Microsoft Project 2019에서 리소스를 관리하는 방법

Microsoft Project 2019에서 리소스를 생성하기 전에 리소스가 프로젝트에 어떤 영향을 미치는지 이해해야 합니다. 무엇보다도 자원 은 자산이 사람이든, 장비든, 자재든, 공급품이든 프로젝트를 수행하는 데 도움이 되는 자산입니다. 자원을 효과적으로 사용하는 한 가지 측면은 프로젝트에 제한된 시간에 사용할 수 있는 자원의 워크플로를 관리하는 것입니다. 리소스를 생성할 때 요일 또는 요일의 시간별로 가용성을 나타냅니다.

예를 들어, 한 사람은 시간의 50% 또는 표준 주당 40시간 근무 시 20시간을 사용할 수 있는 반면 다른 사람은 풀타임(40시간)으로 근무할 수 있습니다. 이러한 종류의 리소스를 프로젝트에 할당할 때 다양한 보기, 보고서 및 도구를 사용하여 프로젝트 중 어느 시점에서 리소스가 초과 예약되었는지 확인할 수 있습니다. 또한 사람들이 주위에 앉아 엄지손가락을 만지작거리거나 다른 작업을 도울 수 있는 시간을 볼 수도 있습니다. 조직 전체의 여러 프로젝트에서 작동하는 리소스를 고려하여 효율적으로 사용하고 있는지 확인할 수도 있습니다.

리소스를 효과적으로 사용하는 또 다른 측면은 작업에 할당하는 리소스의 수가 해당 작업 기간에 어떤 영향을 미치는지 이해하는 것입니다. 다시 말해, 수행할 작업의 양이 일정하지만 그 작업을 수행할 사람이 적은 경우 일반적인 작업을 완료하는 데 많은 사람이 있는 경우보다 시간이 더 오래 걸립니다.

작업 유형은 할당된 리소스 수에 따라 작업 기간이 변경되는지 여부를 결정합니다. 기억하십시오: 작업 유형은 고정 단위, 고정 기간 또는 고정 작업일 수 있습니다.

마지막으로 자원은 프로젝트에 비용을 추가합니다. 작업에 많은 시간을 작업하는 사람, 구입해야 하는 컴퓨터 또는 요금이 필요한 서비스와 같은 프로젝트의 비용을 설명하려면 리소스를 만들고 하나 이상의 작업에 할당해야 합니다.

자원 유형: 작업, 재료 및 비용

자원 계획을 위해 Project는 다음 세 가지 유형의 자원만 인식합니다.

일: 프로그래머나 배관공과 같은 이 사람은 재배치될 수 있지만 고갈되지는 않습니다. 작업 자원은 작업을 수행하기 위해 작업에 할당됩니다.
재료: 재료에는 단가가 있으며 작업 시간을 소비하지 않지만 소진될 수 있습니다. 재료비의 예로는 강철, 목재 및 책이 있습니다.
비용: 비용 리소스를 사용하면 리소스를 사용할 때마다 여행 또는 배송과 같은 해당 비용을 유연하게 지정할 수 있습니다.

프로젝트에 외부 공급업체 또는 장비 리소스를 추가할 때 사용할 리소스 유형을 결정하는 것은 까다로울 수 있습니다. 해당 리소스를 사용할 때 프로젝트에 작업 시간을 추가하지 않으려면 리소스를 작업 리소스로 설정하지 마십시오. 대신 비용 자원 또는 고정 비용 접근 방식을 사용하십시오.

리소스가 작업 타이밍에 미치는 영향

Project 2019의 기본 설정에서 수동 및 자동 예약 작업 모두에 대해 노력 기반 일정이 꺼져 있습니다. 따라서 할당한 작업 리소스의 수에 관계없이 작업 기간은 동일하게 유지되고 프로젝트는 작업에 대해 더 많은 작업 시간을 누적하여 더 많은 노력을 반영합니다.

그러나 고정 단위 또는 고정 작업 작업 유형의 경우 작업에 할당된 리소스를 추가하거나 제거하면 작업을 완료하는 데 걸리는 시간에 영향을 미칩니다. 본질적으로 "두 개의 머리가 하나보다 낫다"는 오래된 격언은 "두 개의 머리가 하나보다 빠릅니다"로 수정될 수 있습니다.

