Excel 2019 (deel 18): Gegevens sorteren

Naarmate u in Excel meer inhoud aan een werkblad toevoegt, wordt het organiseren van deze informatie vooral belangrijk. U kunt uw werkblad snel reorganiseren door uw gegevens te sorteren. U kunt uw lijst met contactgegevens bijvoorbeeld sorteren op achternaam. Inhoud kan alfabetisch, numeriek en op een aantal andere manieren worden gerangschikt.

Inhoudsopgave van het artikel

• Classificatiemethoden
• Hoe een werkblad te ordenen
• Hoe een celbereik te sorteren
• Aangepaste taxonomie
  • Hoe u aangepaste taxonomieën kunt maken
  • Sorteerniveaus

Classificatiemethoden

Bij het sorteren van gegevens is het belangrijk om eerst te beslissen of u dit op het hele werkblad (1) of alleen op een celbereik (2) wilt toepassen.

• In geval (1) worden alle gegevens in het werkblad in één kolom georganiseerd. Gerelateerde informatie over elke rij wordt samen opgeslagen wanneer sorteren wordt toegepast. In het onderstaande voorbeeld is de kolom Contactnaam (kolom A) zo gesorteerd dat de namen in alfabetische volgorde worden weergegeven.

• In geval (2) worden alleen de gegevens in een celbereik gesorteerd, wat handig kan zijn als u werkt met een werkblad dat meerdere tabellen bevat. Het sorteren van een bereik heeft geen invloed op de andere inhoud van het werkblad.

Hoe een werkblad te ordenen

In het voorbeeld worden de bestellingen van t-shirts alfabetisch gesorteerd op basis van achternaam (kolom C).

1. Selecteer een cel in de kolom die u wilt sorteren. We selecteren bijvoorbeeld cel C2.

2. Selecteer het tabblad Gegevens op het lint en klik vervolgens op de opdracht AZ om van A tot Z te sorteren of op de opdracht ZA om van Z naar A te sorteren. In het voorbeeld wordt sorteren van A tot Z geselecteerd.

3. Het werkblad wordt gesorteerd op basis van de geselecteerde kolom. In het voorbeeld is het werkblad momenteel gesorteerd op achternaam.

Hoe een celbereik te sorteren

In het voorbeeld zou een aparte tabel in het bestelformulier voor t-shirts worden geselecteerd om het aantal bestelde shirts in elke klasse te ordenen.

1. Selecteer het cellenbereik dat u wilt sorteren. We selecteren bijvoorbeeld het celbereik G2:H6.

2. Selecteer het tabblad Gegevens op het lint en klik vervolgens op de opdracht Sorteren .

3. Het dialoogvenster Sorteren verschijnt. Selecteer de kolom die u wilt sorteren. We willen de gegevens bijvoorbeeld sorteren op het aantal t-shirtbestellingen, zodat de kolom Bestellingen wordt geselecteerd.

4. Bepaal de sorteervolgorde (oplopend of aflopend). In het voorbeeld wordt de optie Grootst naar Kleinst gebruikt .

5. Als u tevreden bent met uw selectie, klikt u op OK.

6. Het celbereik wordt gesorteerd op basis van de geselecteerde kolom. In het voorbeeld wordt de kolom Orders gesorteerd van hoog naar laag. Houd er rekening mee dat andere inhoud van het werkblad niet door deze regeling wordt beïnvloed.

Als uw gegevens niet goed zijn gesorteerd, controleer dan nogmaals de celwaarden om er zeker van te zijn dat ze correct in het werkblad zijn ingevoerd. Zelfs een kleine typefout kan problemen veroorzaken bij het organiseren van een groot werkblad. In het onderstaande voorbeeld werd vergeten een streepje toe te voegen aan cel A18, waardoor de sortering enigszins onnauwkeurig werd.

