using Instant Cloud Flow to send an email to 50 users simultaneously, saving you time and effort.

Step 1: Set Up Your Instant Cloud Flow

1. Navigate to your Power Automate dashboard and select “My flows” on the left side. Click the “+New Flow” button and choose “Instant Cloud Flows” under New Flow.

1. Name your flow (e.g., “Custom Mail”) and select “Manually trigger a flow” as the trigger option. Click “Create.”

1. Proceed to the next step by clicking “Next Step”. Now, search for “variable” and select “Initialize Variable.”

1. Enter a name for your variable, change the Type to “Array,” and manually input the email addresses in the Value field using the following format:
   1. Separate email addresses with commas (,)
   2. Enclose each email address in quotes (“[email protected]”)
   3. Enclose the entire list of email addresses in square brackets ([])
   4. Click “Next.”

Step 2: Configure the Flow

1. Look for “Control” and select “Apply to each.” If you can’t find it, search for it or locate it in the Built-in section.

1. Click on “User Email” from the dynamic section.

1. Click “Add an action button,” select the “Standard” tab, and choose your desired email system (e.g., Office 365 Outlook). Choose “Send an email (V2).”

Step 3: Customize the “Send an email (V2)” Action

1. Configure the following options:
   1. To: Use the dynamic content to select the “current item.”
   2. Subject: Input the email subject line.
   3. Body: Write the email message and format it as desired, including links, font size, and text styling.

1. Click “Show Advanced Options” to access additional settings:
   1. Attachments: Add any necessary attachments.
   2. Importance: Set the priority level (Low, Normal, High).
   3. Reply to: Specify the email address(es) for replies.
   4. Save your settings when finished.

Step 4: Test Your Flow

1.  Click “Test” in the top right corner.

1. Choose “Manually” and click “Test” again. Continue by selecting “Run Flow.”

1.  Confirm that the emails have been successfully sent to all recipients.

Example 2: Migrating Excel Data to a Sharepoint List 

Migrating Excel data to a SharePoint list can be a tedious process, especially when dealing with simple tracking sheets. However, Power Automate offers a convenient solution that streamlines the migration process.

In this guide, we’ll show you how to convert an Excel table into a SharePoint list using Power Automate.

Step 1: Set Up an Instant Flow

1. Set the flow type to “Instant” and use the “Manually trigger a flow” option.

1. Add the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. This action queries the rows from the table in an Excel file.

Step 2: Upload the Excel File to OneDrive or SharePoint

1. Upload your Excel file to OneDrive or SharePoint and provide the location in the “Location” property of the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. In this example, we uploaded the file to the “Book” library of the SharePoint site containing our list.

Step 3: Configure the Flow to Add Items to the SharePoint List

1. Use the “Apply to each (Condition)” action to iterate through each row returned by the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action.

1. Within the “Apply to each (Condition)” action, add the “Create item (SharePoint)” action to create an item in the Request list.

1. Rerun the flow after making the necessary changes to the file.

Step 5: Verify the Successful Migration

1. Once the flow completes successfully, navigate to your SharePoint list to view all the newly created list items.

Ormai dovresti avere una buona idea di cosa è capace Power Automate. Come qualsiasi cosa tu faccia, è importante comprendere le migliori pratiche.

Diamo un'occhiata a loro.

6 best practice per Power Automate

Per ottenere il massimo da Power Automate, è importante seguire le best practice durante la creazione e la gestione dei flussi.

Ecco qui alcuni di loro:

1. Gestione dei flussi e processi di automazione

Pianifica e progetta il tuo flusso

Quando si automatizzano le attività con Power Automate, si è tentati di iniziare subito a creare flussi (credetemi), ma la pianificazione è la chiave per un'implementazione di successo.

Per progetti di grandi dimensioni, la pianificazione può aiutarti a evitare limitazioni della piattaforma, manutenibilità e problemi di prestazioni.

Prima di iniziare, è importante raccogliere tutte le informazioni necessarie, come il tipo di licenza, il volume di esecuzione e la complessità dei processi aziendali.

Quindi, identifica i fattori scatenanti, le azioni e le condizioni necessarie e delinea la struttura generale del flusso. Questa fase di pianificazione iniziale ti aiuterà a evitare potenziali problemi e a garantire un processo di creazione del flusso più agevole.

Sfrutta i modelli integrati

Power Automate offre un'ampia gamma di modelli predefiniti che puoi usare come punto di partenza per i tuoi flussi. Esplora questi modelli per trovare quello più adatto alle tue esigenze e personalizzalo di conseguenza.

