Cosè SharePoint? Principali caratteristiche e funzioni

Sei stanco di perdere traccia di documenti importanti in un mare di e-mail, documenti cancellati, cartelle e post-it?

A volte ti sembra di aver bisogno di un GPS solo per trovare quel file che il tuo capo ha chiesto tre settimane fa? Non temere, caro lettore, perché tra noi c'è un eroe: Microsoft SharePoint.

SharePoint è una piattaforma basata sul Web sviluppata da Microsoft che offre alle organizzazioni uno spazio centralizzato per gestire, condividere e collaborare su vari tipi di contenuto, come documenti, calendari, attività e altro ancora.

La piattaforma consente agli utenti di creare siti per diversi reparti, progetti o team, con autorizzazioni utente e flussi di lavoro personalizzabili per controllare l'accesso, visualizzare informazioni e semplificare i processi.

Le robuste funzionalità di SharePoint possono essere personalizzate per soddisfare le esigenze specifiche della tua organizzazione, rendendolo uno strumento essenziale per aumentare la produttività e la collaborazione.

Ma questa è solo la punta dell'iceberg! Nelle sezioni seguenti, approfondiremo la storia di Microsoft SharePoint, le funzionalità principali, le versioni disponibili, le integrazioni Microsoft e i potenziali casi d'uso.

Quindi, prendi la tua bevanda preferita, siediti ed esploriamo insieme le meraviglie di SharePoint.

Sommario

• Che cos'è SharePoint?
• Storia di SharePoint
  • Oggi SharePoint
• Le 6 principali funzionalità e capacità di SharePoint
  • 1. Collaborazione
  • 2. Gestione dei contenuti
  • 3. Automazione dei flussi di lavoro
  • 4. Caratteristiche sociali
  • 4. Intelligenza aziendale
  • 5. Cerca
• Versioni e prezzi di SharePoint
  • SharePoint in linea
  • server di SharePoint
  • SharePoint Foundation e SharePoint Designer
• Integrazione con l'ecosistema Microsoft
  • Microsoft Office 365
  • Team Microsoft
  • Piattaforma di potenza
• Casi d'uso di Microsoft SharePoint
• La linea di fondo

Che cos'è SharePoint?

Immagina questo: inizi la tua giornata lavorativa e sei accolto da una casella di posta traboccante, un elenco infinito di cose da fare e una pila di risultati che non si chiuderanno. Sembra travolgente, vero? È qui che entra in gioco Microsoft SharePoint per salvare la giornata!

Allora, cos'è SharePoint? In poche parole, è una piattaforma sviluppata da Microsoft che fornisce alle organizzazioni una posizione centralizzata per gestire, archiviare e condividere vari tipi di contenuti e attività tramite applicazioni web come:

• Documenti : Word, Excel, PowerPoint, PDF e altro

• Calendari condivisi : programmi del team, scadenze dei progetti e riunioni

• Attività : elenchi di cose da fare, flussi di lavoro e approvazioni

• Elenchi moderni : contatti, cassette postali condivise, inventario, metadati e informazioni sui clienti

Microsoft SharePoint include potenti strumenti di collaborazione, che consentono agli utenti di lavorare insieme sui contenuti in tempo reale, condividere aggiornamenti e ricevere feedback in un unico posto. Inoltre, con le funzionalità di ricerca, trovare il documento o le informazioni giuste è un gioco da ragazzi.

Ma aspetta, c'è di più! Nella sezione successiva, esploreremo la storia di oltre due decenni di SharePoint prima di dare un'occhiata alle caratteristiche principali del prodotto.

Se vuoi portare la produttività della tua organizzazione a un livello superiore, continua a leggere per scoprire tutto il potenziale di SharePoint.

Storia di SharePoint

Facciamo una passeggiata nella memoria, tornando a un'epoca in cui i telefoni a conchiglia erano di gran moda, MySpace era il social network di riferimento e SharePoint era solo un barlume negli occhi di Microsoft.

Esatto, stiamo parlando dei primi anni 2000, un'epoca in cui Internet era ancora agli inizi e il mondo stava appena iniziando a capire l'importanza della collaborazione e della gestione dei contenuti.

