SharePoint へのドキュメント ライブラリの追加

ドキュメント ライブラリは、ファイルを安全に保存し、作成、更新し、組織内の他のユーザーと共有できる SharePoint サイト上の場所を提供します。このチュートリアルでは、SharePoint に新しいドキュメント ライブラリを追加する 2 つの方法について説明します。

SharePoint ドキュメント ライブラリを使用すると、部門や組織のファイルを簡単に管理できます。 

デフォルトでは、SharePoint サイトを設定すると、 Documentsというドキュメント ライブラリが提供されます。これはすでにファイルのストレージとして使用できます。 

この例では、ドキュメント内にファイルを整理するためのフォルダー階層があります。ただし、SharePoint のメタデータ機能を利用すると、フォルダー構造を使用する代わりにファイルをより適切に整理できる可能性があります。 

ご覧のとおり、経費、見積書、ビデオ、重要な長さ、食べ物、車などのフォルダーとファイルがあります。ドキュメント ライブラリを 1 つだけ使用してフォルダーごとにグループ化するのではなく、ドキュメント ライブラリごとにドキュメント ライブラリを作成することをお勧めします。

これらのファイルのメタデータもファイル間で異なります。たとえば、部門のメタデータがあることは、経費ファイルにとって重要です。見積に関しては、見積金額、クライアント名、仕事の種類などのメタデータが重要になります。これが、これらのさまざまな種類のファイルに対してさまざまなドキュメント ライブラリがあることが役立つもう 1 つの理由です。

新しいドキュメント ライブラリを作成する方法を学びましょう。新しいドキュメント ライブラリを作成するには 2 つの方法があります。 

目次

• サイト コンテンツを使用して SharePoint でドキュメント ライブラリを作成する
• ホームページからドキュメント ライブラリを作成する
• 結論

サイト コンテンツを使用して SharePoint でドキュメント ライブラリを作成する

1 つ目の方法は、サイトのコンテンツに移動することです。ここでは、私たちが持っている他のすべてのドキュメント ライブラリを確認できます。フォーム テンプレート、サイト アセット、スタイル ライブラリなどのドキュメント ライブラリの一部は、バックエンドの目的で使用されます。サイトページはページ ライブラリと呼ばれ、サイトのすべてのページが保存されます。この例では、ホームページというページが 1 つだけあります。 

新しいドキュメント ライブラリを追加するには、[新規]をクリックし、 [アプリ]を選択します。[ドキュメント ライブラリ]オプションを選択することもできます。ただし、Microsoft がアップデートを提供し、ドキュメント ライブラリ オプションが削除される場合があります。したがって、そのオプションを使用する以外に、代わりにアプリ経由でドキュメント ライブラリを追加することもできます。

ホームページからドキュメント ライブラリを作成する

2 番目の方法は、ホームページにアクセスすることです。「新規」をクリックし、「アプリ」を選択します。

次に、 「My Apps」というページに移動します。ここにSharePoint アプリが表示されます。

また、SharePoint ストアにアクセスして、使用できるすべてのアプリを探すこともできます。 

この例では、組み込みアプリを探したいと思います。クラシック エクスペリエンスのリンクをクリックすると、それらを見つけることができます。 

その後、このページにリダイレクトされます。繰り返しますが、ここには SharePoint サイトで使用できるさまざまなアプリがあります。必要なのはドキュメント ライブラリアプリです。それでは、それをクリックしてみましょう。

その後、ドキュメント ライブラリの名前を尋ねられます。この例では、 Expensesという名前を付けます。次に、「作成」ボタンをクリックします。

Expensesという名前の新しいドキュメント ライブラリが、サイト コンテンツ内のリストに追加されます。それをクリックしてみましょう。

これで、経費ファイルをこのドキュメント ライブラリにアップロードできるようになりました。

これで、これらのファイルにメタデータを追加できるようになりました。この例では、部門メタデータの列を追加しました。

MS SharePoint ビュー | ドキュメント ライブラリ用の SharePoint テンプレートの作成と保存SharePoint ファイルのメタデータ フィルタリング

結論

要約すると、独自のドキュメント ライブラリを作成できます。繰り返しますが、新しいドキュメント ライブラリを作成するには 2 つの方法があります。1 つ目は、ホームページに移動し、 [新規]をクリックして、[ドキュメント ライブラリ]または[アプリ]を選択することです。2 番目の方法では、 [サイト コンテンツ]に移動し、[新規]をクリックして、[ドキュメント ライブラリ]または[アプリ]を選択します。

その後、すべてのドキュメント ライブラリとページ ライブラリがリストされているサイト コンテンツで、新しいドキュメント ライブラリにアクセスできます。 

ではごきげんよう、

ヘンリー