Salva lallegato e-mail in SharePoint con Power Automate

Nel blog di oggi imparerai come salvare automaticamente gli allegati di posta elettronica in SharePoint utilizzando Power Automate. Utilizzando un flusso di Power Automate, risparmio molto tempo nelle mie attività quotidiane e spero che possa fare lo stesso anche per te. Puoi guardare il video completo di questo tutorial in fondo a questo blog.

Sommario

• Panoramica
• Salva allegato e-mail su SharePoint ed elimina e-mail
• Esempio di flusso di Power Automate: LawtonAR
• Creazione di un flusso utilizzando il modello Power Automate
  • Passaggio 1: quando arriva un'e-mail con allegato
  • Passaggio 2: salvataggio dell'allegato e-mail su SharePoint
  • Passaggio 3: eliminazione dell'e-mail
• Utilizzo del flusso desktop dopo aver salvato l'allegato e-mail in SharePoint
• Conclusione

Panoramica

Ogni giorno ricevo diverse e-mail con allegati e quello che faccio regolarmente è prendere questi allegati e salvarli in una cartella  di SharePoint .

Ma invece di esaminare ogni e-mail singolarmente, salvare gli allegati in SharePoint e aggiornare i file quotidianamente, ho creato un flusso una tantum in Power Automate per automatizzare questa noiosa attività.  

Quindi, per ogni email che arriva da un mittente specifico, il flusso prende l'allegato, lo sposta in SharePoint e sovrascrive il file esistente in quella cartella. E poi utilizzo i dati archiviati in quel file per aggiornare i miei file di LuckyTemplates . Esaminiamo i passaggi su come è stato configurato questo flusso di Power Automate.

Salva allegato e-mail su SharePoint ed elimina e-mail

Inizia aprendo Power Automate Online . Come puoi vedere in I miei flussi, ci sono diversi flussi che utilizzo tutti i giorni. Ad esempio, i primi tre flussi nell'elenco utilizzano lo stesso modello di Power Automate di cui abbiamo parlato. 

Li ho creati utilizzando un modello di Power Automate che prende gli allegati di posta elettronica, li salva in SharePoint e successivamente elimina anche l'e-mail, quindi non dovrò preoccuparmi di eliminarli. 

Per accedere a questo modello, fai clic su Modelli , quindi digita salva allegati email nella barra di ricerca. 

Diversi modelli di Power Automate correlati verranno visualizzati nei risultati, ma ci concentreremo su Salva gli allegati di posta elettronica in SharePoint ed elimina il messaggio di posta elettronica . 

E invece di crearlo da zero, ne prenderemo uno esistente e vedremo come è impostato e come si è comportato questo flusso nel tempo.

Esempio di flusso di Power Automate: LawtonAR

Consideriamo uno dei miei flussi come esempio. LawtonAR è uno dei flussi che ho creato ed è in esecuzione da un po' di tempo. 

Aprendo questo ci mostrerà la descrizione, che è il modello che abbiamo scelto in precedenza. Possiamo anche vedere la data in cui è stato creato il 20 agosto e sappiamo che è in esecuzione da allora. 

Se scorriamo verso il basso, vedremo la cronologia di esecuzione giornaliera del flusso, la durata del processo e lo stato dell'esito positivo o negativo.

Concentrati sulla colonna Durata e osserva la quantità di tempo necessaria per completare il processo. Una volta che il messaggio di posta elettronica raggiunge la posta in arrivo, sono necessari da 2 a 3 secondi affinché il flusso prenda l'allegato, lo salvi in ​​SharePoint e quindi elimini il messaggio di posta elettronica.

Ho bisogno di questo flusso perché ho clienti che utilizzano QuickBooks Online e ho alcuni rapporti personalizzati che mi inviano e-mail ogni giorno. Tuttavia, al momento QuickBooks Online non supporta la pianificazione della posta elettronica.

In genere, le e-mail arrivano tra le 4:30 e le 5:00 del mattino, il che fornisce tempo sufficiente per il salvataggio dei file in SharePoint prima dell'aggiornamento quotidiano di LuckyTemplates.

Questa è la panoramica del nostro campione, LawtonAR. Procediamo ora con il processo di configurazione di un flusso di Power Automate simile.

Creazione di un flusso utilizzando il modello Power Automate

Inizia facendo clic su Modifica per aprire il flusso e i passaggi che devi impostare per questo particolare flusso. Ci sono tre passaggi principali che dobbiamo compiere per questo flusso.