Microsoft SharePoint è stato introdotto per la prima volta nel 2001, quando il mondo si stava ancora abituando all'idea di utilizzare Internet per qualcosa di più che inviare e-mail e sfogliare video di gatti.

La versione iniziale di questo progetto MS era un'applicazione Web di base che consentiva ai team di condividere documenti e collaborare ai progetti. Non è stato esattamente un punto di svolta, ma ha gettato le basi per quello che sarebbe successo.

Nel corso degli anni, la piattaforma SharePoint ha continuato a evolversi, aggiungendo nuove funzionalità e funzionalità che l'hanno resa uno strumento indispensabile per aziende e organizzazioni di ogni dimensione.

Nel 2003, Microsoft ha rilasciato SharePoint Portal Server, che ha consentito una gestione dei contenuti e funzionalità di ricerca più avanzate.

E nel 2006 è stato lanciato Microsoft Office SharePoint Server 2007, introducendo funzionalità social e capacità di business intelligence.

Oggi SharePoint

È stato solo con il rilascio di SharePoint Server 2010 che la piattaforma ha davvero iniziato a prendere piede.

Con la sua interfaccia utente migliorata e nuove potenti funzionalità come la creazione condivisa di documenti e l'automazione del flusso di lavoro, SharePoint 2010 è diventato rapidamente la piattaforma ideale per la collaborazione e la gestione dei contenuti.

Oggi SharePoint è una piattaforma potente che offre un'ampia gamma di funzionalità e capacità, dalla gestione dei documenti e il processo decisionale aziendale alla collaborazione sociale e funzionalità di ricerca.

Ma tutto è iniziato con una semplice idea: la necessità per i team di condividere informazioni e collaborare ai progetti.

Nella sezione successiva, esamineremo più da vicino le funzionalità che rendono SharePoint uno strumento così potente per aziende e organizzazioni.

Le 6 principali funzionalità e capacità di SharePoint

Microsoft SharePoint non è solo un noioso vecchio sistema di gestione dei documenti. È una piattaforma ricca di funzionalità che può aiutare le aziende e le organizzazioni a collaborare, automatizzare i processi e persino prendere decisioni basate sui dati.

In questa sezione, daremo un'occhiata più da vicino ad alcune delle principali caratteristiche e capacità che rendono SharePoint uno strumento così potente per l'ambiente di lavoro digitale.

1. Collaborazione

Partiamo dalla collaborazione. Microsoft SharePoint offre un'ampia gamma di strumenti per aiutare i team a condividere le informazioni e lavorare insieme in modo più efficace in un ambiente SharePoint.

Puoi creare siti del team per diversi reparti o progetti e utilizzarli per archiviare e organizzare documenti, tenere traccia delle attività e condividere aggiornamenti in tempo reale.

E con funzionalità come il controllo della versione e la creazione condivisa , puoi assicurarti che tutti stiano lavorando alla stessa versione di un documento ed evitare il mal di testa di infinite catene di email.

Le funzionalità di collaborazione di SharePoint consentono la creazione condivisa e consentono agli utenti di creare siti SharePoint, accedere a documenti condivisi, condividere rapidamente aggiornamenti e fornire feedback.

La piattaforma offre anche impostazioni di autorizzazione personalizzabili, in modo da poter controllare chi ha accesso a documenti specifici nel tuo sito di SharePoint.

2. Gestione dei contenuti

Con un sito di SharePoint, gli utenti possono facilmente creare, caricare e archiviare documenti in una raccolta documenti centralizzata. Gli utenti possono anche utilizzare le integrazioni con MS Teams per migliorare ulteriormente la comunicazione.

Una home page di SharePoint offre anche il controllo della versione, così puoi tenere traccia delle modifiche e assicurarti che tutti lavorino con le informazioni più aggiornate.

3. Automazione dei flussi di lavoro

Un sito di SharePoint è più di un semplice sistema di gestione dei documenti. Offre inoltre potenti funzionalità di automazione dei processi aziendali, che consentono di semplificare i flussi di lavoro e automatizzare le attività ripetitive.

