Filtraggio dei metadati nei file di SharePoint

I metadati aiutano a mantenere organizzate le librerie di documenti. Possiamo aggiungere metadati ai nostri file aggiungendo nuove colonne. Dopo averlo aggiunto ai nostri file, possiamo utilizzarli per ordinare, filtrare o raggruppare i nostri file. In questo blog, discuteremo di come eseguire il filtraggio dei metadati nei nostri file di SharePoint e dei relativi vantaggi.

Il filtraggio dei metadati rende il filtraggio di file/documenti negli elenchi e nelle raccolte documenti di SharePoint più logico e personalizzabile.

Per questo esempio, abbiamo aggiunto due colonne di metadati, Department e Expense Type . Con questi, possiamo ordinare, filtrare o raggruppare per reparto.

Sommario

• Filtrare i file di SharePoint utilizzando i metadati
• Raggruppamento dei nostri file di SharePoint utilizzando i metadati
• Conclusione

Filtrare i file di SharePoint utilizzando i metadati

Per filtrare i nostri file in base a questa colonna, fai clic su Filtra per .

Quindi, seleziona il dipartimento che vogliamo vedere. Ad esempio, vogliamo filtrare i nostri file per Contabilità e Vendite. Quindi, selezioniamoli e facciamo clic sul pulsante Applica .

Come possiamo vedere, ora vengono visualizzati solo i file Contabilità e Vendite . 

Questo è un modo migliore per raggruppare o organizzare i nostri file rispetto all'utilizzo di una gerarchia di cartelle. Utilizzando i metadati con filtro o raggruppamento per funzionalità, possiamo vedere contemporaneamente i file Contabilità e Vendite . Utilizzando le cartelle, dobbiamo aprire la loro cartella individualmente per poter vedere o individuare i file di cui abbiamo bisogno.  

Per rimuovere il filtro, fai di nuovo clic su Filtra per , deseleziona qui le selezioni o fai clic sul pulsante Cancella tutto e fai clic sul pulsante Applica . 

Raggruppamento dei nostri file di SharePoint utilizzando i metadati

Un'altra cosa interessante con i nostri metadati è l'utilizzo della funzione Raggruppa per . Con questo, possiamo raggruppare i nostri file per reparto o tipo di spesa. Basta fare clic su Raggruppa per dipartimento per vedere come sarà.

Come possiamo vedere, i nostri file sono ora raggruppati per tipo di reparto. I file nel reparto Contabilità sono raggruppati insieme, lo stesso vale per Vendite e così via.

Questo rende molto facile classificare i nostri file. Possiamo anche utilizzare i menu a discesa per vedere facilmente i nostri file nel caso ne avessimo centinaia. Possiamo comprimerli per gruppo e mostrare solo il gruppo che vogliamo vedere.

Tecnicamente, avremmo potuto fare cose simili con la struttura delle cartelle. Tuttavia, è qui che i metadati aiutano davvero perché possiamo farlo anche con altre colonne di metadati come la nostra colonna Tipo di spesa . 

Se non ci interessano i reparti file e dobbiamo invece raggrupparli o filtrarli in base al tipo di spesa, potremmo semplicemente fare la stessa cosa in questa colonna Tipo di spesa . Ad esempio, filtriamo i nostri file in base al tipo di spese di viaggio .

Quindi, vedremo i file relativi alle spese di viaggio indipendentemente dal loro dipartimento.

Possiamo anche filtrare e raggruppare allo stesso tempo. Ad esempio, se vogliamo vedere tutti i reparti tranne il marketing, tralasciamo il marketing. 

Quindi, possiamo raggruppare questi file filtrandoli semplicemente facendo clic anche  su Raggruppa per reparto .

Possiamo anche creare filtri per entrambe le colonne di tipo Reparto e Spese contemporaneamente. Ad esempio, possiamo mostrare solo le spese di viaggio e forniture nel reparto Contabilità .

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Conclusione

Per riassumere, una volta aggiunti i metadati ai nostri file, possiamo facilmente organizzare i nostri file come vogliamo, il che crea efficienza in un'organizzazione.

Questo meccanismo di filtraggio e raggruppamento consente agli utenti di filtrare e trovare dinamicamente il contenuto nelle raccolte documenti. Ha senso se configuri la tua libreria con metadati/colonne personalizzati. Se non hai impostato metadati personalizzati, gli unici filtri che avrai sono quelli che esistono per impostazione predefinita in qualsiasi libreria.

Ti auguro il meglio,

Enrico