Excel에서 Outlook으로 메일 병합하는 방법: 빠르고 쉽게

우리는 모두 거기에 있었습니다. 연락할 사람 목록이 많고 그들 각각에게 개인화된 터치를 제공하고 싶지만 수백 또는 수천 개의 이메일을 수동으로 입력해야 한다는 생각에 머리가 어지러울 것입니다. 구조에 메일 병합!

Excel에서 Outlook으로 편지를 병합하려면 이름, 전자 메일 등과 같은 세부 정보에 자체 열이 있는지 확인하고 필요한 데이터로 Excel 스프레드시트를 준비하는 것부터 시작하세요. Outlook을 열고 새 이메일을 작성합니다. "메일링" 탭을 클릭한 다음 "편지 병합 시작"을 클릭하고 "이메일 메시지"를 선택합니다. "수신자 선택" 및 "기존 목록 사용"을 클릭한 다음 Excel 파일로 이동하여 선택합니다. 필요에 따라 설정을 조정하고 "확인"을 클릭하여 개인화된 이메일을 보냅니다.

이것이 프로세스의 요약 버전입니다. 오늘 기사에서는 Microsoft Excel , Word 및 Outlook을 사용하여 메일 병합을 수행하는 방법을 보여줍니다 . Excel을 통해 메일링 리스트를 만들고 Microsoft Word를 사용하여 메시지를 작성한 다음 Outlook용 메일 병합을 수행합니다.

편지 병합을 처음 사용하든 단순히 복습이 필요하든 관계없이 이 가이드는 프로세스를 탐색하는 데 도움이 되도록 설계되었습니다.

시작하자!

목차

• 편지 병합이란 무엇입니까?
• 파트 1. 편지 병합을 위한 Excel 워크시트 준비
• 파트 2. 편지 병합을 위한 Word 문서 설정
  • 1. 이메일 템플릿 만들기
  • 2. 병합 유형 선택
  • 3. Excel 시트를 Word에 연결
  • 4. 수신자 목록 수정
  • 5. 주소 블록 및 인사말 삽입
  • 6. 병합 필드 삽입 – 고급 개인화
  • 7. 템플릿 서식 지정 및 사용자 지정
  • 8. 결과 미리보기
• 파트 3. 편지 병합 완료
• 고급 편지 병합 기술
  • 1. 조건부 서식
  • 2. 첨부 파일에 대한 편지 병합
• 편지 병합의 일반적인 문제 해결
  • 1. 오류 처리
  • 2. 데이터 불일치 해결
• 마지막 생각들

편지 병합이란 무엇입니까?

편지 병합은 대량 전자 메일 통신을 단순화하는 Microsoft 의 기능입니다 . 스프레드시트에서 이름이나 주소와 같은 특정 데이터 필드가 있는 메시지를 배치하여 사람들 목록에 개인화된 메시지를 보낼 수 있습니다.

개인화된 콘텐츠와 광고 또는 중요한 업데이트를 여러 받는 사람에게 보내는 것부터 편지 병합을 사용하면 더 이상 메시지를 하나씩 사용자 지정할 필요가 없으므로 많은 시간과 노력을 절약할 수 있습니다.

다음은 Excel에서 Outlook으로 메일 병합을 사용하는 방법에 대한 간략한 요약입니다.

1. 일반적인 위치 및 기타 요인을 기반으로 연락처 정보를 Excel 파일 로 구성

2. Word에서 메시지 초안 작성 및 개인 설정 설정

3. Outlook을 사용하여 메일 병합 문서 처리 및 보내기

다음 세 섹션에서 각 부분을 살펴보겠습니다!

파트 1. 편지 병합을 위한 Excel 워크시트 준비

편지 병합을 시작하기 전에 Excel 스프레드시트가 제대로 준비 되었는지 확인하지 마십시오 .

다음과 같이 각 데이터 유형에 대한 헤더로 적절한 우편물 레이블을 사용하여 데이터를 별도의 열로 구성합니다.

• 성과 이름

• 이메일 주소

• 회사 이름

• 거리 이름

• 도시 이름

• 우편번호

오류가 메일 병합 프로세스에서 문제로 이어질 수 있으므로 데이터의 정확성과 일관성을 다시 확인하십시오. 또한 워크시트의 개별 열이 사용될 필드와 일치하는지 확인하십시오.

