LuckyTemplates レポート開発における SharePoint の利点

SharePoint の 3 つの主な利点についてお話したいと思います。3 つの包括的な利点について説明し、それらの利点が何を意味するのか、また SharePoint の機能によってどのようにそれらの利点が実現されるのかについて詳しく説明します。このチュートリアルの完全なビデオは、このブログの下部でご覧いただけます。

目次

• SharePoint のメリット 1: コンテンツの管理と配信
• ドキュメントライブラリ
• SharePoint リスト
• チームサイト
• SharePoint のメリット 2: ビジネス プロセス ワークフロー
• SharePoint と Power Automate
• SharePoint と Power Apps
• SharePoint と LuckyTemplates
• SharePoint のメリット 3: コラボレーション
• 結論

SharePoint のメリット 1: コンテンツの管理と配信

SharePoint の最初の利点は、私がコンテンツ管理と配信と呼んでいるものです。この分野は、世界中の職場で常に重要な問題となっています。

時間の約 30% が、電子メールとデータの送信、返信、整理に費やされると推定されています。SharePoint は、従業員とあなた自身がその時間を取り戻すのに役立ちます。

ちなみに、これは SharePoint を使用すれば取り戻せる可能性がある 1 日あたり約 2.6 ～ 3 時間です。SharePoint を使用して、OneDrive と同様の方法でドキュメントを保存します。ただし、SharePoint でドキュメントを保存する利点は、各ドキュメントにメタデータを添付できることです。

たとえば、最初に年ごとに、次に実際のアカウント自体ごとにすべてのファイルが分かれている会計フォルダがあるとします。

2017 年の従業員税ファイルを見つけるには、まず 2017 フォルダーをクリックし、次に従業員税をクリックして、税金を必要とする実際の個人を見つける必要があります。

これは非常に複雑なシステムです。特に特定の人のファイルをすべて表示したい場合はそうでしょう? 特定の個人のすべてのファイル、または毎年のすべての税金ファイルは別のフォルダーに配置されているため、従来の OneDrive またはデスクトップ形式でこれを行うのは困難です。

ドキュメントライブラリ

そこで SharePoint が行ったのは、すべてのファイルがリストに含まれ、ドキュメントにメタデータを添付できるドキュメント ライブラリを作成することです。

この例では、 Yearというメタデータ、Account Typeという別のメタデータ、Personという別のメタデータがあります。

特定の人のすべてのファイルを確認したい場合は、そのメタデータに移動して、その人にフィルターをかけるだけです。すべての年分のすべてのファイルが表示されます。元の方法に戻って、特定の年のすべてのファイルだけを確認したい場合は、そのメタデータに移動して、その年にフィルターをかけます。

メタデータは、ドキュメント ライブラリの次のレベルの組織です。

これをやっている会社が他にないことにとても驚きました。これを行うと、必要なドキュメントを見つける際の生産性が向上します。

これも非常に拡張性があります。たとえば、契約用のドキュメント ライブラリ、会計用の別のドキュメント ライブラリ、人事用の別のドキュメント ライブラリを持つことができます。人事部門の担当者が会計部門の文書を確認できないように、これらの文書を個別に保持することができます。

SharePoint リスト

堅牢なコンテンツ管理配信を可能にするもう 1 つの機能は、SharePointリストを使用することです。この例では、誰かが自分に関連するデータを保持するために作成したカスタマイズされたデータベースがあります。

イベント行程表です。ここでの各レコードは、そのイベント旅程内の特定のイベントです。朝食ミート＆グリート、 ウェルカム＆イントロダクションなどを行っております。

この人が行ったことは、自分に関連するコラムを作成することです。したがって、各セッションには、コード、タイプ、説明、講演者、開始時刻、終了時刻があります。

SharePoint リストの強力な点は、堅牢なデータベースの多用途性を提供し、作業者が実際に簡単に使用できることです。独自のリストと列タイプを作成するのは非常に簡単です。選択列 (例: セッション タイプ) やユーザーベースの列 (例: スピーカー) のような洗練された列タイプを使用できます。

