Word 2016 전체 가이드(28부): 텍스트와 메일 병합을 병합하는 방법

Word 2016에서 메일을 병합하는 방법은 어렵지 않습니다. 이 문서에서는 Word 2016에서 텍스트를 병합하는 방법을 안내합니다 .

• 손상되거나 손실된 Word 2016 문서를 복구하는 방법
• Word 2016 전체 가이드(1부): 리본 인터페이스에 익숙해지기
• Word 2016 전체 가이드(2부): OneDrive에 대해 알아보고, 문서를 만들고, 저장하고, 공유하세요.

오늘 좋은 직업을 갖고 싶다면 초안 작성 및 사무 정보 기술은 기본 조건입니다. 현재 오프라인이나 온라인 강좌 수강부터 인터넷 자율 학습까지 이 기술을 배울 수 있는 다양한 방법이 있습니다.

사무용 소프트웨어 사용 방법에 대한 온라인 강의를 찾는 것은 어렵지 않습니다. 오늘날 가장 인기 있는 소프트웨어 옵션 중 하나는 Microsoft Word입니다. 현재 Word를 대체할 수 있는 무료 대안이 많이 있지만 이 소프트웨어는 여전히 가장 인기 있는 옵션 중 상위권을 차지하고 있습니다. 이는 Word가 오랫동안 유명했기 때문일 뿐만 아니라 Microsoft에서도 증가하는 사용자 요구를 충족하기 위해 매우 적극적으로 제품을 개선하고 업그레이드하고 있습니다.

Word를 사용하면 글꼴 스타일 선택, 왼쪽/오른쪽 정렬, 들여쓰기, 이미지 삽입, 링크 추가 등 전문적인 문서를 편집하는 데 필요한 거의 모든 기능을 사용할 수 있습니다. 모두 사용하기 쉽습니다.

그러나 Microsoft Word에는 여러분이 알지 못하는 또 다른 유용한 기능이 있습니다. 그것은 텍스트 혼합입니다. 다음은 Word 2016에서 텍스트를 병합하는 방법에 대한 자세한 지침입니다 .

메일 병합 - 텍스트 병합 또는 메일 병합 은 여러 개의 초대장, 감사 편지, 공지 사항, 폴더, 이름 태그 및 목록에 저장된 기타 많은 정보를 만들 수 있는 Microsoft Word 의 유용한 기능입니다 . , 데이터베이스 또는 스프레드시트. 편지 병합을 수행할 때 Word 문서(기존 텍스트 문서로 시작하거나 새 문서를 만들 수 있음)와 수신자 목록(일반적으로 Excel의 통합 문서 - Excel 스프레드시트 )이 필요합니다 .

Word 2016에서 편지 병합 기능을 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보려면 아래 비디오를 시청하세요 .

메일 병합 사용 방법 - 메일 병합:

1. 기존 Word 문서를 열거나 새 문서를 만듭니다.

2. 우편물 탭에서 편지 병합 시작 명령을 클릭 하고 드롭다운 메뉴에서 단계별 편지 병합 마법사를 선택합니다.

• 편지 병합 상자가 나타나고 병합을 완료하기 위한 6가지 주요 단계를 안내합니다. 다음 예에서는 메시지 템플릿을 생성하고 메시지를 수신자 목록과 병합하는 방법을 보여줍니다.

1 단계

• Word 창 오른쪽에 있는 편지 병합 작업창 에서 만들려는 문서 유형을 선택합니다. 이 예에서는 Letters 를 선택하겠습니다 . 그런 다음 다음: 문서 시작을 클릭하여 2단계로 이동합니다 .

2 단계

• 현재 문서 사용을 선택한 후 다음: 수신자 선택을 클릭하여 3단계로 진행합니다.

3단계

이제 Word에서 문서에 각 주소를 자동으로 배치할 수 있도록 주소 목록이 필요합니다 . 이 목록은 Excel 스프레드시트 와 같은 기존 파일에 있을 수도 있고 편지 병합 마법사 내에서 새 주소 목록을 입력할 수도 있습니다 .

1. 기존 목록 사용 을 선택한 다음 찾아보기를 클릭하여 파일을 선택합니다.

2. 파일을 찾은 다음 열기 를 클릭합니다 .

3. 주소 목록이 Excel 스프레드시트에 있는 경우 목록이 포함된 스프레드시트를 선택 하고 확인을 클릭합니다 .