Passaggio 1: quando arriva un'e-mail con allegato

Il primo è Quando arriva una nuova email . Fare clic su questo passaggio per aprire le opzioni avanzate. 

Per questo esempio, scegliamo Posta in arrivo per la cartella . Nel campo A , scegli l'indirizzo email corretto, specialmente se hai più di un indirizzo email salvato. 

Scegli Sì su Includi allegati perché è quello che vogliamo spostare in SharePoint. Il filtro dell'oggetto contiene la stessa riga dell'oggetto dell'e-mail al momento dell'arrivo. Imposta l' importanza su Normale e scegli Sì su Solo con allegati . 

E questo è tutto ciò di cui abbiamo bisogno per fare il pieno per questo primo passo. 

Passaggio 2: salvataggio dell'allegato e-mail su SharePoint

Una volta ricevuta l'e-mail, il secondo passaggio ci dice dove spostare o prendere gli allegati. Se disponi di un'e-mail con cinque diversi allegati, potrebbe spostare ciascuno di questi file da un punto alla posizione assegnata.

Apri il secondo passaggio, Applica a ciascun allegato dell'e-mail . Una volta aperto, puoi vedere che Allegati è già posizionato in Seleziona un output dai passaggi precedenti.

Fare clic con il tasto sinistro accanto ad Allegati per aprire l'elenco di Contenuto dinamico ed Espressione . Apri il passaggio secondario Crea file . In Indirizzo sito aggiungere l' indirizzo di SharePoint da utilizzare. Inserisci anche il percorso della cartella preferito con il punto in cui desideri spostare gli allegati.

Per Nome file , vai all'elenco di Contenuto dinamico e scegli Nome allegato . Per Contenuto file, scegli Contenuto allegato .

Per riassumere il secondo passaggio, prendiamo l'allegato dall'e-mail originale, quindi lo designiamo dove e in quale cartella vogliamo che venga aggiunto in SharePoint. Quindi, lo salviamo con il nome e il contenuto dell'allegato. 

Passaggio 3: eliminazione dell'e-mail

Infine, elimineremo l'e-mail nel terzo passaggio. Apri questo passaggio come abbiamo fatto nei due precedenti.

Quindi per Message Id , selezionalo dall'elenco dei contenuti dinamici . Questo ID messaggio ha l'identificatore univoco del messaggio che aiuterà nella successiva eliminazione dell'e-mail. Quindi aggiungere l'indirizzo e-mail appropriato nel campo Indirizzo casella di posta originale .

La cosa fantastica di questo flusso è che una volta configurato ed eseguito, non dovrai preoccuparti della pianificazione. Questo perché il flusso avrà luogo solo dopo l'invio di un messaggio di posta elettronica all'indirizzo di posta elettronica previsto, con il filtro dell'oggetto specificato e un allegato. Solo allora salverà l'allegato e-mail in SharePoint.

Utilizzo del flusso desktop dopo aver salvato l'allegato e-mail in SharePoint

Una volta salvati i file, ho altri flussi desktop che quindi portano i file dalla nostra cartella temporanea (FilesToMove) alle cartelle appropriate in cui i file devono essere salvati per l'elaborazione. 

Se apro i miei File nel mio computer, vado alla mia cartella SharePoint > Power Reports – Documents > .FilesToMove . Al momento ho un file salvato e chiamato ReconAR.

Una volta salvato in questa cartella dal nostro primo flusso, il mio flusso desktop prende questo file da qui e poi lo sposta nella cartella appropriata. Quindi, se torno a Power Reports – Documents , posso aprire un'altra cartella denominata RECON .

All'interno di questa cartella, possiamo vedere che il flusso del desktop ha funzionato e ReconAR è già stato spostato. 

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Conclusione

In conclusione, Power Automate può essere un potente strumento per salvare automaticamente gli allegati di posta elettronica in SharePoint. Creando un flusso semplice utilizzando il trigger All'arrivo di una nuova e-mail e l' azione Crea file , è possibile impostare facilmente un sistema per salvare automaticamente gli allegati nella cartella di SharePoint desiderata. 

Questo modello di Power Automate può farti risparmiare tempo e fatica eliminando la necessità di scaricare e caricare manualmente gli allegati e può anche aiutare a garantire che i documenti importanti siano archiviati e organizzati correttamente. Con Power Automate, è facile automatizzare questo processo e semplificare il tuo flusso di lavoro.

Ti auguro il meglio,

Jarrett Moore