Microsoft SharePoint | 概要

このチュートリアルでは、 Microsoft SharePointの概要を説明します。また、その使用法と、それについて学ぶことが不可欠な理由についても説明します。

SharePoint は、ユーザーが Web 上で通信および情報を共有できるようにする、 組織用の Web ベースのコラボレーション ツールです。

目次

• Microsoft SharePointを理解する
• Microsoft SharePointの使用
  • 1. 組織の文書を保管するための洗練されたライブラリ
  • 2. チーム向けのニュースと最新情報
  • 3. データベースとしての Microsoft SharePoint
  • 4. ビジネスで共通のワークフローを維持する
  • 5. ビジネス向けのワンストップショップ
• Microsoft SharePointの機能
• Microsoft Sharepoint を学ぶことの重要性
• 結論

Microsoft SharePointを理解する

SharePoint はチームの共同作業に役立つため、組織内の誰もが使用できます。

自分の個人用イントラネットにすることもできます。インターネットは、誰でもアクセスできる Web サイトとリソースのコラボレーションです。一方、イントラネットは、組織内のユーザーのみがアクセスできる Web サイトとリソースの集合です。

イントラネットでは、インターネット経由でアクセスできるものと同様のサイトをいくつか持つことができます。組織内に、特定のプロジェクトのために組織内のユーザーだけがアクセスできるさまざまなサイトを設けることができます。

さらに、SharePoint は、チーム全体でコンテンツと知識を共有および管理する方法です。組織としては、経費報告書の提出、顧客や営業チームは誰なのか、特定のオフィスへの入り方など、多くのコンテンツや知識を持っている可能性があります。 

SharePoint を使用すると、チームはすべての情報を「ワンストップ ショップ」で管理できるようになります。すべての情報を 1 か所にまとめて、簡単にアクセスすることもできます。

すでに更新されたプロセスがある場合でも、古いプロセスを引き続き使用している可能性があります。そのため、SharePoint はチーム全体でコンテンツと知識を共有および管理する方法として役立ちます。 

最後に、SharePoint はサイトを使用してチームワークを強化します。Web ベースのサイトを使用してチームが共同作業、進捗状況を追跡し、コンテンツや権限を管理できるコラボレーション スペースを提供します。 

また、非常にアクセスしやすく直感的です。これは、習得して理解するのが簡単なスキルの 1 つです。

Microsoft SharePointの使用

SharePoint は柔軟なツールです。いろいろなことができますし、そのうちの 1 つまたは 2 つしかできないこともあります。どのように使用するかはあなた次第です。SharePoint を使用する場合、今は単純なツールを使用し、組織の成長に応じてツールをより豊富な機能に拡張することができます。 

1. 組織の文書を保管するための洗練されたライブラリ

SharePoint は、組織のドキュメントを保管するための洗練されたライブラリです。これは OneDrive や Google ドライブに似ています。すべての書類を 1 か所にまとめて保管する方法です。 

OneDrive や Google Drive にはない SharePoint の機能の 1 つは、メタデータをこれらのドキュメントに関連付けることができることです。そのため、ドキュメントを保存する一般的なフォルダー構造を持たせる代わりに、メタデータも関連付けて、さまざまなものに基づいてグループ化することができます。

たとえば、一部の強力な組織では、多くの問題が発生する可能性があるため、共有コンテンツをフォルダーのような構造に配置していません。通常、メタデータを含むファイルのリストが含まれています。

これにより、必要なさまざまなものを簡単に追跡し、グループ化し、メタデータを維持することができます。更新された場合、メタデータを更新するだけで済むため、フォルダーを移動する必要はありません。 

2. チーム向けのニュースと最新情報

SharePoint を使用して、チームにニュースや最新情報を簡単に提供することもできます。情報を含むサイトを設定できるほか、特定の事項についてチームに最新情報を提供するページをサイト上に作成することもできます。

たとえば、チーム用のSharePoint サイトがあるとします。次に、展開したい新しい販売プロセスがあります。電子メールで送信する代わりに、SharePoint に新しいページとして投稿することもできます。

これにより、誰でもそのページにアクセスしてコメントできるようになります。たとえば、間違いを犯した場合は、随時変更または更新することもできます。

3. データベースとしての Microsoft SharePoint

SharePoint は、あらゆる情報を保持するデータベースとして使用できます。顧客データ、トランザクション データ、注文データなどを含む SharePoint リストを作成する組織があります。また、添付ファイル、ユーザー、プロファイルなどのあらゆる種類のデータを事実上保持できるため、強力かつ非常に柔軟です。 

また、他のデータベースよりも直感的です。たとえば、データを多くの人の間で共有し、同じ場所に置きたい場合は、データの保存に Excel を使用しません。一部のユーザーが特定の条件を満たし、有効な顧客のみを追加できるような検証ルールを設定したいと考えています。 

SQL、Salesforce、その他の複雑なデータベースも使用したくありません。使用するには SQL 言語を学ぶ必要があるからです。したがって、SharePoint はデータベースとして使用するのに非常に優れたツールであり、Microsoft の Dataverse の優れた代替品でもあります。 

