Processi aziendali in Microsoft Power Automate

In questo tutorial, avremo una rapida panoramica su cosa sono i processi aziendali e come funzionano. È più simile a una funzionalità di Power Apps piuttosto che a una funzionalità di Power Automate. I flussi dei processi aziendali sono un modo per semplificare molto l'attuale processo aziendale tradizionale aggiungendo una lista di controllo o un flusso attorno ad esso.  

Sommario

• Comprensione dei flussi dei processi aziendali
• Creazione di flussi di processi aziendali
• Diagramma di flusso dei processi aziendali
• Componenti del flusso di processo aziendale: fase
• Componenti del flusso di processo aziendale: passaggio dei dati
• Componenti del flusso di processo aziendale: condizione
• Componenti del flusso del processo aziendale: passaggio dell'azione
• Modificare lo stage
• Componente Aggiunta di passaggi di dati
• Aggiunta di una fase
• Aggiunta di condizioni ai flussi dei processi aziendali
• Aggiunta di fasi al diagramma delle condizioni
• Aggiunta di una nuova fase per gli altri campi
• Salvataggio, convalida e attivazione del flusso di processo aziendale
• Esecuzione del flusso del processo aziendale
• Testare la condizione
• Correggere gli errori del modulo
• Fissare il flusso di corrente
• Ricontrollare il flusso del processo aziendale
• Conclusione

Comprensione dei flussi dei processi aziendali

Diciamo che potremmo avere un processo aziendale in cui ci imbarchiamo e assumiamo. C'è un processo che di solito segue il team delle risorse umane. Dopo che sono stati assunti, ci assicuriamo che abbiano un laptop, che conoscano le informazioni aziendali necessarie e otteniamo il loro nome, numeri di telefono, indirizzo e simili. L'HR probabilmente ha una piccola lista di controllo e moduli che devono compilare per quella persona. 

Con i flussi dei processi aziendali, possiamo creare un processo digitalizzato per tutte queste cose. Quindi, invece di far pensare alle risorse umane la sequenza corretta del solito processo manuale, o se hanno davvero tutte le informazioni di cui hanno bisogno, possiamo creare un processo che il team delle risorse umane potrebbe seguire in sequenza. 

Lo scopo dei flussi dei processi aziendali è strutturare un processo aziendale corrente e creare una lista di controllo attorno ad esso.

Un processo aziendale è completamente nelle mani della persona che lo utilizza. Stanno solo facendo una cosa dopo l'altra e così via come un processo graduale. Con questo, rende un processo aziendale molto più semplice senza renderlo automatizzato in alcun senso. 

Creazione di flussi di processi aziendali

Creiamo ora un flusso di processo aziendale di esempio. Innanzitutto, dobbiamo cambiare il nostro ambiente in uno che abbia un'entità. Quindi, assicurati di aver creato prima un ambiente. Quindi, fai clic su Ambienti e modificalo dal nostro ambiente predefinito al nuovo ambiente con entità. 

Facciamo ora clic su Processo aziendale .

Chiamiamolo " OnboardingANewEmployee ".

Per la casella di testo Scegli un'entità ...

…scorri verso il basso e cerca NewEmployee , fai clic sulla sua casella di controllo e fai clic sul pulsante Crea .

Potrebbero essere necessari alcuni minuti per caricarsi, ma poi ci reindirizzerà a questa pagina. Questo non è il nostro solito diagramma di flusso. Questo è un diagramma di processo aziendale che è completamente diverso da un diagramma di flusso.

Diagramma di flusso dei processi aziendali

Un diagramma di flusso dei processi aziendali contiene una serie di funzionalità simili che si trovano solitamente in un diagramma di flusso .

Ora proviamo ad aprire un modulo. Per farlo, vai al sito Web di Power Apps . Quindi, fai clic su Dati . Successivamente, fai clic su Entità . Quindi, verrà visualizzato l'elenco dei moduli disponibili.

Fare clic sui puntini di sospensione ( ... ) dal modulo che si desidera aprire. Quindi, fai clic sull'opzione Modifica modulo . Infine, fai clic sull'opzione Modifica modulo in una nuova scheda .

Vedremo quindi il modulo pronto per essere modificato.

