シェアポイントとは何ですか? 主な特徴と機能

大量の電子メール、削除された文書、フォルダー、ポストイットの中で重要な文書を見失うことにうんざりしていませんか?

3 週間前に上司に頼まれた 1 つのファイルを見つけるために GPS が必要だと感じることがありますか? 親愛なる読者の皆さん、恐れることはありません。私たちの中には、Microsoft SharePoint というヒーローがいます。

SharePoint は Microsoft が開発した Web ベースのプラットフォームで、ドキュメント、カレンダー、タスクなど、さまざまな種類のコンテンツを管理、共有、共同作業するための一元化されたスペースを組織に提供します。

このプラットフォームを使用すると、ユーザーは、カスタマイズ可能なユーザー権限とワークフローを使用して、さまざまな部門、プロジェクト、またはチーム用のサイトを作成して、アクセスを制御し、情報を表示し、プロセスを合理化できます。

SharePoint の堅牢な機能は、組織の特定のニーズに合わせて調整できるため、生産性とコラボレーションを向上させるための不可欠なツールになります。

しかし、それは氷山の一角にすぎません。次のセクションでは、Microsoft SharePoint の歴史、コア機能、利用可能なバージョン、Microsoft との統合、および潜在的な使用例について詳しく説明します。

それでは、お好みの飲み物を手に取り、座って、SharePoint の素晴らしさを一緒に探索しましょう。

目次

• SharePointとは何ですか?
• SharePointの歴史
  • 現在の SharePoint
• SharePoint のトップ 6 のコア機能と機能
  • 1. コラボレーション
  • 2. コンテンツ管理
  • 3. ワークフローの自動化
  • 4. ソーシャル機能
  • 4. ビジネスインテリジェンス
  • 5. 検索
• SharePoint のバージョンと価格
  • SharePointオンライン
  • SharePointサーバー
  • SharePoint Foundation と SharePoint Designer
• Microsoft エコシステムとの統合
  • マイクロソフトオフィス365
  • マイクロソフトチーム
  • パワープラットフォーム
• Microsoft SharePointの使用例
• 結論

SharePointとは何ですか?

これを想像してみてください。仕事が始まると、溢れんばかりの受信箱、終わりのない ToDo リスト、そしてやめられない成果物の山が待っています。圧倒的だと思いませんか? そこで、Microsoft SharePoint が窮地を救ってくれます。

では、SharePoint とは何でしょうか? 簡単に言えば、これは Microsoft によって開発されたプラットフォームで、組織が次のような Web アプリケーションによってさまざまな種類のコンテンツやタスクを管理、保存、共有するための一元的な場所を提供します。

• ドキュメント: Word、Excel、PowerPoint、PDF など

• 共有カレンダー: チームのスケジュール、プロジェクトの期限、会議

• タスク: To-Do リスト、ワークフロー、承認

• 最新のリスト: 連絡先、共有メールボックス、インベントリ、メタデータ、顧客情報

Microsoft SharePoint には強力なコラボレーション ツールが含まれており、ユーザーはリアルタイムでコンテンツで共同作業し、更新情報を共有し、フィードバックをすべて 1 か所で受け取ることができます。さらに、検索機能を使用すると、適切なドキュメントや情報を簡単に見つけることができます。

しかし、待ってください、まだあります! 次のセクションでは、SharePoint の 20 年以上の歴史を調べてから、その中核となる製品機能を見ていきます。

組織の生産性を次のレベルに引き上げたい場合は、読み続けて SharePoint の可能性を最大限に発見してください。

SharePointの歴史

ガラケーが大流行し、MySpace が頼りになるソーシャル ネットワークで、SharePoint が Microsoft のほんの一端に過ぎなかった時代に戻って、記憶の道を歩いてみましょう。

そうです、私たちは 2000 年代初頭のことを話しているのです。当時はインターネットがまだ初期段階にあり、世界はコラボレーションとコンテンツ管理の重要性を理解し始めたばかりでした。