다음은 편지 병합에 사용할 Excel 스프레드시트의 예입니다.

스프레드시트가 준비되면 이제 Word를 사용하여 편지 병합 문서를 만들 수 있습니다.

파트 2. 편지 병합을 위한 Word 문서 설정

이제 스프레드시트가 준비되었으므로 Word에서 사용자 지정 전자 메일 콘텐츠를 만들어 메일 병합 프로세스가 시작됩니다.

Excel 데이터를 전자 메일 메시지에 연결한 후 개인화된 전자 메일을 미리 보고 편지 병합을 완료할 수 있습니다.

방법은 다음과 같습니다.

1. 이메일 템플릿 만들기

Excel에서 Outlook으로 메일 병합을 사용하여 대량 전자 메일 메시지를 보내려는 경우 잘 디자인된 전자 메일 템플릿이 있어야 합니다.

뛰어난 이메일 템플릿을 만들려면 다음을 수행하십시오.

• 이메일 내용 초안 작성에 집중

• 명확성과 간결성을 우선시

• 이메일의 목적을 분명히 밝히십시오

• 어조가 청중에게 적절한지 확인하십시오.

• 내용의 오류를 교정하고 필요한 수정을 합니다.

Microsoft Word 문서 이메일 템플릿은 다음과 같습니다.

2. 병합 유형 선택

Microsoft Word를 열고 새 문서를 만듭니다. 그런 다음 우편물 탭 으로 이동하여 편지 병합 시작 을 선택하십시오 .

그런 다음 병합 유형을 선택합니다 . 옵션에는 편지, 이메일, 봉투 등이 포함됩니다. 이 예에서는 이메일 메시지 를 선택했습니다 .

3. Excel 시트를 Word에 연결

그런 다음 받는 사람 선택 > 기존 목록 사용을 클릭하여 Excel 파일을 데이터 원본으로 연결합니다 .

메일링 리스트가 포함된 Excel 파일을 검색합니다. 선택하고 열기 를 클릭합니다 .

원하는 워크시트가 선택되었는지 확인하고 확인을 클릭합니다 .

데이터 원본을 연결한 후 개인화된 데이터를 표시하려는 문서에 병합 필드를 삽입할 수 있습니다.

4. 수신자 목록 수정

가져온 수신자 목록을 변경하시겠습니까? 수신자 목록 편집을 선택합니다 .

여기에서 상자를 선택/선택 취소하여 수신자를 포함/제거할 수 있습니다. 또한 정렬, 필터링, 중복 찾기, 수신자 찾기 및 주소 유효성 검사를 수행할 수 있습니다 .

5. 주소 블록 및 인사말 삽입

이제 주소 블록과 인사말에 자리 표시자를 추가하는 방법을 보여드리겠습니다.

쓰기 및 삽입 필드 그룹 에서 주소 블록 또는 인사말을 선택합니다 .

사용하려는 형식을 확인하고 미리보기를 확인하여 제대로 보이는지 확인합니다. 그런 다음 확인 을 클릭합니다 .

참고: 정보가 완전하지 않은 경우 필드 일치 를 클릭하십시오 . 그런 다음 주어진 옵션을 Excel 워크시트의 열과 일치시킵니다. 이 경우 주소 1을 거리 열과 일치시킵니다 .

병합 필드 자리 표시자는 추가되면 다음과 같이 표시됩니다.

6. 병합 필드 삽입 – 고급 개인화

다음으로 병합 필드를 추가하여 수신자별로 전자 메일을 개인화해야 합니다. 이 예에서는 각 클라이언트가 개인적인 접촉을 위해 우리와 함께한 연도를 포함합니다.

먼저 정보를 삽입할 단어/공백을 선택합니다. 그런 다음 메일링 으로 이동하여 병합 필드 삽입 을 클릭합니다 .

사용 가능한 필드 목록에서 Excel 스프레드시트의 데이터에 해당하는 필드를 선택합니다. 편지 병합 받는 사람에 대해 연도를 선택합니다 .