작업에 추가 사람을 할당하면 프로젝트에서 계산하는 방식이기는 하지만 작업 시간이 항상 비례하여 단축되는 것은 아닙니다. 예를 들어 사람이 많을수록 회의, 메모, 중복 작업 및 갈등도 더 많이 발생합니다. 작업에 더 많은 리소스를 추가하는 경우 불가피한 작업 그룹 비효율성을 고려하여 해당 작업을 완료하는 데 필요한 노력의 양을 늘리는 것도 고려하십시오.

리소스 요구 사항을 추정하는 방법

일반적으로 작업을 완료하는 데 얼마나 많은 재료 자원이 필요한지 알고 있습니다. 대부분의 경우 표준 공식을 사용하여 파운드, 톤, 야드 또는 기타 수량을 계산할 수 있습니다. 그러나 프로젝트의 작업을 완료하기 위해 작업 자원이 얼마나 많은 노력을 투자해야 하는지 어떻게 알 수 있습니까?

재작업이나 스크랩에 필요하다고 생각되는 경우 일정량의 추가 자재 자원을 포함합니다.

프로젝트 일정에 입력하는 정보의 여러 측면과 마찬가지로 노력 수준을 결정하는 것은 유사한 작업 및 리소스에 대한 자신의 경험에 크게 의존합니다. 그래도 다음 주의 사항을 기억하십시오.

스킬 카운트. 숙련도가 낮거나 경험이 부족한 리소스는 작업을 완료하는 데 더 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 실험 — 예를 들어 숙련되지 않은 리소스의 경우 기간을 20% 늘리거나 숙련된 리소스의 경우 20% 줄이십시오.
역사는 반복된다. 이전에 완료된 프로젝트 및 작업을 살펴보십시오. 사람들의 시간을 추적했다면 다른 프로젝트에서 다양한 유형의 작업을 완료하고 프로젝트와 유사점을 도출하는 데 얼마나 많은 노력이 필요했는지 알 수 있습니다. 노력 기간을 추정하는 이 기술은 유사 추정과 유사합니다. Microsoft Project 2019 프로젝트의 지속적인 학습을 확인하세요 .
구하라 그리하면 받으리라 리소스 자체에 작업에 소요되는 시간을 예상하도록 요청합니다. 결국, 작업을 수행하는 사람들이 시간이 얼마나 걸리는지 가장 잘 알고 있어야 합니다.

계획한 것보다 덜 숙련된 자원과 같은 예상치 못한 상황을 설명하기 위해 프로젝트에서 예약 시간을 허용합니다. 마일스톤 날짜를 맞추기 위해 많은 사람들이 마일스톤 전달 또는 단계 종료 직전에 일정에 비상 준비 또는 버퍼라는 작업을 추가합니다.

Microsoft Project 리소스를 만드는 방법

아기가 태어날 때마다 누군가가 출생 증명서를 작성하는 것처럼 프로젝트의 리소스가 생성 (즉, 생성 ) 될 때마다 양식이 작성됩니다 . 자원 정보 양식에서 자원 이름, 가용성, 시간당 요금 또는 사용 비용과 같은 정보를 입력합니다. 리소스가 속한 그룹(회사 작업 그룹)이나 리소스의 이메일 주소와 같은 선택적 정보를 입력할 수도 있습니다.

리소스를 단일 개인 또는 엔터티, 일반 리소스(예: 보조자 또는 엔지니어와 같이 할당된 사람이 없는 기술 세트) 또는 함께 작동하는 여러 리소스 그룹으로 생성할 수 있습니다. 많은 경우 프로젝트 계획의 초기 단계에서 필요한 리소스 기술만 알고 나중에 작업을 완료할 시간과 자격을 모두 갖춘 지명된 개인으로 대체됩니다.

가장 단순한 수준에서 리소스는 단일 엔터티(특정 사람, 회의실 또는 장비)로 생성됩니다. 리소스 정보 대화 상자에 정보를 입력하여 리소스를 생성합니다.

리소스를 생성할 때 최소한 리소스 이름을 입력해야 하지만 원하는 만큼 정보를 추가할 수도 있습니다. 어떤 사람들은 모든 리소스를 먼저 만들고 연락처 및 비용 정보를 나중에 추가하는 것을 선호합니다.