I flussi di lavoro di SharePoint sono personalizzabili e possono automatizzare le attività e semplificare i processi. Ad esempio, puoi impostare un flusso di lavoro per approvare documenti, inviare notifiche, assumere dipendenti o raccogliere feedback.

E con la sua integrazione con Power Automate (precedentemente Microsoft Flow), puoi persino automatizzare i processi oltre il tuo sito di SharePoint e tra diverse app e servizi.

4. Caratteristiche sociali

SharePoint offre anche funzionalità social per creare siti di comunicazione in cui è possibile connettersi con i colleghi e condividere le conoscenze all'interno dell'organizzazione.

È possibile utilizzare gli strumenti social per creare ambienti SharePoint che funzionano come community di pratica, in cui i dipendenti possono condividere idee e best practice e collaborare ai progetti.

4. Intelligenza aziendale

E non dimentichiamoci della business intelligence! Con SharePoint, puoi creare potenti dashboard e report per aiutarti a prendere decisioni basate sui dati su più server.

Puoi utilizzare gli strumenti di analisi e reporting integrati di SharePoint e anche integrare il tuo server di progetto con LuckyTemplates per creare visualizzazioni interattive e approfondimenti.

5. Cerca

Le potenti funzionalità di ricerca di SharePoint consentono agli utenti di trovare rapidamente il contenuto di cui hanno bisogno, sia che si tratti di un documento specifico, di una pagina del sito di un progetto o del profilo di un collega.

Queste sono solo alcune delle funzionalità principali che rendono SharePoint uno strumento essenziale per i luoghi di lavoro moderni. Ma sapevi che sono disponibili diverse versioni di SharePoint, ognuna con funzionalità diverse?

Nella sezione successiva, esploreremo le diverse versioni di SharePoint, da SharePoint Online a SharePoint Server, in modo da poter scoprire qual è quella giusta per la tua organizzazione.

Versioni e prezzi di SharePoint

Questa sezione illustra le diverse versioni di SharePoint e il modo in cui soddisfano le diverse esigenze organizzative.

Sono disponibili diverse versioni, ma le due in fase di sviluppo attivo sono le versioni online e locale: SharePoint Online e SharePoint Server.

SharePoint in linea

SharePoint Online è la versione basata su cloud della piattaforma inclusa nei piani di abbonamento di Microsoft Office 365 ed è accessibile tramite l'app per dispositivi mobili SharePoint.

È perfetto per le organizzazioni che desiderano sfruttare i vantaggi di SharePoint senza il fastidio di gestire i propri server SharePoint.

Con SharePoint Online, gli utenti possono accedere a tutte le funzionalità di SharePoint da qualsiasi dispositivo (compresi i dispositivi mobili) con una connessione Internet e un browser Web, rendendolo un'opzione flessibile e conveniente per i luoghi di lavoro moderni.

Alcuni vantaggi di SharePoint Online includono:

• Accessibile da qualsiasi dispositivo con una connessione Internet

• Non è necessario gestire i propri server o web part

• Aggiornamenti automatici e nuove funzionalità

• Integrazione con altre app di Microsoft Office 365

SharePoint Online è disponibile come parte di un abbonamento a Microsoft Office 365 . Il prezzo varia a seconda del piano di abbonamento scelto, ma SharePoint Online è incluso in tutti i piani ad eccezione del piano base di Microsoft Office 365 Business Basic.

server di SharePoint

SharePoint Server è la versione locale di SharePoint che può essere installata nei server dell'organizzazione.

Offre tutte le funzionalità di SharePoint Online, oltre a ulteriori opzioni di personalizzazione e controllo sull'archiviazione dei dati e altri controlli di sicurezza.

L'utilizzo di SharePoint in locale è ideale per le organizzazioni che necessitano del controllo completo sul proprio ambiente SharePoint o creano siti Web con requisiti specifici di sicurezza e conformità.

Alcuni vantaggi di SharePoint Server sono:

• Controllo completo sull'archiviazione dei dati, sulle librerie di documenti e sulla sicurezza

• Opzioni di personalizzazione aggiuntive per i siti di SharePoint

• Integrazione con altri sistemi locali di SharePoint

• Maggiore flessibilità nelle opzioni di distribuzione

SharePoint Server 2019 è concesso in licenza per server e per utente o dispositivo che accede al server. Sono disponibili due modelli di licenza : la Standard CAL (Client Access License) e la Enterprise CAL.

