Bagaimana untuk menulis makro berguna dalam mesej Outlook 2016 dan 2019?

Dalam Microsoft Office, kami menggunakan Visual Basic for Applications (VBA) untuk mencipta program tersuai yang meningkatkan fungsi asas Office dan membantu menjimatkan masa dengan mengautomasikan tugasan berulang. Kami merujuk kepada program VBA kecil ini sebagai Makro .

Dalam tutorial ini, kami ingin menyediakan sumber pembangunan Makro web yang paling lengkap untuk Outlook. Kami akan memberi tumpuan kepada meneroka asas Outlook VBA untuk pemula, belajar menulis makro dan kemudian melihat beberapa idea makro berguna yang lebih maju. Berdasarkan maklum balas yang kami dapat, selepas mengikuti tutorial ini, anda sepatutnya dapat membangunkan dan menjalankan makro VBA mudah untuk Outlook.

• Asas dahulu: Kami akan belajar cara memasukkan dan menyimpan makro VBA tersuai yang mudah ke dalam Sesi Outlook yang aktif.
• Kami kemudiannya akan menyediakan persekitaran pembangunan makro dalam komputer kami.
• Kami akan meneliti contoh paling asas Outlook VBA. Ini akan membantu anda memahami asas pembangunan Makro dan membolehkan anda menulis makro mudah.
• Seterusnya, kami akan meneruskan dan mentakrifkan ikon pintasan untuk makro kami dalam Bar Alat Akses Pantas. Ini akan membolehkan kami menjalankan makro dengan mudah.
• Dan kami akan menyelesaikannya dengan mendayakan makro Outlook dan mengendalikan tetapan keselamatannya untuk memastikan bahawa kod itu benar-benar akan dijalankan apabila digesa dalam komputer kami.

Bolehkah saya merakam Outlook Macro?

Tidak seperti aplikasi Office yang lain, Outlook tidak menawarkan perakam Makro ringkas untuk menangkap tindakan pengguna dan menjana kod VBA yang diperlukan secara automatik untuk kami di latar belakang. Oleh itu, jika kami ingin menambah fungsi tersuai kami sendiri pada Outlook, kami perlu belajar menulis program VBA mudah dan memasukkannya ke dalam sesi Outlook kami.

Nota: Jika anda berminat untuk mengetahui cara perakam makro Office sebenarnya berfungsi, saya akan mengesyorkan untuk melihat tutorial Macro MS Word dan Excel VBA Macro .

Menulis Makro VBA dalam Outlook

1. Mula-mula, buka Microsoft Outlook.
2. Sekarang, teruskan dan tekan butang Alt + F11 .
3. Persekitaran Pembangunan Bersepadu (IDE) pembangun VBA akan dibuka.
4. Kembangkan pepohon projek sehingga nod ThisOutlookSession .
5. Klik kanan ThisOutlookSession dan kemudian tekan Insert .
6. Anda kini akan memasukkan modul Visual Basic. Untuk mencapainya, teruskan dan pilih Modul .
7. Tampal kod VBA anda ke dalam tetingkap Modul .
8. Tekan Fail kemudian pilih Simpan .
9. Teruskan dan tutup persekitaran Pembangun . Ini akan membawa anda kembali ke antara muka pengguna Outlook anda.

Nota: Teruskan membaca untuk beberapa contoh kod mudah untuk membolehkan anda bermula dengan VBA. Jangan sekali-kali menyalin kod VBA daripada sumber yang tidak diketahui.

Bagaimana untuk menyediakan tab pembangun dalam Outlook?

Jika anda akan kerap membangunkan Outlook Macros, anda mungkin mahu menyediakan persekitaran pembangunan Office anda. Bunyi mewah bukan? Sebenarnya ia adalah prosedur yang agak mudah. Baca terus untuk butiran:

1. Buka Outlook , klik kanan pada kawasan Ribbon atas dan pilih Customize the Ribbon .

1. Semak entri Pembangun dan tekan OK .

1. Sekarang anda akan menemui menu Pembangun dalam Reben.

Contoh Outlook VBA yang berguna

Buat mesej e-mel

Coretan ringkas ini mencipta item mesej e-mel baharu secara pengaturcaraan.