리소스 정보 대화 상자를 사용하여 리소스를 생성하려면 다음 단계를 따르십시오.

리본의 보기 그룹에서 작업 탭의 간트 차트 버튼 하단을 클릭하고 리소스 시트를 클릭합니다.
이 시점에서 보기가 리소스 시트 보기로 변경됩니다.

리소스 이름 열에서 빈 셀을 두 번 클릭합니다.
그림과 같이 리소스 정보 대화 상자가 나타납니다.

리소스 이름 텍스트 상자에 이름을 입력합니다.

유형 상자(오른쪽)에서 아래쪽 화살표를 클릭하여 작업, 재료 또는 비용을 선택합니다.
사용 가능한 설정은 선택하는 옵션에 따라 약간 다릅니다. 예를 들어, 재료 자원에는 이메일 또는 로그온 계정 옵션이 없고 작업 자원 또는 비용 자원에는 재료 레이블 옵션이 없습니다.

재료 자원의 경우 재료 레이블 필드에 단위 설명을 입력합니다.
예를 들어 밀가루 자원에 파운드를 입력하거나 철강 자원에 톤을 입력할 수 있습니다.

이니셜 필드에 자원의 약어 또는 이니셜을 입력하십시오.
아무것도 입력하지 않으면 리소스를 저장할 때 리소스 이름의 첫 글자가 삽입됩니다.

리소스에 대해 포함할 정보를 계속 입력합니다.
이 정보에는 이메일 주소, 그룹 유형(예: 부서, 부서 또는 작업 그룹), 예약 유형(제안 또는 커밋됨) 또는 코드(예: 비용 센터 코드)가 포함될 수 있습니다.
그룹 필드에 정보를 입력하면 필터, 정렬 및 그룹화 기준 기능을 사용하여 리소스 세트를 볼 수 있습니다.

확인 버튼을 클릭하여 새 리소스를 저장합니다.

Microsoft Project 2019에서 리소스를 관리하는 방법

이 네 개의 탭에는 모든 리소스에 대한 풍부한 정보가 포함될 수 있습니다.

한 번에 여러 자원에 대한 정보를 입력하려면 자원 시트 보기를 표시하고 열에 정보를 입력하십시오. 다른 소스(예: Excel 스프레드시트)에서 복사한 리소스를 이 보기에 붙여넣을 수도 있습니다.

Microsoft Project 리소스를 식별하는 방법

프로젝트의 계획 단계에서 모든 리소스가 수집되지 않는 경우가 종종 있습니다. 프로젝트에 참여하더라도 어떤 리소스를 사용할지 모를 때가 있습니다. 예정된 작업을 완료하려면 특정 기술을 갖춘 리소스가 필요하다는 것만 알고 있습니다. 이 경우 특정 리소스를 일반 리소스로 생성하는 것을 고려하십시오.

To create a generic resource, give it a name that describes its skill, such as Engineer, Security Personnel, or even Meeting Space (rather than a specific resource named Conference Room B). Then, in the Resource Information dialog box, be sure to select the Generic check box, as shown here. No formula exists for using the Generic setting to recalculate your schedule based on resource availability. However, many people find this setting useful when they use rolling wave planning or when they aren’t responsible for specific resource assignments (for example, assigning a temporary worker to a task when a temporary-hiring agency will choose the specific worker).

Microsoft Project 2019에서 리소스를 관리하는 방법

Consolidated resource.

You can replace a generic resource name with the name of the resource that’s added to your project. For example, if you enter Security Personnel as a resource, you can replace it with Jim Taylor, the name of the security professional who will do the work. To make the switch, go to Resource Sheet view and, in the Resource Name column, click the cell for the resource, type the new name, and press Enter. Don’t worry if you’ve already assigned the generic resource to tasks in the project. Project updates all assignments with the new name.

How to manage Microsoft Project resource availability

Lots of Project 2019 features handle resources — in particular by helping you spot resource overallocation. Overallocation is a calculation, based on the resource’s calendar and availability, indicating that too much work has been assigned based on availability.