결과는 다음과 같습니다.

7. 템플릿 서식 지정 및 사용자 지정

콘텐츠 및 병합 필드가 준비되면 이메일 템플릿의 형식을 지정하고 사용자 지정할 차례입니다.

다음 측면을 고려하십시오.

• 글꼴 유형 및 텍스트 크기: 읽기 쉬운 글꼴과 크기를 선택합니다. 예를 들어 편지 병합을 사용하여 과거 활동을 기반으로 맞춤형 광고를 보내는 경우 브랜드와 일치하는 글꼴 유형과 색상을 사용하십시오.

• 단락 서식: 적절한 간격, 들여쓰기 및 정렬을 사용하여 정보를 명확하게 표시합니다.

• 글머리 기호 및 테이블: 목록 및 테이블에 글머리 기호를 사용하여 제품 세부 정보 또는 가격과 같은 데이터를 체계적으로 표시합니다.

• 이미지: 예를 들어 광고 게재가 활동을 기반으로 하는 경우 관련 이미지를 사용하십시오. 하지만; 크기가 올바른지 확인하고 이메일 내용에서 주의를 분산시키지 마십시오.

8. 결과 미리보기

병합된 이메일을 보내기 전에 시간을 내어 메시지를 미리 보고 교정하고 필요한 조정을 하십시오.

메일링 탭에서 결과 미리보기를 클릭합니다 .

화살표를 사용하여 다른 수신자를 찾아보십시오. 이를 통해 각 개인에 대해 병합이 어떻게 나타나는지 확인하고 필요한 조정을 할 수 있습니다.

이 섹션의 모든 단계를 완료하면 개인화된 이메일 메시지를 보낼 준비가 된 것입니다!

다음 섹션에서는 마지막 단계와 처리를 위해 전자 메일을 Outlook으로 이동하는 방법을 살펴봅니다. 갑시다!

파트 3. 편지 병합 완료

메시지가 만족스러우면 Word에서 편지 병합을 완료할 때입니다.

우편물 탭에서 마침 및 병합 > 이메일 메시지 보내기를 클릭합니다 .

새 대화 상자가 나타납니다. 받는 사람 필드에 이메일 주소가 포함된 워크시트의 열을 추가하고 제목 줄을 삽입한 다음 확인을 클릭합니다 .

Outlook을 열고 보낼 편지함 폴더로 이동합니다. 여기에서 이메일이 전송되고 있음을 알 수 있습니다. 설정 및 수신자 수에 따라 다소 시간이 걸릴 수 있으므로 기다려 주십시오.

그리고 그게 다야! 각 수신자에 대한 개인화된 메시지가 포함된 대량 이메일을 성공적으로 발송했습니다!

다음 섹션에서는 전문가처럼 메일 병합을 수행할 수 있는 몇 가지 고급 기술을 살펴봅니다.

고급 편지 병합 기술

자, 기본 사항을 숙지했으며 이제 멋진 개인화된 이메일을 보낼 수 있습니다. 잘 했어! 그러나 한 단계 더 발전시키자.

이 섹션에서는 몇 가지 다음 수준의 항목을 살펴보겠습니다. 조건부 서식 및 첨부 파일 추가에 대해 이야기하고 있습니다.

1. 조건부 서식

조건부 서식을 사용하면 데이터의 특정 기준에 따라 편지 병합 메시지를 조정할 수 있습니다.

편지 병합에서 조건부 서식을 사용하려면 다음과 같이 하십시오.

1. 편지 병합이 설정된 Word 문서에서 IF 문 을 만듭니다 . 문은 다음 형식을 따라야 합니다. { IF <> = "값" "참인 경우 텍스트" "거짓인 경우 텍스트" }

2. <>를 Excel 데이터의 적절한 필드로, 값을 일치시키려는 기준으로, True인 경우 텍스트 및 False인 경우 텍스트를 조건에 따라 표시할 콘텐츠로 바꿉니다.

3. 모든 관련 필드에 대한 IF 문을 업데이트하고 이에 따라 이메일 내용을 조정하십시오.

이 기술은 받는 사람에게 보다 개인화되고 관련성이 높은 보다 효과적인 편지 병합 메시지를 만드는 데 도움이 됩니다.

