Vantaggi di SharePoint nello sviluppo di report di LuckyTemplates

Voglio parlare dei tre principali vantaggi di SharePoint. Parleremo dei tre vantaggi generali e approfondiremo il significato di tali vantaggi e il modo in cui le funzionalità di SharePoint consentono di ottenere tali vantaggi. Puoi guardare il video completo di questo tutorial in fondo a questo blog.

Sommario

• Vantaggio 1 di SharePoint: gestione e distribuzione dei contenuti
• Librerie di documenti
• Liste SharePoint
• Sito della squadra
• Vantaggio 2 di SharePoint: flussi di lavoro dei processi aziendali
• SharePoint e Power Automate
• SharePoint e PowerApp
• SharePoint e PowerBI
• Vantaggio 3 di SharePoint: collaborazione
• Conclusione

Vantaggio 1 di SharePoint: gestione e distribuzione dei contenuti

Il primo dei vantaggi di SharePoint è ciò che mi piace chiamare gestione e distribuzione dei contenuti . Quest'area è sempre stata un problema chiave nei luoghi di lavoro di tutto il mondo.

Si stima che circa il 30% del tuo tempo sia dedicato all'invio, alla risposta e all'organizzazione di e-mail e dati. SharePoint può aiutare te e i tuoi dipendenti a recuperare un po' di quel tempo.

A proposito, si tratta di circa 2,6-3 ore al giorno che potresti potenzialmente recuperare con SharePoint. Le persone usano SharePoint per archiviare documenti in modo simile a come lo fanno per OneDrive. Ma il vantaggio di archiviare i tuoi documenti con SharePoint è che puoi allegare metadati a ciascun documento.

Ad esempio, supponiamo di avere una cartella di contabilità in cui tutti i file sono separati prima dall'anno e poi dall'account stesso.

Per trovare il file delle tasse dei dipendenti del 2017, devi prima fare clic sulla cartella 2017, quindi fare clic su Tasse dei dipendenti e quindi trovare la persona fisica per cui desideri le tasse.

Questo è un sistema molto complicato, specialmente se vuoi vedere tutti i file di una certa persona, giusto? Tutti i file per una determinata persona o tutti i file fiscali per ogni anno si trovano in cartelle diverse, quindi è difficile farlo in un OneDrive tradizionale o in un formato desktop.

Librerie di documenti

Quindi ciò che SharePoint ha fatto è creare librerie di documenti , in cui tutti i tuoi file sono in un elenco e puoi allegare metadati ai tuoi documenti.

Nel nostro esempio, abbiamo un metadata chiamato Year , un altro metadata chiamato Account Type e un altro metadata chiamato Person .

Se vuoi guardare tutti i file per una persona specifica, puoi semplicemente passare a quei metadati e filtrare per quella persona. Vedresti tutti i file per tutti gli anni. Se vuoi tornare al modo originale e guardare solo tutti i file per un certo anno, allora andresti a quei metadati e filtri a quell'anno.

I metadati rappresentano il livello successivo di organizzazione per la raccolta documenti.

Sono così sorpreso che non più aziende lo facciano. Quando lo fanno, vedono una maggiore produttività nel trovare i documenti di cui hanno bisogno.

Anche questo è molto scalabile. Ad esempio, potresti avere una libreria di documenti per i tuoi contratti, un'altra libreria di documenti per la tua contabilità e un'altra libreria di documenti per le tue risorse umane. Possono essere tenuti separatamente in modo che qualcuno nelle risorse umane non possa rivedere i documenti in contabilità.

Liste SharePoint

Un'altra caratteristica che consente una solida distribuzione della gestione dei contenuti è tramite gli elenchi di SharePoint . In questo esempio, abbiamo un database personalizzato che qualcuno ha creato per contenere i dati che sono rilevanti per loro.

Questo è un elenco di itinerari di eventi. Ogni record qui è un evento specifico in quell'itinerario dell'evento. Abbiamo un incontro per la colazione, un saluto, un benvenuto e un'introduzione , e così via.

Ciò che questa persona ha fatto è creare colonne che siano rilevanti per loro. Quindi per ogni sessione hanno un codice, tipo, descrizione, relatori, ora di inizio e ora di fine.

La cosa potente degli elenchi di SharePoint è che ti danno la versatilità di un robusto database e sono facili da utilizzare per un lavoratore. È molto facile creare il proprio elenco e tipi di colonne. Puoi avere tipi di colonne sofisticati come colonne di scelta (ad es. Tipo di sessione) o colonne basate sull'utente (ad es. Relatori).