Consider Monica Mendez, an engineer who works a standard eight-hour day based on her calendar. Monica is assigned to the Write Final Report task at 50 percent of her availability and to the Create Design Specs task — which occurs at the same time as the report task — at 100 percent of her availability. Monica is now working at 150 percent of her availability, or 12 hours per day. Poor Monica is overbooked. Be careful — she might even quit the project.

리소스는 기본적으로 100% 가용성(또는 단위)으로 작업에 할당되지만 리소스가 여러 작업에 할당되고 각 작업에 제한된 시간만 보낼 수 있다는 것을 알고 있는 경우 해당 설정을 수정할 수 있습니다.

가용성 예측 및 설정

일부 리소스의 가용성은 다른 리소스보다 추정하기 쉽습니다. 예를 들어, 관리자는 자신에게 보고하는 모든 직원을 처리하고 승인서에 서명하고, 다양한 프로젝트에 관한 회의에 참석하고, 예산을 편성해야 하기 때문에 어떤 단일 작업에도 하루 종일을 할애하지 않을 것입니다. 생산 작업자의 가용성은 단일 작업으로 고정하는 것이 더 간단할 수 있습니다. 한 제조 작업이 라인에서 3일을 보내고 한 사람이 전체 시간 동안 라인에서 작업하는 경우 그녀가 해당 작업을 완전히 수행하고 있다고 말하는 것이 더 정확합니다. 시각.

프로젝트 초보자가 저지르는 한 가지 실수는 가용성을 지나치게 생각하는 것입니다. 물론 프로젝트의 단일 작업에 매일 8시간을 보내는 사람은 없습니다. 직원들은 업무 시간 중 일부를 이메일을 읽고, 동료와 채팅하고, 프로젝트와 관련 없는 문제에 대해 전화를 받는 데 보냅니다. 자원은 하루에 작업에 7시간을 할애하고 다음에는 3시간만 보낼 수 있습니다. 가용성을 예측할 때 일일 리소스 일정에 얽매이지 마십시오. 작업 기간 동안 직원이 작업에 집중하는 경우 100% 가용성이 적절한 설정입니다. 그러나 그 사람이 10일 작업에서 5일만 일한다면 10일 동안 하루에 4시간 일하든 5일 동안 일하든 관계없이 가용성은 50%입니다.

단위(가용성) 설정은 프로젝트 일정에서 동시에 여러 작업을 수행할 수 있는 리소스의 초과 예약을 찾는 데 도움이 됩니다.

가용성을 지정하도록 기본 자원 단위를 설정하려면 다음 단계를 따르십시오.

리소스 시트 보기를 표시합니다.

리소스에 대한 최대 열을 클릭합니다.

자원이 프로젝트에서 작업할 수 있는 시간의 백분율을 나타내는 숫자를 입력하십시오.
예를 들어 시간의 1/3을 사용할 수 있는 리소스의 경우 33을 입력하거나 정규직 직원 4명을 제공할 수 있는 리소스의 경우 400을 입력합니다. (100%보다 큰 항목은 할당을 처리할 그룹이나 팀을 제공하는 리소스를 나타냅니다.) 가장 일반적인 항목(기본값)은 프로젝트의 할당에 대해 상근 작업을 하는 단일 리소스에 대해 100입니다.

Enter 또는 Tab 키를 누릅니다.
입력이 완료되었습니다.

이는 유형이 작업으로 설정된 리소스에 대해서만 작동합니다.

Microsoft Project 리소스가 왔다가 사라지는 경우

프로젝트에서 특정 시간 비율(예: 프로젝트 전체 기간의 50%)만 사용할 수 있는 것 외에도 리소스는 수명 기간 동안 특정 기간(예: 4월~6월) 동안만 사용할 수 있습니다. 프로젝트 — 일반적으로 다른 부서에서 빌린 리소스를 사용하거나 다른 사람과 함께 프로젝트를 짜고 있는 프리랜서와 함께 작업할 때입니다. 또 다른 가능한 자원은 프로젝트의 처음 며칠 동안은 하프타임으로, 나머지는 풀타임으로 사용할 수 있는 사람입니다. 이 경우 그림과 같이 자원 정보 대화 상자의 자원 가용성 영역에 있는 시작 및 사용 가능 열에 날짜 범위를 입력하여 다양한 가용성을 지정합니다.

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