SharePoint リストを作成したら、できることがたくさんあります。また、さまざまな用途に合わせて 1 つ作成できるため、拡張性にも優れています。アクセスが非常に難しいランダムな Excel ファイルで作成する代わりに、経費用に作成することができます。誰でもアクセスして更新できます。変更がある場合は、その変更に対する承認を要求し、小さなワークフローを追加することができます。

これらのリストは、添付ファイルを使用して変更することもできます。たとえば、これはブログ記事のリストで、それぞれが実際のファイルです。したがって、これはドキュメント ライブラリと SharePoint リストの組み合わせであり、誰かが SharePoint リストのメタデータと列を含むドキュメント ライブラリを作成したものです。

したがって、ここでもさまざまな組み合わせが可能です。これは、データがランダムな倉庫や OneDrive、電子メールに保存されるよりもはるかに優れています。

SharePoint は、ドキュメント ライブラリであっても SharePoint リストであっても、すべてのデータを保管できるオールインワンの場所です。

チームサイト

SharePoint の最後の機能は、それがチーム サイトであることです。これは、すべての従業員が必要な情報にアクセスできる内部チーム サイトです。ニュース、ブログ投稿、カレンダー、クイック リンク、従業員が使用する外部リソースなどの組織全体のチーム サイトを作成できます。

たとえば、人事ポリシーを見つけたい場合、人事担当者に電子メールを送信する必要はありません。チーム サイトにアクセスして HR セクションを見つけ、必要な書類をすべて見つけることができます。

SharePoint を使用している場合、組織のチーム サイトがホームページになることも非常に重要です。そのため、Chrome または Explorer を開くとすぐに、会社の最新ニュースや活動を確認できます。

グループ固有のチーム サイトを持つこともできます。組織全体用のチーム サイトを 1 つと、チーム専用の別のチーム サイトを作成して、従業員に関連する情報のみを従業員に提供することができます。

独自の SharePoint サイトと SharePoint リストを作成できます。コーディングは必要なく、ドラッグ アンド ドロップだけで作成できるため、誰でも簡単に作成できます。

SharePoint のメリット 2: ビジネス プロセス ワークフロー

SharePoint の重要な利点の 1 つは、ビジネス プロセス ワークフローに関するものです。これは、組織の非常に単純なビジネス プロセス ワークフローの例です。

文書が電子メールの受信箱に届き、レビュー担当者に転送されます。その後、複数の段階の審査員を経ます。彼らが承認すれば、それは受け入れられます。そうでない場合は拒否されます。

このプロセスにはいくつかの電子メールが必要ですよね? 実際の受信箱にメールが届いています。次に、確認するためにアンナとショーンに電子メールを送信する必要があります。アンナとショーンはおそらくメールでお互いにレビューすることになるでしょう。そして最後に、承認または不承認を示す別のメールが送信されます。

使用されるデータが実際に SharePoint 内にある場合、このワークフローは自動化できます。たとえば、これらのドキュメントをすべて含む SharePoint リストを作成できます。文書が到着し、受理される前にショーンまたはアンナのいずれかがレビューする必要があります。

承認を必要とする人は、電子メール プロセスの代わりに、承認を SharePoint リストまたはドキュメント ライブラリにアップロードできます。その後、ショーンとアンナに電子メール通知が自動的に送信されます。これは、 Power Automateまたは SharePoint の内部ワークフロー システムを通じて実行できます。

電子メールには、SharePoint ドキュメント ライブラリ内の SharePoint ドキュメントへのリンクを含めることもできるため、アンナは、ユーザーが新しいドキュメントをアップロードしたことを知らせる電子メールを受信します。次に、アンナは文書を確認し、「承認」または「不承認」をクリックするだけです。

ショーンも同様です。両方が[承認]をクリックすると、ショーンとアンナが両方とも承認したことを示す別の電子メールが元の送信者に送信されます。次に、そのドキュメントのステータスが自動的にApproveに更新され、そのステータスの追跡はすべて SharePoint 内で行われます。