Ci sono molte cose che puoi fare una volta che il tuo elenco di SharePoint è stato creato. È anche scalabile perché puoi crearne uno per molte cose. Puoi crearne uno per le spese invece di farlo in un file Excel casuale a cui è molto difficile accedere. Tutti possono accedervi e aggiornarlo. Se sono presenti modifiche, puoi richiedere l'approvazione per tali modifiche e aggiungere piccoli flussi di lavoro.

Questi elenchi possono essere modificati anche con allegati. Ad esempio, questo è un elenco di articoli di blog in cui ognuno è un file effettivo. Quindi questo è un mix di raccolte documenti ed elenchi di SharePoint, in cui qualcuno ha creato una raccolta documenti con metadati e colonne da un elenco di SharePoint.

Quindi puoi fare un sacco di mix and match anche qui. È molto meglio che i tuoi dati si trovino in un magazzino casuale o OneDrive o e-mail.

SharePoint è un posto all-in-one per tutti i tuoi dati, che si tratti di una raccolta documenti o di un elenco di SharePoint.

Sito della squadra

L'ultima caratteristica di SharePoint è che si tratta di un sito del team . È un sito interno del team in cui tutti i tuoi dipendenti possono accedere alle informazioni di cui hanno bisogno. È possibile disporre di un sito del team per l'intera organizzazione per elementi come notizie, post di blog, calendari, collegamenti rapidi e risorse esterne utilizzate dai dipendenti.

Ad esempio, se voglio trovare le mie politiche sulle risorse umane, non devo inviare un'e-mail alla persona delle risorse umane. Posso andare sul sito del team e trovare la sezione Risorse Umane per trovare tutti i documenti di cui ho bisogno.

È anche molto importante che quando si dispone di SharePoint, il sito del team dell'organizzazione sia la propria home page. Quindi, non appena qualcuno apre Chrome o Explorer, può vedere le ultime notizie e attività dell'azienda.

Puoi anche avere siti del team specifici per il gruppo. È possibile avere un sito del team per l'intera organizzazione e un altro sito del team privato per il proprio team in modo che vengano fornite solo le informazioni rilevanti per il dipendente.

Puoi creare i tuoi siti di SharePoint e gli elenchi di SharePoint. È molto facile per chiunque crearlo poiché non è coinvolta la codifica ed è tutto drag and drop.

Vantaggio 2 di SharePoint: flussi di lavoro dei processi aziendali

Uno degli importanti vantaggi di SharePoint riguarda i flussi di lavoro dei processi aziendali . Questo è un esempio di flusso di lavoro di un processo aziendale molto semplice per un'organizzazione.

Una parte del documento arriva a una casella di posta elettronica, che viene reindirizzata ai revisori. Quindi passa attraverso più fasi di revisori. Se approvano, è accettato; in caso contrario, viene rifiutato.

Questo processo comporta un paio di email, giusto? Hai un'e-mail che arriva nella casella di posta reale. Quindi è necessario inviare un'e-mail ad Anna e Sean per la revisione. Anna e Sean probabilmente si invieranno un'e-mail per rivederlo. E poi finalmente un'altra email per indicare l'approvazione o la disapprovazione.

Ora, se i dati utilizzati si trovano effettivamente all'interno di SharePoint, questo flusso di lavoro può essere automatizzato. Ad esempio, possiamo creare un elenco di SharePoint che contiene tutti questi documenti. Il documento arriva e deve essere rivisto da Sean o Anna prima che venga accettato.

Invece di un processo di posta elettronica, la persona che desidera l'approvazione può caricarla in un elenco di SharePoint o in una raccolta documenti, che quindi invia automaticamente una notifica tramite posta elettronica a Sean e Anna. Questa operazione può essere eseguita tramite Power Automate o il sistema di flusso di lavoro interno di SharePoint.

Il messaggio di posta elettronica può anche contenere un collegamento al documento di SharePoint nella raccolta documenti di SharePoint, quindi Anna riceverà un messaggio di posta elettronica che informa che una persona ha caricato un nuovo documento. Anna quindi rivede il documento e fa semplicemente clic su Approva o Disapprova .

Lo stesso vale per Sean; e se entrambi fanno clic su Approva , viene inviata un'altra email al mittente originale che dice che Sean e Anna hanno entrambi approvato. Successivamente, aggiorna automaticamente lo stato del documento in Approva e tutto il monitoraggio dello stato viene eseguito all'interno di SharePoint.

