Tipi di flusso di Power Automate e quando utilizzarli

Confuso sui tipi di flusso di Power Automate? In questo blog esaminiamo le somiglianze e le differenze tra i diversi tipi di flusso e determiniamo quando utilizzare ciascun flusso. Passiamo attraverso un semplice processo decisionale che ti aiuterà a decidere. Questo è il primo passaggio da eseguire durante la creazione di un flusso. Puoi guardare il video completo di questo tutorial in fondo a questo blog.

Power Automate fa parte di Power Platform. Viene utilizzato per automatizzare i flussi, che sono solo rappresentazioni visive delle attività. Dove trovo che molti principianti usano Power Automate è che non sanno quale flusso usare per la loro situazione.

Ci sono 5 flussi sul lato destro e quando inizi per la prima volta, Power Automate ti chiede che tipo di flusso vuoi creare. È possibile selezionare Business Process, Desktop, Automated Cloud, Instant Cloud e Scheduled Cloud. È molto per un principiante perché, a seconda dell'attività che hai, potresti scegliere Desktop flow o potresti scegliere Scheduled Cloud.

Quindi, in questo tutorial, ho semplicemente tracciato un processo decisionale o un diagramma da eseguire con un'attività in mente che ti dirà sempre quale flusso utilizzare per la tua attività.

Quindi pensa a un'attività che desideri automatizzare. Può essere qualsiasi cosa ripetibile e non creativa che fai giorno per giorno o settimana per settimana o mese per mese. Non importa. Con questo in mente, devi rispondere a tre domande.

Sommario

• Come scegliere i tipi di flusso di Power Automate da creare
• Conclusione

Come scegliere i tipi di flusso di Power Automate da creare

La prima domanda è: l'attività richiede più punti di contatto complessi e i dati relativi all'attività sono in una tabella predefinita in Dataverse?

Se non sai cos'è Dataverse, vai automaticamente alla fascia NO e puoi andare avanti. Ma se la tua azienda utilizza Dataverse e se l'attività che desideri automatizzare è associata a una delle tabelle in Dataverse, puoi rendere l'automazione molto semplice utilizzando un flusso di processo aziendale . I flussi dei processi aziendali vengono utilizzati in associazione con le tabelle Dataverse per guidare gli utenti attraverso processi in più fasi.

La prossima cosa che devi chiedere, supponendo che tu abbia risposto NO qui, (cosa che probabilmente farà più del 99% delle persone) è che tipo di azione vuoi automatizzare .

Ci sono due risposte qui. O vuoi solo automatizzare le azioni associate ai connettori Power Automate oppure vuoi, inoltre, automatizzare anche le azioni sul desktop o sul Web .

Cosa sono i connettori Power Automate? Sono semplicemente connettori di terze parti che Power Automate utilizza per automatizzare le azioni .

Ad esempio, un connettore Power Automate è Outlook. Le azioni associate al connettore Outlook consentono di inviare un'e-mail. Ti permette di creare un gruppo. Ti consente di rispondere a un'e-mail, inoltrare un'e-mail, uh, determinare se un'e-mail è stata ricevuta nella tua casella di posta o meno.

Quindi, tutte queste azioni fanno parte del connettore Outlook. Se tutte le tue azioni riguardano azioni che sono già con un connettore Power Automate, puoi seguire questa strada ed è molto più semplice. Tuttavia, se disponi di un'azione che non è un connettore Power Automate, devi scegliere Flusso desktop perché verrà coperto tramite desktop o Web.

Power Automate ha migliaia di connettori installati. Queste sono cose che le persone di solito fanno. Se c'è qualche azione che vuoi fare su un server SQL o su Twitter o su 12 Trello o su Slack, ad esempio, allora c'è già un connettore Power Automate creato per te.

Oltre il 90% delle attività che vorresti svolgere, c'è un connettore per te. Devi solo trovarlo. E il modo migliore per farlo è andare a questo URL e cercare i connettori lì.

Ad esempio, vuoi automatizzare lo spostamento di una cartella da un file all'altro sul tuo computer. Oppure supponiamo che se nel computer è presente un software proprietario che non dispone di un connettore Power Automate, è necessario utilizzare un flusso desktop.

L'ultima domanda a cui vuoi rispondere è: come attivi effettivamente il flusso? In altre parole, come fai a sapere quando inizia effettivamente il flusso ?

Esistono tre diversi tipi: Evento, Clic e Ora.

Il primo è l' evento ( flusso cloud automatizzato ). Vuoi che il flusso venga attivato in base a un evento che si verifica ? Quindi diciamo che se il tuo compito è creare un'azione da fare per te stesso ogni volta che ricevi un'e-mail dal tuo capo, questa è contrassegnata come molto importante. Bene, l'azione effettiva sta impostando correttamente le cose da fare, ma il trigger è basato sugli eventi. Si basa su un evento in corso e l'evento è che tu ricevi quell'e-mail. Quindi, dovresti scegliere Evento.

Quindi, abbiamo Click ( flusso Instant Cloud ), il che significa che vuoi attivare l'azione in modo che si verifichi ogni volta che vuoi . Quindi, se fai clic su un pulsante, l'azione si verifica effettivamente. Alcuni modi in cui l'ho visto usato, ad esempio, diciamo che se vuoi creare un flusso in Slack quel set invia un messaggio di congratulazioni a tutti dopo una grande riunione del comitato direttivo che hai avuto.

Invece di andare su Slack e inviare messaggi a tutti individualmente e tutto il resto, puoi creare un flusso basato sul clic di un pulsante. Puoi semplicemente accedere a Power Automate, fare clic su un pulsante e invia semplicemente un messaggio di congratulazioni a tutti i membri del tuo gruppo Slack o a tutti i partecipanti alla riunione o a tutti quelli specificati. Ma il trigger è il clic di un pulsante basato su quando vuoi farlo.

Infine, puoi avere flussi basati su Time ( Scheduled Cloud flow ). Questi sono i tipi di flussi che vuoi eseguire. Ad esempio, ogni settimana, ogni giorno, ogni ora, ogni mese, due volte al mese, tre volte al mese, quattro volte all'anno, trimestralmente, ecc.

Ad esempio, vuoi inviare un'e-mail alla fine di ogni settimana che riepiloghi tutti i clienti che hai inserito negli ultimi 10 giorni. Quindi, utilizzeresti il ​​connettore e-mail e utilizzeresti anche un connettore SharePoint perché probabilmente i tuoi dati sarebbero in SharePoint in quel momento.

Conclusione

Quindi è così che determini quale flusso utilizzare in base all'attività che desideri effettivamente automatizzare. Ancora una volta, ti chiedi, il flusso richiede più punti di contatto complessi o i tuoi dati sono in una tabella predefinita? E Dataverse quale azione vuoi automatizzare? E come vuoi innescare il flusso?

I flussi dei processi aziendali sono i più difficili da creare seguiti dai flussi desktop, seguiti dai restanti tre flussi.

Spero che tutto abbia un senso. In caso contrario, lasciami un commento e fammi una domanda. Guarda il video completo di seguito di questo tutorial per maggiori dettagli

Ti auguro il meglio!

Enrico

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