La Standard CAL fornisce funzionalità SharePoint di base, mentre la Enterprise CAL include funzionalità più avanzate come la business intelligence e la ricerca aziendale.

SharePoint Foundation e SharePoint Designer

Questi due meritano menzioni d'onore. Sono entrambi strumenti gratuiti che non sono più in fase di sviluppo attivo e potrebbero persino disabilitare le funzionalità del prodotto presenti nelle versioni future; tuttavia, alcune versioni funzionano ancora sui moderni sistemi operativi.

SharePoint Designer viene in genere utilizzato da utenti avanzati o sviluppatori che desiderano creare soluzioni e flussi di lavoro personalizzati su SharePoint.

SharePoint Foundation, d'altra parte, è una versione entry-level gratuita di SharePoint che può essere utilizzata per la condivisione, la gestione e la collaborazione di documenti di base.

È un ottimo punto di partenza per i principianti e le piccole organizzazioni che non necessitano di tutte le funzionalità di SharePoint Online o SharePoint Server, ma vogliono comunque usufruire di vantaggi come la condivisione di file.

Alcuni vantaggi di SharePoint Foundation includono:

• Gratuito da usare

• Funzionalità di base per la gestione e la collaborazione dei documenti

• Facile da configurare e utilizzare

Ora che abbiamo coperto le diverse versioni e le opzioni di prezzo, esploriamo un altro aspetto importante di SharePoint: la sua integrazione con altri prodotti Microsoft.

SharePoint può essere integrato con prodotti come Teams, OneDrive e Power Platform per migliorarne notevolmente le funzionalità.

Nella sezione successiva, esaminiamo più da vicino come SharePoint si integra con questi prodotti e come può migliorare la produttività e la collaborazione dell'organizzazione. Quindi, tuffiamoci!

Integrazione con l'ecosistema Microsoft

L'integrazione con altri prodotti Microsoft è un grande vantaggio, in quanto fornisce una collaborazione senza soluzione di continuità, flussi di lavoro semplificati e un'esperienza moderna.

In questa sezione, diamo un'occhiata più da vicino ad alcuni dei principali prodotti Microsoft che si integrano con SharePoint.

Microsoft Office 365

Come parte dell'ecosistema di Office 365, SharePoint si integra perfettamente con altri strumenti di produttività, come Excel , Word e PowerPoint . Ciò ti consente di accedere e condividere documenti in tempo reale, assicurandoti che il tuo team rimanga aggiornato.

Incorporando SharePoint nella suite di servizi Office 365, gli utenti aziendali della tua organizzazione possono beneficiare di:

• Archiviazione centralizzata dei file con controllo degli accessi sicuro

• Comunicazione di squadra collaborativa e semplificata

• Design del sito del team flessibile e personalizzabile

Team Microsoft

Microsoft Teams è una piattaforma di collaborazione che consente ai team di chattare, condividere file e collaborare a progetti in tempo reale. Teams si integra con SharePoint, consentendo agli utenti di accedere a file e documenti di SharePoint direttamente dall'interfaccia di Teams.

Grazie all'integrazione con Microsoft Teams, puoi:

• Accedi facilmente ai documenti aggiornati condivisi con il tuo team

• Collabora sui documenti contemporaneamente con altri membri del team

• Tieni traccia delle revisioni e mantieni la cronologia delle versioni

Piattaforma di potenza

SharePoint interagisce con gli strumenti di Microsoft Power Platform , come Power Automate , Power Apps e LuckyTemplates . Sfruttando le funzionalità di Power Platform, puoi aggiungere automazione personalizzata, soluzioni di app e visualizzazione dei dati ai tuoi siti di comunicazione di SharePoint.

Con l'integrazione di Power Platform, puoi:

• Crea flussi di lavoro automatizzati tra SharePoint e altre app e servizi

• Crea app personalizzate per gestire e visualizzare i dati di SharePoint

• Genera potenti visualizzazioni dei dati con LuckyTemplates

L'integrazione con l'ecosistema Microsoft ti consente di sbloccare tutto il potenziale di SharePoint, creando infinite possibilità di collaborazione e innovazione all'interno della tua organizzazione.

