SharePoint 자동화 기능 | 소개

이 자습서에서는 Microsoft SharePoint 자동화 기능을 사용하여 워크플로를 만드는 방법에 대해 설명합니다 .

SharePoint의 "자동화" 기능은 SharePoint 사용자, 라이브러리, 목록 및 워크플로를 세밀하게 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다.

주요 주제로 직접 진행하기 전에 먼저 워크플로에 대해 논의해 보겠습니다 . 이렇게 하면 작업 흐름을 만들 때 " 자동화 " 기능이 어떻게 작동하는지 명확하게 이해할 수 있습니다 .

목차

• SharePoint의 워크플로
• SharePoint 자동화 기능을 사용하여 워크플로 만들기
• SharePoint에서 워크플로 확인 및 테스트
• SharePoint Automate를 사용하여 조건이 있는 워크플로 만들기
• 워크플로우 조건 테스트
• 결론

SharePoint의 워크플로

워크플로는 단순히 모든 작업을 시각적으로 표현한 것입니다. 워크플로에는 일반적으로 트리거 및 작업 구성 요소가 있습니다. 트리거 는 워크플로 실행을 담당하는 트리거입니다 . 반면 작업은 워크플로에서 발생하는 이벤트 또는 조건입니다.

SharePoint는 워크플로를 해결하는 데 사용합니다 . Power Automate의 도움으로 간결하고 사용 가능한 워크플로를 만들 수 있습니다 . 누군가가 목록의 항목을 변경하고 작업이 이메일 알림을 받을 때 트리거가 발생하는 워크플로가 있다고 상상해 보십시오.

이 워크플로우는 SharePoint에서 " 경고 " 라고 부르는 것과 유사합니다 . 나중에 Power Automate를 사용하여 일부 경고를 다시 생성하려고 합니다 . Power Automate는 다양한 애플리케이션에서 활용할 수 있습니다. 그러나 이 자습서에서는 SharePoint에서의 사용에만 중점을 둘 것입니다.

SharePoint 자동화 기능을 사용하여 워크플로 만들기

워크플로우를 생성하고 SharePoint의 "자동화" 기능을 활용하려면 " 목록 "으로 이동하고 고객 목록 에서 " 이동 " 버튼을 클릭하십시오 .

목록을 연 후 고객 목록 상단에 " 자동화 " 기능이 표시되어야 합니다.

이 기능은 사용자 유형 열이 있는 모든 유형의 목록에서 작동합니다. 이 경우 Sales Associate 열이 있습니다 . 이제 고객 목록 에 항목이 추가되면 전자 메일 알림이 전송되는 워크플로를 만들어 보겠습니다.

이렇게 하려면 " 자동화 " 드롭다운을 클릭한 다음 " 규칙 만들기 " 옵션을 선택합니다.

"규칙 만들기" 옵션을 선택하면 규칙 만들기 창이 팝업됩니다. 이 창에는 선택할 수 있는 다양한 조건이 포함되어 있습니다. 이러한 각 조건 또는 규칙은 트리거 역할을 합니다 . 이 예에서는 " 새 항목이 생성됨 " 조건을 선택하겠습니다 .

그런 다음 조건을 사용자 정의해야 합니다. 그러나 이 규칙의 경우 변경해야 하는 조건이 없기 때문에 변경할 필요가 없습니다. 이 경우 수정하는 유일한 항목은 새 항목이 생성될 때 알림을 받을 사람입니다.

이메일 주소를 클릭하여 값을 지정해 보겠습니다 . 그런 다음 드롭다운에서 " 나 " 옵션을 선택합니다. 즉, 고객 목록에 새 항목이 생성될 때마다 이메일을 통해 알림을 받게 됩니다.

그런 다음 만들기 버튼을 클릭하여 규칙 사용자 지정을 마칩니다.

그런 다음 스위치를 " 켜기 "로 전환하여 이 규칙이 활성화되어 있는지 확인하십시오. 그런 다음 창을 닫습니다.

SharePoint에서 워크플로 확인 및 테스트

워크플로가 제대로 생성되었는지 확인하려면 " 자동화 " 기능을 클릭하고 " 규칙 관리 " 옵션을 선택하면 됩니다.

이렇게 하면 워크플로를 만든 후 보았던 동일한 창으로 돌아갑니다. 여기에서 생성할 워크플로를 설정 및 해제하여 제어할 수 있습니다.

생성한 최근 워크플로우 확인을 완료한 후 이 창을 닫으십시오. " 새로 만들기 " 버튼을 클릭하여 워크플로 테스트를 시작하겠습니다 .

