Impostazioni della raccolta siti di SharePoint | Una panoramica

Una raccolta documenti viene sempre creata automaticamente ogni volta che creiamo un sito in SharePoint. Possiamo personalizzare una libreria e controllare come gli utenti possono visualizzare, gestire e creare documenti o persino tenere traccia delle versioni dei file. In questo tutorial parleremo di come configurare le impostazioni della raccolta siti di SharePoint.

Una raccolta documenti in SharePoint è una posizione in un sito in cui i membri del team possono collaborare ai file condivisi.

Sommario

• Accesso alle impostazioni della libreria del sito
• Impostazioni di controllo delle versioni nella raccolta siti di SharePoint 
• Convalida e impostazioni avanzate nella raccolta siti di SharePoint 
• Impostazioni del modulo in una libreria di documenti
• Altre impostazioni rilevanti in una raccolta documenti
• Conclusione

Accesso alle impostazioni della libreria del sito

Per accedere alle impostazioni della libreria, dobbiamo entrare in una libreria di documenti. Per questo esempio, abbiamo una raccolta documenti chiamata Expenses . 

Quindi, nella sezione in alto a destra, fai clic sull'icona a forma di ingranaggio e fai clic su Impostazioni libreria .

Ci porterà quindi a una visualizzazione classica delle impostazioni. Qui è dove possiamo anche fare cose come creare viste, aggiungere colonne, formattare e molto altro. Non discuteremo alcune delle impostazioni qui in questo tutorial, ma puoi sicuramente dare un'occhiata alla nostra discussione approfondita di tali impostazioni nel nostro . 

Una delle impostazioni comuni qui è il nome dell'elenco, la descrizione e le impostazioni di navigazione. 

Qui è dove possiamo cambiare il nome della nostra libreria e aggiungere una descrizione se lo desideriamo. Non discuteremo l' opzione di avvio veloce qui, ma prendiamo semplicemente atto che è utile per creare home page e spostamenti nei siti di SharePoint.

Impostazioni di controllo delle versioni nella raccolta siti di SharePoint 

Un'altra impostazione della libreria che abbiamo è il Versioning settings .

Qui è dove possiamo apportare modifiche come richiedere l'approvazione del contenuto per gli elementi inviati. Serve per impostare una configurazione in base alla quale i nuovi elementi o le modifiche agli elementi esistenti devono rimanere in uno stato di bozza o meno fino a quando non sono stati approvati. 

Possiamo anche cambiare la numerazione delle etichette dei file delle nostre revisioni principali e secondarie. Ad esempio, le revisioni principali per i nostri file saranno etichettate da 1, 2, 3 e le revisioni secondarie avranno 1.0, 1.1, 1.2 e così via.

Possiamo anche impostare il numero di copie dei nostri articoli nelle ultime versioni. Di solito, questo dovrebbe essere solo 10-20 a causa di problemi di spazio limitato. 

La sicurezza delle bozze serve a limitare gli utenti che possono vedere le bozze nella nostra raccolta documenti.

Infine, possiamo richiedere la funzione Check Out prima che chiunque possa modificare i documenti. La funzione Check Out serve a limitare l'accesso al file da parte di altri utenti se è attualmente in fase di modifica. 

Convalida e impostazioni avanzate nella raccolta siti di SharePoint 

Passiamo ora alle impostazioni avanzate.

Contiene diverse impostazioni per la gestione dei tipi di contenuto, dei modelli di documento e delle cartelle.

Il prossimo è il Impostazioni di convalida .

Qui è dove possiamo impostare alcune formule. Ad esempio, se non vogliamo che altri utenti denominino il loro nuovo documento o dipartimento come " Home page ", possiamo farlo in questa parte.

Impostazioni del modulo in una libreria di documenti

Questo è un esempio di un modulo di SharePoint. Possiamo cambiarlo andando alle impostazioni del modulo .

Impostazioni modulo è dove possiamo modificare il modulo predefinito di SharePoint.

Ad esempio, possiamo utilizzare un modulo personalizzato creato in PowerApps invece di utilizzare il modulo predefinito da SharePoint.

Altre impostazioni rilevanti in una raccolta documenti

Abbiamo anche la sezione Autorizzazioni e gestione in cui possiamo eliminare la nostra libreria, impostare le autorizzazioni per la nostra libreria, le impostazioni del flusso di lavoro e così via. L' autorizzazione per queste impostazioni della raccolta documenti è dove possiamo dare accesso a determinate persone per determinati documenti e app e non ad altri. 

Le impostazioni del flusso di lavoro servono per creare un flusso di lavoro specifico che si verifica quando qualcuno modifica o aggiunge un nuovo documento. Ad esempio, se un utente aggiunge un nuovo documento di spesa, verrà inviata prima un'e-mail al manager per l'approvazione, quindi alle risorse umane per la revisione e così via. 

Inoltre, abbiamo le  impostazioni RSS . Qui è dove possiamo impostare notifiche o aggiornamenti ogni volta che un utente modifica o aggiunge un elemento.

Abbiamo anche accesso a impostazioni di colonne più avanzate come la creazione di colonne, l'ordinamento delle colonne e molto altro. 

Inoltre, abbiamo un'impostazione per la creazione di viste.

Se facciamo clic su di esso, ci darà un modo classico di creare una vista.

Aggiunta di raccolte documenti in SharePoint
Modelli SharePoint per raccolte documenti
Raccolta immagini in SharePoint | Un introduzione

Conclusione

Tutto sommato, queste sono alcune delle impostazioni a cui possiamo accedere nelle impostazioni di una libreria del sito di SharePoint. Tieni presente che quando creiamo un sito di SharePoint, crea automaticamente anche una raccolta documenti.

SharePoint consente agli utenti di personalizzare e configurare completamente le raccolte documenti tramite le impostazioni della raccolta.

Spero che questo sia stato utile. Se desideri saperne di più sul resto delle impostazioni, puoi controllarle sul nostro corso che sarà incluso nell'elenco dei collegamenti pertinenti di seguito. 

Ti auguro il meglio,

Enrico