Power Automate를 사용하여 전자 메일 첨부 파일을 SharePoint에 저장

오늘의 블로그에서는 Power Automate를 사용하여 전자 메일 첨부 파일을 SharePoint에 자동으로 저장하는 방법을 알아봅니다. Power Automate 흐름을 사용하여 일상 활동에서 많은 시간을 절약할 수 있으며 여러분도 마찬가지일 수 있기를 바랍니다. 이 블로그 하단에서 이 튜토리얼의 전체 비디오를 볼 수 있습니다.

목차

• 개요
• 이메일 첨부 파일을 SharePoint에 저장하고 이메일 삭제
• Power Automate 흐름 예: LawtonAR
• Power Automate 템플릿을 사용하여 흐름 만들기
  • 1단계: 첨부 파일이 있는 이메일이 도착하는 경우
  • 2단계: Sharepoint에 이메일 첨부 파일 저장
  • 3단계: 이메일 삭제
• 전자 메일 첨부 파일을 SharePoint에 저장한 후 데스크톱 흐름 사용
• 결론

개요

매일 저는 첨부 파일이 포함된 여러 개의 이메일을 받고 정기적으로 이러한 첨부 파일을 가져와 SharePoint 폴더에 저장합니다. 

그러나 각 이메일을 개별적으로 검토하고 첨부 파일을 SharePoint에 저장하고 매일 파일을 업데이트하는 대신 Power Automate에서   일회성 흐름을 만들어 이 지루한 작업을 자동화했습니다.

따라서 특정 발신자로부터 들어오는 모든 이메일에 대해 흐름은 첨부 파일을 가져와서 SharePoint로 이동하고 해당 폴더의 기존 파일을 덮어씁니다. 그런 다음 해당 파일에 저장된 데이터를 사용하여 LuckyTemplates 파일을 업데이트합니다. 이 Power Automate 흐름을 설정한 방법에 대한 단계를 살펴보겠습니다.

이메일 첨부 파일을 SharePoint에 저장하고 이메일 삭제

Power Automate Online을 열어 시작합니다 . 내 흐름 에서 볼 수 있듯이 매일 사용하는 여러 흐름이 있습니다. 예를 들어 내 목록의 처음 세 흐름은 우리가 이야기한 것과 동일한 Power Automate 템플릿을 사용합니다. 

전자 메일 첨부 파일을 가져와 SharePoint에 저장하고 나중에 전자 메일을 삭제하는 Power Automate 템플릿을 사용하여 파일을 만들었으므로 삭제에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 

이 템플릿에 액세스하려면 템플릿 을 클릭 한 다음 검색 표시줄에  전자 메일 첨부 파일 저장을 입력합니다.

여러 관련 Power Automate 템플릿이 결과에 표시되지만 전자 메일 첨부 파일을 SharePoint에 저장 및 전자 메일 삭제 에 중점을 둘 것입니다 . 

이를 처음부터 새로 만드는 대신 기존 항목을 가져와 설정 방법과 시간이 지남에 따라 이 흐름이 어떻게 수행되었는지 확인합니다.

Power Automate 흐름 예: LawtonAR

내 흐름 중 하나를 예로 들어 보겠습니다. LawtonAR 은 제가 만들어서 한동안 실행해 온 흐름 중 하나입니다. 

이것을 열면 이전에 선택한 템플릿인 설명이 표시됩니다. 또한 8월 20일에 생성된 날짜를 볼 수 있으며 그 이후로 실행되고 있음을 알 수 있습니다. 

아래로 스크롤하면 흐름의 일일 실행 기록, 프로세스 기간 및 성공 또는 실패 상태를 볼 수 있습니다.

기간 열에 초점을 맞추고 프로세스를 완료하는 데 필요한 시간을 확인합니다. 이메일이 받은 편지함에 도착하면 흐름이 첨부 파일을 가져오고 SharePoint에 저장한 다음 이메일을 삭제하는 데 2~3초가 걸립니다.

QuickBooks Online을 사용하는 클라이언트가 있고 거기에 매일 이메일을 보내는 일부 사용자 지정 보고서가 있기 때문에 이 흐름이 필요합니다. 그러나 QuickBooks Online은 현재 이메일 예약을 지원하지 않습니다.

일반적으로 이메일은 내 시간으로 오전 4시 30분에서 5시 사이에 도착하므로 매일 LuckyTemplates 새로 고침 전에 SharePoint에 파일을 저장할 수 있는 충분한 시간을 제공합니다.

이것이 샘플인 LawtonAR의 개요입니다. 이제 유사한 Power Automate 흐름을 설정하는 프로세스를 진행하겠습니다.

Power Automate 템플릿을 사용하여 흐름 만들기

편집을 클릭하여 시작하여 이 특정 흐름에 대해 설정해야 하는 흐름 및 단계를 엽니다. 이 흐름을 위해 취해야 할 세 가지 주요 단계가 있습니다.

1단계: 첨부 파일이 있는 이메일이 도착하는 경우

첫 번째는 새 이메일이 도착할 때 입니다 . 이 단계를 클릭하여 고급 옵션을 엽니다. 

