Excel 2019 (deel 16): Basistips bij het werken met gegevens

Excel-werkmappen zijn ontworpen om veel informatie op te slaan. Of u nu met 20 of 20.000 cellen werkt, Excel heeft een aantal functies waarmee u uw gegevens kunt ordenen en kunt vinden wat u nodig heeft. Hieronder ziet u enkele van de handigste functies. En zorg ervoor dat u de andere lessen in deze serie doorneemt voor gedetailleerde stapsgewijze instructies voor elke functie.

Rijen en kolommen bevriezen

Mogelijk wilt u bepaalde rijen of kolommen altijd in uw werkblad zien, vooral de koptekstcellen. Door rijen of kolommen op hun plaats te bevriezen, kunt u door de inhoud scrollen terwijl u de bevroren cellen blijft bekijken. In dit voorbeeld worden de bovenste twee rijen bevroren, waardoor de kijker de datum kan volgen, ongeacht waar hij of zij in de spreadsheet scrolt.

Gegevens sorteren

U kunt uw werkblad snel reorganiseren door uw gegevens te sorteren. Inhoud kan alfabetisch, numeriek en op een aantal andere manieren worden gerangschikt. U kunt uw lijst met contactgegevens bijvoorbeeld sorteren op achternaam.

Filter de gegevens

Filters kunnen worden gebruikt om de gegevens in uw werkblad te verfijnen, zodat u alleen de informatie ziet die u nodig heeft. In dit voorbeeld wordt het werkblad gefilterd om alleen rijen weer te geven die de woorden Laptop of Projector in kolom B bevatten.

Gegevenssynthese

Met de opdracht Subtotaal kunt u gegevens snel samenvatten. In het voorbeeld is voor elke t-shirtmaat een subtotaal gemaakt, zodat u gemakkelijk kunt zien hoeveel er voor elke maat nodig zijn.

Formatteer de gegevens als een tabel

Net als gewone opmaak kunnen tabellen het uiterlijk van uw werkmap verbeteren, maar ze helpen ook bij het ordenen van uw inhoud en maken de gegevens gebruiksvriendelijker. Tabellen hebben bijvoorbeeld ingebouwde sorteer- en filteropties. Excel bevat ook verschillende vooraf gedefinieerde tabelstijlen, zodat u snel tabellen kunt maken.

Visualiseer gegevens met grafieken

Het kan moeilijk zijn om een ​​Excel-werkmap te begrijpen die veel gegevens bevat. Met diagrammen kunt u uw werkmapgegevens grafisch illustreren, waardoor u eenvoudig vergelijkingen en trends kunt visualiseren.

Voeg voorwaardelijke opmaak toe

Stel dat u een werkblad heeft met duizenden rijen met gegevens. Het zal moeilijk zijn om patronen en trends te zien alleen al door het onderzoeken van ruwe informatie. Met voorwaardelijke opmaak kunt u automatisch celopmaak (inclusief kleuren, pictogrammen en gegevensbalken) toepassen op een of meer cellen op basis van de celwaarde.

Gebruik de functie Zoeken en vervangen

Wanneer u met veel gegevens werkt, kan het identificeren van specifieke informatie lastig en tijdrovend zijn. U kunt eenvoudig in uw werkmap zoeken met behulp van de zoekfunctie. Met Excel kunt u ook inhoud wijzigen met behulp van de functie Vervangen.