Microsoft 프로젝트 리소스를 공유하는 방법

Microsoft Project 2019를 사용하는 많은 조직에서 동시에 많은 프로젝트를 관리합니다. 때때로 프로젝트는 사무실 이전을 조직하는 것과 같이 회사에서 해당 유형의 유일한 프로젝트입니다. 건축 회사의 건물 설계 프로젝트와 같은 다른 프로젝트는 여러 다른 유사한 프로젝트와 동시에 발생하며 건축가 및 제도자와 같은 동일한 리소스를 많이 사용합니다.

조직이 유사한 성격의 프로젝트에 동시에 참여할 때 중앙 집중식 리소스 풀에서 끌어오면 이미 존재하는 리소스를 만들 필요가 없기 때문에 시간을 절약할 수 있습니다. 프로젝트 전체에서 리소스를 추적하는 것도 도움이 될 수 있습니다.

다른 시간 절약 프로젝트 기능을 사용하여 회사 주소록이나 Outlook의 주소록에서 기존 리소스를 가져올 수 있습니다.

공유기 파일을 만드는 방법

개별 리소스와 일반 리소스는 모두 빈 프로젝트에서 리소스 풀로 만들고 회사 네트워크의 액세스 가능한 위치에 저장할 수 있습니다. 그러면 모든 프로젝트 관리자가 해당 리소스를 자신의 프로젝트에 할당할 수 있습니다. 이러한 프로젝트를 공유자 파일 이라고 합니다.리소스 풀에서 리소스를 공유하기 때문입니다. 예를 들어, 제조 회사의 모든 사람이 프로젝트에 할당하는 유지 관리 인력 풀이 있는 경우 리소스 풀이라는 프로젝트 파일을 만들고 리소스 시트 보기에서 공유할 모든 리소스를 입력합니다. 또는 CEO라는 리소스 풀 파일을 만들고 CEO의 참여가 필요한 프로젝트를 관리하는 모든 사람이 중앙 위치에서 그를 할당하도록 합니다. 그런 다음 Project의 리소스 공유 도구를 사용하여 이러한 리소스를 계획 내의 작업에 할당합니다.

누군가가 공유자 파일의 리소스 할당을 사용하면 해당 정보도 리소스 풀 파일에 저장됩니다. 그러면 누구나 해당 파일을 사용하여 조직의 모든 프로젝트에 대한 리소스 할당을 볼 수 있습니다.

프로젝트 관리 리소스 풀에서 훑어보는 방법

회사 전체에서 Project를 사용하는 경우 프로젝트 관리자가 해당 리소스를 다양한 프로젝트에 할당할 수 있도록 하는 공통 리소스의 중앙 집중식 저장소인 리소스 풀이 있을 수 있습니다 . 리소스 풀을 사용하면 언제든지 모든 프로젝트에서 리소스가 얼마나 바쁜지 보다 현실적인 아이디어를 얻을 수 있습니다.

자원 풀을 Project Professional, Project Server 및 Microsoft Office Project Web App을 설정해야 하는 Enterprise 자원과 혼동하지 마십시오. 리소스 풀은 리소스 시트 보기의 리소스 목록만 포함하고 작업 그룹의 공유 네트워크 드라이브나 회사 서버에 저장되는 프로젝트 파일입니다. 리소스 풀 파일에 대한 액세스 권한이 있는 모든 사용자는 파일에 포함된 리소스를 프로젝트에 할당할 수 있습니다. 리소스 풀은 모든 사람이 개별 프로젝트에서 이러한 리소스를 반복적으로 생성해야 하는 수고를 덜어줍니다.

전체 조직에서 사용할 수 있는 리소스에 액세스하려면 다음 절차를 따르세요.

리소스 풀 파일을 연 다음 공유자 파일이 될 파일을 엽니다.

공유자 파일 작업에서 리소스 → 리소스 풀 → 리소스 공유를 선택합니다.
리소스 공유 대화 상자가 나타납니다.

프로젝트에 대한 리소스를 지정합니다.
프로젝트가 자체 리소스(기본 설정)만 사용하도록 지정하려면 자체 리소스 사용 옵션을 선택합니다. 리소스를 공유하려면 리소스 사용 옵션을 선택한 다음 보낸 사람 목록에서 프로젝트를 선택합니다.

자원 기반 달력과 같이 충돌하는 자원 설정이 존재할 때 프로젝트가 수행할 작업을 지정하십시오.
프로젝트 설정이 우선 적용되는 경우 공유자가 우선 적용 옵션을 선택합니다. 풀 설정이 규칙이 되도록 하려면 풀이 우선 적용을 선택합니다.