4. ビジネスで共通のワークフローを維持する

SharePoint は、効率性を高めるためにビジネス内の共通のワークフローを維持するためにも使用されます。SharePoint にデータベースを作成したら、そのワークフロー機能を使用して、特定の一般的なビジネス タスクを管理できます。

たとえば、経費報告書の記入に関連するワークフローがあるとします。以前は、電子メールにアクセスして経費報告書を探し、手動で記入する必要がありました。その後、添付ファイルを管理者に送信して承認を得るなど、煩雑な処理を行う必要があります。

ワークフロー全体を SharePoint で実行することで、このプロセスをはるかに簡単に行うことができます。すべての経費を保管するデータベースが存在します。その後、新しいレコードを作成し、それをマネージャーの SharePoint に送信して承認を得ることができます。

承認後、SharePoint の買掛金に直接移動します。最後に、彼らはそれを承認し、支払いを受け取ることができます。メールをやり取りする必要がなく、追跡や監査も可能です。 

5. ビジネス向けのワンストップショップ

つまり、ビジネスのすべてをワンストップで行うことができます。すべてがプラットフォーム上で行われるため、非常に効率的です。SharePoint を使用すると、異なるデータベース ソースを用意する必要はありません。また、完全に手動の非常に複雑なワークフローを使用する必要はありません。

後ほど体験していただきたいSharePointの機能をご紹介します。 

Microsoft SharePointの機能

SharePoint は、簡単に検索できるコンテンツ管理システムです。従業員が共同作業できるソーシャル ネットワーキング機能も備えています。たとえば、ディスカッションの投稿、FAQ、人々の活動に関するニュース フィードなどを配置できます。組織にソーシャル ネットワーキングの側面をもたらします。 

Office 365 アプリとの統合性も優れています。

また、SharePoint はデザイン面だけでなく機能面でもカスタマイズ性が非常に高いです。SharePoint リストを使用して、必要なワークフローやデータを作成できます。フォルダー ベースまたはメタデータ ベースのドキュメント ライブラリ システムを使用することもできます。ユーザーがページ内にページを作成したり、1 ページ全体を作成したりすることもできます。 

SharePoint には独自のデータベースがあります。非常に複雑なデータ型を保持できるほど複雑ですが、コーディングを知らなくても誰でも使用できるほど直観的でもあります。 

SharePoint には優れたビジネス インテリジェンス機能もあります。データを SharePoint に保存した後、何がどのように変化するかを管理できます。ビュー、ダッシュボードなどを使用できます。 

SharePoint は、最高の権限とセキュリティ システムも備えています。アクセス許可を非常に簡単かつ詳細に管理できます。権限は、バイオ レベル、アプリ レベル、データベース レベル、列レベル、またはサイト全体レベルで設定できます。 

権限がユーザー レベルで処理される一般的なシステムではなく、グループ レベルで処理されます。したがって、特定のグループに権限を割り当ててから、それらのグループにユーザーを割り当てます。 

最後に、Microsoft は、スキル レベルに関係なく、組織のあらゆるレベルの人が SharePoint を非常に簡単かつ直観的に利用できるようにしています。

Microsoft Sharepoint を学ぶことの重要性

SharePoint を学ぶ必要がある理由はたくさんあります。主な理由の 1 つは、ユーザーがコラボレーションを強化し、チームワークを向上させ、組織内の効率を向上できることです。 

また、ユーザーは現在および将来のすべての従業員のためのワンストップ ショップを作成することもできます。たとえば、新人研修中の従業員や、履歴からニュースや重要なメールを見逃している新入社員がいる可能性があります。新しい従業員が入社したときに、SharePoint 自体内ですべての履歴を確認できるように、すべての情報が SharePoint に含まれている方がよいでしょう。 

これを本当に学ぶべき最後の理由は、雇用されるためです。SharePoint は組織内で非常によく使用されているため、採用の際に人々が探すものの 1 つとなっています。Office スキルと同様に、特に独自のサイトを作成できる場合、SharePoint も非常に重要です。

SharePoint ユーザーは SharePoint 開発者とは異なります。履歴書で自分が SharePoint 開発者であると述べた場合、それは非常に意味のあることです。なぜなら、上司はあなたがワークフローを自動化できること、そしてすべての従業員のためのワンストップ ショップを作る方法を知っていることを知っているからです。

今後のコース: SharePoint の概要と高度な概念
Power Apps 環境のセットアップ: OneDrive および Google Drive への接続
LuckyTemplates の 6 月の更新と 7 月の予定

結論

要約すると、組織に多くのメリットをもたらす SharePoint の使用方法を学ぶことが不可欠です。LuckyTemplates を使用するチームにとって、チームはシームレスに連携し、互いの機能を補完できるため、特に重要です。

組織で使用できる SharePoint の追加の価値と機能を利用できる可能性があります。SharePoint リスト、権限システム、ワークフロー管理、バージョン履歴などを使用してさまざまなことができます。 

また、組織内の誰もが圧倒されることなく簡単に使用できるものでもあります。ユーザーとしては非常に使いやすいですが、使いこなして開発するのが難しい場合もあります。しかし、一度習得すれば、ビジネス ワークフローの効率化に役立ちます。

ではごきげんよう、

ヘンリー