SharePoint メタデータ | はじめに

このブログでは、フォルダー構造を通じてファイルを整理する方法を説明します。また、フォルダー階層を使用する場合と比較して、ファイルを簡単に整理および検索できる SharePoint メタデータの利点についても説明します。 

SharePoint メタデータは、ファイルの内容ではなく、ファイルに関する追加情報です。ユーザーがコンテンツを簡単に検索、取得、整理するのに役立ちます。

ファイルを適切に整理すると、ファイルを正しく見つけることができ、これは生産性にとって非常に重要です。私たちのコンピュータでは、通常、フォルダ構造または階層に従ってファイルをグループ化します。

目次

• SharePoint で従来のフォルダー構造を使用する
• SharePoint メタデータの代わりにフォルダー階層を使用する
• ファイル整理における SharePoint メタデータの利点
• 結論

SharePoint で従来のフォルダー構造を使用する

依然としてフォルダーを使用してファイルを整理することを好む人もいます。この例では、 Expenses – TRADITIONALという名前のフォルダーがあります。

このフォルダー内には、当社のさまざまな部門からの経費レポートのサンプルが含まれています。これらのファイルに対して行った最初の整理は、ファイルの名前を変更することです。

E は経費を表し、その後に部門名、経費の目的、最後に乱数コードが続きます。大企業では、こうしたレポートが毎日 100 件も作成される可能性があります。したがって、名前で整理することはあまり役に立ちません。 

これらを整理するために最初にできることは、フォルダーを作成し、部門ごとに分けることです。

そこで、すべての会計経費レポートを会計フォルダに移動し、人事経費レポートを HR フォルダに移動するというようにしました。

つまり、これがドキュメント ライブラリ内のファイルを整理する従来の方法です。 

SharePoint メタデータの代わりにフォルダー階層を使用する

ただし、フォルダーまたはディレクトリ システムを使用すると、ファイルをグループ化する方法が 1 つしかないため、制限が生じます。この例では、部門という 1 つのカテゴリに基づいてのみ整理できます。したがって、旅行や消耗品に関連するすべてのレポートを確認したい場合は、各部門のフォルダーでレポートを探す必要があります。これはあまり効率的ではなく、ファイルの検索が依然として困難になります。 

ファイルの整理にフォルダー階層のみを使用する場合のもう 1 つの問題は、ファイルの重複です。ファイルを部門ごと、また経費の種類ごとにグループ化したい場合があります。これらを使用すると、同じファイルのコピーを各フォルダー内に保存することができます。

検索フィールドを使用して SharePoint 上のファイルを検索することもできます。ただし、ユーザーによってはファイル レポートのスペルが間違っている場合があります。 

ファイル整理における SharePoint メタデータの利点

SharePoint メタデータは、ファイル名、作成日、作成者、ファイル サイズ、ファイルの種類など、ファイルに関する追加情報を提供します。これにより、ファイルを簡単に整理、取得、検索することができます。

以下のサンプル画像では、 Name、Modified、Modified by、Department、およびExpense Type列を通じてメタデータを確認できます。これらのメタデータ列を利用するには、ビューの作成、グループ化 、フィルタリングなど、さまざまな方法があります。 

さらに多くのメタデータ列を作成し、ニーズに基づいてカスタマイズできます。ModifiedやModified byなどの一部のメタデータ列は自動的に入力されるため、変更することはできません。 

このサンプル ファイルでは、部門と経費タイプの列をフィルター機能とグループ化機能とともに作成しました。 

したがって、部門別または経費タイプ別にファイルを簡単にグループ化したり、検索したりできます。

ユーザーによる一部のファイルの表示や編集をブロックするなど、情報セキュリティのために SharePoint メタデータを使用することもできます。これにより、組織内のプライベートまたは機密ファイルを安全に保存できます。 

SharePoint ファイルをコンピュータに追加する
ドキュメント ライブラリの SharePoint テンプレート
SharePoint ドキュメント ライブラリ | 初心者向けチュートリアル

結論

要約すると、フォルダー階層によるファイルの整理と SharePoint メタデータの使用の違いを理解することができました。SharePoint メタデータはファイルに関する情報であり、ファイルのコンテンツではないことに注意してください。

役割や業界に応じて完全にカスタマイズ可能です。メタデータが提供する最も強力な機能は、ファイルを簡単にグループ化、並べ替え、検索できることです。メタデータ列の追加方法を理解すると、これについてさらに詳しく学ぶことができます。 

ではごきげんよう、

ヘンリー