이 예에서는 폴더 에 대해 받은 편지함을 선택하겠습니다 . 받는 사람 필드 에서 올바른 이메일 주소를 선택합니다. 특히 저장된 이메일 주소가 두 개 이상인 경우 더욱 그렇습니다. 

첨부 파일 포함 에서 예를 선택합니다 . 이것이 우리가 SharePoint로 이동하려는 것이기 때문입니다. 제목 필터에는 도착한 이메일과 동일한 제목 줄이 포함됩니다. Importance를 Normal 로 설정 하고 Only with Attachments 에 대해 Yes를 선택합니다 . 

이것이 첫 번째 단계를 위해 채워야 할 모든 것입니다. 

2단계: Sharepoint에 이메일 첨부 파일 저장

이메일이 도착하면 두 번째 단계에서 첨부 파일을 이동하거나 가져올 위치를 알려줍니다. 5개의 서로 다른 첨부 파일이 포함된 이메일이 있는 경우 각 파일을 한 지점에서 할당된 위치로 이동할 수 있습니다.

두 번째 단계인 이메일의 각 첨부 파일에 적용을 엽니다 . 열리면 첨부 파일이 이전 단계의 출력 선택 아래에 이미 배치되어 있음 을 확인할 수 있습니다.

첨부 파일 옆을 마우스 왼쪽 버튼으로 클릭하여 동적 콘텐츠 및 표현식 목록을 엽니다 . 파일 생성 하위 단계를 엽니다 . 사이트 주소 에서 사용할 SharePoint 주소를 추가합니다 . 또한 첨부 파일을 이동하려는 기본 폴더 경로를 입력하십시오.

파일 이름 의 경우 동적 콘텐츠 목록으로 이동하여 첨부 파일 이름을 선택합니다 . 파일 콘텐츠 에 대해 첨부 콘텐츠를 선택합니다 .

두 번째 단계를 요약하면 원본 이메일에서 첨부 파일을 가져온 다음 SharePoint에서 추가할 폴더와 위치를 지정합니다. 그런 다음 첨부 파일 이름 및 콘텐츠와 함께 저장합니다. 

3단계: 이메일 삭제

마지막으로 세 번째 단계에서 이메일을 삭제합니다 . 이전 두 단계에서 했던 것처럼 이 단계를 엽니다.

그런 다음 메시지 ID 에 대해 동적 콘텐츠 목록 에서 선택합니다 . 이 메시지 ID에는 나중에 이메일 삭제에 도움이 되는 메시지의 고유 식별자가 있습니다 . 그런 다음 원본 사서함 주소 필드 에 적절한 이메일 주소를 추가합니다 .

이 흐름의 좋은 점은 이 설정을 완료하고 실행하면 일정에 대해 걱정할 필요가 없다는 것입니다. 지정된 제목 필터 및 첨부 파일과 함께 원하는 이메일 주소로 이메일이 전송된 후에만 흐름이 발생하기 때문입니다. 그래야만 전자 메일 첨부 파일이 SharePoint에 저장됩니다.

전자 메일 첨부 파일을 SharePoint에 저장한 후 데스크톱 흐름 사용

파일이 저장되면 임시 폴더(FilesToMove)에서 처리를 위해 파일을 저장해야 하는 적절한 폴더로 파일을 가져가는 다른 데스크톱 흐름이 있습니다. 

내 컴퓨터에서 내 파일을 열면 내 SharePoint 폴더 > Power Reports – 문서 > .FilesToMove 로 이동합니다 . 현재 ReconAR이라는 파일이 저장되어 있습니다 .

첫 번째 흐름에 의해 이 폴더에 저장되면 내 데스크톱 흐름은 여기에서 이 파일을 가져온 다음 적절한 폴더로 이동합니다. 따라서 Power Reports – Documents 로 돌아가면 RECON 이라는 다른 폴더를 열 수 있습니다 .

이 폴더 내에서 데스크톱 흐름이 작동하고 ReconAR 이 이미 이동된 것을 볼 수 있습니다. 

Microsoft Power Automate: 워크플로우 자동화
MS Power Automate 대. SharePoint Automate
Power Automate 작업 | 심층 분석 튜토리얼

결론

결론적으로 Power Automate는 전자 메일 첨부 파일을 SharePoint에 자동으로 저장하는 강력한 도구가 될 수 있습니다. 새 전자 메일 도착 시 트리거 및 파일 만들기 작업을 사용하여 간단한 흐름을 만들면 첨부 파일을 원하는 SharePoint 폴더에 자동으로 저장하도록 시스템을 쉽게 설정할 수 있습니다. 

이 Power Automate 템플릿은 첨부 파일을 수동으로 다운로드 및 업로드할 필요가 없으므로 시간과 노력을 절약할 수 있으며 중요한 문서를 적절하게 저장하고 구성하는 데 도움이 될 수 있습니다. Power Automate를 사용하면 이 프로세스를 쉽게 자동화하고 워크플로를 간소화할 수 있습니다.

모두 제일 좋다,

자렛 무어