SharePoint と Power Automate

YouTube シリーズでは実際に経費承認システムを作成し、SharePoint で Power Automate を使用してそのシステムを自動化する方法について説明しました。

これは、私が組織のために行った簡単な経費承認です。以前は 7 ～ 8 通の電子メールが必要で、問題点が多すぎました。以前は、経費を提出した従業員は蚊帳の外に置かれており、後ですべてを整理する方法がありませんでした。

SharePoint と Power Automate のようなワークフロー システムは、この問題を実際に解決できます。データ、プロセス、SharePoint を取得したら、他のアプリを導入してそのプロセスを改善するのは非常に簡単です。

SharePoint と Power Apps

SharePoint と Power Automate を使用してビジネス プロセス ワークフローを自動化する方法について説明しました。ただし、SharePoint と Power Apps についても同じことが言えます。Sean と Anna に SharePoint にまったくアクセスさせたくないとしましょう。

ショーンとアンナが Web サイトにアクセスして、確認する必要がある契約を 1 つずつ表示できるアプリを作成できます。彼らはメールを受信せず、アプリにログオンするだけです。繰り返しになりますが、Power Apps の最も優れている点は、コードがないことです。

SharePoint と LuckyTemplates

SharePoint は LuckyTemplates でも非常に強力です。たとえば、SharePoint に経費承認システムがあるとします。これは、そのプロセスのすべてのデータを追跡していることも意味します。経費の提出者、金額、すべてを確認するのにどれくらいの時間がかかるかを追跡しています。上でレポートとダッシュボードを作成できることです。

SharePoint はワークフローを可能にしますが、それを他の Power Platform アプリと統合することで、実際に次のレベルに引き上げられます。

SharePoint のメリット 3: コラボレーション

SharePoint の 3 番目の利点はコラボレーションです。これが、ほとんどの組織が生産性向上のために SharePoint を購入することを正当化する理由の 1 つです。SharePoint には、コラボレーション環境を実現する多くの利点と機能があります。それぞれについて簡単に説明します。

バージョン管理を使用すると、ドキュメントが最新であることを確認でき、ドキュメントに変更が加えられた場合はいつでも前のバージョンに戻ることができます。

承認とレビューは、ビジネス プロセス ワークフローで説明したものと似ています。誰かがドキュメントを送信し、他の誰かがそのドキュメントを承認または拒否する必要があるドキュメント ライブラリ システムをセットアップすることができます。

オールインワン銀行は、組織のすべての情報を 1 か所にまとめるべきという理念です。したがって、それは反復可能であってはならず、見つける必要がある人にとって簡単に見つけられるべきではありません。

SharePoint 内で拡張機能を作成し、インポートしてコラボレーションを向上させることができます。タスク トラッカー、ウィジェット、カンバン ボードなどは、コラボレーションを向上させるために SharePoint ページ内で頻繁に使用されます。

権限を使用すると、情報にアクセスできる特定のグループのユーザーを選択できます。企業は情報過多に悩まされることがあります。誰もがすべてにアクセスできるようにする必要はありません。また、非常に機密性の高いデータがある場合は、そのデータを閲覧したい人だけが実際に閲覧できるようにする必要があります。

スケーラビリティも大きな利点です。オンプレミスで SharePoint を使用せず、クラウド上で SharePoint を使用する場合、Microsoft サーバー内で 10 人から 100 万人までスケールアップできます。採用は非常に簡単で、1 人当たりの定額料金を支払うだけで済みます。

ソーシャル機能は、ブログ投稿やページを通じても利用できます。コメントしたり、「いいね」をしたり、共有したりすることもできます。許可があれば、特定のアイテム リストを共有することもできます。

同じ親会社である Microsoft によって作成されているため、Office 365 との強力な統合もあります。Excel 、Word、または PowerPointのファイルがある場合は、ダウンロードして編集するのではなく、実際に SharePoint でオンラインで編集できます。

結論

この投稿では、SharePoint の 3 つの主要な利点について説明しました。SharePoint がコンテンツ管理、ビジネス プロセス ワークフロー、およびコラボレーションにおいていかに優れているかについて話しました。

ヘンリー