Power Automate を使用して電子メールの添付ファイルを SharePoint に保存する

今日のブログでは、Power Automate を使用して電子メールの添付ファイルを SharePoint に自動的に保存する方法を学習します。Power Automate フローを使用することで、私は日常業務の時間を大幅に節約できました。そして、あなたにも同じことができることを願っています。このチュートリアルの完全なビデオは、このブログの下部でご覧いただけます。

目次

• 概要
• 電子メールの添付ファイルを SharePoint に保存して電子メールを削除する
• Power Automate フローの例: LawtonAR
• Power Automate テンプレートを使用したフローの作成
  • ステップ1：添付ファイル付きメールが届いたら
  • ステップ 2: 電子メールの添付ファイルを Sharepoint に保存する
  • ステップ 3: 電子メールを削除する
• 電子メールの添付ファイルを SharePoint に保存した後にデスクトップ フローを使用する
• 結論

概要

毎日、添付ファイル付きの電子メールを数通受け取ります。私が定期的に行っているのは、これらの添付ファイルを取得してSharePointフォルダーに保存することです。 

ただし、各メールを個別に確認し、添付ファイルを SharePoint に保存し、ファイルを毎日更新するのではなく、 Power Automate で  1 回限りのフローを作成して、この面倒なタスクを自動化しました。

したがって、特定の送信者から受信するすべての電子メールに対して、フローは添付ファイルを取得して SharePoint に移動し、そのフォルダー内の既存のファイルを上書きします。そして、そのファイルに保存されているデータを使用してLuckyTemplatesファイルを更新します。この Power Automate フローがどのように設定されたかについての手順を見てみましょう。

電子メールの添付ファイルを SharePoint に保存して電子メールを削除する

まずはPower Automate Onlineを開きます。「My flows」にあるように、私が毎日使用するフローがいくつかあります。たとえば、リストの最初の 3 つのフローは、これまで説明してきたのと同じ Power Automate テンプレートを使用します。 

これらは、電子メールの添付ファイルを取得して SharePoint に保存し、後で電子メールを削除することもできる Power Automate テンプレートを使用して作成したため、削除について心配する必要はありません。 

このテンプレートにアクセスするには、[テンプレート]をクリックし、検索バーに「 電子メールの添付ファイルを保存」と入力します。

関連する Power Automate テンプレートが結果にいくつか表示されますが、ここでは「電子メールの添付ファイルを SharePoint に保存し、電子メールを削除する」に焦点を当てます。 

これを最初から作成するのではなく、既存のものを使用して、それがどのように設定され、このフローが時間の経過とともにどのように実行されたかを確認します。

Power Automate フローの例: LawtonAR

私のフローの 1 つを例として考えてみましょう。LawtonAR は私が作成したフローの 1 つで、しばらくの間実行されています。 

これを開くと、先ほど選択したテンプレートである説明が表示されます。また、作成日が 8 月 20 日であることもわかり、それ以来実行されていることがわかります。 

下にスクロールすると、フローの日々の実行履歴、プロセスの継続時間、成功または失敗のステータスが表示されます。

[期間]列に注目して、プロセスを完了するのに必要な時間を確認します。電子メールが受信トレイに到達すると、フローが添付ファイルを取得して SharePoint に保存し、電子メールを削除するまでに 2 ～ 3 秒かかります。

このフローが必要なのは、QuickBooks Online を使用しているクライアントがいて、そこに毎日電子メールを送信するカスタム レポートがいくつかあるためです。ただし、QuickBooks Online は現在電子メールのスケジュール設定をサポートしていません。

通常、電子メールは私の時間の午前 4 時 30 分から 5 時の間に到着します。これは、毎日の LuckyTemplates 更新前にファイルを SharePoint に保存するのに十分な時間を提供します。

以上がサンプル、LawtonAR の概要です。次に、同様の Power Automate フローを設定するプロセスに進みましょう。

Power Automate テンプレートを使用したフローの作成

まず、 「編集」をクリックしてフローと、この特定のフローに対して設定する必要があるステップを開きます。このフローでは、主に 3 つのステップを実行する必要があります。