Skrip bermula dengan mencipta item mel Outlook, kemudian ia menetapkan medan kepada, subjek, teks badan dan CC. Akhirnya ia memaparkan mesej dalam Outlook supaya anda boleh menyemak dan menghantarnya secara manual.

Public Sub CreateMail() Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "[email protected]" .Subject = "Insert your message subject here" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "[email protected]" End With MyEmail.Display End Sub

Nota Lanjutan: Anda boleh menggunakan templat Outlook yang dipratentukan semasa mentakrifkan e-mel baharu dengan VBA. Untuk melakukan itu, anda perlu memanfaatkan kaedah CreateItemFromTemplate dan menentukan lokasi fail templat Outlook anda (*. oft ).

Hantar e-mel secara pemrograman

Jika anda mahu Outlook menghantar e-mel yang baru anda buat secara automatik, anda boleh menambah baris berikut pada kod yang disiarkan di atas. Tampalkan baris berikut sebelum pernyataan End Sub bagi coretan sebelumnya.

MyEmail.Send

Lampirkan fail pada e-mel

Dalam banyak keadaan, anda ingin mengautomasikan penghantaran e-mel dengan fail yang dilampirkan padanya. Ini boleh jadi dokumen Word, hamparan Excel, persembahan Powerpoint, dokumen PDF dsb. Jika anda ingin menghantar e-mel dengan lampiran secara pemrograman, gunakan kod ini:

#VBA Code Dim MyEmail As MailItem ' Create a new Outlook message item programatically Set MyEmail = Application.CreateItem(olMailItem) 'Define your attachment folder path and file name - modify this part as needed Dim AttachFolder, AttachFile As String AttachFolder = "C:\" AttachFile = "test.txt" 'Set your new message to, subject, body text and cc fields. With MyEmail .To = "recipient@my_server.com; mysecondrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your message subject" .Body = "Insert your email text body here" .CC = "cc@my_server.com" .Attachments.Add AttachFolder & AttachFile End With MyEmail.Display End Sub

Nota:

• Sila pastikan anda menetapkan laluan yang betul dan nama fail lampiran dalam coretan.
• Dalam contoh ini saya telah menetapkan berbilang penerima kepada e-mel , sila laraskan mengikut keperluan.

Buat tugasan dengan VBA

Coretan berikut mencipta tugasan Outlook, menyerahkannya kepada individu lain dan menetapkan subjek tugasan dan teks kandungan.

Public Sub CreateTask() Dim MyTask As TaskItem ' Create a new Outlook task Set MyTask = Application.CreateItem(olTaskItem) 'Set your new task recipients and information fields With MyTask .Assign .Recipients.Add "taskrecipient@my_server.com" .Subject = "This is your task subject" .Body = "Insert a thorough explanation of your task here." End With MyTask.Display End Sub

Simpan sebagai HTML

Beberapa pembaca bertanya bagaimana untuk mengautomasikan menyimpan e-mel ke HTML. Kod di bawah mencapai perkara itu.

Public Sub SaveAsHTML() On Error Resume Next Dim MyWindow As Outlook.Inspector Dim MyItem As MailItem Dim FilePath As String FilePath = Environ("HOMEPATH") & "\Documents\" & "\" Dim ItemName As String Set MyWindow = Application.ActiveInspector If TypeName(MyWindow) = "Nothing" Then MsgBox ("Kindly open an email to save") Else Set MyItem = MyWindow.CurrentItem ItemName = MyItem.Subject ' File name will be identical to the message subject With MyItem .SaveAs FilePath & ItemName & ".html", olHTML End With End If End Sub

Nota: Pastikan anda melancarkan kod ini hanya pada e-mel yang dibuka dalam Outlook (bukan dalam paparan Peti Masuk/Penjelajah).

Soalan berkaitan Outlook Macros

Di manakah Macros disimpan dalam Outlook?

Anda mungkin merayau di mana sebenarnya Makro terpakai anda disimpan. Baiklah, tidak seperti dalam Excel misalnya, yang membolehkan anda menyimpan makro dalam fail personal.xlb atau dalam hamparan tertentu; semua makro Microsoft Outlook disimpan dalam satu fail global dalam sistem fail anda. Secara khusus, fail yang menyimpan semua Makro anda dinamakan VBAProject.otm. Fail boleh didapati di: C:\users\\AppData\Roaming\Microsoft\Outlook.

