Excel 2019 (deel 19): Gegevens filteren

Als uw werkblad in Excel veel inhoud bevat, kan het moeilijk zijn om snel informatie te vinden. Filters kunnen worden gebruikt om de gegevens in een werkblad te verfijnen, zodat u alleen de informatie ziet die u nodig heeft.

Gegevens filteren

In het voorbeeld zou een filter op het apparaatlogblad worden toegepast om alleen beschikbare laptops en projectoren weer te geven.

1. Om het filteren correct te laten werken, moet uw werkblad een koprij bevatten, die wordt gebruikt om de naam van elke kolom te identificeren. In het voorbeeld is het werkblad georganiseerd in verschillende kolommen, bepaald door de kopcellen in rij 1: ID#, Type, Equipment Detail , etc.

2. Selecteer het tabblad Gegevens en klik vervolgens op de opdracht Filter.

3. Voor elke kolom verschijnt een vervolgkeuzepijl in het titelvak.

4. Klik op de vervolgkeuzepijl voor de kolom die u wilt filteren. In het voorbeeld wordt kolom B gefilterd om alleen bepaalde typen apparaten te zien.

5. Het Filtermenu verschijnt.

6. Schakel het selectievakje naast Alles selecteren uit om snel alle gegevens te deselecteren.

7. Vink het vakje aan naast de gegevens die u wilt filteren en klik vervolgens op OK. In dit voorbeeld worden Laptop en Projector geselecteerd om alleen deze apparaattypen te zien.

8. De gegevens worden gefilterd, waardoor inhoud die niet aan de criteria voldoet tijdelijk wordt verborgen. In het voorbeeld worden alleen de laptop en de projector getoond.

Filteropties zijn ook toegankelijk via de opdracht Sorteren en filteren op het tabblad Start.

Meerdere filters toepassen

U kunt meerdere filters toepassen om uw resultaten te verfijnen. In dit voorbeeld is het werkblad gefilterd zodat alleen laptops en projectoren worden weergegeven. De auteur wilde het echter verder beperken en alleen laptops en projectoren weergeven die in augustus zijn getest.

1. Klik op de vervolgkeuzepijl voor de kolom die u wilt filteren. In dit voorbeeld wordt een filter toegevoegd aan kolom D om informatie op datum te bekijken.

2. Het Filtermenu verschijnt.

3. Schakel de selectievakjes in of uit, afhankelijk van de gegevens die u wilt filteren, en klik vervolgens op OK. In het voorbeeld wordt alles gedeselecteerd behalve Augustus.

4. Het nieuwe filter wordt toegepast. In het voorbeeld is het blad nu gefilterd om alleen laptops en projectoren weer te geven die in augustus zijn getest.

Hoe een filter te verwijderen

Nadat u een filter heeft toegepast, wilt u dit wellicht uit het werkblad verwijderen, zodat u de inhoud op verschillende manieren kunt filteren.

1. Klik op de vervolgkeuzepijl voor het filter dat u wilt verwijderen. In het voorbeeld wordt het filter in kolom D gewist.

2. Het Filtermenu verschijnt.

3. Selecteer Filter van [KOLOMNAAM] in het menu Filter. Selecteer bijvoorbeeld Filter wissen van "Uitgecheckt" .

4. Het filter wordt uit de kolom verwijderd. Eerder verborgen gegevens worden weergegeven.

Om alle filters uit het werkblad te verwijderen, klikt u op de opdracht Filter op het tabblad Gegevens.

Geavanceerde filterfuncties

Als u een filter voor iets specifieks nodig heeft, biedt basisfiltering u mogelijk niet voldoende opties. Gelukkig bevat Excel een aantal geavanceerde filterhulpmiddelen, waaronder zoek-, tekst-, datum- en getalfiltering, waarmee u de resultaten kunt verfijnen om precies te vinden wat u nodig heeft.

Hoe te filteren op zoekopdracht

Met Excel kunt u zoeken naar gegevens die een exacte zin, getal, datum, enz. bevatten. Een voorbeeld zou zijn om deze functie te gebruiken om alleen producten van het merk Saris in het apparaatlogboek weer te geven.

1. Selecteer het tabblad Gegevens en klik vervolgens op de opdracht Filter. Voor elke kolom verschijnt een vervolgkeuzepijl in het titelvak.

Opmerking : als u al een filter aan uw werkblad heeft toegevoegd, kunt u deze stap overslaan.

2. Klik op de vervolgkeuzepijl voor de kolom die u wilt filteren. In het voorbeeld wordt kolom C gefilterd.

3. Het Filtermenu verschijnt. Voer een zoekterm in het zoekvak in. Terwijl u typt, verschijnen de zoekresultaten automatisch onder het veld Tekstfilters . We zouden bijvoorbeeld saris invoeren om alle apparaten van het merk Saris te vinden. Als u klaar bent, klikt u op OK.