ステップ1：添付ファイル付きメールが届いたら

1 つ目は、「新しいメールが届いたとき」です。このステップをクリックして詳細オプションを開きます。 

この例では、フォルダーに受信トレイを選択しましょう。特に複数の電子メール アドレスを保存している場合は、[ 宛先]フィールドで正しい電子メール アドレスを選択します。

これを SharePoint に移動したいので、[添付ファイルを含める]で[はい]を選択します。件名フィルターには、電子メールが到着したときと同じ件名行が含まれます。[重要度]を[標準]に設定し、[はい]を選択して[添付ファイルのみ]を選択します。 

この最初のステップで記入する必要があるのはこれだけです。 

ステップ 2: 電子メールの添付ファイルを Sharepoint に保存する

電子メールが到着したら、2 番目のステップで、添付ファイルを移動または取得する場所が指示されます。5 つの異なる添付ファイルが電子メールに添付されている場合、これらの各ファイルは 1 つのポイントから割り当てられた場所に移動される可能性があります。

2 番目のステップ「電子メールの各添付ファイルに適用」を開きます。開くと、「添付ファイル」がすでに「前のステップからの出力を選択」の下に配置されていることがわかります。

[添付ファイル]の横を左クリックして、[動的コンテンツ]と[式]のリストを開きます。「ファイルの作成」サブステップを開きます。[サイト アドレス]に、使用するSharePoint アドレスを追加します。また、添付ファイルの移動先となるフォルダーパスを入力します。

ファイル名については、動的コンテンツ のリストに移動し、添付ファイル名を選択します。[ファイルの内容]で、[添付ファイルの内容]を選択します。

2 番目のステップを要約すると、元の電子メールから添付ファイルを取得し、それを SharePoint 内のどこに、どのフォルダーに追加するかを指定します。次に、添付ファイル名と内容を付けて保存します。 

ステップ 3: 電子メールを削除する

最後に、 3 番目のステップでメールを削除します。前の 2 つのステップと同様に、このステップを開きます。

次に、「メッセージ ID」として、「動的コンテンツ」 リストからそれを選択します。このメッセージ ID には、後で電子メールを削除する際に役立つメッセージの一意の識別子が含まれています。次に、 [元のメールボックス アドレス]フィールドに適切な電子メール アドレスを追加します。

このフローの優れた点は、一度設定して実行すると、スケジュールについて心配する必要がないことです。これは、指定された件名フィルターと添付ファイルを使用して、目的の電子メール アドレスに電子メールが送信された場合にのみフローが実行されるためです。そうすることで初めて、電子メールの添付ファイルが SharePoint に保存されます。

電子メールの添付ファイルを SharePoint に保存した後にデスクトップ フローを使用する

ファイルが保存されると、他のデスクトップ フローが一時フォルダー (FilesToMove) からファイルを処理のために保存する必要がある適切なフォルダーにファイルを取り込みます。 

コンピューターでファイルを開く場合は、 SharePoint フォルダー > Power Reports – ドキュメント > .FilesToMoveに移動します。 現在、ReconAR という名前のファイルが保存されています。

最初のフローによってこのフォルダーに保存されると、デスクトップ フローはこのファイルをここから取得して、適切なフォルダーに移動します。したがって、 Power Reports – Documentsに戻ると、RECONという名前の別のフォルダーを開くことができます。

このフォルダー内では、デスクトップ フローが機能し、 ReconARがすでに移動されていることがわかります。 

Microsoft Power Automate: ワークフロー オートメーション
MS Power Automate と SharePoint Automate
Power Automate アクション | 詳細なチュートリアル

結論

結論として、Power Automate は、電子メールの添付ファイルを SharePoint に自動的に保存する強力なツールになります。「新しいメールの到着時」トリガーと「ファイルの作成」アクションを使用して単純なフローを作成することで、添付ファイルを目的の SharePoint フォルダーに自動的に保存するシステムを簡単にセットアップできます。 

この Power Automate テンプレートを使用すると、添付ファイルを手動でダウンロードおよびアップロードする必要がなくなるため、時間と労力を節約でき、重要なドキュメントが適切に保存および整理されるようにすることもできます。Power Automate を使用すると、このプロセスを簡単に自動化し、ワークフローを合理化できます。

ではごきげんよう、

ジャレット・ムーア