Metadati SharePoint | Un introduzione

In questo blog, ti mostreremo come organizzare i tuoi file attraverso la struttura delle cartelle. Parleremo anche dei vantaggi dei metadati di SharePoint per organizzare e individuare facilmente i nostri file rispetto all'utilizzo della gerarchia delle cartelle. 

I metadati di SharePoint sono le informazioni aggiuntive sui tuoi file, non il contenuto dei file. Aiuta gli utenti a individuare, recuperare e organizzare facilmente i tuoi contenuti.

Organizzare correttamente i nostri file ci aiuta a individuarli correttamente, il che è fondamentale per la nostra produttività. Sul nostro computer, di solito raggruppiamo i nostri file attraverso strutture di cartelle o gerarchie.

Sommario

• Utilizzo della struttura di cartelle tradizionale su SharePoint
• Utilizzo della gerarchia delle cartelle anziché dei metadati di SharePoint
• Vantaggi dei metadati di SharePoint per l'organizzazione dei file
• Conclusione

Utilizzo della struttura di cartelle tradizionale su SharePoint

Alcune persone preferiscono ancora organizzare i propri file utilizzando le cartelle. Per questo esempio, abbiamo una cartella denominata Expenses – TRADITIONAL .

All'interno di questa cartella ci sono i rendiconti spese campione dei diversi reparti della nostra azienda. L'organizzazione iniziale che abbiamo fatto su questi file è rinominandoli.

E sta per spesa, seguito dal nome del dipartimento, a cosa serve la spesa, quindi un codice numerico casuale alla fine. In una grande azienda, potrebbero esserci un centinaio di questi rapporti ogni giorno. Quindi, organizzarli attraverso i nomi non sarà così utile. 

La prima cosa che possiamo fare per organizzarli è creare cartelle e separarle in base ai loro reparti.

Quindi, abbiamo spostato tutte le note spese della contabilità nella cartella della contabilità, la nota spese delle risorse umane nella cartella delle risorse umane e così via.

Quindi, questo è il modo tradizionale di organizzare i nostri file nelle nostre librerie di documenti. 

Utilizzo della gerarchia delle cartelle anziché dei metadati di SharePoint

Tuttavia, l'utilizzo di cartelle o sistemi di directory ci limita avendo un solo modo di raggruppare i nostri file. Per questo caso, ci consente solo di organizzare in base a una categoria, che è il dipartimento. Quindi, se vogliamo esaminare tutti i rapporti relativi ai viaggi o alle forniture, dobbiamo cercarli in ciascuna delle cartelle del dipartimento. Non è molto efficiente e rende ancora difficile l'individuazione dei file. 

Un altro problema con l'utilizzo della sola gerarchia di cartelle per l'organizzazione dei file sono i duplicati dei file. Potremmo voler raggruppare i nostri file per reparti e anche per tipo di spesa. Con questi, potremmo voler salvare una copia dello stesso file ma all'interno di ciascuna cartella.

Possiamo anche cercare i nostri file su SharePoint tramite il campo di ricerca. Tuttavia, alcuni utenti potrebbero scrivere in modo errato i rapporti sui file. 

Vantaggi dei metadati di SharePoint per l'organizzazione dei file

I metadati di SharePoint forniscono informazioni aggiuntive sui nostri file come il nome del file, la data di creazione, chi lo ha creato, la dimensione del file, il tipo di file e molti altri. Questo ci aiuta a organizzare, recuperare e individuare facilmente i nostri file.

Nell'immagine di esempio qui sotto, possiamo vedere i metadati attraverso le colonne Name , Modified , Modified by , Department e Expense Type . Esistono molti modi per utilizzare queste colonne di metadati come la creazione di visualizzazioni , il raggruppamento per e il filtraggio . 

Possiamo creare più colonne di metadati e personalizzarle in base alle nostre esigenze. Alcune colonne di metadati come Modified e Modified by vengono popolate automaticamente, il che significa che non possiamo modificarle. 

Per il nostro file di esempio, abbiamo creato la colonna Department and Expense Type insieme a filter e group by feature. 

Pertanto, possiamo facilmente raggruppare o trovare i file per reparto o per tipo di spesa.

Possiamo anche utilizzare i metadati di SharePoint per la sicurezza delle informazioni, ad esempio impedire agli utenti di visualizzare o modificare alcuni file. Con questo, possiamo archiviare in modo sicuro file privati ​​o sensibili all'interno della nostra organizzazione. 

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Conclusione

Per riassumere, siamo in grado di comprendere la differenza tra l'organizzazione dei file tramite la gerarchia delle cartelle e l'utilizzo dei metadati di SharePoint. Tieni presente che i metadati di SharePoint sono le informazioni sui tuoi file, non il contenuto dei file.

È completamente personalizzabile a seconda dei ruoli e del settore. La caratteristica più potente che i metadati ci forniscono è la possibilità di raggruppare, ordinare o trovare facilmente i nostri file. Imparerai di più su questo una volta capito come aggiungere colonne di metadati. 

Ti auguro il meglio,

Enrico