Nella sezione successiva, esamineremo più da vicino alcuni potenziali casi d'uso reali di SharePoint. Andiamo!

Casi d'uso di Microsoft SharePoint

Come ora sai, SharePoint è una piattaforma versatile con un'ampia gamma di casi d'uso in diversi settori ed è la preferita in così tante organizzazioni. Di seguito sono riportati alcuni dei casi d'uso più comuni per SharePoint:

1. Gestione dei documenti : le funzionalità del sistema di gestione dei documenti di SharePoint sono tra le sue caratteristiche più popolari. Le organizzazioni possono utilizzare SharePoint per archiviare, organizzare e gestire documenti da diverse origini dati, garantendo che i membri del team possano accedere e collaborare facilmente all'ultima versione di un documento. Le funzionalità di controllo della versione e di check-in/check-out di SharePoint aiutano a prevenire i conflitti e assicurano che i membri del team lavorino sempre, sia in locale che online, con l'ultima versione di un documento.

2. Intranet e portali : SharePoint può essere utilizzato anche per creare siti e portali intranet autonomi per la comunicazione interna, la condivisione di informazioni, le web part moderne e la collaborazione. I siti Intranet possono essere personalizzati per includere notizie, eventi, wiki e annunci importanti, nonché politiche e procedure aziendali. Le sue funzionalità di ricerca integrate consentono a un utente finale di trovare rapidamente informazioni riservate archiviate on-premise.

3. Gestione dei progetti: le funzionalità di gestione dei progetti di SharePoint possono aiutare i team a gestire i progetti dall'inizio alla fine. I team possono utilizzare SharePoint per creare pagine del sito del progetto, assegnare attività, tenere traccia dell'avanzamento, modificare la struttura del sito e collaborare ai documenti del progetto su un singolo server. La sua integrazione con altri prodotti Office 365 e applicazioni Office, come MS Teams e Planner, può anche migliorare le capacità di gestione dei progetti.

4. Automazione dei processi aziendali: l'integrazione di SharePoint con Power Automate (precedentemente noto come Microsoft Flow) consente agli utenti di automatizzare attività e processi ripetitivi. Puoi utilizzare una farm di SharePoint insieme a Power Automate per automatizzare i flussi di lavoro, ad esempio i processi di approvazione dei documenti, con un supporto di file di grandi dimensioni.

SharePoint ha una vasta gamma di casi d'uso e questi sono solo alcuni esempi. Indipendentemente dalle esigenze della tua organizzazione, la piattaforma, insieme ai componenti aggiuntivi di SharePoint, può contribuire a migliorare la produttività e il targeting per pubblico e a semplificare i flussi di lavoro.

La linea di fondo

SharePoint è una piattaforma potente e versatile che aiuta le organizzazioni ei servizi di connettività aziendale a migliorare la produttività e migliorare la collaborazione.

Con le sue funzionalità di intranet e portale, integrazioni di applicazioni Office 365, strumenti di gestione dei progetti, web part e servizi di accesso e funzionalità di automazione dei processi aziendali, SharePoint offre soluzioni complete per organizzazioni di ogni dimensione e settore.

Inoltre, l'integrazione di SharePoint con altri prodotti Office 365 e servizi Office, come MS Teams, OneDrive, Outlook e Power Automate, lo rende un'applicazione Web ancora più preziosa per migliorare il flusso di lavoro.

Inoltre, con varie opzioni di prezzo e modelli di implementazione disponibili, può essere personalizzato per soddisfare le esigenze e il budget di qualsiasi organizzazione.

Che tu sia una piccola impresa che cerca di semplificare i processi aziendali o una grande azienda che cerca di migliorare il lavoro di squadra, le comunicazioni interne e la collaborazione tra reparti e sedi, SharePoint è una piattaforma che vale la pena prendere in considerazione.

Per ulteriori informazioni sui vantaggi dell'utilizzo di SharePoint come applicazione Web, consulta l'esercitazione di seguito: