Esporta elenchi di SharePoint in file Excel o CSV

In questo blog, discuteremo come esportare gli elenchi di SharePoint in due modi: esportazione in un file Excel e in un file CSV . È un modo efficace per inviare l'elenco o i dati a un'altra persona esterna all'organizzazione.

Imparare la differenza tra l'esportazione in file Excel o CSV ti aiuterà a decidere quale metodo di esportazione è l'ideale in varie situazioni.

Sommario

• Come esportare elenchi di SharePoint in Excel
• Come esportare gli elenchi di SharePoint in CSV
• La differenza tra l'esportazione in Excel e CSV
• Conclusione

Come esportare elenchi di SharePoint in Excel

Innanzitutto, fai clic su Esporta .

Vedrai due opzioni: Esporta in Excel ed Esporta in file CSV.

Se stai considerando il tempo, un file CSV è molto più veloce da esportare perché è statico. Tuttavia, se stai considerando la dinamica, un file Excel è la scelta migliore.

Ma per ora, sceglieremo Export to Excel .

Questo in realtà scaricherà un file di query , fondamentalmente un file Power Query in Excel . Accedi al tuo account SharePoint o al tuo account 365 in Excel prima di esportare. Puoi anche accedere quando apri il file Power Query scaricato .

Quindi, apri il file di query scaricato sul tuo Excel per vedere i dati esportati.

La colonna Tag è una colonna a selezione multipla, quindi le scelte sono separate da un punto e virgola e un hashtag (;#) .

Puoi anche visualizzare le opzioni facendo clic sul pulsante a discesa della colonna . In questo esempio, è la colonna Tag .

Quindi vedrai le opzioni disponibili.

Se desideri filtrare i dati visualizzati da Excel , puoi fare clic sulle colonne che desideri utilizzare per il filtro. In questo esempio, faremo clic sulla colonna Ufficio .

Quindi, seleziona Dallas nella finestra di dialogo.

Successivamente, fai clic su OK .

Di conseguenza, il tuo Excel visualizzerà gli elementi che hanno l'ufficio a Dallas .

Tenere presente che per i file di Power Query è necessario copiare prima i dati se si prevede di inviarli a una persona esterna all'organizzazione o all'azienda. Il file copiato sarà quello da inviare.

Come esportare gli elenchi di SharePoint in CSV

Innanzitutto, fai clic su Esporta , quindi fai clic su Esporta in CSV .

Questo scaricherà un file CSV . La parte migliore di questo è che non è più necessario accedere.

E vedrai la versione statica dell'elenco.

Tieni presente che quando scegli di esportare in CSV , stai scaricando la versione aggiornata più recente del tuo elenco. Poiché è statico, quando aggiorni l'elenco di SharePoint, devi scaricarlo di nuovo.

Considerando che in un file Power Query , ogni volta che aggiorni il tuo elenco di SharePoint, farà automaticamente lo stesso sul file poiché è un file Power Query .

La differenza tra l'esportazione in Excel e CSV

Queste sono le principali differenze tra i due:

• Il file di Power Query è come un'estensione dell'elenco di SharePoint, il che significa che qualsiasi modifica apportata all'elenco di SharePoint si rifletterà sul file di Power Query .
• Se invii il file di Power Query a una persona esterna all'organizzazione, devi copiare e incollare il file in un altro foglio e inviare il file copiato.
• Il file CSV è statico. Se lo invii a un'altra persona esterna alla tua organizzazione, non è necessario farne una copia. Puoi inviarlo direttamente alla persona.
• Non è necessario effettuare il login per accedere a un file CSV esportato .
• Se sono state apportate modifiche dopo aver esportato l'elenco in un file CSV , non si rifletterà sul file CSV a meno che non venga scaricato di nuovo.

Avvisi dell'elenco di SharePoint Configurazione
degli elenchi di SharePoint: una panoramica
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Conclusione

Per riassumere, hai imparato come esportare il tuo elenco di SharePoint in Excel e CSV . Se desideri inviare i dati al di fuori della tua organizzazione, puoi scegliere tra i due. Tuttavia, se stai mirando a uno veloce, esportare l'elenco in CSV è la scelta migliore.

Imparando la differenza tra questi due, sarai in grado di decidere facilmente quale metodo di esportazione è l'ideale in varie situazioni. Se desideri saperne di più su questo argomento e altri contenuti correlati, puoi sicuramente consultare l'elenco dei link pertinenti di seguito.

Ti auguro il meglio,

Enrico