Microsoft SharePoint は 2001 年に初めて導入されました。当時は、電子メールの送信や猫のビデオの閲覧以外にもインターネットを使用するという考えに世界がまだ慣れていませんでした。

この MS プロジェクトの初期バージョンは、チームがドキュメントを共有し、プロジェクトで共同作業できるようにする基本的な Web アプリケーションでした。それはまさにゲームチェンジャーではありませんでしたが、今後の基礎を築きました。

長年にわたり、SharePoint プラットフォームは進化を続け、新しい機能が追加され、あらゆる規模の企業や組織にとって不可欠なツールとなりました。

2003 年、Microsoft はSharePoint Portal Server をリリースし、より高度なコンテンツ管理と検索機能を可能にしました。

そして 2006 年には、ソーシャル機能とビジネス インテリジェンス機能を導入した Microsoft Office SharePoint Server 2007 が発売されました。

現在の SharePoint

このプラットフォームが実際に注目を集め始めたのは、SharePoint Server 2010 のリリースになってからでした。

改良されたユーザー インターフェイスと、ドキュメントの共同編集やワークフローの自動化などの強力な新機能により、SharePoint 2010 はすぐにコラボレーションとコンテンツ管理のための頼りになるプラットフォームになりました。

現在、SharePoint は、ドキュメント管理やビジネス上の意思決定から、ソーシャル コラボレーションや検索機能に至るまで、幅広い機能を提供する強力なプラットフォームです。

しかし、それはすべて、チームが情報を共有し、プロジェクトで協力する必要があるという単純なアイデアから始まりました。

次のセクションでは、SharePoint を企業や組織にとって強力なツールにする機能を詳しく見ていきます。

SharePoint のトップ 6 のコア機能と機能

Microsoft SharePoint は、単なる退屈な古いドキュメント管理システムではありません。これは、企業や組織のコラボレーション、プロセスの自動化、さらにはデータ主導の意思決定を支援できる機能満載のプラットフォームです。

このセクションでは、SharePoint をデジタル ワークプレイスにとって強力なツールにする重要な機能のいくつかを詳しく見ていきます。

1. コラボレーション

まずはコラボレーションから始めましょう。Microsoft SharePoint は、チームが情報を共有し、SharePoint 環境でより効率的に共同作業できるようにする幅広いツールを提供します。

さまざまな部門やプロジェクト用のチーム サイトを作成し、それを使用してドキュメントを保存および整理し、タスクを追跡し、リアルタイムで更新情報を共有できます。

また、バージョン管理や共同編集などの機能を使用すると、全員が同じバージョンのドキュメントで作業していることを確認でき、無限の電子メール チェーンによる頭痛の種を避けることができます。

SharePoint のコラボレーション機能を使用すると、共同編集が可能になり、ユーザーは SharePoint サイトの作成、共有ドキュメントへのアクセス、最新情報の迅速な共有、フィードバックの提供が可能になります。

このプラットフォームにはカスタマイズ可能な権限設定も用意されているため、SharePoint サイト内の特定のドキュメントに誰がアクセスできるかを制御できます。

2. コンテンツ管理

SharePoint サイトを使用すると、ユーザーはドキュメントを簡単に作成、アップロードし、一元化されたドキュメント ライブラリに保存できます。ユーザーは、MS Teams との統合を使用して、コミュニケーションをさらに改善することもできます。

SharePoint ホームではバージョン管理も提供されるため、変更を追跡し、全員が最新の情報を使用して作業していることを確認できます。

3. ワークフローの自動化

SharePoint サイトは、単なるドキュメント管理システム以上の用途に使用されます。また、強力なビジネス プロセス自動化機能も提供し、ワークフローを合理化し、反復的なタスクを自動化できます。

SharePoint ワークフローはカスタマイズ可能で、タスクを自動化し、プロセスを合理化できます。たとえば、ドキュメントの承認、通知の送信、従業員のオンボーディング、フィードバックの収集などのワークフローを設定できます。

