SharePoint リストを Excel または CSV ファイルにエクスポート

このブログでは、 ExcelファイルとCSVファイルへのエクスポートという 2 つの方法で SharePoint リストをエクスポートする方法について説明します。これは、組織外の別の人にリストやデータを送信する効率的な方法です。

Excel または CSV ファイルへのエクスポートの違いを理解すると、さまざまな状況でどちらのエクスポート方法が理想的かを判断するのに役立ちます。

目次

• SharePoint リストを Excel にエクスポートする方法
• SharePoint リストを CSV にエクスポートする方法
• Excel と CSV へのエクスポートの違い
• 結論

SharePoint リストを Excel にエクスポートする方法

まず、「エクスポート」をクリックします。

[Excelにエクスポート] と[CSV ファイルにエクスポート]の 2 つのオプションが表示されます。

時間を考慮すると、CSVファイルは静的であるため、エクスポートの方がはるかに高速です。ただし、動的を考慮している場合は、Excelファイルが最適な選択です。

ただし、ここでは[Excel にエクスポート]を選択します。

これにより、実際にはクエリファイル (基本的にはExcelのPower Queryファイル)がダウンロードされます。エクスポートする前に、 ExcelでSharePoint アカウントまたは365 アカウントにログインします。ダウンロードしたPower Queryファイルを開いたときにログインすることもできます。

次に、ダウンロードしたクエリファイルをExcelで開き、エクスポートされたデータを確認します。

Tag列は複数選択列であるため、選択肢はセミコロンとハッシュタグ (;#)で区切られます。

列のドロップダウン ボタンをクリックしてオプションを表示することもできます。この例では、それは「タグ」列です。

次に、利用可能なオプションが表示されます。

Excel で表示しているデータをフィルタリングする場合は、フィルタリングに使用する列をクリックします。この例では、 「Office」列をクリックします。

次に、ダイアログ ボックスで[Dallas]をオンにします。

その後、「OK」をクリックします。

その結果、Excelには、ダラスにオフィスがあるアイテムが表示されます。

Power Queryファイルの場合、組織または会社外のユーザーにデータを送信する予定がある場合は、まずデータをコピーする必要があることに注意してください。コピーしたファイルを送信する必要があります。

SharePoint リストを CSV にエクスポートする方法

まず、「エクスポート」をクリックし、次に「CSV にエクスポート」をクリックします。

これにより、CSVファイルがダウンロードされます。これの最も良い点は、もうログインする必要がないことです。

そして、リストの静的バージョンが表示されます。

CSVへのエクスポートを選択すると、リストの最新の更新バージョンがダウンロードされることに注意してください。静的であるため、SharePoint リストを更新する場合は、再ダウンロードする必要があります。

一方、Power Queryファイルでは、SharePoint リストを更新するたびに、Power Queryファイルであるため、ファイルに対して同じことが自動的に行われます。

Excel と CSV へのエクスポートの違い

2 つの主な違いは次のとおりです。

• Power Queryファイルは SharePoint リストの拡張機能のようなものです。つまり、SharePoint リストに加えられた変更はすべてPower Queryファイルに反映されます。
• Power Queryファイルを組織外のユーザーに送信する場合は、ファイルをコピーして別のシートに貼り付け、コピーしたファイルを送信する必要があります。
• CSVファイルは静的です。組織外の別の人に送信する場合は、コピーを作成する必要はありません。本人に直接送ることも可能です。
• エクスポートされたCSVファイルにアクセスするためにログインする必要はありません。
• リストをCSVファイルにエクスポートした後に変更が加えられた場合、再ダウンロードしない限り、変更はCSVファイルに反映されません。

SharePoint リスト アラートのセットアップ
SharePoint リスト: 概要
SharePoint リストのバージョン履歴

結論

要約すると、SharePoint リストをExcelおよびCSVにエクスポートする方法を学習しました。データを組織外に送信する場合は、2 つのうちのどちらかを選択できます。ただし、迅速に実行したい場合は、リストをCSVにエクスポートするのが最良の選択です。

これら 2 つの違いを理解すると、さまざまな状況でどちらのエクスポート方法が最適かを簡単に判断できるようになります。このトピックやその他の関連コンテンツについて詳しく知りたい場合は、以下の関連リンクのリストをご覧ください。

ではごきげんよう、

ヘンリー