I modelli ti fanno risparmiare tempo e ti aiutano ad apprendere le best practice dai flussi predefiniti.  

Utilizzare la gestione degli errori e le notifiche

Per rendere i tuoi flussi più robusti e tolleranti agli errori, implementa meccanismi di gestione degli errori, come l'utilizzo di azioni "Scope" per raggruppare azioni correlate e gestire errori o eccezioni.

Inoltre, prendi in considerazione l'aggiunta di notifiche (ad esempio, e-mail o messaggi di Teams) per avvisarti quando si verificano errori, consentendoti di risolvere i problemi tempestivamente.

Ottimizza le prestazioni del flusso

Power Automate impone determinati limiti e vincoli sui flussi in esecuzione. Per garantire prestazioni ottimali, tenere presente quanto segue:

• Riduci al minimo il numero di azioni nel tuo flusso per ridurre il rischio di raggiungere questi limiti.
• Utilizza le opzioni "Filtra query" in azioni come "Ottieni elementi" o "Ottieni righe" per recuperare solo i dati richiesti, riducendo il carico sul flusso e migliorandone l'efficienza.

Mantieni i tuoi flussi organizzati e gestibili:

Man mano che i tuoi flussi crescono in complessità, diventa fondamentale mantenerli organizzati e gestibili. Utilizzare i seguenti suggerimenti per raggiungere questo obiettivo:

• Fornisci nomi chiari e descrittivi per azioni, variabili e connettori.
• Utilizza i commenti per spiegare lo scopo di azioni o sezioni specifiche nel tuo flusso.
• Raggruppare le azioni correlate all'interno delle azioni "Scope" per creare una struttura modulare e organizzata.

2. Flussi di lavoro di test e debug 

Il test e il debug dei flussi di lavoro in Power Automat è essenziale per garantire che il flusso funzioni correttamente e raggiunga lo scopo previsto

Power Automate fornisce diversi strumenti e tecniche per testare ed eseguire il debug dei flussi.

1. Usa ambienti: utilizza diversi ambienti all'interno del tenant della tua organizzazione per separare le fasi di sviluppo, test e produzione. Questa pratica aiuta a ridurre i bug e garantisce un processo di sviluppo più fluido.
   
   Se usi una licenza premium per Power Apps, approfitta di questa funzionalità. 

1. Monitor: lo strumento Monitor in Power Apps ti aiuta a diagnosticare i problemi delle app e a tenere traccia delle richieste e delle risposte di rete in tempo reale.
   
   Fornisce informazioni dettagliate sul nome, il controllo e la proprietà della formula, dove si verifica il problema all'interno dell'app, la richiesta e i dettagli della risposta. 

1. Funzione Trace: utilizza la funzione Trace in combinazione con lo strumento Monitor per registrare messaggi personalizzati e ottenere informazioni dettagliate sulle prestazioni e sui problemi all'interno della tua app. Questa funzione ti aiuta a capire il funzionamento dell'app e a identificare potenziali colli di bottiglia o aree problematiche.

1. Power Apps Test Studio: è una funzionalità progettata per semplificare il test e la convalida dell'app durante il processo di sviluppo. Fornisce un ambiente per la creazione e l'esecuzione di casi di test per l'app canvas, assicurando che l'app funzioni come previsto prima di distribuirla agli utenti finali.
   
   Test Studio è disponibile nel portale di Power Apps Maker passando al menu nella sezione Strumenti avanzati a sinistra. 

Power Automate rispetto ad altri strumenti di automazione

Nel panorama in continua espansione degli strumenti di automazione, Microsoft Power Automate si distingue come una soluzione potente e versatile, ma non è l'unica opzione disponibile.

Piattaforme concorrenti come Automation Anywhere, UiPath e Zapier offrono anche solide capacità di automazione, ognuna con i propri punti di forza e capacità.

Power Automate si distingue per la perfetta integrazione con i prodotti Microsoft 365, l'interfaccia facile da usare e l'ampia gamma di connettori integrati. D'altra parte, Automation Anywhere e UiPath sono noti per le loro capacità avanzate di automazione robotica dei processi (RPA), esigenze più complesse e automazione aziendale applicata su larga scala.

Quando si sceglie lo strumento di automazione giusto per te o per la tua azienda, è importante considerare fattori come le esigenze specifiche, l'ecosistema software esistente e il livello di complessità del processo che desideri automatizzare.  

3 straordinari vantaggi di Power Automate

C'è così tanto da amare in Power Automate, ma qui ci sono 3 cose che ci piacciono.