4. 편지 병합 수신자 대화 상자 에서 각 상자를 선택하거나 선택 취소하여 병합에 포함할 수신자를 제어할 수 있습니다. 기본적으로 모든 수신자를 선택해야 합니다. 완료되면 확인 을 클릭합니다 .

5. 다음: 편지 쓰기를 클릭하여 4단계로 이동하세요.

• 기존 주소 목록이 없는 경우 새 목록 입력 버튼을 클릭 하고 만들기를 클릭한 다음 주소 목록을 수동으로 입력할 수 있습니다.

4단계

이제 편지를 쓸 준비가 되었습니다. 인쇄되면 편지의 각 사본은 본질적으로 동일합니다. 수신자 데이터 (예: 이름, 주소) 만 다릅니다. 메일 병합에서 데이터를 추가할 위치를 정확히 알 수 있도록 받는 사람 데이터에 대한 자리 표시자를 추가해야 합니다.

수신자 데이터를 삽입하려면:

1. 정보를 표시할 문서에 삽입 포인터를 놓습니다.

2. 자리 표시자 옵션 중 하나를 선택합니다. 예에서는 주소 블록 (주소 블록)을 선택하겠습니다.

3. 선택 사항에 따라 다양한 사용자 정의 옵션이 포함된 대화 상자가 나타날 수 있습니다. 원하는 옵션을 선택한 다음 확인을 누릅니다 .

4. 문서에 자리 표시자가 나타납니다(예: «AddressBlock»).

5. 원하는 다른 자리 표시자를 추가합니다. 이 예에서는 편지 본문 위의 Greeting 줄에 자리 표시자를 추가하겠습니다.

6. 완료되면 다음: 편지 미리 보기를 클릭하여 5단계로 이동합니다.

• 일부 문자의 경우 주소 블록 과 인사말만 추가하면 됩니다 . 하지만 편지 본문에 더 많은 자리 표시자(예: 수신자 이름이나 주소)를 추가하여 더욱 개인화할 수도 있습니다.

5단계

1. 편지를 미리보고 수신자 목록의 정보가 편지에 올바르게 나타나는지 확인하십시오. 왼쪽 및 오른쪽 스크롤 화살표를 사용하여 문서의 각 버전을 볼 수 있습니다.

2. 모든 것이 올바른 것으로 확인되면 다음: 병합 완료를 클릭하여 6단계로 이동합니다.

6단계

1. 인쇄를 클릭하여 메시지를 인쇄합니다.

2. 대화 상자가 나타납니다. 모든 메시지, 현재 문서(파일) 또는 선택한 그룹만 인쇄할지 여부를 결정한 다음 확인을 클릭합니다 . 예제에서는 모두 인쇄하겠습니다.

3. 인쇄 대화 상자가 나타납니다. 필요한 경우 인쇄 설정을 조정한 다음 확인을 누릅니다 . 문서가 인쇄됩니다.

일련의 이메일 또는 이메일에서 불일치를 방지하려면 다음과 같이 Excel 파일을 조정해야 합니다.

• 첫 번째 행에는 A1 셀부터 시작하는 열 머리글만 있어야 합니다. Microsoft Word에서 편지 병합을 사용할 때 Word에서는 병합 필드와 같은 열 머리글을 사용합니다.
• 템플릿 문서나 이메일에서 사용할 자리 표시자 이름과 일치하도록 열 헤더를 편집해야 합니다.
• 데이터가 포함된 스프레드시트 파일이 행 샘플당 하나의 레코드인지 확인해야 합니다.
• 우편번호, 할인율, 마일리지, 통화 등과 같은 연락처의 숫자 데이터는 적절한 숫자 형식이어야 합니다.
• 변경하려면 해당 숫자가 포함된 셀 또는 셀 범위를 선택하세요.
• 홈 > 리본 탭에서 일반 옆에 있는 드롭다운 화살표를 클릭합니다.
• 편지 병합을 사용하여 Word 문서를 Excel 데이터베이스 파일에 연결하기 전에 필요한 모든 항목을 추가하십시오. 모든 변경을 완료한 후 Excel 파일 저장을 클릭합니다.
• Excel 데이터베이스 파일은 컴퓨터의 로컬 저장소 드라이브에 있어야 합니다.
• 모든 데이터가 Excel 통합 문서의 첫 번째 시트에 있는지 확인하세요.

더 많은 기사를 참조하세요:

• Word 2016 전체 가이드(25부): Word 문서를 확인하고 보호하는 방법
• Word 2016 전체 가이드(26부): SmartArt 그래픽 만들기
• Word 2016 전체 가이드(27부): 스타일 사용 방법

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