SharePoint 메타데이터 | 소개

이 블로그에서는 폴더 구조를 통해 파일을 구성하는 방법을 보여줍니다. 또한 폴더 계층 구조를 사용할 때와 비교할 때 파일을 쉽게 구성하고 찾을 수 있는 SharePoint 메타데이터의 이점에 대해서도 설명합니다. 

SharePoint 메타데이터는 파일 내용이 아니라 파일에 대한 추가 정보입니다. 사용자가 콘텐츠를 쉽게 찾고 검색하고 구성할 수 있도록 도와줍니다.

파일을 적절하게 구성하면 생산성에 중요한 파일을 올바르게 찾는 데 도움이 됩니다. 컴퓨터에서는 일반적으로 폴더 구조 또는 계층 구조를 통해 파일을 그룹화합니다.

목차

• SharePoint에서 기존 폴더 구조 사용
• SharePoint 메타데이터 대신 폴더 계층 구조 사용
• 파일 구성을 위한 SharePoint 메타데이터의 이점
• 결론

SharePoint에서 기존 폴더 구조 사용

어떤 사람들은 여전히 ​​폴더를 사용하여 파일을 정리하는 것을 선호합니다. 이 예에서는 Expenses – TRADITIONAL 이라는 폴더가 있습니다 .

이 폴더 안에는 회사의 여러 부서에서 작성한 샘플 비용 보고서가 있습니다. 이 파일에 대해 수행한 초기 구성은 이름을 바꾸는 것입니다.

E는 경비를 의미하고 그 뒤에 부서 이름, 경비가 무엇인지, 마지막에 임의의 숫자 코드가 옵니다. 대기업에서는 이러한 보고서가 매일 수백 개 있을 수 있습니다. 따라서 이름을 통해 구성하는 것은 그다지 도움이 되지 않습니다. 

그것들을 정리하기 위해 우리가 할 수 있는 첫 번째 일은 폴더를 만들고 부서별로 구분하는 것입니다.

그래서 우리는 모든 회계 비용 보고서를 회계 폴더로, HR 비용 보고서를 HR 폴더로 옮겼습니다.

이것이 문서 라이브러리에서 파일을 구성하는 전통적인 방법입니다. 

SharePoint 메타데이터 대신 폴더 계층 구조 사용

그러나 폴더나 디렉토리 시스템을 사용하면 파일을 그룹화하는 방법이 한 가지뿐이라는 제한이 있습니다. 이 경우 부서라는 하나의 범주를 기준으로만 구성할 수 있습니다. 따라서 모든 여행 또는 소모품 관련 보고서를 보려면 각 부서 폴더에서 찾아야 합니다. 그것은 실제로 효율적이지 않으며 파일 찾기를 여전히 어렵게 만듭니다. 

파일 구성을 위해 폴더 계층 구조만 사용하는 또 다른 문제는 파일 중복입니다. 부서 및 비용 유형별로 파일을 그룹화할 수 있습니다. 이를 통해 동일한 파일의 복사본을 각 폴더 내에 저장하려고 할 수 있습니다.

검색 필드를 통해 SharePoint에서 파일을 검색할 수도 있습니다. 그러나 일부 사용자는 파일 보고서의 철자를 잘못 입력할 수 있습니다. 

파일 구성을 위한 SharePoint 메타데이터의 이점

SharePoint 메타데이터는 파일 이름, 만든 날짜, 만든 사람, 파일 크기, 파일 유형 등과 같은 파일에 대한 추가 정보를 제공합니다. 이를 통해 파일을 쉽게 구성, 검색 및 찾을 수 있습니다.

아래 예제 이미지에서 이름 , 수정자 , 수정자 , 부서 및 비용 유형 열을 통해 메타데이터를 볼 수 있습니다 . 보기 만들기 , 그룹화 기준 및 필터링 과 같은 이러한 메타데이터 열을 활용하는 방법은 많습니다 . 

더 많은 메타데이터 열을 만들고 필요에 따라 사용자 지정할 수 있습니다. Modified 및 Modified by 와 같은 일부 메타데이터 열은 자동으로 채워지므로 변경할 수 없습니다. 

예제 파일의 경우 기능별 필터 및 그룹화 와 함께 Department 및 Expense Type 열을 생성했습니다 . 

따라서 부서별 또는 비용 유형별로 파일을 쉽게 그룹화하거나 찾을 수 있습니다.

또한 사용자가 일부 파일을 보거나 편집하지 못하도록 차단하는 것과 같은 정보 보안을 위해 SharePoint 메타데이터를 사용할 수 있습니다. 이를 통해 조직 내에서 비공개이거나 중요한 파일을 안전하게 저장할 수 있습니다. 

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결론

요약하면 폴더 계층 구조를 통해 파일을 구성하는 것과 SharePoint 메타데이터를 사용하는 것의 차이점을 이해할 수 있습니다. SharePoint 메타데이터는 파일의 내용이 아니라 파일에 대한 정보라는 점에 유의하십시오.

역할과 산업에 따라 완전히 사용자 정의할 수 있습니다. 메타데이터가 제공하는 가장 강력한 기능은 파일을 쉽게 그룹화, 정렬 또는 찾을 수 있는 기능입니다. 메타데이터 열을 추가하는 방법을 이해하면 이에 대해 자세히 알아볼 수 있습니다. 

모두 제일 좋다,

헨리