SharePoint リストを Excel または CSV ファイルにエクスポート

SharePoint リストを Excel または CSV ファイルにエクスポート

このブログでは、 ExcelファイルとCSVファイルへのエクスポートという 2 つの方法で SharePoint リストをエクスポートする方法について説明します。これは、組織外の別の人にリストやデータを送信する効率的な方法です。

Excel または CSV ファイルへのエクスポートの違いを理解すると、さまざまな状況でどちらのエクスポート方法が理想的かを判断するのに役立ちます。

目次

  1. SharePoint リストを Excel にエクスポートする方法
  2. SharePoint リストを CSV にエクスポートする方法
  3. Excel と CSV へのエクスポートの違い
  4. 結論

SharePoint リストを Excel にエクスポートする方法

まず、「エクスポート」をクリックします。

SharePoint リストを Excel または CSV ファイルにエクスポート

[Excelにエクスポート] と[CSV ファイルにエクスポート]の 2 つのオプションが表示されます

エクスポートオプション

時間を考慮すると、CSVファイルは静的であるため、エクスポートの方がはるかに高速です。ただし、動的を考慮している場合は、Excelファイルが最適な選択です。

ただし、ここでは[Excel にエクスポート]を選択します。

エクスポートするExcelの選択

これにより、実際にはクエリファイル (基本的にはExcelPower Queryファイル)がダウンロードされます。エクスポートする前に、 ExcelSharePoint アカウントまたは365 アカウントにログインします。ダウンロードしたPower Queryファイルを開いたときにログインすることもできます。

Power Queryファイル

次に、ダウンロードしたクエリファイルをExcelで開き、エクスポートされたデータを確認します。

エクスポートされたデータ

Tag列は複数選択列であるため、選択肢はセミコロンハッシュタグ (;#)で区切られます。

タグ列

列のドロップダウン ボタンをクリックしてオプションを表示することもできます。この例では、それは「タグ」列です。

オプションの表示

次に、利用可能なオプションが表示されます。

フィルタリングオプション

Excel で表示しているデータをフィルタリングする場合は、フィルタリングに使用する列をクリックします。この例では、 「Office」列をクリックします。

フィルタリングの選択

次に、ダイアログ ボックスで[Dallas]をオンにします

ダイアログボックス

その後、「OK」をクリックします。

OKボタン

その結果、Excelには、ダラスにオフィスがあるアイテムが表示されます。

ダラスオフィス

Power Queryファイルの場合、組織または会社外のユーザーにデータを送信する予定がある場合は、まずデータをコピーする必要があることに注意してください。コピーしたファイルを送信する必要があります。

SharePoint リストを CSV にエクスポートする方法

まず、「エクスポート」をクリックし、次に「CSV にエクスポート」をクリックします。

CSVにエクスポート

これにより、CSVファイルがダウンロードされます。これの最も良い点は、もうログインする必要がないことです。

CSVファイル

そして、リストの静的バージョンが表示されます。

リストの静的バージョン

CSVへのエクスポートを選択すると、リストの最新の更新バージョンがダウンロードされることに注意してください。静的であるため、SharePoint リストを更新する場合は、再ダウンロードする必要があります。

一方、Power Queryファイルでは、SharePoint リストを更新するたびに、Power Queryファイルであるため、ファイルに対して同じことが自動的に行われます。

Excel と CSV へのエクスポートの違い

2 つの主な違いは次のとおりです。

スコープ Excel (Power Query) CSV
動的な更新 SharePoint リストの変更が反映される 静的で、手動で再ダウンロードが必要
共有 コピーして別のシートに貼り付けて送信 直接送信可能
ログイン要件 必要 不要

SharePoint リスト アラートのセットアップ
SharePoint リスト: 概要
SharePoint リストのバージョン履歴

結論

要約すると、SharePoint リストをExcelおよびCSVにエクスポートする方法を学習しました。データを組織外に送信する場合は、2 つのうちのどちらかを選択できます。ただし、迅速に実行したい場合は、リストをCSVにエクスポートするのが最良の選択です。

これら 2 つの違いを理解すると、さまざまな状況でどちらのエクスポート方法が最適かを簡単に判断できるようになります。このトピックやその他の関連コンテンツについて詳しく知りたい場合は、以下の関連リンクのリストをご覧ください。

ではごきげんよう、

ヘンリー


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