Butang pintasan untuk makro Outlook

Langkah seterusnya kami ialah memasukkan butang pintasan kecil yang membolehkan kami menjalankan makro dengan mudah. Untuk memudahkan, kami akan memasukkan butang ini ke bar alat Akses Pantas.

1. Buka Microsoft Outlook, jika ia belum dibuka.
2. Klik kanan pada Ribbon Outlook atas dan pilih Sesuaikan Bar Alat Akses Pantas .

       Nota: Anda boleh menggunakan prosedur yang serupa untuk meletakkan ikon anda dalam Reben itu sendiri dan bukannya dalam Bar Alat Akses Pantas.

1. Tekan kotak kombo ' Pilih arahan daripada ' dan pilih Makro .

1. Pilih makro yang baru anda buat dan tekan Tambah .

1. Tekan Ubah suai untuk menentukan gambar ikon tersuai untuk butang bar alat capaian pantas anda.

1. Apabila selesai, tekan OK.

Bagaimana untuk mendayakan makro dalam Outlook?

Langkah ini adalah pilihan dan harus diikuti hanya jika anda menerima mesej ralat semasa menjalankan makro anda yang baru dibuat.

1. Seterusnya ialah membenarkan Outlook menjalankan makro VBA kami. Secara lalai, Microsoft Office melumpuhkan makro dan tidak membenarkannya; jadi kami perlu menentukan keselamatan makro yang sesuai untuk membolehkan makro Outlook tersuai anda dijalankan.
2. Dalam Outlook 2016, klik pada Pembangun dalam reben dan pilih Keselamatan makro .

1. Pilih tetapan keselamatan Makro anda.
   1. Dalam Outlook 2016: Pilih Pemberitahuan untuk hanya makro yang ditandatangani secara digital, semua dilumpuhkan lain atau Pemberitahuan untuk semua makro .
   2. Dalam Outlook 2019: Pilih Lumpuhkan Semua Makro dengan Pemberitahuan . Ini akan menyiarkan mesej amaran yang memerlukan kelulusan pengguna sebelum makro anda dijalankan.
2. Selepas menetapkan tetapan keselamatan Makro anda, tekan OK .

Nota: Tetapan keselamatan semasa anda mungkin menghalang Macros daripada dijalankan dalam Outlook. Berikut ialah tutorial tentang cara untuk meneruskan jika Macro dilumpuhkan dalam projek Outlook Macro anda .

Bagaimana untuk menggunakan makro Outlook anda?

Akhir sekali, kini tiba masanya untuk menjalankan makro anda yang baru dibuat.

1. Navigasi ke bar alat Akses Pantas (sebelah kiri atas skrin – di atas sedikit menu HOME).
2. Tekan ikon yang telah anda tetapkan pada makro anda.
3. Voi'la, anda baru sahaja menyelesaikan dan menjalankan makro Outlook VBA (pertama) anda!

Idea Makro Outlook tambahan

Beberapa pembaca kami bertanya sama ada kami boleh menentukan idea lanjut untuk Automasi Outlook. Berikut adalah beberapa yang perlu dimulakan.

1. Simpan lampiran secara automatik dalam mesej masuk ke dalam folder tertentu.
2. Baca senarai entri janji temu daripada fail CSV dan buat janji temu secara automatik dalam satu atau lebih kalendar.
3. Penciptaan tugas/mesyuarat/hubungan automatik daripada e-mel masuk.
4. Visualisasikan status status respons hadirin kepada set mesyuarat berulang.
5. Hantar e-mel Outlook daripada Excel, Word atau Access.
6. Muat turun semua lampiran daripada folder Outlook tertentu ke dalam komputer anda. Jika ruang Akaun Outlook anda terhad, anda boleh menggunakan makro ini untuk memuat turun secara khusus hanya lampiran besar (melebihi 5Mb misalnya) ke cakera anda, bukannya mengurusnya dalam Outlook.
7. Eksport kenalan Outlook terus ke dalam pangkalan data Access. Ambil perhatian bahawa Eksport kenalan ke CSV tersedia dalam produk.
8. Kemas kini maklumat mesyuarat secara automatik untuk janji temu individu atau berulang.

Langkah seterusnya

• Perlukan bantuan VBA khusus? Sila hubungi kami untuk cadangan tersuai .