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Esporta elenchi di SharePoint in file Excel o CSV
In questo blog, discuteremo come esportare gli elenchi di SharePoint in due modi: esportazione in un file Excel e in un file CSV . È un modo efficace per inviare l'elenco o i dati a un'altra persona esterna all'organizzazione.
Imparare la differenza tra l'esportazione in file Excel o CSV ti aiuterà a decidere quale metodo di esportazione è l'ideale in varie situazioni.
Sommario
- Come esportare elenchi di SharePoint in Excel
- Come esportare gli elenchi di SharePoint in CSV
- La differenza tra l'esportazione in Excel e CSV
- Conclusione
Come esportare elenchi di SharePoint in Excel
Innanzitutto, fai clic su Esporta .
Vedrai due opzioni: Esporta in Excel ed Esporta in file CSV.
Se stai considerando il tempo, un file CSV è molto più veloce da esportare perché è statico. Tuttavia, se stai considerando la dinamica, un file Excel è la scelta migliore.
Ma per ora, sceglieremo Export to Excel .
Questo in realtà scaricherà un file di query , fondamentalmente un file Power Query in Excel . Accedi al tuo account SharePoint o al tuo account 365 in Excel prima di esportare. Puoi anche accedere quando apri il file Power Query scaricato .
Quindi, apri il file di query scaricato sul tuo Excel per vedere i dati esportati.
La colonna Tag è una colonna a selezione multipla, quindi le scelte sono separate da un punto e virgola e un hashtag (;#) .
Puoi anche visualizzare le opzioni facendo clic sul pulsante a discesa della colonna . In questo esempio, è la colonna Tag .
Quindi vedrai le opzioni disponibili.
Se desideri filtrare i dati visualizzati da Excel , puoi fare clic sulle colonne che desideri utilizzare per il filtro. In questo esempio, faremo clic sulla colonna Ufficio .
Quindi, seleziona Dallas nella finestra di dialogo.
Successivamente, fai clic su OK .
Di conseguenza, il tuo Excel visualizzerà gli elementi che hanno l'ufficio a Dallas .
Tenere presente che per i file di Power Query è necessario copiare prima i dati se si prevede di inviarli a una persona esterna all'organizzazione o all'azienda. Il file copiato sarà quello da inviare.
Come esportare gli elenchi di SharePoint in CSV
Innanzitutto, fai clic su Esporta , quindi fai clic su Esporta in CSV .
Questo scaricherà un file CSV . La parte migliore di questo è che non è più necessario accedere.
E vedrai la versione statica dell'elenco.
Tieni presente che quando scegli di esportare in CSV , stai scaricando la versione aggiornata più recente del tuo elenco. Poiché è statico, quando aggiorni l'elenco di SharePoint, devi scaricarlo di nuovo.
Considerando che in un file Power Query , ogni volta che aggiorni il tuo elenco di SharePoint, farà automaticamente lo stesso sul file poiché è un file Power Query .
La differenza tra l'esportazione in Excel e CSV
Queste sono le principali differenze tra i due:
- Il file di Power Query è come un'estensione dell'elenco di SharePoint, il che significa che qualsiasi modifica apportata all'elenco di SharePoint si rifletterà sul file di Power Query .
- Se invii il file di Power Query a una persona esterna all'organizzazione, devi copiare e incollare il file in un altro foglio e inviare il file copiato.
- Il file CSV è statico. Se lo invii a un'altra persona esterna alla tua organizzazione, non è necessario farne una copia. Puoi inviarlo direttamente alla persona.
- Non è necessario effettuare il login per accedere a un file CSV esportato .
- Se sono state apportate modifiche dopo aver esportato l'elenco in un file CSV , non si rifletterà sul file CSV a meno che non venga scaricato di nuovo.
Avvisi dell'elenco di SharePoint Configurazione
degli elenchi di SharePoint: una panoramica
Cronologia delle versioni negli elenchi di SharePoint
Conclusione
Per riassumere, hai imparato come esportare il tuo elenco di SharePoint in Excel e CSV . Se desideri inviare i dati al di fuori della tua organizzazione, puoi scegliere tra i due. Tuttavia, se stai mirando a uno veloce, esportare l'elenco in CSV è la scelta migliore.
Imparando la differenza tra questi due, sarai in grado di decidere facilmente quale metodo di esportazione è l'ideale in varie situazioni. Se desideri saperne di più su questo argomento e altri contenuti correlati, puoi sicuramente consultare l'elenco dei link pertinenti di seguito.
Ti auguro il meglio,
Enrico
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