열을 사용하여 SharePoint에서 메타데이터 추가

SharePoint의 메타데이터는 파일에 대한 정보를 제공합니다. 파일을 올바르게 구성하고 파일을 쉽게 찾을 수 있도록 도와줍니다. 이 문서에서는 SharePoint 문서 라이브러리의 메타데이터 시스템을 활용하여 파일을 분류하는 방법을 알아봅니다.

이 예에서는 Expenses – BETTER 라는 폴더를 만들었습니다 . 여기에는 다른 부서의 비용 보고서에 대한 다른 파일이 포함되어 있습니다.

SharePoint는 Name , Modified 및 Modified by 와 같은 몇 가지 메타데이터 열을 자동으로 제공합니다 . 수정된 열은 수정된 시기를 알려주는 이 파일에 대한 메타데이터입니다. 반면 수정한 사람은 이 파일을 실제로 수정한 사람을 알려주는 메타데이터입니다. 이 두 열은 파일을 추가할 때 SharePoint에서 자동으로 생성되므로 변경하거나 편집할 수 없습니다. 

우리가 할 수 있는 일은 자체 메타데이터 열을 추가하는 것입니다.

목차

• SharePoint 문서에 메타데이터 추가
• SharePoint에서 메타데이터 값 추가
• 기타 메타데이터 추가
• 숫자 메타데이터 추가
• SharePoint에서 부서별로 파일 그룹화
• 결론

SharePoint 문서에 메타데이터 추가

먼저 열 추가 를 클릭합니다 . 

사용자는 콘텐츠에 대한 열, 설명 및 태그 형식을 통해 SharePoint에서 메타데이터를 추가할 수 있습니다. 

추가할 수 있는 다양한 유형의 열이 있습니다. 이 예에서는 사용자가 옵션을 선택할 수 있는 열이 필요합니다. 회계, HR, 마케팅 및 영업과 같은 회사의 부서를 나타내는 열을 추가해야 합니다. Choice 열을 선택하면 됩니다 .

그런 다음 이 열에 대한 몇 가지 정보를 제공해야 합니다. 이 열의 이름을 부서 로 지정 하고 설명도 추가합니다.

원하는 경우 이 열의 유형을 변경할 수도 있습니다.

선택 항목 아래에는 사용자가 선택할 수 있는 옵션을 추가할 수 있습니다. 여기에서 다른 부서를 추가할 수 있습니다. Accounting , HR , Marketing 및 Sales 옵션을 추가해 보겠습니다 .

색상 아이콘을 클릭하여 옵션의 색상을 변경할 수도 있습니다.

옵션을 제거하려면 X 아이콘을 클릭하기만 하면 됩니다.

또한 사용자가 직접 값을 추가할 수 있는 옵션을 제공할 수 있습니다. 지금은 사용자가 직접 값을 추가하는 것을 원하지 않기 때문에 이 옵션을 선택하지 않은 상태로 두겠습니다. 

또한 원하는 경우 기본값을 가질 수 있습니다. 

추가 옵션 을 클릭하면 다른 옵션을 볼 수 있습니다 . 

그런 다음 이 열을 드롭다운 메뉴 또는 라디오 버튼 으로 표시할지 여부를 선택할 수 있습니다 . 이 예에서는 드롭다운 메뉴를 선택하겠습니다.

다중 선택 허용 옵션 은 사용자가 표시할 부서를 2개 이상 선택할 수 있음을 의미합니다. 이 열에 정보가 포함되어야 함은 사용자 가 원하는 파일에 대한 부서 정보를 추가하도록 하기 위한 것이므로 이 옵션을 활성화하겠습니다.

Enforce unique values ​​를 활성화하고 싶지 않습니다 . 모든 콘텐츠 유형에 추가 옵션은 이미지, Wiki 등과 같은 모든 문서 유형에 대해 이 열을 적용합니다. 

저장 버튼을 클릭하여 이 열을 저장합니다. 

그런 다음 부서 라는 새 메타데이터 열이 추가된 것을 볼 수 있습니다. 

SharePoint에서 메타데이터 값 추가

부서 열을 만들기 전에 파일이 이미 추가되었으므로 해당 파일 위로 마우스를 가져가면 " 메타데이터 누락 " 이라는 마커가 표시됩니다 . 이전에 부서 열 에서 이 열에 정보가 포함되어야 함 옵션 을 활성화했기 때문입니다 . 즉, 모든 파일에는 Department 값이 있어야 합니다. 

두 가지 방법이 있습니다. 한 가지 방법은 파일 옆에 있는 줄임표를 클릭하는 것입니다. 그런 다음 세부정보 를 클릭합니다 . 

속성 창이 나타나고 해당 값을 설정할 수 있는 부서 메타데이터를 찾을 수 있습니다 . 이것은 회계 부서 아래의 경비 파일이므로 Accounting 을 선택하겠습니다 .

이 파일 위로 다시 마우스를 가져가면 메타데이터 누락 경고가 사라진 것을 확인할 수 있습니다. 

지금까지 변경한 내용을 볼 수 있도록 페이지를 새로 고칩니다. 보시다시피 첫 번째 파일에는 이제 부서 값( Accounting )이 있지만 다른 파일에는 여전히 부서 값이 필요합니다.

다른 방법은 그리드 보기에서 편집 옵션을 클릭하는 것입니다. 이 옵션을 사용하면 한 번에 여러 행에 대한 메타데이터를 수정할 수 있으므로 더 좋습니다. 

그런 다음 해당 부서 행을 클릭하여 부서 값을 선택하십시오. 