Quindi, invece di far passare l'utente attraverso tutto quel processo di apertura del modulo e digitando tutti i dettagli richiesti nel modulo, possiamo semplicemente guidarlo su quali campi vorremmo che l'utente rispondesse creando un flusso di processo aziendale. Ad esempio, possiamo lasciare che rispondano alle prime 3 domande di una serie di domande. In questo modo, siamo in grado di indirizzare l'utente attraverso un modulo che deve compilare come parte del processo aziendale.

Componenti del flusso di processo aziendale: fase

Esaminando il diagramma del flusso dei processi aziendali , vedremo il pulsante Stage . Quando si fa clic, verrà visualizzato il diagramma della fase .

Una fase è un gruppo di passaggi che desideri che l'utente segua. Ad esempio, la fase 1 consisterebbe nell'ottenere le informazioni di base sui dipendenti, la fase 2 consisterebbe nell'ottenere informazioni sul loro stipendio, mentre la fase 3 eseguirebbe un controllo dei precedenti e la fase 4 consentirebbe loro di ottenere il laptop. 

Componenti del flusso di processo aziendale: passaggio dei dati

Ogni fase contiene passaggi di dati . Quando si fa clic, verrà visualizzato il suo diagramma.

Un passaggio dati è un passaggio o un numero di passaggi con i dati richiesti che desideri che l'utente raccolga all'interno del flusso del processo aziendale . Ad esempio, la Fase 1 precedente, che consiste nell'ottenere le informazioni personali di base dei dipendenti, potrebbe includere Data Steps come ottenere il nome in Data Step #1 , ottenere il cognome in Data Step #2 , ottenere l'indirizzo in Data Step #3 , ottenendo il numero di telefono in Data Step #4 , e così via e così via.

Componenti del flusso di processo aziendale: condizione

Abbiamo anche la funzione Condizione che possiamo impostare. È qui che l'utente risponde alle domande con determinati risultati che richiederebbero una fase diversa o un passaggio dati diverso da seguire.

Ad esempio, con l'uso di Condition , possiamo impostare l'utente in modo che risponda al campo DeveloperEnvironment nel modulo se è un Developer . In caso contrario, inseriranno invece il campo TesterProduct come Tester .

Componenti del flusso del processo aziendale: passaggio dell'azione

Un passaggio di azione viene utilizzato quando desideriamo che l'utente esegua un'azione come l'invio di dati via e-mail. Ad esempio, indirizziamo l'utente a inviare tramite e-mail una serie di informazioni personali di base sui dipendenti al team di contabilità fornitori per assicurarsi che vengano pagati. Quindi, invece di inserire pezzi di dati in Data Step , chiediamo all'utente di eseguire un'azione.

Ci sono anche altri due componenti del flusso di processo aziendale come il flusso di lavoro e il passaggio del flusso , ma non ci concentreremo troppo su questo in questo tutorial.

Modificare lo stage

Ora che conosciamo l'utilizzo dei diversi componenti, possiamo quindi procedere alla modifica della fase per il nostro primo Business Process Flow . Per farlo, facciamo clic sul diagramma New Stage . 

Una volta cliccato, appariranno le Proprietà dello Stage .

Quindi, cambiamo il nome visualizzato predefinito in " Ottieni informazioni di base sui dipendenti " e fai clic su Applica . 

Vedremo quindi il nome modificato dello stage .

In seguito, fare clic su Dettagli per visualizzare il passaggio dei dati n. 1 nel diagramma. Quindi fai clic su di esso.

Quando si fa clic, verranno visualizzate le proprietà del passaggio dati .

In Step Name , digitiamo le informazioni particolari che vorremmo che l'utente raccogliesse. Quindi per Data Step #1 , sarà " First Name " e seleziona FirstName anche nel Data Field .

Selezioniamo Obbligatorio e facciamo clic su Applica . Quindi, vedremo il nome modificato del nostro primo Data Step .

Quindi, vedremo il nome modificato del nostro primo Data Step .

Componente Aggiunta di passaggi di dati

Per aggiungere un nuovo passaggio dati nel diagramma, basta selezionare e trascinare il pulsante Passaggio dati sotto Componenti .

 Quindi, inseriscilo nel segno più ( + ) sotto Data Step #1 .

Al termine, nel diagramma verrà aggiunto il passaggio dei dati n. 2 .

Specifichiamo anche le informazioni particolari che vorremmo che l'utente raccogliesse per Data Step #2 . Digita " Cognome " come Nome del passaggio , seleziona Cognome anche nel Campo dati , spunta Obbligatorio e infine fai clic su Applica .