SharePoint e Power Automate

Abbiamo effettivamente realizzato un sistema di approvazione delle spese nella nostra serie YouTube, in cui abbiamo parlato di come utilizzare Power Automate con SharePoint per automatizzare tale sistema.

Ecco una semplice approvazione delle spese che ho fatto per un'organizzazione, che in precedenza riceveva circa 7 o 8 e-mail e aveva troppi punti dolenti. In precedenza, il dipendente che presentava le spese veniva tenuto fuori dal giro e non c'era modo di organizzare tutto in seguito.

SharePoint e un sistema di flusso di lavoro come Power Automate possono davvero risolvere questo problema. Una volta che hai i tuoi dati, processi e SharePoint, è molto facile per altre app entrare e migliorare quel processo.

SharePoint e PowerApp

Abbiamo parlato di come utilizzare SharePoint e Power Automate per automatizzare i flussi di lavoro dei processi aziendali. Ma la stessa cosa si può dire con SharePoint e Power Apps. Supponiamo che tu non voglia assolutamente che Sean e Anna accedano a SharePoint.

Puoi creare un'app per Sean e Anna in cui possono andare su un sito Web che mostra loro i contratti di cui hanno bisogno per rivedere uno per uno. Non ricevono nessuna email, si limitano ad accedere all'app. E ancora, la cosa migliore di Power Apps è che non è un codice.

SharePoint e PowerBI

SharePoint è anche molto potente con LuckyTemplates. Ad esempio, supponiamo che tu abbia il tuo sistema di approvazione delle spese in SharePoint. Ciò significa anche che stai monitorando tutti i dati per quel processo. Stai monitorando chi invia le spese, quanto sono e quanto tempo ci vuole per rivedere tutto. Uno dei vantaggi di SharePoint è che puoi utilizzare i dati per creare un report e un dashboard su .

SharePoint abilita i flussi di lavoro, ma l'integrazione con altre app Power Platform lo porta davvero al livello successivo.

Vantaggio 3 di SharePoint: collaborazione

Il terzo dei vantaggi di SharePoint è la collaborazione. Questo è uno dei motivi per cui la maggior parte delle organizzazioni giustifica l'acquisto di SharePoint per migliorare la propria produttività. Esistono molti vantaggi e funzionalità di SharePoint che consentono un ambiente collaborativo. Esaminerò ciascuno di essi molto rapidamente.

Il controllo della versione ti consente di assicurarti che i tuoi documenti siano aggiornati e se sono state apportate modifiche ai documenti, puoi sempre tornare alla versione precedente.

L'approvazione e la revisione è come ciò di cui abbiamo parlato nei flussi di lavoro dei processi aziendali. È possibile impostare un sistema di raccolta documenti in cui qualcuno invia un documento e qualcun altro deve approvare o rifiutare quel documento.

La banca all-in-one è una filosofia in cui tutte le informazioni della tua organizzazione dovrebbero essere in un unico posto. Quindi non dovrebbe essere ripetibile e facilmente reperibile per chiunque abbia bisogno di trovarlo.

Le estensioni possono essere create all'interno di SharePoint e importate per migliorare la collaborazione. Cose come task tracker, widget e schede Kanban sono qualcosa che viene ampiamente utilizzato all'interno delle pagine di SharePoint per migliorare la collaborazione.

Le autorizzazioni consentono di selezionare determinati gruppi di persone per avere accesso alle informazioni. A volte, le aziende soffrono di sovraccarico di informazioni. Non vuoi che tutti abbiano accesso a tutto e, se disponi di dati molto sensibili, devi assicurarti che solo le persone a cui vuoi che li vedano effettivamente li vedano.

La scalabilità è un altro grande vantaggio. Se non esegui SharePoint in locale ma esegui SharePoint nel cloud, puoi passare da 10 persone fino a un milione di persone in un server Microsoft. È molto facile da impiegare e devi solo giocare a una tariffa fissa per persona.

Le funzionalità social sono disponibili anche tramite post e pagine di blog. Puoi anche commentare, mettere mi piace e condividerli. Puoi anche condividere determinati elenchi di elementi se disponi dell'autorizzazione.

C'è anche una forte integrazione con Office 365 poiché è realizzato dalla stessa società madre, Microsoft. Se disponi di file in Excel , Word o PowerPoint, puoi effettivamente modificarli online in SharePoint anziché scaricarli e modificarli.

Conclusione

In questo post, abbiamo discusso i tre principali vantaggi di SharePoint. Abbiamo parlato di come SharePoint sia molto efficace nella gestione dei contenuti , nei flussi di lavoro dei processi aziendali e nella collaborazione .

Enrico