4. Het blad wordt gefilterd op zoekterm. In het voorbeeld is het blad nu gefilterd zodat alleen apparaten van het merk Saris worden weergegeven.

Geavanceerde tekstfilters gebruiken

Geavanceerde tekstfilters kunnen worden gebruikt om meer specifieke informatie weer te geven, zoals cellen die bepaalde tekens of gegevens bevatten, met uitzondering van een specifiek woord of getal. U wilt bijvoorbeeld alle items uitsluiten die het woord laptop bevatten.

1. Selecteer het tabblad Gegevens en klik vervolgens op de opdracht Filter. Voor elke kolom verschijnt een vervolgkeuzepijl in het titelvak.

Opmerking : als u al een filter aan uw werkblad heeft toegevoegd, kunt u deze stap overslaan.

2. Klik op de vervolgkeuzepijl voor de kolom die u wilt filteren. In het voorbeeld wordt kolom C gefilterd.

3. Het Filtermenu verschijnt. Beweeg de muis over Tekstfilters en selecteer vervolgens het gewenste tekstfilter in het vervolgkeuzemenu. Selecteer bijvoorbeeld Bevat niet... om gegevens weer te geven die geen specifieke tekst bevatten.

4. Het dialoogvenster Aangepast AutoFilter verschijnt. Voer de gewenste tekst rechts van het filter in en klik vervolgens op OK. In het voorbeeld wordt laptop ingevoerd om alle items uit te sluiten die dit woord bevatten.

5. De gegevens worden gefilterd door het geselecteerde tekstfilter. In het voorbeeld toont het blad momenteel items die het woord laptop niet bevatten.

Geavanceerde digitale filters gebruiken

Met geavanceerde getalfilters kunt u genummerde gegevens op verschillende manieren manipuleren. In het voorbeeld worden alleen bepaalde apparaattypen weergegeven op basis van het ID-nummerbereik.

1. Selecteer het tabblad Gegevens op het lint en klik vervolgens op de opdracht Filter. Voor elke kolom verschijnt een vervolgkeuzepijl in het titelvak.

Opmerking : als u al een filter aan uw werkblad heeft toegevoegd, kunt u deze stap overslaan.

2. Klik op de vervolgkeuzepijl voor de kolom die u wilt filteren. In het voorbeeld wordt kolom A gefilterd om alleen bepaalde ID's te zien.

3. Het Filtermenu verschijnt. Beweeg de muis over Nummerfilters en selecteer vervolgens het gewenste nummerfilter in het vervolgkeuzemenu. Selecteer bijvoorbeeld Tussen om ID-nummers tussen een specifiek nummerbereik te zien.

4. Het dialoogvenster Aangepast AutoFilter verschijnt. Voer rechts van elk filter het/de gewenste nummer(s) in en klik vervolgens op OK. Als u bijvoorbeeld ID-nummers groter dan of gelijk aan 3000 maar kleiner dan of gelijk aan 6000 wilt filteren, worden ID-nummers weergegeven in het bereik 3000-6000.

5. De gegevens worden gefilterd door het geselecteerde numerieke filter. In het voorbeeld worden alleen artikelen met ID-nummers tussen 3000 en 6000 weergegeven.

Hoe u het geavanceerde datumfilter gebruikt

Geavanceerde datumfilters kunnen worden gebruikt om informatie uit een bepaalde periode te bekijken, zoals vorig jaar, volgend kwartaal of tussen twee datums. In dit voorbeeld wordt een geavanceerd datumfilter gebruikt om alleen apparaten te zien die tussen 15 juli en 15 augustus zijn gecontroleerd.

1. Selecteer het tabblad Gegevens en klik vervolgens op de opdracht Filter. Voor elke kolom verschijnt een vervolgkeuzepijl in het titelvak.

Opmerking : als u al een filter aan uw werkblad heeft toegevoegd, kunt u deze stap overslaan.

2. Klik op de vervolgkeuzepijl voor de kolom die u wilt filteren. In het voorbeeld wordt kolom D gefilterd om alleen een bepaald datumbereik weer te geven.

3. Het Filtermenu verschijnt. Beweeg de muis over Datumfilters en selecteer vervolgens het gewenste datumfilter in het vervolgkeuzemenu. Selecteer bijvoorbeeld Tussen... om te zien welke apparaten zijn getest tussen 15 juli en 15 augustus.

4. Het dialoogvenster Aangepast AutoFilter verschijnt. Voer rechts van elk filter de gewenste datum(s) in en klik vervolgens op OK. Als u bijvoorbeeld wilt filteren op datums na of op 15 juli 2015 en vóór of op 15 augustus 2015, wordt er een bereik tussen deze datums weergegeven.

5. Het blad wordt gefilterd door het geselecteerde datumfilter. U kunt nu zien welke artikelen tussen 15 juli en 15 augustus zijn gekeurd.