Aggiungiamo un altro passaggio dati per questo diagramma. Per fare ciò, trascina e rilascia il pulsante Data Step nel segno più ( + ) sotto il recente Data Step , proprio come ejat abbiamo fatto in precedenza.

Per Data Step # 3 , digita " Phone Number " per il Step Name , seleziona PhoneNumber anche nel Data Field , seleziona Required e, infine, fai clic su Apply .

Aggiungiamo un altro passaggio dati nel diagramma.

Per Data Step #4 , l'utente raccoglierà la data di nascita ma digiterà semplicemente " DOB " come nome del passaggio . Selezionare Data di nascita nel Campo dati , selezionare Obbligatorio e fare clic su Applica .

Ora abbiamo finito di creare il nostro primo diagramma di flusso del processo aziendale composto da 4 passaggi di dati .

Aggiunta di una fase

Per aggiungere un'altra fase nel diagramma del flusso del processo aziendale , seleziona e trascina il pulsante Fase che si trova sotto Componenti .

Quindi, posizionalo nel segno più ( + ) accanto al nostro recente Stage .

Al termine, vedremo il diagramma per il nuovo Stage .

Dopo aver ottenuto le informazioni di base del dipendente, dobbiamo determinare la posizione del dipendente. Quindi, chiameremo la fase aggiunta " Determinare la posizione del dipendente " e faremo clic su Applica .

Dopo aver assegnato un nome allo stage, creeremo un Data Step . Fai clic su Dettagli all'interno del diagramma, quindi fai clic su Data Step #1 .

Denominiamo il Data Step " Main Position ", selezioniamo MainPosition anche per il Data Field e infine clicchiamo su Apply .

Aggiunta di condizioni ai flussi dei processi aziendali

Ora aggiungeremo una condizione perché vorremmo che l'utente compili il campo DeveloperEnvironment solo se la sua posizione principale è Developer . In caso contrario, l'utente compilerà il campo TesterProduct se la posizione principale è un Tester . Questo è il motivo principale per cui stiamo facendo questo flusso in primo luogo. Per farlo, selezioniamo e trasciniamo il pulsante Condizione .

Quindi, posizionalo nel segno più ( + ) proprio accanto alla fase in cui verrà aggiunta la condizione .

Vedremo quindi il nuovo diagramma delle condizioni . La dichiarazione di condizione che avremo è verificare se la posizione principale è o meno la stessa del valore di uno sviluppatore o di un tester. Quindi, imposteremo il percorso Sì ( ? ) per lo sviluppatore e il percorso No ( X ) per il tester . Se l'utente è uno sviluppatore , seguirà la condizione per il percorso Sì. Se si tratta di un Tester , verrà invece seguita la condizione per il percorso No.

Per impostare la Condizione , modificarne le Proprietà . Per fare ciò, digitiamo l'istruzione “Il dipendente è uno sviluppatore? " come nome visualizzato per la condizione . Quindi, imposteremo le regole Main Position Equals the Value of a Developer . Successivamente, fai clic su Applica .

Aggiunta di fasi al diagramma delle condizioni

Aggiungiamo ora una fase con passaggi dati per il percorso quando la posizione dell'utente corrisponde alla condizione all'interno del percorso yes ( ? ). Seleziona e trascina il pulsante Stage , quindi posizionalo nel segno più ( + ) accanto al segno di spunta ( ? ).

Digita il nome visualizzato " Compila le informazioni di sviluppo " per lo stage .

Successivamente, impostiamo il Data Step . Fare clic su Dettagli , quindi Passaggio dati n. 1 . Seleziona DeveloperEnvironmen t come Campo dati in Proprietà .

Quindi, seleziona Obbligatorio e fai clic su Applica .

Aggiungiamo anche uno Stage per il no path ( X ) o la risposta “no” per Condition . Come abbiamo fatto in precedenza, selezioneremo e trascineremo il pulsante Stage , quindi lo posizioneremo nel segno più visualizzato ( + ) appena sotto il nessun percorso ( X ).

Quindi, vedremo il New Stage visualizzato per il percorso.

Se l'utente NON è uno sviluppatore, questo passaggio dati dovrebbe essere il prodotto tester. Digitiamo il nome del passaggio " Tester Product " e selezioniamo TesterProduct per il campo dati . Quindi fare clic su Applica .

Ora, abbiamo finito con l'aggiunta di condizioni al flusso del processo aziendale . Ciò ha reso più semplice la compilazione del modulo poiché l'utente non dovrà preoccuparsi del campo Prodotto tester quando è uno sviluppatore o viceversa se è un tester .

