Modelli SharePoint per raccolte documenti

I modelli sono design predefiniti che possiamo utilizzare per standardizzare un determinato layout. In questo tutorial parleremo di come aggiungere e utilizzare modelli di SharePoint personalizzati nelle raccolte documenti . 

I modelli di documento possono essere archiviati e riutilizzati per standardizzare i processi e portare coerenza all'interno di un'organizzazione. Sono generalmente preformattati in qualche modo che informa l'uso del documento.

Sommario

• Importanza dell'utilizzo dei modelli di documento in SharePoint
• Caricamento di modelli di documenti su SharePoint
• Utilizzo dei modelli di SharePoint per i documenti
• Conclusione

Importanza dell'utilizzo dei modelli di documento in SharePoint

Il motivo principale per l'utilizzo di un modello di documento in SharePoint è che consente di risparmiare tempo per i suoi utenti. Anziché dover perdere tempo a formattare un tipo di documento ogni volta che lo utilizziamo, possiamo semplicemente salvare un modello di documento e riutilizzarlo. Inoltre, l'utilizzo di modelli può garantire l'uniformità in quanto mantiene tutto formattato correttamente. 

Ad esempio, se siamo un'azienda automobilistica, di solito abbiamo un file Excel di quotazione per i venditori. In questo esempio, abbiamo una cartella Quotes .

All'interno di questa cartella, sono presenti alcuni file di preventivo Excel di esempio per Honda e Ford . 

Quando apriamo questi file di quotazioni, possiamo vedere che hanno formati diversi che possono creare confusione per chi vuole controllarli o creare un nuovo file di quotazione per un'altra casa automobilistica. 

Inoltre, se un altro utente ha bisogno di creare un file preventivo, potrebbe avere un altro modo per farlo. 

Possiamo fornire un modello che gli utenti delle vendite possono utilizzare ogni volta che devono creare un preventivo. Quindi, possiamo caricarlo sul nostro SharePoint. 

Caricamento di modelli di documenti su SharePoint

Per questo tutorial, ho creato un modello di preventivo di esempio che voglio che gli utenti utilizzino ogni volta che creeranno un preventivo. Su questo modello ho aggiunto il nome dell'azienda, lo slogan, la citazione, la data e così via. 

Per caricare un modello su SharePoint, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo , quindi fare clic su Aggiungi modello .

Successivamente, seleziona il modello che hai creato. Per questo esempio, ho creato un modello denominato Price Quote Template .

Vedremo una notifica che il nostro modello è già stato caricato.

Gli utenti possono ora utilizzare questo modello. Devono solo fare clic sul pulsante Nuovo .

Quindi, vedremo che il modello di preventivo che abbiamo caricato è stato aggiunto all'elenco. Ancora una volta, questo è utile perché se gli utenti aggiungono citazioni, possiamo dire loro di non creare un file Excel di preventivo a modo loro e di utilizzare invece questo modello che abbiamo fornito. 

Per questo esempio, eliminerò questi due file di preventivo di esempio che non hanno lo stesso formato. 

Utilizzo dei modelli di SharePoint per i documenti

Per utilizzare il modello che abbiamo aggiunto, fai clic sul pulsante Nuovo , quindi fai clic su quel modello. 

Come possiamo vedere, invece di avere un file excel vuoto e creare un preventivo da zero, ora abbiamo un modello di preventivo che dobbiamo solo compilare.

Dopo aver inserito i dettagli necessari per questo preventivo, ora possiamo rinominarlo. Questa è una citazione di esempio per Ford , quindi l'ho chiamata Ford .

Ogni volta che un utente deve creare un preventivo, può semplicemente utilizzare il nostro modello di preventivo. Con questo, possiamo anche avere modelli per preventivi, fogli di chiamata, appunti di riunioni e molti altri. Nota che possiamo farlo anche per i file Word o PowerPoint.

Ma cosa succede se non vogliamo che gli utenti creino più la propria cartella di lavoro Excel o documento Word? Possiamo anche farlo. Per prima cosa, fai clic sul pulsante Nuovo , quindi fai clic sul menu Modifica nuovo . 

Deseleziona le opzioni che gli utenti possono utilizzare quando aggiungono un nuovo file. Ad esempio, se disponiamo di un modello per una cartella di lavoro di Excel, possiamo deselezionare la cartella di lavoro di Excel qui. 

Possiamo anche organizzare le nostre opzioni. Ad esempio, possiamo trascinare il nostro modello di preventivo e metterlo in cima, se lo desideriamo.

Per salvare le modifiche, fai clic su Salva .

Quindi, se facciamo nuovamente clic sul pulsante Nuovo , vedremo che la cartella di lavoro di Excel non era nell'elenco e il nostro modello di preventivo è ora in cima. 

Possiamo facilmente riportare la cartella di lavoro di Excel se lo desideriamo. Vai di nuovo al menu Modifica e seleziona la casella di controllo Cartella di lavoro di Excel. Assicurati di salvare ogni volta che apporti alcune modifiche.

Se vogliamo rimuovere un determinato modello, basta fare clic sui puntini di sospensione, quindi fare clic su Elimina .

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Conclusione

Per concludere, i modelli di SharePoint offrono una grande opportunità per semplificare il nostro lavoro, in particolare il processo di creazione dei documenti. In questo tutorial, sei stato in grado di apprendere come caricare e utilizzare modelli di documenti personalizzati su SharePoint.

Avere questa funzionalità su SharePoint è molto potente in quanto costringe i nostri utenti a organizzare e creare formati di documenti coerenti. Spero che tu sia stato in grado di coglierne l'uso e l'importanza.

Ti auguro il meglio,

Enrico