また、Power Automate (旧 Microsoft Flow) との統合により、SharePoint サイトを超えて、さまざまなアプリやサービスにわたるプロセスを自動化することもできます。

4. ソーシャル機能

SharePoint は、同僚とつながり、組織全体で知識を共有できるコミュニケーション サイトを作成するためのソーシャル機能も提供します。

ソーシャル ツールを使用して、従業員がアイデアやベスト プラクティスを共有し、プロジェクトで共同作業できる実践コミュニティとして機能する SharePoint 環境を作成できます。

4. ビジネスインテリジェンス

ビジネス インテリジェンスも忘れないでください。SharePoint を使用すると、複数のサーバー間でデータに基づいた意思決定を行うのに役立つ強力なダッシュボードとレポートを作成できます。

SharePoint の組み込み分析およびレポート ツールを使用したり、プロジェクト サーバーをLuckyTemplatesと統合して対話型の視覚化や洞察を作成したりすることもできます。

5. 検索

SharePoint の強力な検索機能により、ユーザーは、特定のドキュメント、プロジェクト サイトのページ、同僚のプロフィールなど、必要なコンテンツをすばやく見つけることができます。

これらは、SharePoint を現代の職場にとって不可欠なツールにする中心的な機能のほんの一部です。しかし、SharePoint にはさまざまなバージョンがあり、それぞれの機能が異なることをご存知ですか?

次のセクションでは、SharePoint Online から SharePoint Server まで、SharePoint のさまざまなバージョンについて説明します。これにより、どのバージョンが組織に適しているかを見つけることができます。

SharePoint のバージョンと価格

こ���セクションでは、SharePoint のさまざまなバージョンと、それらのバージョンが組織のさまざまなニーズにどのように対応するかについて説明します。

さまざまなバージョンが利用可能ですが、現在開発が進められているのは、オンライン バージョンとオンプレミス バージョン、SharePoint Online と SharePoint Server の 2 つです。

SharePointオンライン

SharePoint Online は、Microsoft Office 365 サブスクリプション プランに含まれるプラットフォームのクラウドベース バージョンであり、SharePoint モバイル アプリからアクセスできます。

独自の SharePoint サーバーの管理に煩わされることなく、SharePoint のメリットを享受したい組織に最適です。

SharePoint Online を使用すると、ユーザーはインターネット接続と Web ブラウザーを備えた任意のデバイス (モバイル デバイスを含む) から SharePoint のすべての機能にアクセスできるため、現代の職場にとって柔軟で便利なオプションになります。

SharePoint Online には次のような利点があります。

• インターネット接続があればどのデバイスからでもアクセス可能

• 独自のサーバーや Web パーツを管理する必要はありません

• 自動アップデートと新機能

• 他の Microsoft Office 365 アプリとの統合

SharePoint Online は、Microsoft Office 365 サブスクリプションの一部として利用できます。価格は選択したサブスクリプション プランによって異なりますが、SharePoint Online は、基本的な Microsoft Office 365 Business Basic プランを除くすべてのプランに含まれています。

SharePointサーバー

SharePoint Server は、組織のサーバーにインストールできる SharePoint のオンプレミス バージョンです。

SharePoint Online のすべての機能に加えて、追加のカスタマイズ オプションと、データ ストレージやその他のセキュリティ制御の制御が提供されます。

オンプレミスで SharePoint を使用することは、SharePoint 環境を完全に制御する必要がある組織、または特定のセキュリティとコンプライアンス要件を備えた Web サイトを作成する必要がある組織に最適です。