파일 부서 값을 설정하면 다음과 같이 표시됩니다. 

이 격자 보기를 종료하려면 격자 보기 종료 옵션을 클릭하십시오.

이제 모든 파일에는 관련된 부서 값 메타데이터가 있습니다. 

기타 메타데이터 추가

비용 유형 메타데이터를 추가하여 동일한 프로세스를 반복하겠습니다 . 새 메타데이터 Choice 열을 생성해 보겠습니다 .

그런 다음 이 열에 대한 이름과 설명을 추가하겠습니다.

이번에는 선택 항목의 스타일을 제거하겠습니다. 스타일 아이콘을 클릭 하고 스타일 없음 을 클릭하십시오 .

그런 다음 Misc , Supplies , Travel 및 Meals 와 같은 경비 유형을 추가합니다 .

추가 옵션 에서 동일한 옵션을 활성화 하고 저장 버튼을 클릭하는 것을 잊지 마십시오 . 

그리드에서 편집 보기 로 다시 이동하여 각 파일에 경비 유형 값을 추가합니다.

비용 유형 값을 추가한 후 비용 유형에 대한 메타데이터도 갖게 되었습니다. 

여기에 빨간색 점이 표시될 수 있습니다. 부서 및 비용 유형 열을 필수 메타데이터로 추가했기 때문에 SharePoint는 문서 라이브러리에 이러한 메타데이터 열에 대한 값이 없는 파일이 여전히 있음을 감지할 수 있었습니다. 

예를 들어 문서로 돌아가 Food 폴더를 확인하면 해당 파일에 아직 부서 및 경비 유형 값이 없음을 알 수 있습니다. 이것이 빨간 점 표시기의 유일한 이유입니다. 보시다시피 이러한 파일과 관련이 없기 때문에 이러한 파일에  부서 및 비용 유형 메타데이터를 추가하는 것은 이치에 맞지 않습니다.

주로 지출 보고서용 문서 라이브러리, 사진 전용 문서 라이브러리 등과 같이 서로 다른 항목에 대해 서로 다른 문서 라이브러리를 만들고자 하는 이유이기도 합니다.  

숫자 메타데이터 추가

이제 숫자에 대한 메타데이터를 추가하는 방법에 대해 이야기하겠습니다. 이 예에서는 비용 파일이 있는 폴더가 있고 금액에 대한 메타데이터를 추가하려고 합니다. 

숫자에 대한 메타데이터를 추가하려면 열 유형 숫자 또는 통화를 사용할 수 있습니다. 이 예에서는 새 열을 추가하고 통화를 선택합니다 . 

열 이름을 Expense Amount 로 지정 하고 설명을 추가합니다.

그런 다음 소수점 이하 2 자리를 사용합니다 . 현재 있는 국가에 따라 여기에서 통화 형식을 설정할 수 있습니다. 이 예에서는 미국 통화를 사용합니다. 기본값은 0 으로 설정하겠습니다 . 저장 버튼을 클릭하여 변경 사항을 저장하는 것을 잊지 마십시오 .

메타데이터 값을 쉽게 추가하려면 그리드 보기에서 편집 을 클릭합니다 .

비용 금액 열 아래에 각 파일에 대한 정보를 입력하기만 하면 됩니다 .

필요한 정보를 추가한 후 그리드 보기 종료 를 클릭합니다 .

그러면 각 파일의 추가된 Expense Amount 메타데이터 가 표시됩니다 .

이제 이 열을 필터링하여 비용 금액을 기준으로 파일을 쉽게 분류할 수 있습니다. 예를 들어, 더 적은 양에서 더 큰 양으로 또는 그 반대로 필터링할 수 있습니다. 

우리 파일은 처음부터 더 많은 양에서 더 적은 양으로 정렬됩니다.

이 메타데이터로 할 수 있는 또 다른 작업은 총계를 추가하는 것입니다 . 열을 클릭하고 총계를 클릭한 다음 합계를 선택하십시오 . 여기에서 사용하고 탐색할 수 있는 다른 총계 도 있습니다 .

그러면 하단에 모든 비용의 합계가 추가된 것을 볼 수 있습니다.

SharePoint에서 부서별로 파일 그룹화

이 기능이 얼마나 멋진지 보여드리기 위해 부서별로 파일을 그룹화해 보겠습니다.

보시다시피 각 부서의 비용에 대한 합계가 제공됩니다.

이 정보가 필요하지 않고 제거하려면 해당 열을 다시 클릭하고 합계 로 이동 한 다음 없음 을 클릭하십시오 .

이러한 합계가 있으면 좋은 점은 파일을 그룹화할 때 그룹 수준 합계도 볼 수 있다는 것입니다. 다시 말하지만, 필요한 항목에 따라 다른 합계 옵션을 시도할 수 있습니다. 이것이 이 숫자 메타데이터를 사용하는 이점 중 하나입니다.

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결론

요약하면 SharePoint 문서 라이브러리에 사용자 지정 메타데이터를 추가하는 방법을 배웠습니다. 이 메타데이터가 있으면 데이터를 찾고, 그룹화하고, 필터링하는 데 매우 유용합니다. 숫자 메타데이터에 대한 합계를 추가하는 방법도 논의했습니다.

이를 통해 비용 금액이나 바로 확인해야 하는 숫자를 확인하기 위해 파일을 열 필요가 없습니다. 숫자 메타데이터를 추가하여 표시할 수 있습니다. 이렇게 하면 파일을 분류할 때 작업이 훨씬 쉬워집니다. 

모두 제일 좋다,

헨리