확인 버튼을 클릭하여 프로세스를 완료합니다.
지정된 리소스 풀의 모든 리소스는 작업에 할당할 준비가 된 프로젝트의 리소스 목록에 추가됩니다.

프로젝트에 공유 리소스를 추가한 후 공유 리소스 정보를 업데이트할 수 있습니다. 공유 리소스를 유지 관리하는 사람이 시간당 리소스 비율을 높이는 것과 같이 변경한 경우를 대비하여 공유 리소스 정보를 업데이트할 수 있습니다. 이렇게 하려면 리소스 → 리소스 공유 → 리소스 풀 새로 고침을 선택합니다.

언제든지 별도의 프로젝트를 하나의 마스터 프로젝트로 결합하면 Project에서 리소스를 복제할 수 있습니다. 결합된 프로젝트를 연결한 다음 마스터 프로젝트에서 중복 리소스를 삭제하면 하위 프로젝트에서도 삭제됩니다. 더 나은 방법은 마스터 프로젝트 파일을 생성할 때 중복 리소스가 존재하지 않도록 모든 개별 프로젝트가 리소스 풀의 리소스를 공유하도록 하는 것입니다.

리소스 풀에서 리소스를 가져오면 해당 리소스를 반복적으로 다시 만들 필요가 없기 때문에 시간을 절약할 수 있습니다. 그러나 리소스가 초과 예약되었는지 확인하기 위해 리소스 풀 파일에서 리소스 시간을 추적해야 하는지 여부가 궁금할 수 있습니다. 실제 세계의 대부분의 프로젝트는 단일 프로젝트 전용이 아닌 리소스를 사용합니다. 프로젝트의 새로운 사용자는 동료 및 고객과의 일반적인 커뮤니케이션에서 다른 프로젝트에 투자하는 노력에 이르기까지 프로젝트에 참여하는 거의 모든 사람이 다른 작업에 시간을 보내기 때문에 종종 혼란스러워합니다. 이러한 초보자가 한 번에 여러 프로젝트에서 공유되는 시간을 설명하기 위해 리소스 풀을 구축해야 합니까?

일반적으로 말하자면, 리소스가 작업에서 100% 또는 50% 작동하는지 또는 여러 프로젝트에서 공유되는지 확인하기 위해 모든 리소스의 하루 중 매분을 추적하는 것은 혼란에 해당합니다. 스스로에게 이 질문을 해보세요. 이 리소스가 프로젝트의 작업에 대해 작동할 때 그는 그 시간에 해당 작업에 모든 초점을 맞출 것입니까? 그렇다면 많은 프로젝트에서 공유 리소스를 추적하는 데 장난을 칠 필요가 없습니다. 특히 짧은 작업의 경우 자신의 프로젝트 외부에서 리소스의 노력을 세세하게 관리하려는 충동을 억제하는 것이 일반적으로 잘 작동합니다. 반면에 리소스가 반만 작업하거나 정기적으로 두 프로젝트 간에 시간을 분할하는 경우 공유 리소스 도구를 사용하여 프로젝트 전체에서 해당 리소스를 추적하는 것을 고려하십시오.

Outlook에서 리소스를 가져오는 방법

Project를 사용하면 Outlook에서 리소스를 가져올 수 있으므로 리소스 정보를 입력하는 데 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다.

Outlook에서 리소스를 가져오려면 Outlook을 기본 전자 메일 프로그램으로 지정해야 합니다. Outlook을 열고 기본 프로그램으로 사용할 것인지 묻는 메시지가 표시되면 예라고 대답합니다.

하나 이상의 Outlook 리소스를 프로젝트에 삽입하면 Outlook 주소록에 있는 리소스 이름과 전자 메일 주소를 사용하여 프로젝트 목록에 추가됩니다. 기본 첫 글자 이니셜 및 작업 유형도 미리 지정됩니다. 그런 다음 원하는 세부 정보를 리소스에 추가할 수 있습니다.

Outlook 주소록에서 리소스를 삽입하려면 리소스 시트 보기를 표시하고 다음 단계를 따르세요.

리본의 리소스 탭으로 이동합니다. 삽입 그룹에서 리소스 추가를 클릭한 다음 주소록을 클릭합니다.
리소스 선택 대화 상자가 나타납니다.

이름 목록에서 리소스 이름을 클릭합니다.

추가를 클릭하여 리소스 목록에 선택한 이름을 배치합니다.

2단계와 3단계를 반복하여 가져오려는 모든 리소스 이름을 프로젝트에 추가합니다.

완료되면 확인 버튼을 클릭합니다.

이제 이름이 프로젝트 리소스 목록에 나타나 작업에 할당할 수 있습니다.

Microsoft Project 리소스 관리에 대한 자세한 내용 은 Microsoft Project 2019에서 리소스를 관리하는 방법을 참조하십시오 .