SharePoint Server には次のような利点があります。

• データ ストレージ、ドキュメント ライブラリ、セキュリティを完全に制御

• SharePoint サイトの追加のカスタマイズ オプション

• 他の SharePoint オンプレミス システムとの統合

• 導入オプションの柔軟性の向上

SharePoint Server 2019 は、サーバーごと、およびサーバーにアクセスするユーザーまたはデバイスごとにライセンスが付与されます。利用可能なライセンス モデルは、Standard CAL (クライアント アクセス ライセンス) と Enterprise CAL の2 つです。

Standard CAL は基本的な SharePoint 機能を提供しますが、Enterprise CAL にはビジネス インテリジェンスやエンタープライズ サーチなどのより高度な機能が含まれています。

SharePoint Foundation と SharePoint Designer

この二人は佳作に値する。これらはどちらも無料のツールであり、現在は開発が行われていないため、将来のバージョンで製品機能が無効になる可能性もあります。ただし、一部のバージョンは最新のオペレーティング システムでも動作します。

SharePoint Designer は通常、SharePoint 上にカスタム ワークフローやソリューションを作成したい上級ユーザーまたは開発者によって使用されます。

一方、SharePoint Foundation は、基本的なドキュメント共有、管理、コラボレーションに使用できる SharePoint の無料のエントリーレベル バージョンです。

これは、SharePoint Online や SharePoint Server のすべての機能は必要ないが、ファイル共有などのメリットを享受したい初心者や小規模組織にとって、優れた出発点となります。

SharePoint Foundation には次のような利点があります。

• 無料で使用できます

• 基本的なドキュメント管理およびコラボレーション機能

• セットアップと使用が簡単

さまざまなバージョンと価格オプションについて説明したので、SharePoint のもう 1 つの重要な側面、つまり他の Microsoft 製品との統合について見てみましょう。

SharePoint は、Teams、OneDrive、Power Platform などの製品と統合でき、その機能を大幅に強化できます。

次のセクションでは、SharePoint がこれらの製品とどのように統合され、組織の生産性とコラボレーションがどのように向上するかについて詳しく説明します。それでは、飛び込んでみましょう！

Microsoft エコシステムとの統合

他の Microsoft 製品との統合は、シームレスなコラボレーション、合理化されたワークフロー、最新のエクスペリエンスを提供するため、大きな利点となります。

このセクションでは、SharePoint と統合される主要な Microsoft 製品のいくつかを詳しく見ていきます。

マイクロソフトオフィス365

Office 365 エコシステムの一部として、SharePoint はExcel、Word、PowerPointなどの他の生産性ツールとシームレスに統合されます。これにより、リアルタイムでドキュメントにアクセスして共有できるようになり、チームが同じ認識を保つことができます。

SharePoint を Office 365 サービス スイートに組み込むことで、組織のビジネス ユーザーは次のようなメリットを得ることができます。

• 安全なアクセス制御を備えた集中ファイルストレージ

• 協力的かつ合理化されたチームコミュニケーション

• 柔軟でカスタマイズ可能なチーム サイトのデザイン

マイクロソフトチーム

Microsoft Teams は、チームがリアルタイムでチャット、ファイル共有、およびプロジェクトでの共同作業を可能にするコラボレーション プラットフォームです。Teams は SharePoint と統合されており、ユーザーは Teams インターフェイスから SharePoint のファイルやドキュメントに直接アクセスできるようになります。

Microsoft Teams と統合すると、次のことが可能になります。

• チームと共有されている最新のドキュメントに簡単にアクセス

• 他のチームメンバーと同時にドキュメントで共同作業する

• リビジョンを追跡し、バージョン履歴を維持する

パワープラットフォーム

SharePoint は、Power Automate、Power Apps、LuckyTemplatesなどのMicrosoft Power Platform ツールと対話します。Power Platform の機能を活用すると、カスタム オートメーション、アプリ ソリューション、データ視覚化を SharePoint コミュニケーション サイトに追加できます。

