Servizio dati comune per flussi di processi aziendali

Prima di impostare un flusso di processo aziendale in Power Automate , dobbiamo prima creare un CDS ( Common Data Service ). In questo tutorial, discuteremo principalmente come creare un CDS prima di creare un processo aziendale. 

Un Common Data Service è il modo di Microsoft di consolidare tutti i dati che abbiamo che provengono da tutte le diverse direzioni in un'organizzazione. 

Sommario

• Comprensione dei vantaggi di Common Data Service
• Entità in Common Data Service
• Creazione di un nuovo ambiente CDS
• Impostazione di autorizzazioni e ruoli di sicurezza
• Conclusione

Comprensione dei vantaggi di Common Data Service

Ad esempio, se siamo un negozio al dettaglio, abbiamo dati provenienti dal nostro sistema POS o punto vendita, sistema di cassa, software delle risorse umane, software del libro paga e dai nostri fornitori come le fatture. Tutti questi vengono catturati in diversi software. 

CDS ci consente di ingerirli tutti e di metterli tutti in un unico posto. Una volta che abbiamo tutti i nostri dati in un Common Data Service, allora abbiamo un posto per accedere a tutte le informazioni. Inoltre, tutte le app che dobbiamo creare possono essere create da CDS. Con questo, possiamo creare un flusso o applicazioni utilizzando questi dati.  

Inoltre, possiamo applicare determinate regole aziendali relative a Common Data Service. Un esempio di regola aziendale è quando ogni volta che riceviamo dati POS, dobbiamo assicurarci che siano completi. Quindi, dobbiamo assicurarci che catturi le transazioni da ogni singolo registratore di cassa. 

Il terzo e ultimo vantaggio di avere un Common Data Service con Microsoft è che è sicuro e crea molti backup. Quindi, se per qualche motivo i nostri dati si bloccano, tutti i nostri dati sono ora nel CDS di cui è stato eseguito il backup e possono essere ripristinati. 

Questi sono i vantaggi dei CDS. Ancora una volta, dobbiamo impostare un CDS per utilizzare i flussi dei processi aziendali.

Entità in Common Data Service

Possiamo pensare a Common Data Service come a un livello di dati tra tutte le nostre diverse fonti di dati in un'organizzazione e le app che utilizzano i dati. All'interno di quel livello di dati ci sono quelle che abbiamo chiamato Entities .

Le entità sono tabelle diverse che abbiamo nel nostro livello CDS . 

Diamo un'occhiata. Fai clic sul menu a discesa Dati e fai clic su Entità .  

Questo aprirà la nostra pagina di Power Apps che contiene Entities .

Ognuna di queste Entità è un tavolo. Microsoft ha già precaricato le entità comuni che trova nelle aziende nel nostro livello di servizio dati comune. Pertanto, indipendentemente dal tipo di azienda che siamo, avremo una tabella con informazioni di contatto, informazioni e-mail e così via. 

In un altro tutorial, creeremo un'entità, quindi faremo scorrere un processo aziendale attorno ad essa. Ancora una volta, l'intero motivo per cui lo stiamo facendo è impostare tutte le infrastrutture di cui abbiamo bisogno per creare un flusso di processi aziendali.

Creazione di un nuovo ambiente CDS

Un'altra cosa da sapere sui CDS è l'ambiente. In questo momento, siamo nel nostro ambiente predefinito. Possiamo vederlo guardando in alto a destra della nostra pagina. 

Sfortunatamente, non possiamo creare entità nel nostro ambiente predefinito senza l'autorizzazione dell'organizzazione. Quindi, costruiamo prima un nuovo ambiente per avere i permessi necessari per creare un'entità.

Innanzitutto, fai clic sull'icona delle impostazioni nella parte in alto a destra della nostra pagina.

Quindi, fai clic su Interfaccia di amministrazione . 

Ci reindirizzerà alla pagina Ambienti dove possiamo creare un nuovo ambiente e vedere l'elenco degli ambienti creati.

Creiamo ora un nuovo ambiente facendo clic su + Nuovo . 

Chiamiamolo Env1 .

Per Type , usiamo Trial . Non vogliamo renderlo un ambiente sandbox perché abbiamo bisogno di un database che possiamo ottenere solo utilizzando il tipo di prova . 

Possiamo scegliere qualsiasi regione che vogliamo. Per questo esempio, lasciamo il valore predefinito che è Asia . La casella di testo Scopo è facoltativa, quindi lasciala vuota.

Ancora una volta, abbiamo bisogno di un database, quindi passiamo a Yes . 

Quindi, facciamo clic sul pulsante Avanti .

Non è necessario modificare nulla in questa parte successiva, ad eccezione dell'impostazione dell'opzione Distribuisci app e dati di esempio su Sì . Questo è per noi per avere un campione di dati PowerApps da esaminare. 

Facciamo clic su Salva .

Ci vorranno ancora alcuni minuti per caricare. Una volta fatto, il nuovo ambiente che abbiamo creato verrà elencato in questa pagina Ambienti e vedremo che è attualmente in fase di preparazione. 

Dopo aver atteso dai 5 ai 10 minuti dal salvataggio del nostro ambiente, possiamo fare clic sul pulsante Aggiorna .

Quindi, possiamo vedere che lo stato del nostro ambiente è pronto. 

Impostazione di autorizzazioni e ruoli di sicurezza

Aggiungiamo ora le autorizzazioni. Innanzitutto, fai clic su Impostazioni . 

Quindi vai ai ruoli di sicurezza .

Fai clic su Creatore di ambienti .

Successivamente, aggiungiamo le persone. 

Aggiungiamoci aggiungendo l'e-mail che abbiamo utilizzato per la registrazione. 

Quindi fare clic sul pulsante Aggiungi . 

Abbiamo concesso a Henry Legge (l'account che stiamo attualmente utilizzando) l'autorizzazione a creare o eliminare entità e aggiungere o rimuovere dati. 

Ora, se lo mettiamo in produzione, è bello avere ruoli di sicurezza come questo. Questo è per noi sapere esattamente chi può fare cosa e quali autorizzazioni ha dopo aver configurato l'infrastruttura.

Dopo aver creato un ambiente, ora possiamo tornare alla nostra pagina Entità Power Apps e aggiornare questa pagina in modo da poter passare al nostro nuovo ambiente. 

Facciamo clic sull'ambiente nella parte in alto a destra della pagina e selezioniamo l'ambiente che abbiamo creato in precedenza ( Env1 ).

Ora siamo reindirizzati al nostro nuovo ambiente. Come possiamo vedere, c'è un avviso che questo scadrà tra 29 giorni. Va bene perché questo è solo per un tutorial. Tuttavia, se disponi di dati effettivi che desideri conservare, assicurati di esportarli entro 29 giorni . 

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Conclusione

In breve, siamo in grado di creare un Common Data Service che è essenziale quando si creano flussi di processi aziendali. Ancora una volta, CDS ci consente di avere un posto per tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno durante la creazione di applicazioni. In termini più semplici, è un sistema di archiviazione e recupero dati, come un database.

Rende anche le nostre informazioni sicure grazie ai backup che vengono creati automaticamente. Tieni presente che prima di avere un CDS, dobbiamo impostare un ambiente in cui possiamo creare entità. Come accennato, discuteremo come creare entità in un'esercitazione separata.

Ti auguro il meglio,

Enrico