2. 첨부 파일에 대한 편지 병합

Outlook에는 편지 병합의 첨부 파일에 대한 기본 제공 지원이 없습니다. 편지 병합에 첨부 파일을 추가하려면 다음 단계를 따르십시오.

1. 메일 병합 중 첨부 파일을 지원하는 Outlook용 타사 추가 기능(예: Mail Merge Toolkit )을 설치합니다.

2. 첨부 파일을 Excel 데이터의 필드로 지정하는 것을 포함하여 필요한 설정으로 추가 기능을 구성합니다.

3. 일반 메일 병합 프로세스를 진행하면 추가 기능이 지정된 기준에 따라 각 이메일과 함께 적절한 첨부 파일이 전송되도록 합니다.

개별 수신자와 관련된 첨부 파일을 포함하면 메시지가 더욱 매력적이고 유용해집니다.

마지막 섹션에서는 편지 병합 작업 시 발생하는 몇 가지 일반적인 문제와 이러한 문제를 해결하는 방법을 살펴보겠습니다.

편지 병합의 일반적인 문제 해결

당신은 이제 편지 병합 전문가이고 모든 것을 통해 바람을 피우고 있습니다. 빵! – 걸림돌에 부딪혔습니다.

다음 섹션에서는 메일 병합 여정의 움푹 들어간 곳을 탐색하는 데 도움이 되고 오류를 처리하고 데이터 불일치를 해결하는 방법을 설명합니다.

1. 오류 처리

편지 병합 프로세스 중에 오류가 발생하면 오류를 해결하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁이 있습니다.

• 소프트웨어 버전 확인: 동일한 버전의 Microsoft Outlook 및 Microsoft Word를 사용하고 있는지 확인하십시오. 서로 다른 경우 호환성 문제가 발생할 수 있습니다.

• 추가 기능 비활성화: 편지 병합 기능을 방해하지 않도록 안전 모드에서 Word와 Outlook을 모두 실행하여 추가 기능을 비활성화합니다.

2. 데이터 불일치 해결

데이터 불일치 문제는 메일 병합 중에 자주 발생합니다. 유효한 이메일을 생성하려면 이러한 문제를 해결하는 것이 중요합니다. 다음은 일반적인 데이터 불일치 문제에 대한 몇 가지 솔루션입니다.

• 데이터 재확인: Excel 스프레드시트의 형식이 올바른지, 필요한 모든 정보를 사용할 수 있는지 확인하세요.

• 메일링 리스트 연결 및 편집: 데이터 소스에 연결하고 수신자 리스트를 수정할 수 있습니다. 자세한 내용은 Microsoft 지원을 방문하십시오 .

• 메일 병합 결과 미리보기: 병합된 전자 메일을 보내기 전에 항상 미리 봅니다. 메일 병합을 완료하기 전에 필요에 따라 변경합니다.

오류를 해결하고 데이터 불일치 문제를 해결하면 Excel에서 Outlook으로의 원활한 메일 병합 프로세스를 보장할 수 있습니다.

마지막 생각들

이 문서에서는 편지 병합을 사용하여 개인화된 전자 메일을 대량으로 보내는 방법을 보여 주었습니다. 전체 프로세스는 세 부분으로 나뉩니다.

• Excel 워크시트 준비

• 워드 문서 설정

• Outlook에서 프로세스 완료

메일 병합의 안팎을 탐색했으며 그 과정에서 가장 일반적인 문제를 해결하고 쿠키와 데이터를 사용했습니다.

편지 병합을 마스터하는 것은 연습과 인내에 관한 것입니다. 특히 대규모 그룹에 개인화된 이메일을 보내야 할 때 많은 시간을 절약하고 생산성을 높이며 메시지 품질을 향상시킬 수 있는 강력한 도구입니다.

따라서 다음에 보내야 할 이메일 목록이 많을 때 전문가처럼 처리할 준비가 된 것입니다. 계속 탐색하고, 계속 배우고, 가장 중요한 것은 이러한 편리한 기술 도구를 사용하여 삶을 더 쉽게 만드는 것입니다. 행복한 메일 병합!

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