1. Ampia libreria di connettori : Power Automate offre l'elenco più completo di connettori, con oltre 900 connettori attualmente disponibili. Inoltre, la piattaforma aggiunge 10-30 nuovi connettori ogni mese, assicurandosi di essere sempre aggiornata con le app e i servizi più recenti.
   
   Questa continua aggiunta di nuovi connettori migliora ulteriormente la versatilità della piattaforma, rendendola una scelta affidabile per aziende di tutte le dimensioni.
2. Facilità d'uso:   Power Automate è progettato per essere intuitivo, con un'interfaccia drag-and-drop che semplifica la creazione di flussi di lavoro da parte degli utenti senza alcuna conoscenza di codifica. Offre inoltre una vasta gamma di modelli che gli utenti possono personalizzare per soddisfare le loro esigenze specifiche, semplificando ulteriormente il processo di automazione.
3. Il nuovo AI Builder di Power Automate : con l'aumento dell'uso dell'IA generativa nel settore, AI Builder è uno strumento prezioso che offre alle aziende un vantaggio competitivo. Le aziende possono risparmiare tempo e risorse automatizzando processi complessi migliorando al contempo accuratezza e precisione. L'interfaccia intuitiva di AI Builder e i modelli predefiniti consentono agli utenti di creare facilmente modelli di machine learning personalizzati senza competenze di programmazione.
   
   Questa democratizzazione dell'intelligenza artificiale consentirà alle aziende di tutte le dimensioni di trarre vantaggio dall'apprendimento automatico e dall'intelligenza artificiale senza investire in costosi team di data science.

Inoltre, AI Builder si integra perfettamente con altri prodotti Microsoft, consentendo agli utenti di automatizzare ulteriormente i propri flussi di lavoro.

Un esempio è che le aziende possono utilizzare AI Builder per estrarre dati da fatture e ricevute e utilizzare Power Automate per inviare tali informazioni ad altre app come Dynamics 365 ed Excel.

Questa integrazione aiuta le aziende a semplificare i processi, ridurre gli errori e, in ultima analisi, migliorare l'efficienza e la produttività.

3 Limitazioni dell'utilizzo di Microsoft Power Automate

1. I costi si sommano con i piani a pagamento: Power Automate offre un piano gratuito, ma con limitazioni come una frequenza di flusso massima di 15 minuti.
   
   Le organizzazioni con flussi di lavoro più complessi e una maggiore necessità di automazione potrebbero dover passare a un piano a pagamento. I costi di Power Automate variano in base al piano e all'utilizzo. I piani premium partono da $ 40 per utente al mese. Questi piani a pagamento sono dotati di funzionalità e opzioni avanzate di flusso più elevato che sono importanti per le aziende con elevate esigenze di automazione.
   
   Tuttavia, i costi del piano possono sommarsi rapidamente, soprattutto nelle organizzazioni di grandi dimensioni con molti utenti. Pertanto, è importante che le organizzazioni valutino attentamente le proprie esigenze di automazione e l'utilizzo prima di impegnarsi. 
2. Impatto sulle prestazioni dovuto a flussi di lavoro complessi: Power Automate potrebbe subire un notevole calo delle prestazioni durante l'esecuzione di flussi di lavoro complessi.
   
   Ciò può influire sull'efficienza e sulla velocità del programma, con conseguenti ritardi e riduzione della produttività.
3. Nessuna parallelizzazione: Power Automate supporta solo flussi di lavoro sequenziali, il che significa che le azioni vengono eseguite in un ordine fisso. Questa può essere una limitazione per le aziende che richiedono flussi di lavoro paralleli o condizionali.

Power Automate o non Power Automate?

Questa è la domanda…

In sintesi, Microsoft Power Automate è uno strumento prezioso per le aziende che desiderano semplificare le operazioni e migliorare l'efficienza. 

Power Automate aiuta le organizzazioni a risparmiare tempo, ridurre gli errori umani e migliorare la produttività complessiva automatizzando le attività ripetitive e integrandosi con una varietà di servizi e applicazioni.

Con una ricca libreria di connettori, un'interfaccia di facile utilizzo e potenti funzionalità, Power Automate è una soluzione versatile per le aziende di tutti i settori.

Sfruttando le best practice, incorporando i miglioramenti dell'AI e comprendendo i tipi di flussi di lavoro disponibili, le organizzazioni possono sfruttare tutto il potenziale di Power Automate e rivoluzionare le loro operazioni. 

Quando inizi il tuo percorso di automazione, ricordati di pianificare, testare e ottimizzare i tuoi flussi di lavoro per garantire il successo e massimizzare i vantaggi di questo potente strumento di automazione.

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