Power Automate の文字列関数: Substring と IndexOf
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SharePoint リストを Excel または CSV ファイルにエクスポート
このブログでは、 ExcelファイルとCSVファイルへのエクスポートという 2 つの方法で SharePoint リストをエクスポートする方法について説明します。これは、組織外の別の人にリストやデータを送信する効率的な方法です。
Excel または CSV ファイルへのエクスポートの違いを理解すると、さまざまな状況でどちらのエクスポート方法が理想的かを判断するのに役立ちます。
目次
SharePoint リストを Excel にエクスポートする方法
まず、「エクスポート」をクリックします。
[Excelにエクスポート] と[CSV ファイルにエクスポート]の 2 つのオプションが表示されます。
時間を考慮すると、CSVファイルは静的であるため、エクスポートの方がはるかに高速です。ただし、動的を考慮している場合は、Excelファイルが最適な選択です。
ただし、ここでは[Excel にエクスポート]を選択します。
これにより、実際にはクエリファイル (基本的にはExcelのPower Queryファイル)がダウンロードされます。エクスポートする前に、 ExcelでSharePoint アカウントまたは365 アカウントにログインします。ダウンロードしたPower Queryファイルを開いたときにログインすることもできます。
次に、ダウンロードしたクエリファイルをExcelで開き、エクスポートされたデータを確認します。
Tag列は複数選択列であるため、選択肢はセミコロンとハッシュタグ (;#)で区切られます。
列のドロップダウン ボタンをクリックしてオプションを表示することもできます。この例では、それは「タグ」列です。
次に、利用可能なオプションが表示されます。
Excel で表示しているデータをフィルタリングする場合は、フィルタリングに使用する列をクリックします。この例では、 「Office」列をクリックします。
次に、ダイアログ ボックスで[Dallas]をオンにします。
その後、「OK」をクリックします。
その結果、Excelには、ダラスにオフィスがあるアイテムが表示されます。
Power Queryファイルの場合、組織または会社外のユーザーにデータを送信する予定がある場合は、まずデータをコピーする必要があることに注意してください。コピーしたファイルを送信する必要があります。
SharePoint リストを CSV にエクスポートする方法
まず、「エクスポート」をクリックし、次に「CSV にエクスポート」をクリックします。
これにより、CSVファイルがダウンロードされます。これの最も良い点は、もうログインする必要がないことです。
そして、リストの静的バージョンが表示されます。
CSVへのエクスポートを選択すると、リストの最新の更新バージョンがダウンロードされることに注意してください。静的であるため、SharePoint リストを更新する場合は、再ダウンロードする必要があります。
一方、Power Queryファイルでは、SharePoint リストを更新するたびに、Power Queryファイルであるため、ファイルに対して同じことが自動的に行われます。
Excel と CSV へのエクスポートの違い
2 つの主な違いは次のとおりです。
| スコープ | Excel (Power Query) | CSV |
|---|---|---|
| 動的な更新 | SharePoint リストの変更が反映される | 静的で、手動で再ダウンロードが必要 |
| 共有 | コピーして別のシートに貼り付けて送信 | 直接送信可能 |
| ログイン要件 | 必要 | 不要 |
SharePoint リスト アラートのセットアップ
SharePoint リスト: 概要
SharePoint リストのバージョン履歴
結論
要約すると、SharePoint リストをExcelおよびCSVにエクスポートする方法を学習しました。データを組織外に送信する場合は、2 つのうちのどちらかを選択できます。ただし、迅速に実行したい場合は、リストをCSVにエクスポートするのが最良の選択です。
これら 2 つの違いを理解すると、さまざまな状況でどちらのエクスポート方法が最適かを簡単に判断できるようになります。このトピックやその他の関連コンテンツについて詳しく知りたい場合は、以下の関連リンクのリストをご覧ください。
ではごきげんよう、
ヘンリー
19 Comments
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リョータ -
ありがとうございます！エクスポートしたデータをExcelで編集するのが楽しみです
山田 花子 -
この方法でエクスポートできるとは知らなかったので、すごく助かりました！これからもっと活用してみます。
桜井 裕子 -
データ分析にCSVが使えるのは嬉しいです。非常に助かります！きっと多くの人にも役立つ情報ですね
田中 直樹 -
SharePointのリストは良いけどなかなかエクスポートする機会がなくて…次回試してみるつもりです！
高橋 友希 -
シェアポイントのエクスポート機能、時々エラーが出ることがありますが、対策方法ありますか
さくら -
他の人にも紹介したいと思ってシェアしました。都合のいいタイミングで役に立つ情報ですね
佐藤 太郎 -
SharePointリストをエクスポートするって本当に便利ですね！特にCSVファイルにするのが簡単なので、データの取り扱いが楽になります
アキラ 5678 -
この情報はめちゃくちゃ役に立ちました！CSV形式が特に好きです。
小林 志乃 -
SharePointのリスト管理がしやすくなりました！手順も分かりやすいですね
マサヒロ -
実際にエクスポートしてみたけど、わかりやすい手順で良かった！今後もこの方法を使っていこうと思います
女生徒 K -
学校のプロジェクトで使います！本当に助かります！マジ感謝
猫ちゃん -
我が家のニャンコも一緒にデータ整理してくれました！エクスポートが簡単なのもあって、パソコン作業が楽しいです
川村 敦 -
皆さんはCSVからExcelにデータを移すとき、何かコツがあるのかな？私も上手くできなくて…
麻美 -
このエクスポート手順、もう少し詳しく書いてくれたら嬉しいな。特にExcelへのインポート方法
オオタ -
エクスポートした後は、どのようにチームで共有していますか？良いアイデアがあれば教えてください
スズキ -
質問ですが、エクスポート後のデータの整形について何かアドバイスがあれば教えてください。
ひかる -
この方法、教えてくれてありがとうございます！もっと早く知ってたらよかった…！
ケンジ -
このスレッドを見て、今日の業務が楽になりました！情熱的に仕事ができそうです
あやか -
これまで面倒だったエクスポート作業がこんなに簡単になるなんて感激！みんなにもシェアしたいな