그런 다음 새 항목에 대한 필드를 채웁니다.

필드를 채운 후 " 저장 "을 클릭하여 항목 생성을 완료합니다.

새 항목을 찾으려면 목록 맨 아래로 스크롤하십시오.

마지막으로 받은 편지함으로 이동하여 이 목록에 생성된 새 항목에 대한 이메일을 받았는지 확인하십시오.

Outlook을 확인하자 SharePoint Online에서 "Henry Legge가 [email protected]을 고객 목록 에 추가했습니다"라는 자동 이메일을 받았습니다 . 이는 우리가 만든 워크플로가 제대로 작동하고 있음을 의미합니다.

워크플로가 활성화되어 있는 동안에는 고객 목록에서 새 항목을 생성하는 사람이 있을 때마다 이메일을 받게 됩니다. 명확히 하기 위해 이 예에서 선택한 워크플로의 트리거는 " 새 항목이 생성된 경우 "이고 작업은 이메일을 받는 것입니다 .

SharePoint Automate를 사용하여 조건이 있는 워크플로 만들기

이전 예에서는 조건을 사용자 지정하지 않고 워크플로를 만들었습니다. 이번에는 조건이 있는 또 다른 워크플로우를 생성합니다 . " 자동화 "를 클릭하고 " 규칙 만들기 " 옵션을 선택하여 시작하겠습니다 .

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그런 다음 규칙 목록에서 " 열 변경 " 옵션을 선택합니다.

이 옵션을 사용하면 이제 조건 트리거를 사용자 지정할 수 있습니다. 예를 들어 Sales Associate 열이 변경될 때로 트리거를 설정하겠습니다 . 이메일 보내기가 작업이 될 것이며 이를 Sales Associate으로 설정하겠습니다. 워크플로를 만들려면 " 만들기 " 버튼을 클릭하기만 하면 됩니다 .

이 예에서 Customers 목록의 각 항목은 Sales Associate에 연결되어 있습니다. 그러나 영업 사원이 해고되면 관리자는 고객을 새로운 영업 사원에게 배정해야 합니다. 그러면 새로 할당된 영업 직원이 이 문제에 대한 이메일을 받게 됩니다.

워크플로를 만든 후 "규칙 관리" 창이 팝업되고 이전에 만든 워크플로와 최근에 만든 워크플로를 포함하는 2개의 규칙이 있음을 알 수 있습니다 .

규칙 상태 확인을 마치면 창을 닫으십시오. 

워크플로우 조건 테스트

조건을 테스트하기 위해 목록에서 Jason Zelenia를 선택 하고 편집 버튼을 클릭하여 그의 레코드 편집을 시작하겠습니다.

편집 버튼을 클릭한 후 판매 직원 필드 를 찾을 때까지 레코드 목록에서 아래로 스크롤합니다 .

이 경우에는 Sales Associate를 Jamie Crust 에서 Brad Pitt 로 변경하겠습니다 .

그런 다음 저장 버튼을 클릭하여 변경 사항을 저장합니다.

마지막으로 Brad Pitt의 이메일 로 이동하여 워크플로가 제대로 작동하는지 확인합니다 .

Brad Pitt는 [email protected]에 할당된 새로운 영업 직원이므로 그에게 이메일이 전송되었습니다. 이메일에서 " 항목으로 이동 " 버튼을 클릭하여 수정된 항목으로 바로 이동하고 " 이 알림을 받는 이유는 무엇입니까?"를 클릭하여 알림을 비활성화할 수 있습니다. ” 링크.

이는 자동화 기능을 사용하여 SharePoint에서 만들 수 있는 복잡한 워크플로 중 하나입니다 .

Microsoft Power Automate: Power Platform SharePoint 목록 알림 설정
과 워크플로 자동화 SharePoint 통합

결론

요약하면 워크플로가 무엇인지, 그리고 트리거와 작업인 워크플로의 구성 요소에 대해 배웠습니다. 또한 SharePoint에서 자동화 기능이 작동하는 방식을 이해할 수 있었습니다. SharePoint의 "자동화" 기능은 조직의 사람들에게 경고한다는 점에서 매우 뛰어납니다. 이를 통해 목록이나 라이브러리에서 변경 사항이 있을 때 다른 사람에게 수동으로 이메일을 보낼 필요가 없습니다.

자동화 기능으로 할 수 있는 일이 더 많으므로 시간을 내어 자세히 살펴보십시오. 이 주제 및 기타 관련 콘텐츠에 대해 더 알고 싶다면 아래 관련 링크 목록을 확인하십시오.

모두 제일 좋다,

헨리