Aggiunta di una nuova fase per gli altri campi

L'ultima cosa che faremo è aggiungere un diagramma New Stage per il campo Manager e il campo Starting Pay per entrambi gli utenti: sviluppatori e tester . Per farlo, selezioneremo e trascineremo il pulsante Stage da Components , quindi lo posizioneremo nel segno più ( + ) accanto allo Stage che abbiamo creato per il percorso yes ( ? ) o per Developers .

Chiamiamo la nuova fase aggiunta " Manager and Salary " digitandola nel Nome visualizzato in Proprietà , quindi fai clic su Applica . 

Dobbiamo anche aggiungere Data Steps allo Stage. Fai clic su Dettagli , quindi su Data Step #1 . Selezionare ReportingManager come Campo dati nelle Proprietà.

Successivamente, seleziona Richiesto e fai clic su Applica .

Poiché abbiamo bisogno di 2 campi in questo diagramma, aggiungeremo un'altra Data Step per questo. È sufficiente selezionare e trascinare il pulsante Data Step sotto Components , quindi posizionarlo nel segno più ( + ) sotto Data Step #1 .

While in the Properties, we’ll select StartingPay for the Data Field and click Apply.

We’ll also do the same for the no path (X) or for the Testers. Select and drag the Stage button under Components and place it in the plus sign (+) beside the Stage of the Tester path.

After that, we’ll also add two Data Steps in this Stage. Similar to what we did in the Developer path, just click Details, then click Data Step #1. Select ReportingManager in the Data Field and click Apply.

To add the second Data Step, just select and drag the Data Step button under Components then place it in the plus sign (+) under Data Step #1.

While in the Properties, select StartingPay in the Data Field and click Apply.

So now, we have a full Business Process Flow diagram set up for the process of Onboarding A New Employee.

Saving, Validating And Activating The Business Process Flow

Before we can see our Business Process Flow in action, we need to save, validate and activate it first. To do that, let’s click Save.

Then, click Validate.

After that, click Activate.

When clicked, a dialogue box will appear. Click the Activate button to confirm the process of activation. 

The activation process may take a while then we’ll be good to go after that.

Running The Business Process Flow

Since we’ve already activated our Business Process Flow, we can now run and test it. To do that, let’s go back to Power Automate and click My flows.

Go to the Business process flows tab and click the Run icon across the flow OnboardingANewEmployee.

When clicked, we’ll be redirected to the similar form we had earlier.

The user can still fill in the form manually as desired, but we’ve already added a process for them to follow which is displayed on top.

The first target we’ll see in the process is the stage that we’d like the user to follow first which is to Get Employee Basic Information. 

Let’s click it and the specific portion of the form will be displayed where it wants the user to type in the employee’s First Name, Last Name, Phone Number, and the Date of Birth (DOB). These are the same things we specified in the first stage of our Business Process Flow diagram earlier.

Let’s try filling in the details. For example, let’s type in “Henry” as the First Name, “Legge” as the Last Name, a random Phone Number “5023369985” and the Date of Birth “February 7th, 1973”.

As we fill in the details of the Business Process Flow, the form is also filled in automatically.

To go to the next stage, we’ll click the forward arrow on the far right of the last stage. 

When clicked, the next stage Determine Employee Position will then ask the Main Position of the user.

For this one, let’s try selecting Developer from the drop-down list.

Testing The Condition

If we’ve done the flow set up correctly, the next stage should only ask for the DevelopmentEnvironment and not the TesterProduct when the position is Developer. That’s what we’ve set as the Condition statement. Let’s click the forward arrow to check that.

As we can see, the next stage wants the user to type in the DevelopmentEnvironment which means the flow setup was correct.

Now, let’s go back and change our selection to Tester. To do that, we’ll just click the back arrow.

Seleziona Tester come nostra posizione questa volta.

Fai clic sulla freccia in avanti e la fase successiva ci dirà di digitare un prodotto tester .

Ora torniamo indietro e continuiamo come sviluppatore . Fare clic sulla freccia indietro per farlo.

Scegli Sviluppatore .

Fare clic sulla freccia avanti per passare al passaggio successivo.

Ad esempio, digiteremo "Linux " come DevelopmentEnvironment .

Fare clic sulla freccia avanti .