Power Platform を統合すると、次のことが可能になります。

• SharePoint と他のアプリやサービスの間の自動ワークフローを作成する

• SharePoint データを管理および表示するカスタム アプリを構築する

• LuckyTemplates で強力なデータ視覚化を生成する

Microsoft エコシステムとの統合により、SharePoint の可能性を最大限に引き出すことができ、組織内でのコラボレーションとイノベーションの無限の可能性が生まれます。

次のセクションでは、SharePoint の潜在的な実際の使用例をいくつか詳しく見ていきます。さあ行こう！

Microsoft SharePointの使用例

ご存知のとおり、SharePoint はさまざまな業界にわたる幅広いユースケースを備えた多用途プラットフォームであり、非常に多くの組織で愛用されています。以下は、SharePoint の最も一般的な使用例の一部です。

1. ドキュメント管理: SharePoint のドキュメント管理システム機能は、最も人気のある機能の 1 つです。組織は SharePoint を使用して、さまざまなデータ ソースからのドキュメントを保存、整理、管理することができ、チーム メンバーが最新バージョンのドキュメントに簡単にアクセスして共同作業できるようになります。SharePoint のバージョン管理とチェックイン/チェックアウト機能は、競合を防止し、オンプレミスでもオンラインでも、チーム メンバーが常に最新バージョンのドキュメントを使用して作業できるようにします。

2. イントラネットとポータル: SharePoint を使用して、内部コミュニケーション、情報の共有、最新の Web パーツ、コラボレーションのためのスタンドアロン イントラネット サイトとポータルを作成することもできます。イントラネット サイトは、ニュース、イベント、Wiki、重要なお知らせに加え、会社のポリシーや手順を含めるようにカスタマイズできます。組み込みの検索機能により、エンド ユーザーはオンプレミスに保存されている機密情報を簡単にすばやく見つけることができます。

3. プロジェクト管理: SharePoint のプロジェクト管理機能は、チームがプロジェクトを最初から最後まで管理するのに役立ちます。チームは SharePoint を使用して、プロジェクト サイト ページの作成、タスクの割り当て、進捗状況の追跡、サイト構造の変更、単一サーバー上のプロジェクト ドキュメントでの共同作業を行うことができます。他の Office 365 製品や Office アプリケーション (MS Teams や Planner など) との統合により、プロジェクト管理機能も強化できます。

4. ビジネス プロセスの自動化: SharePoint とPower Automate (旧称 Microsoft Flow)の統合により、ユーザーは反復的なタスクとプロセスを自動化できます。SharePoint ファームを Power Automate と併用すると、大きなファイルのサポートにより、ドキュメント承認プロセスなどのワークフローを自動化できます。

SharePoint には幅広い使用例がありますが、これらはほんの一例です。組織のニーズに関係なく、このプラットフォームは SharePoint アドインと連携して、生産性と対象ユーザーのターゲティングを向上させ、ワークフローを合理化するのに役立ちます。

結論

SharePoint は、組織やビジネス接続サービスの生産性を向上させ、コラボレーションを強化するのに役立つ強力で多用途のプラットフォームです。

イントラネットとポータルの機能、Office 365 アプリケーションの統合、プロジェクト管理ツール、Web パーツ、アクセス サービスとビジネス プロセス自動化機能を備えた SharePoint のソリューションは、あらゆる規模と業界の組織向けのワンストップ ショップです。

さらに、SharePoint は、MS Teams、OneDrive、Outlook、Power Automate などの他の Office 365 製品および Office サービスと統合されているため、ワークフローを強化するためのさらに価値のある Web アプリケーションになります。

また、さまざまな価格オプションと導入モデルが利用できるため、あらゆる組織のニーズと予算に合わせてカスタマイズできます。

ビジネス プロセスの合理化を目指す中小企業であっても、部門や拠点を超えたチームワーク、内部コミュニケーション、コラボレーションの向上を目指す大企業であっても、SharePoint は検討する価値のあるプラットフォームです。

SharePoint を Web アプリケーションとして使用する利点について詳しくは、以下のチュートリアルをご覧ください。