Aangepaste taxonomie

Soms zult u merken dat de standaard sorteeropties de gegevens niet in de gewenste volgorde kunnen sorteren. Gelukkig kunt u met Excel een aangepaste lijst maken om uw eigen sorteervolgorde te definiëren.

Hoe u aangepaste taxonomieën kunt maken

U wilt het werkblad bijvoorbeeld sorteren op T-shirtmaat (kolom D). Bij de gebruikelijke sortering zouden de afmetingen alfabetisch worden gesorteerd, wat niet logisch zou zijn. In plaats daarvan is het noodzakelijk om een ​​aangepaste lijst te maken om van klein naar groot te sorteren.

1. Selecteer een cel in de kolom die u wilt sorteren. We selecteren bijvoorbeeld cel D2.

2. Selecteer het tabblad Gegevens en klik vervolgens op de opdracht Sorteren.

3. Het dialoogvenster Sorteren verschijnt. Selecteer de kolom die u wilt sorteren en selecteer vervolgens Aangepaste lijst... in het veld Volgorde. We kiezen er bijvoorbeeld voor om te sorteren op T-shirtmaat.

4. Het dialoogvenster Aangepaste lijsten verschijnt. Selecteer NIEUWE LIJST in het vakje Aangepaste lijsten:.

5. Voer de vermeldingen in de gewenste aangepaste volgorde in het vak Lijstvermeldingen: in. U wilt uw gegevens bijvoorbeeld sorteren op t-shirtmaat van klein naar groot, zodat de waarden Small, Medium, Large en X-Large worden ingevoerd, waarbij u na elk item op Enter op het toetsenbord drukt.

6. Klik op Toevoegen om de nieuwe sorteervolgorde op te slaan. De nieuwe lijst wordt toegevoegd aan het vak Aangepaste lijsten:. Zorg ervoor dat de nieuwe lijst is geselecteerd en klik vervolgens op OK.

7. Het dialoogvenster Aangepaste lijsten wordt gesloten. Klik op OK in het dialoogvenster Sorteren om de aangepaste sortering uit te voeren.

8. Vellen worden in een aangepaste volgorde gesorteerd. In het voorbeeld is de spreadsheet nu gesorteerd op t-shirtmaat, van klein naar groot.

Sorteerniveaus

Als u meer controle nodig heeft over hoe uw gegevens zijn georganiseerd, kunt u aan elke categorie meer niveaus toevoegen. Hierdoor kunt u uw gegevens in meerdere kolommen ordenen.

Een niveau toevoegen

In het onderstaande voorbeeld wordt het blad gesorteerd op T-shirtmaat (kolom D) en vervolgens op Thuiskamer # (kolom A).

1. Selecteer een cel in de kolom die u wilt sorteren. We selecteren bijvoorbeeld cel A2.

2. Klik op het tabblad Gegevens en selecteer vervolgens de opdracht Sorteren.

3. Het dialoogvenster Sorteren verschijnt. Selecteer de eerste kolom die u wilt sorteren. In dit voorbeeld wordt gesorteerd op T-shirtmaat (kolom D) met de aangepaste lijst die eerder is gemaakt voor het veld Bestelling.

4. Klik op Niveau toevoegen om nog een kolom toe te voegen om te sorteren.

5. Selecteer de volgende kolom die u wilt sorteren en klik vervolgens op OK. In het voorbeeld wordt gesorteerd op Homeroom # (kolom A).

6. Het werkblad wordt in de geselecteerde volgorde gesorteerd. In het voorbeeld worden bestellingen gesorteerd op t-shirtmaat. Binnen elke groepst-shirtmaat worden de leerlingen gesorteerd op cijfernummer.

Als u de sorteervolgorde op meerdere niveaus moet wijzigen, kunt u eenvoudig bepalen welke kolommen eerst worden gesorteerd. Selecteer eenvoudigweg de gewenste kolom en klik vervolgens op de pijl Omhoog of Omlaag om de prioriteit aan te passen.