Quindi, verrà visualizzata la fase Manager And Salary che ci chiede di digitare i dettagli per ReportingManager e StartingPay .

Digitiamo " Steve Jobs " nel campo ReportingManager con lo StartingPay di " 80000 ".

Fare clic sulla freccia avanti .

Quindi fare clic sul pulsante Salva .

Dopo aver salvato il modulo, ci avviserà che l' ID dipendente è un campo obbligatorio da compilare. Quindi, questa è una cosa che abbiamo dimenticato di integrare nel nostro flusso di processo aziendale e lo ripareremo in seguito.

Per questo esempio, inseriamo semplicemente l' ID dipendente " 212 " manualmente nel modulo.

Infine, fai clic su Salva e chiudi .

Quindi, ci reindirizzerà ai flussi dei nostri processi aziendali nella pagina Power Automate.

Correggere gli errori del modulo

Possiamo anche risolvere i diversi problemi che abbiamo con il nostro flusso. Ad esempio, il campo Posizione nel modulo precedente avrebbe dovuto essere invece MainPosition .

Per correggerlo, dobbiamo tornare al modulo Power Apps e modificare l'etichetta del campo visualizzato.

Poiché l'ho già corretto, MainPosition viene ora visualizzato come etichetta. Quello che ho fatto è stato semplicemente fare clic sull'etichetta nel modulo che voglio correggere. 

Quindi nelle sue Proprietà , digitare l' etichetta del campo corretta , fare clic su Salva e fare clic su Pubblica .

Fissare il flusso di corrente

Dobbiamo anche correggere il flusso poiché il nostro flusso attuale non dice all'utente di inserire un ID dipendente . Per farlo, torniamo al nostro diagramma del flusso dei processi aziendali . Innanzitutto, aggiungi un nuovo passaggio dati alla fase Ottieni informazioni di base sui dipendenti selezionando e trascinando il pulsante Passaggio dati sotto Componenti , quindi posizionalo nel segno più ( + ) sopra Passaggio dati n. 1 .

Sotto Properties , digitiamo " EmployeeID " come Step Name . Seleziona EmployeeID nel campo dati , seleziona Obbligatorio e infine fai clic su Applica .

Successivamente, facciamo clic su Aggiorna per salvare il modulo.

Fare clic su Convalida e assicurarsi che la convalida abbia esito positivo come visualizzato.

Ricontrollare il flusso del processo aziendale

Eseguiamo il flusso per verificare se le correzioni hanno avuto esito positivo. Per farlo, torna a Power Automate e fai clic sull'icona Esegui per visualizzare il modulo.

Quando si fa clic sulla fase Ottieni informazioni di base sui dipendenti nel modulo, ora ci viene richiesto di compilare il campo EmployeeID .

Proviamolo. Digita " 1234 " come ID dipendente .

Compila anche gli altri campi. Per questa volta, digiteremo " Bob " come Nome , " Chuck " come Cognome , " 1234567890 " come Numero di telefono e " 1 settembre 2020 " come Data di nascita .

Fare clic sulla freccia avanti .

Selezioniamo la posizione principale " Tester " per questo.

Fare clic sulla freccia avanti .

Per il campo Tester Product , digitiamo " Videogioco ".

Fare clic sulla freccia avanti .

Quindi, nel campo ReportingManager digitiamo " Bill Gates " e " 90000 " in StartingPay .

Infine, fai clic sul pulsante Salva e chiudi .

Integrazione del flusso dei processi aziendali in Power Automate
Modulo PowerApps: aggiunta e modifica di campi
Microsoft Power Automate: automazione del flusso di lavoro

Conclusione

È così che possiamo utilizzare i flussi dei processi aziendali per creare una guida di flusso per il personale delle risorse umane che deve inviare un modulo quando assume un nuovo dipendente.

Un flusso di processo aziendale funziona in modo potente in quanto mostra a un utente quali passaggi specifici seguire attraverso Fasi e condizioni costituite da Passaggi dati e Passaggi azione . Il flusso guida semplicemente un utente attraverso un processo aziendale. Inoltre, un flusso di processo aziendale è utile quando si desidera che l'utente inserisca e compili solo campi specifici di un modulo di processo aziendale piuttosto che scorrere il modulo dall'alto verso il basso, il che è piuttosto confuso per la maggior parte del tempo. Si spera che tu sia stato in grado di comprenderne chiaramente l'utilizzo e il concetto tramite questo tutorial.

Ti auguro il meglio,

Enrico